會(huì)議管理系統(tǒng)需求分析說(shuō)明書(shū)概要

會(huì)議管理系統(tǒng)系統(tǒng)需求分析說(shuō)明書(shū)

變更記錄日期版本變更說(shuō)明作者2014-06-171.0初始版本簽字確認(rèn)系統(tǒng)模塊對(duì)應(yīng)章節(jié)對(duì)應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字會(huì)議室管理傅興鴻、廖皓民會(huì)議議題管理程軒、林陽(yáng)會(huì)議管理鄭偉斌、黃國(guó)勇、陳世龍會(huì)務(wù)管理程軒、林陽(yáng)會(huì)議資源管理傅興鴻、廖皓民會(huì)議資料管理鄭偉斌、黃國(guó)勇、陳世龍目錄TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1概述 3\o"CurrentDocument"11 目的 3\o"CurrentDocument"1。2 背景 4\o"CurrentDocument"13 范圍 41。4 術(shù)語(yǔ)定義 415參考資料 4\o"CurrentDocument"1。6 任務(wù)概述 5\o"CurrentDocument"161目標(biāo) 5\o"CurrentDocument"1。6。2用戶(hù)的特點(diǎn) 5\o"CurrentDocument"1。6.3 假定和約束 51。運(yùn)行環(huán)境 5\o"CurrentDocument"1。。7.1 軟件環(huán)境 5\o"CurrentDocument"172 硬件環(huán)境 61。7。3 接口 6\o"CurrentDocument"18需求規(guī)定 6\o"CurrentDocument"1。8.1 對(duì)功能的需求 61。8。2 對(duì)非功能性的需求 131概述1.1目的會(huì)議管理系統(tǒng)的主要目的是：建立會(huì)議管理的資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一的用戶(hù)管理身份認(rèn)證及統(tǒng)一消息通訊；建立會(huì)議資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備等其他相關(guān)會(huì)議資源、會(huì)議設(shè)備的預(yù)定、管理，便于會(huì)議人員管理；建立會(huì)議管理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議議題審批、會(huì)議計(jì)劃定制、會(huì)議通知發(fā)送，擺脫時(shí)間與空間的限制；實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文檔的流轉(zhuǎn)、審批、歸檔。背景會(huì)議是企業(yè)進(jìn)行決策、協(xié)商的重要組織形式，是企業(yè)日常辦公處理事務(wù)的重要手段,是辦公流程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，作為企業(yè)，如何有效的進(jìn)行會(huì)議組織，管理各種會(huì)議文檔和會(huì)議資源，是關(guān)系到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常企業(yè)運(yùn)作處理的大事.提高會(huì)議效率、發(fā)揮會(huì)議功能、規(guī)范會(huì)議文檔流程、合理利用會(huì)議相關(guān)資源、嚴(yán)肅會(huì)議決議的貫徹,避免人力物力財(cái)力浪費(fèi)、降低辦公成本、達(dá)成人力資源效率化，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的一個(gè)重要課題，所以急切需要一套有效的“會(huì)議管理”系統(tǒng)。采用當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù)，通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合,實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的信息管理與智能化控制，做到會(huì)前周密安排電子化,會(huì)中科學(xué)管理智能化,會(huì)后會(huì)議文檔流轉(zhuǎn)的規(guī)范化和信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)議系統(tǒng)可與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接，會(huì)前作會(huì)議議程審批,會(huì)后作會(huì)議紀(jì)要等文件的流轉(zhuǎn)和歸檔。