檔案管理工作手冊

檔案治理工作手冊一、分管檔案工作的局領導職責1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體進展打算，列入局議事日程，催促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、關心檔案工作和檔案室的建設與進展，從人力、物力、財力上賜予支持，準時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調進展。二、局檔案員職責1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案治理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進展監(jiān)視和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責治理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要供給效勞。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。三、分管檔案工作的各處(室)領導職責1、配備具有較好政治業(yè)務素養(yǎng)的專(兼)職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年爭論一次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。1/103、組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。4、疏通渠道，嚴格制度，催促有關人員留意尋常各類文件材料的形成積存，樂觀協(xié)作專(兼)5、協(xié)同檔案室監(jiān)視、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責狀況。(兼)職檔案人員職責1、堅持尋常整理。依據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。2、負責本單位文件材料的形成、積存、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷名目清楚，案卷標題簡明扼要。4、保管好本部門應歸檔的案卷，留意文件材料的安全和保密。5、主動接收局檔案員的業(yè)務指導和催促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。6、樂觀參與業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。7、按檔案室要求對檔案進展分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、按歸檔時間向檔案室供給檔案名目和統(tǒng)計年報表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很親熱的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、記錄、圖2/10紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。?(一)本級文件?1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。?2、工作打算、規(guī)定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。?3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。?4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。?5、各項打算、決議、規(guī)定、標準、標準、條例、方法、制度、守則、要求。?6、各級領導的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。?7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。?9、反映本機關、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要記錄、機關工作日記。?11、年鑒、大事記、根底數字匯編、根本狀況綜合。?12、本機關制發(fā)的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。?13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。?14、已故人員資料。?15、重要的人民來信及處理材料。?16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。?3/1017、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。?(二)上級文件材料?1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區(qū)工作或問題的打算、決議、指示、批復及調查、檢查、閱歷材料。?2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。?3、上級發(fā)給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。?4、上級報刊刊載有關本機關、本地區(qū)狀況的文章。?(三)同級文件材料?1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進展工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。?2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協(xié)議。?3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。四)下級文件材料?1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。?2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作閱歷、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。?3、重要的名冊、登記表。?4、大事記、根本狀況匯編、根底數字匯編。?4/10二、歸檔份數?文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法?(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。?(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。?(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已完畢，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進展該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。?(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動完畢時交由文書檔案員歸檔。?(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。?(六)每年的二月底前進展一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。?四、歸檔要求(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。?(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。?(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。?(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。?(六)但凡歸檔的文件材料必需經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度5/101、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。2、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必需堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持進展觀點。3、檔案鑒定，必需依據黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進展。4、檔案鑒定工作，必需有組織、有領導地進展，一般應有領導、專業(yè)人員和有關單位代表參與的鑒定小組負責進展。5、但凡經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必需依據規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。6、檔案鑒定工作，是一項打算檔案命運的工作，檔案工作人員必需嚴峻、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱治理制度為了加強本單位檔案治理，搞好各門類檔案的供給利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必需依據單位制定的各門類檔案借閱治理標準辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機密、隱秘、絕密檔案借閱一律依據《檔案安全保密標準》中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進展，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特別狀況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需連續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、貴重的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6/106、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格依據國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。檔案保密治理制度一、檔案是國家的貴重財寶，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必需遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、但凡利用檔案，必需經檔案人員供給，任何人不得直接動用。三、借閱檔案必需嚴格依據檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，覺察問題準時追查。四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、制造制造、專利、產品、工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經批準的，嚴禁提供利用。五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格依據審批手續(xù)供給，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、供給圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必需追查責任，對于嚴峻損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。七、覺察有關泄密大事，應馬上報告，準時追查。八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨便翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料巡游、參觀、探親、訪友，出入公共場所。十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結閱歷，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。7/10檔案復制制度1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批;本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業(yè)務部門負責人同意;復制機密檔案材料(局會議記錄等)須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批前方可復制。2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。3檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式提醒檔案和檔案工作中諸現象的現狀、進展過程及其一般規(guī)律性的工作。2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)進展規(guī)劃，開展檔案科學爭論，進展定性分析與定量分析，供給科學的依據。3、統(tǒng)計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等狀況的根本統(tǒng)計和其他特地統(tǒng)計。4、統(tǒng)計任務。對檔案和檔案工作的進展狀況進展統(tǒng)計調查、統(tǒng)計分析、供給資料，實行統(tǒng)計監(jiān)視。5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其治理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與治理現狀的統(tǒng)計。6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必需把零星的個別的原始資料，進展綜合整理，使之成為能反映整表達象的資料，再進展分析和爭論，總結出典型性的閱歷教訓，以提高檔案的科學治理水平。7、按期統(tǒng)計。尋常必需樂觀收集資料，做好單項的統(tǒng)計;半年必需做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必需進展全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。8/108、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，生疏統(tǒng)計業(yè)務;把握統(tǒng)計資料，數字統(tǒng)計連貫;準確統(tǒng)計數字，按時統(tǒng)計上報。檔案庫房治理制度1、檔案保管工作，是承受肯定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。2、按專業(yè)類項進展保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保護治理。3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。4、加強庫房根底設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房治理條件;引用先進科學技術，實行科學治理。514-24°c45-60%之內;保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。6、庫房治理人員要做到每天清掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，覺察有字跡褪變和紙張破損的案卷，準時進展搶救。7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù);檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還;非工作人員不得進庫房，以防意外;在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制