檔案資料管理辦法

檔案〔資料〕治理方法第一章總則〔一〕依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)及集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，制定本治理方法?！捕潮局卫矸椒ǖ膬?nèi)容包括文件材料形成與歸檔、文書檔案治理、人事檔案治理、根本建設(shè)工程檔案資料治理、會(huì)計(jì)檔案治理、經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)檔案治理、檔案保密治理、檔案查閱復(fù)制制度、歸檔時(shí)間和份數(shù)、檔號(hào)的編制原則和構(gòu)造、檔案歸檔范圍和保管期限?！踩碁榇_保檔案完整與安全，便于公司各部門使用，公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一治理?！菜摹彻緳n案主管部門為綜合治理部，負(fù)責(zé)對(duì)公司職能部門有其次章文件材料形成與歸檔〔五〕公司各項(xiàng)治理工作中形成的文件材料以及外來(lái)文件，由職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定專人負(fù)責(zé)積存，整理后準(zhǔn)時(shí)歸檔?！擦承枰?dú)w檔的材料有：外來(lái)文件材料原件；內(nèi)部文件文稿。〔七〕文件材料歸檔的根本要求：歸檔的文件材料必需完整；歸檔的文件材料必需準(zhǔn)確地反映公司經(jīng)營(yíng)治理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容；歸檔的文件材料必需層次清楚，符合其形成規(guī)律?！舶恕彻靖黝愇募牧弦话銡w檔一式二份，比較重要和使用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)?！簿拧彻竟ぷ魅藛T因公外出參觀學(xué)習(xí)，考察和參與各種會(huì)議，檔?！彩硻n?！彩弧澄臅鴻n案是指公司所發(fā)文件、函件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)〔包括工作打算、年度總結(jié)等、相關(guān)單位的來(lái)文、來(lái)函?！彩彻镜奈臅鴻n案由綜合治理部負(fù)責(zé)治理?！彩场彩摹掣窘ㄔO(shè)工程檔案資料治理成使用的全過(guò)程中形成的有關(guān)資料。歸檔保存的文件包括：根本建設(shè)工程的提出、調(diào)研、可行性爭(zhēng)論、評(píng)估、決策、報(bào)批、打算、實(shí)施、運(yùn)營(yíng)和施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料；圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等不同載體形式的文件材料?！彩濉硤D紙的修改、補(bǔ)充單；修改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖面“杠改原圖圖號(hào)。〔十六〕根本建設(shè)工程的檔案資料工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步。工程申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開(kāi)頭進(jìn)展文件材料的積存、整理、審查工作；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作?！彩摺硨?duì)超過(guò)保管期限的根本建設(shè)工程檔案資料必需進(jìn)展鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)前方可處理?！彩恕硽w檔文件材料要字跡清楚、圖面干凈、不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫、繪制?！彩拧硶?huì)計(jì)檔案材料包括會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料?！捕彻久磕晷纬傻臅?huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部依據(jù)歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)后歸檔?！捕弧辰?jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)檔案材料包括公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營(yíng)決策，市場(chǎng)調(diào)研、企業(yè)治理、各項(xiàng)專業(yè)進(jìn)展打算、市場(chǎng)工作會(huì)議文件材料、企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析、對(duì)外宣傳、物資治理等?！捕彻久磕晷纬傻慕?jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)檔案由綜合治理部依據(jù)歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。第六章檔案保密治理〔二十三〕保密檔案的治理和利用，保密等級(jí)的變更和解密，必需依據(jù)公司保密治理方法的規(guī)定辦理?！