范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了：用戶(hù)使用會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的信息管理與智能化控制，做到會(huì)前周密安排電子化，會(huì)中科學(xué)管理智能化，會(huì)后會(huì)議文檔流轉(zhuǎn)的規(guī)范化和信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化。本標(biāo)準(zhǔn)適用于:使用該系統(tǒng)的所有用戶(hù)。術(shù)語(yǔ)定義參考資料(1)、Java程序設(shè)計(jì)基礎(chǔ)篇。(2)、Java程序設(shè)計(jì)進(jìn)階篇(3)、Java核心技術(shù)任務(wù)概述目標(biāo)開(kāi)發(fā)供用戶(hù)實(shí)現(xiàn)辦公廳各部門(mén)會(huì)議計(jì)劃和會(huì)議紀(jì)要的統(tǒng)一安排和管理，提供會(huì)議計(jì)劃、安排、人員、時(shí)間、場(chǎng)地、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要管理的電子化.主要包括：會(huì)議議題審批、會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議資源管理等功能。用戶(hù)的特點(diǎn)此軟件的用戶(hù)包括以下幾種：1、會(huì)議管理員：可以對(duì)會(huì)議室進(jìn)行增、刪、改、查的基本操作。2、普通用戶(hù):可以查看會(huì)議室目前的使用情況,內(nèi)部用戶(hù)可以查看所以會(huì)議記錄，外部用戶(hù)根據(jù)其權(quán)限，只能查看與他相關(guān)的會(huì)議信息。3、申請(qǐng)人：各部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)會(huì)議室的人員，目前各部門(mén)只有一人4、會(huì)議審核人（會(huì)議室和會(huì)務(wù)屬性的管理員）:會(huì)議申請(qǐng)?zhí)峤缓?有會(huì)議審核人來(lái)審核是否通過(guò)申請(qǐng)；會(huì)議審核人同時(shí)也是會(huì)議室和會(huì)務(wù)屬性的管理員。5、會(huì)務(wù)執(zhí)行人：根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)單，為會(huì)議的召開(kāi)做前期準(zhǔn)備6、會(huì)議記錄者：可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄，每個(gè)會(huì)議只能有一個(gè)會(huì)議記錄者和一份會(huì)議記錄7、參會(huì)人員:可以在網(wǎng)上進(jìn)行會(huì)議登記和報(bào)到8、會(huì)務(wù)人員：可以在系統(tǒng)中直接錄入?yún)?huì)人員的報(bào)到情況9、會(huì)議資源庫(kù)管理員:可統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排各種使用資源申請(qǐng)，申請(qǐng)者也可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢(xún)資源使用情況，并申請(qǐng)安排資源.假定和約束運(yùn)行環(huán)境軟件環(huán)境名稱(chēng)版本語(yǔ)種操作系統(tǒng)WindowsXP,2003操作系統(tǒng)的附加功能數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)oracle10G語(yǔ)言JDK5。0以上郵件系統(tǒng)客戶(hù)端軟件硬件環(huán)境硬件配置最低配置推薦配置服務(wù)器1CPU：P42.0G1CPU：P42。8GMem：1GMem：2GHD：40GHD：120G客戶(hù)端1CPU：P41。0G1CPU:P42。0GMem：512MMem:1GHD:40GHD：120G1.7.3接口1.8需求規(guī)定對(duì)功能的需求系統(tǒng)主要功能模塊的數(shù)據(jù)流圖模塊功能的描述會(huì)議室管理會(huì)議室管理是從資源利用的角度進(jìn)行資源的管理及協(xié)調(diào)，最大限度的提高會(huì)議室的使用效率。通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)能方便的對(duì)會(huì)議室進(jìn)行電子化管理，從而提高工作效力、節(jié)約成本。會(huì)議室管理模塊能方便對(duì)已有會(huì)議室進(jìn)行管理,會(huì)議管理員可以進(jìn)行增、刪、改、查的基本操作，普通用戶(hù)可以查看會(huì)議室目前的使用情況。