捕摹硻n案治理人員不準(zhǔn)將檔案材料帶出公司，更不能將檔案倒賣或贈(zèng)送給他人?！捕濉硻n案治理人員對(duì)檔案要常常檢查，定期清點(diǎn)檔案是否齊全，嚴(yán)禁非檔案人員進(jìn)入檔案庫(kù)?！捕场捕摺惩鈫挝徊殚嗧毘纸榻B信，寫明查閱身份，查閱目的，范圍和期限，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可查閱。〔二十八〕原則上檔案原件不得外借，查閱須在查閱室內(nèi)進(jìn)展?！捕拧巢殚喺咝枰?、復(fù)印檔案，均須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案治理人員認(rèn)真核對(duì)，簽明意見(jiàn)?！踩辰璩鰴n案必需登記簽字，并按規(guī)定限期準(zhǔn)時(shí)歸還〔三十一〕借閱者應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)保證檔案的完整與安全。不得轉(zhuǎn)借、私自影印、復(fù)制翻印，不得損毀、遺失檔案?！踩巢殚啓n案，必需嚴(yán)格遵守制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤消檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以處理。〔三十三〕歸還檔案時(shí)，檔案人員要認(rèn)真檢查檔案狀況，并在借閱薄上注銷。假設(shè)覺(jué)察檔案材料有短缺、損毀等狀況，馬上請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)處理?！踩摹臣夹g(shù)檔案〔根本建設(shè)類、設(shè)備儀器類1〔如初步設(shè)計(jì)、可行性爭(zhēng)論報(bào)告等〕2〔三十五〕文書檔案〔行政治理類、經(jīng)營(yíng)治理類、技術(shù)治理類2〔三十六〕聲像、實(shí)物類歸檔可隨時(shí)送交檔案治理人員。〔三十七〕檔號(hào)編制原則系和物理位置，必需符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)治理?！踩恕彻敬a：TC檔號(hào)構(gòu)造〔三十九〕根本模式：××××××××××××××××××××公司標(biāo)志一級(jí)類目二級(jí)類目年度號(hào)案卷號(hào)〔四十〕分類號(hào)的編制方法分類號(hào)是檔號(hào)的主體，由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，一級(jí)類目是依據(jù)是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分，細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)各類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)展設(shè)置，二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，承受阿拉伯?dāng)?shù)字的“雙位置”如：11、12、13……〔四十一〕年度號(hào)年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，代表文件材料形成的年度。案卷號(hào)案卷號(hào)按所選擇的分類號(hào)中最下位類排序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……n〔四十二〕檔案的分類與標(biāo)識(shí)一級(jí)類目行政治理類 XZ經(jīng)營(yíng)治理類 JY投資類 TZ工程類 GC根本建筑類 JJ設(shè)備儀器類 SB會(huì)計(jì)類 KJ聲響類 SX實(shí)物類 SW人事類 RS〔四十三〕二級(jí)類目標(biāo)識(shí)與含義〔一〕行政治理XZ111行政綜合董事會(huì)章程、公司章程、董事會(huì)名單、股東名單、公司的規(guī)章制度、文件、會(huì)議紀(jì)要、重要記錄、重要信函、重要介紹信、證明存根、歷史沿革、大事記、公司會(huì)議活動(dòng)、公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參與公司外會(huì)議的發(fā)言稿，公司的規(guī)劃、打算、評(píng)估材料、閱歷總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等；各部門工作總結(jié)、安排打算；啟用印章文件、企業(yè)注冊(cè)登記、資質(zhì)等級(jí)審查。212機(jī)構(gòu)人事〔包括聘請(qǐng)、錄用、調(diào)配、聘任、解聘、獎(jiǎng)懲、職稱評(píng)定、晉級(jí)、統(tǒng)籌、保險(xiǎn)、死亡撫恤等教育、上崗培訓(xùn)職業(yè)教育、在職培訓(xùn)等。313審計(jì)、監(jiān)察審計(jì)治理、審計(jì)事務(wù)、各項(xiàng)專項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)與監(jiān)察治理。414行政職工生活福利、公司租房、后勤工作等；消防工作、人防工作、法律事務(wù)。5、代號(hào)15 外事公司各項(xiàng)涉外活動(dòng)的文件材料等。〔二〕經(jīng)營(yíng)治理 1、代號(hào)11 綜合公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營(yíng)決策，市場(chǎng)調(diào)研、企業(yè)治理、各項(xiàng)專業(yè)進(jìn)展分析工作等。2、代號(hào)12 傳公司對(duì)外廣告宣傳3、代號(hào)13 物資治理物資選購(gòu)與供給〔含租賃、倉(cāng)庫(kù)治理，廢舊物資回收與修舊利廢等，各種物資統(tǒng)計(jì)表，購(gòu)貿(mào)合同等。4、代號(hào)14 財(cái)務(wù)治理資金治理、價(jià)格治理、會(huì)計(jì)治理、資金融通、資產(chǎn)治理、有關(guān)財(cái)務(wù)、打算、總結(jié)、請(qǐng)示、批發(fā)等文件。〔三〕投資類 TZ1、代號(hào)11 建工程工程建議書、可研報(bào)告、政府請(qǐng)示報(bào)告、政府批文、章程、董事會(huì)決議、工商局批復(fù)、合資各方資信證明、資金來(lái)源證明、產(chǎn)權(quán)〔股權(quán)〕變更文件〔資料、合資合同書、合資各方委派的董事名單等。2、代號(hào)12 收購(gòu)、兼并工程可研報(bào)告、購(gòu)并協(xié)議書、章程、董事會(huì)決議、產(chǎn)權(quán)〔股權(quán)〕變更文件〔資料、產(chǎn)權(quán)〔股權(quán)〕歸屬證明書、資產(chǎn)負(fù)債表、財(cái)產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)公告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、洽談紀(jì)要、原企業(yè)全部檔案等。3、代號(hào)13 證券投資工程證券帳戶、資金帳戶、投資方案、實(shí)施打算、論證報(bào)告、各類原始記錄等。〔四〕工程類 代號(hào)11 工程工程人員配置、方案設(shè)計(jì)、施工過(guò)程、竣工圖、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等〔五〕根本建設(shè)1、代號(hào)11 綜合有關(guān)基建工作的文件，基建工作的規(guī)章制度、基建工作的打算、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)，總體規(guī)劃、基建工作的財(cái)務(wù)預(yù)決算等。總體性的規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖、水、電、氣、管分布圖、地質(zhì)勘探、地形測(cè)量材料。征用土地申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件、征地補(bǔ)償、拆遷協(xié)議書，工程發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件、水電增用等報(bào)告及協(xié)議、施工執(zhí)照等。3、代號(hào)13 施工文件施工方案、施工打算、技術(shù)措施、安全措施、施工原2、代號(hào)12 工程治理文件始記錄、施工日記等。原材料、物件出廠證明、管線、設(shè)備、儀器合格證、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告等。工程施工場(chǎng)地土、巖試驗(yàn)、根底處理、根底工程竣工圖、工程質(zhì)量評(píng)定等；施工、安裝記錄、安裝質(zhì)量評(píng)定、系統(tǒng)調(diào)試等。4、代號(hào)14 竣工文件中間交工驗(yàn)收證明名目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件和會(huì)議，工程質(zhì)量評(píng)審材料、工程現(xiàn)場(chǎng)照片、錄像帶等。5、代號(hào)15 全部竣工圖〔六〕設(shè)備儀器〔5車輛設(shè)備〕SB1、代號(hào)11 辦公用設(shè)備212其它申購(gòu)報(bào)告、打算、論證報(bào)告〔論證含文件、記錄〕批復(fù)、定購(gòu)合同、開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝、調(diào)試記錄、保修單、設(shè)備履歷書、說(shuō)明書、設(shè)備的治理規(guī)章制度等。〔七〕會(huì)計(jì)類KJ111報(bào)表212賬簿313憑證4、代號(hào)14 工資清冊(cè)〔八〕聲像 SX1、代號(hào)11 照片2、代號(hào)12 錄音帶3、代號(hào)13 錄像帶4、代號(hào)14 磁盤5、代號(hào)15 光盤〔九〕實(shí)物 SW1、代號(hào)11 獎(jiǎng)旗2、代號(hào)12 獎(jiǎng)狀〔含證書〕3、代號(hào)13 獎(jiǎng)品〔含獎(jiǎng)?wù)隆?、代號(hào)14 禮品5、代號(hào)15 字畫〔含題詞〕6、代號(hào)16 印鑒7、代號(hào)17 證件8、代號(hào)18 紀(jì)念品〔具有反映公司及領(lǐng)導(dǎo)人歷史意義的實(shí)物〕〔十、人事類 RS歸檔模式與分類號(hào)由綜合治理部擬訂。