會(huì)議室的基本屬性有:名稱(chēng)；地點(diǎn)；可容納人數(shù)；聯(lián)系人；聯(lián)系電話(huà)；會(huì)議室介紹;黑板設(shè)備;音響設(shè)備、備注.系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室的使用提供基本的統(tǒng)計(jì)功能，如:已開(kāi)會(huì)議,待開(kāi)會(huì)議，本月會(huì)議等。會(huì)議室顯示：為了能更直觀的展示會(huì)議室的使用情況，系統(tǒng)把會(huì)議室列表分為日視圖、周視圖、月視圖.從不同的時(shí)間段顯示了會(huì)議室的使用情況，方便用戶(hù)查看。頁(yè)面大體框架為:左邊一個(gè)日歷控件，方便用戶(hù)選擇時(shí)間，右邊通過(guò)標(biāo)簽的形式顯示日、周、月視圖.日視圖：系統(tǒng)默認(rèn)顯示的是日視圖，從日視圖上可以看出各個(gè)會(huì)議室在某日各個(gè)時(shí)段的占用情況,用戶(hù)可以通過(guò)點(diǎn)擊日歷列表來(lái)查詢(xún)某一天會(huì)議室的使用情況。日視圖的橫軸是一天的時(shí)間段,縱軸是各個(gè)會(huì)議室名稱(chēng)，如果在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)某個(gè)會(huì)議室被占用，系統(tǒng)將高亮顯示對(duì)應(yīng)的區(qū)間.周視圖:周視圖集中顯示了本周每一天各個(gè)會(huì)議室的使用情況。周視圖將以星期一到星期日為橫軸,以各個(gè)會(huì)議室為縱軸，如果對(duì)應(yīng)的時(shí)間有會(huì)議召開(kāi)，則在對(duì)應(yīng)的位置顯示會(huì)議的名稱(chēng)，用戶(hù)可以點(diǎn)擊會(huì)議名稱(chēng)進(jìn)入會(huì)議的詳細(xì)說(shuō)明界面。月視圖：由于月視圖跨域的時(shí)間區(qū)間比較長(zhǎng)，在展現(xiàn)上考慮以日歷的模式展現(xiàn)，通過(guò)不同的背景色區(qū)分某一天是否有會(huì)議召開(kāi)，并顯示一些會(huì)議的摘要信息，用戶(hù)可以點(diǎn)擊進(jìn)入會(huì)議的詳細(xì)說(shuō)明界面.＞會(huì)議室添加：通過(guò)會(huì)議室添加功能，用戶(hù)可以方便的把一個(gè)會(huì)議室添加到會(huì)議室管理系統(tǒng)中來(lái),從而方便對(duì)會(huì)議室的統(tǒng)一管理。添加一個(gè)會(huì)議室，需要填寫(xiě)以下必填屬性：名稱(chēng)；地點(diǎn)；可容納人數(shù)；聯(lián)系人；聯(lián)系電話(huà)；會(huì)議室介紹;黑板設(shè)備；音響設(shè)備；備注。＞會(huì)議室修改：對(duì)已經(jīng)添加的會(huì)議室,管理員還可以對(duì)其屬性進(jìn)行修改,管理員選擇某個(gè)會(huì)議室后點(diǎn)擊修改，就可以進(jìn)入修改界面，會(huì)議室修改過(guò)程與添加過(guò)程類(lèi)似，界面顯示上也與添加界面保持一致.＞會(huì)議室刪除：對(duì)已經(jīng)添加的會(huì)議室,用戶(hù)還可以對(duì)其刪除，在刪除時(shí),系統(tǒng)將提示用戶(hù)是否刪除，防止用戶(hù)進(jìn)行誤操作。＞會(huì)議室預(yù)定：用戶(hù)要預(yù)定一個(gè)會(huì)議室時(shí)，可以直接選擇某個(gè)會(huì)議室進(jìn)行預(yù)訂。進(jìn)入會(huì)議室預(yù)訂界面后，用戶(hù)需要填寫(xiě)會(huì)議相關(guān)的信息，如：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室等必填選項(xiàng)，添加與會(huì)人員或部門(mén)，此時(shí)，系統(tǒng)會(huì)列出所有與會(huì)員人員的日程安排，并將提示時(shí)間沖突的用戶(hù)名稱(chēng)。用戶(hù)可以根據(jù)與會(huì)人員的各自安排修改會(huì)議時(shí)間。如果選定的時(shí)間區(qū)間內(nèi)所有的會(huì)議室都已被預(yù)訂時(shí),系統(tǒng)將提示用戶(hù)需要修改會(huì)議時(shí)間或繼續(xù)預(yù)定。對(duì)會(huì)議室預(yù)訂在下面會(huì)議管理一節(jié)有詳細(xì)描述,這里只是為用戶(hù)提供一個(gè)便捷的申請(qǐng)會(huì)議室的入口。＞會(huì)議室使用情況查詢(xún)：系統(tǒng)提供一個(gè)日歷控件，用戶(hù)可以選擇日期來(lái)查詢(xún)某天的會(huì)議室使用情況，系統(tǒng)將以日、周、月視圖的形式來(lái)展現(xiàn)＞會(huì)議室使用情況統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)提供當(dāng)前會(huì)議室在某段時(shí)間內(nèi)的會(huì)議情況的統(tǒng)計(jì).會(huì)議議題管理議題管理模塊是供議題審定部門(mén)使用的，各個(gè)議題主管部門(mén)利用該模塊來(lái)審核各個(gè)部門(mén)上報(bào)的議題,并挑選相應(yīng)的議題在相應(yīng)的會(huì)議上進(jìn)行討論，并將會(huì)議紀(jì)要記錄下來(lái).此功能主要是對(duì)議題進(jìn)行登記和維護(hù)操作，它的流程和業(yè)務(wù)操作相對(duì)較簡(jiǎn)單。議題的來(lái)源主要有兩方面：通過(guò)議題登記增加的。＞議題登記：填寫(xiě)會(huì)議議題的相關(guān)信息；并選擇議題的審批流程，此流程可能有多個(gè),系統(tǒng)默認(rèn)選中第一個(gè)，用戶(hù)可根據(jù)需要選擇其中一流程模板。啟動(dòng)會(huì)議議題。＞結(jié)束登記：在議題登記后，沒(méi)有結(jié)束登記的議題,此時(shí)必需結(jié)束登記，這樣流程才能走到下一步。＞編輯正文：加入會(huì)議議題待審批的正文內(nèi)容，可用進(jìn)行編輯也可以采用文檔引入將已有的文檔直接引入到系統(tǒng)中來(lái).＞添加附件：為待審批的會(huì)議議題添加附件＞議題審核：有些會(huì)議議題還需要經(jīng)過(guò)審核流程，通過(guò)以后才能變成開(kāi)會(huì)時(shí)正式討論的議題。會(huì)議管理會(huì)議室管理是從資源利用的維度進(jìn)行資源的管理，而會(huì)議管理主要是從業(yè)務(wù)開(kāi)展的維度來(lái)進(jìn)行描述的.通過(guò)會(huì)議管理可以了解會(huì)議召開(kāi)情況、會(huì)議的時(shí)間分布等情況。會(huì)議分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議。外部會(huì)議不需要審核，也不需要會(huì)議申請(qǐng)單.此時(shí)，需要用戶(hù)填寫(xiě)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、邀請(qǐng)參與人員等基本屬性.系統(tǒng)將會(huì)以即時(shí)消息或郵件等方式通知與會(huì)人員。內(nèi)部會(huì)議需要填寫(xiě)會(huì)務(wù)申請(qǐng)單，需要提交審核，詳細(xì)的過(guò)程將在下面進(jìn)行描述.＞會(huì)議顯示：進(jìn)入會(huì)議顯示頁(yè)面，系統(tǒng)將以列表的形式顯示近期將要召開(kāi)或已經(jīng)召開(kāi)的會(huì)議，主要顯示的項(xiàng)有：會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、主辦單位、會(huì)議類(lèi)型（內(nèi)部或外部）、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議是否通過(guò)審核等基本信息。每一顯示項(xiàng)都支持排序，列表通過(guò)背景顏色來(lái)區(qū)分內(nèi)部外部會(huì)議、是否有領(lǐng)導(dǎo)參加、是否是多媒體會(huì)議等.可以對(duì)會(huì)議類(lèi)型（比如只顯示內(nèi)部會(huì)議）、是否通過(guò)審核等進(jìn)行篩選。＞會(huì)議添加：添加一個(gè)內(nèi)部會(huì)議時(shí),需要填寫(xiě)會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議內(nèi)容簡(jiǎn)述、會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、會(huì)議結(jié)束時(shí)間、會(huì)議主辦方、會(huì)議記錄者、與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員或部門(mén)、是否有領(lǐng)導(dǎo)參加、是否使用多媒體設(shè)備等基本屬性。在添加人員時(shí),系統(tǒng)有人員日程沖突的檢查機(jī)制，系統(tǒng)會(huì)列出所有與會(huì)員人員的日程安排，并將提示時(shí)間沖突的用戶(hù)名稱(chēng)。用戶(hù)可以根據(jù)與會(huì)人員的各自安排修改會(huì)議時(shí)間.如果選定的時(shí)間區(qū)間內(nèi)所有的會(huì)議室都已被預(yù)訂時(shí)，系統(tǒng)將提示用戶(hù)需要修改會(huì)議時(shí)間或繼續(xù)預(yù)定。申請(qǐng)人添加完一個(gè)會(huì)議并確定無(wú)誤后，可以提交給會(huì)議審核人進(jìn)行審核，會(huì)議申請(qǐng)?zhí)峤缓螅暾?qǐng)人將不能在對(duì)其修改，如需修改，申請(qǐng)人需要聯(lián)系會(huì)議審核人，由會(huì)議審核人進(jìn)行修改。