第十一章檔案歸檔范圍和保管期限行政綜合照片、錄像帶、實(shí)物：序號(hào)序號(hào)類目名稱限123總經(jīng)理使用過(guò)的有紀(jì)念意義的物品公司總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)的照片〔含底片、錄音帶、錄像帶公司總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)參與有關(guān)重大活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶公司歷次重大活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶公司重要會(huì)議〔如市場(chǎng)工作會(huì)、總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)等〕的照片、錄音帶、錄像帶各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓參與公司重大活動(dòng)〔如周年慶典、捐贈(zèng)等〕照片公司各種獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀〔含證書、獎(jiǎng)品〔含獎(jiǎng)?wù)?、簽到簿、禮品、字畫〔含題詞、書報(bào)〔含畫冊(cè)、文章、廣告〕永久永久45永久永久6長(zhǎng)期7永久人事號(hào)序類目名稱限1公司人事工作的規(guī)章制度長(zhǎng)期2表彰和嘉獎(jiǎng)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的材料長(zhǎng)期3處分和除名職工的材料、撤銷處分的材料長(zhǎng)期4公司員工培訓(xùn)、治理工作打算、規(guī)定、總結(jié)長(zhǎng)期5公司員工年終業(yè)績(jī)考核的材料長(zhǎng)期6人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表長(zhǎng)期7公司員工名冊(cè)〔分部門的總冊(cè)、分類名冊(cè)〕登記表長(zhǎng)期8公司職工轉(zhuǎn)正、定級(jí)材料長(zhǎng)期9公司職工內(nèi)部調(diào)動(dòng)材料長(zhǎng)期01公司職工福利工作材料長(zhǎng)期三、經(jīng)營(yíng)類序類目名稱號(hào)限1公司中長(zhǎng)期進(jìn)展規(guī)劃永久2公司年度經(jīng)營(yíng)打算、各部門年度打算永久3公司綜合性、各部門統(tǒng)計(jì)分析資料永久4托付目標(biāo)經(jīng)營(yíng)合同書長(zhǎng)期四、投資類號(hào)序類目名稱限1工程建議書與可研報(bào)告長(zhǎng)期2對(duì)政府主管部門的請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)永久3公司章程、董事會(huì)決議、委派董事名單永久4合資各方資信與資金來(lái)源證明永久5產(chǎn)權(quán)〔股權(quán)〕歸屬證明、變更文件〔資料〕永久6合資合同書、購(gòu)并協(xié)議書、洽談紀(jì)要永久7企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表、財(cái)產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)公告永久8資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期9投資方案、實(shí)施打算、方案與打算論證報(bào)告長(zhǎng)期01各類原始記錄與其它文件、資料長(zhǎng)期11企業(yè)全部檔案長(zhǎng)期五、財(cái)務(wù)序類目名稱號(hào)限1有關(guān)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)工作的文字材料永久2公司財(cái)務(wù)、打算、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件永久3有關(guān)財(cái)務(wù)治理方面的其他文件材料長(zhǎng)期4財(cái)務(wù)檔案移交保管清冊(cè)永久注：本方法財(cái)務(wù)檔案保管期限與財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案治理制度不符時(shí)，以會(huì)計(jì)檔案治理制度為準(zhǔn)。六、物資序類目名稱號(hào)限1公司有關(guān)物資、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)治理工作文件長(zhǎng)期2物資、設(shè)備的規(guī)章制度長(zhǎng)期3物資、設(shè)備工作打算、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料長(zhǎng)期4定購(gòu)合同〔復(fù)印件〕會(huì)議紀(jì)要、記錄等長(zhǎng)期5購(gòu)進(jìn)物資、設(shè)備的有關(guān)技術(shù)、商務(wù)文件長(zhǎng)期6驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料長(zhǎng)期7設(shè)備說(shuō)明書及全套隨機(jī)文件材料長(zhǎng)期〔四十四〕工程與根本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表工程施工預(yù)備階段序類目名稱號(hào)1工程合同原件或影印件限永久2工程施工設(shè)計(jì)方案