＞會(huì)議修改：會(huì)議申請(qǐng)人添加一個(gè)會(huì)議后,還沒(méi)有提交審核時(shí),會(huì)議申請(qǐng)人還可以對(duì)會(huì)議的信息進(jìn)行修改，會(huì)議提交審核后，如果申請(qǐng)人還需要更改會(huì)議信息，需要聯(lián)系會(huì)議管理員，由會(huì)議管理員進(jìn)行修改，審核通過(guò)的會(huì)議在修改后,系統(tǒng)將重新發(fā)送消息通知與會(huì)人員。＞會(huì)議刪除：與會(huì)議修改一樣,沒(méi)有提交審核的會(huì)議，會(huì)議申請(qǐng)者可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行刪除，會(huì)議提交審核后，如果要?jiǎng)h除會(huì)議，則需聯(lián)系會(huì)議管理員,由會(huì)議管理員進(jìn)行刪除，對(duì)審核通過(guò)的會(huì)議進(jìn)行刪除，還需要發(fā)送消息通知與會(huì)人員。＞會(huì)議角色管理：會(huì)議管理系統(tǒng)中涉及到得角色有：會(huì)議的申請(qǐng)人：各部門(mén)負(fù)責(zé)申請(qǐng)會(huì)議室的人員，目前各部門(mén)只有一人。會(huì)議審核人：會(huì)議申請(qǐng)?zhí)峤缓?，有?huì)議審核人來(lái)審核是否通過(guò)申請(qǐng);會(huì)議審核人同時(shí)也是會(huì)議室和會(huì)務(wù)屬性的管理員。會(huì)務(wù)執(zhí)行人：根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)單，為會(huì)議的召開(kāi)做前期準(zhǔn)備。普通用戶(hù)：內(nèi)部用戶(hù)可以查看所以會(huì)議記錄，外部用戶(hù)根據(jù)其權(quán)限，只能查看與他相關(guān)的會(huì)議信息。＞會(huì)議申請(qǐng)：外部會(huì)議不需要申請(qǐng),內(nèi)部會(huì)議需要申請(qǐng)，用戶(hù)添加一個(gè)內(nèi)部會(huì)議后需要提交會(huì)議申請(qǐng)，用例圖如下:會(huì)議提交申請(qǐng)后,申請(qǐng)人就不能在對(duì)會(huì)議的信息進(jìn)行修改和刪除,如需修改和刪除需要聯(lián)系會(huì)議管理員.由會(huì)議管理員進(jìn)行處理。會(huì)議在申請(qǐng)過(guò)程中，申請(qǐng)人可以看到會(huì)議申請(qǐng)的狀態(tài)，比如：正在審核中，審核通過(guò)等。＞會(huì)議審核：會(huì)議提交申請(qǐng)后，由會(huì)議管理員進(jìn)行集中的審核。會(huì)議管理員有會(huì)議修改、會(huì)議批準(zhǔn)、會(huì)議取消的權(quán)限。審核的流程圖如下：系統(tǒng)將按會(huì)議申請(qǐng)時(shí)間列出所有的會(huì)議申請(qǐng),并根據(jù)是否有領(lǐng)導(dǎo)參加、是否使用多媒體等屬性進(jìn)行高亮顯示。當(dāng)管理員認(rèn)為一個(gè)會(huì)議的申請(qǐng)可以通過(guò)時(shí)，通過(guò)點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”按鈕通過(guò)此次會(huì)議申請(qǐng)的批準(zhǔn).當(dāng)申請(qǐng)會(huì)議出現(xiàn)沖突時(shí)，根據(jù)是否有領(lǐng)導(dǎo)參加，是否使用多媒體高亮顯示，由會(huì)議審核人人為的決定那個(gè)會(huì)議申請(qǐng)通過(guò)，或者通過(guò)線(xiàn)下處理，比如打電話(huà)協(xié)商。已批準(zhǔn)的會(huì)議需要取消時(shí)，會(huì)議申請(qǐng)者須在會(huì)議召開(kāi)前2個(gè)工作日與會(huì)議管理員聯(lián)系，由會(huì)議管理員將該會(huì)議取消，被取消的會(huì)議將在第一時(shí)間通知到會(huì)議管理員及該次會(huì)議的所有與會(huì)人員，取消會(huì)議的時(shí)間段將以空閑狀態(tài)存在。批準(zhǔn)通過(guò)的會(huì)議將在第一時(shí)間以即時(shí)消息、短信或電子郵件等方式通知會(huì)議申請(qǐng)者和與會(huì)人員,系統(tǒng)支持能給不在組織機(jī)構(gòu)的人員發(fā)信息,比如可以輸入手機(jī)號(hào)碼,或郵件。同時(shí)會(huì)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容如訂餐需求、住宿需求等也將通知相關(guān)的系統(tǒng)或負(fù)責(zé)人員。批準(zhǔn)通過(guò)的會(huì)議還可以繼續(xù)修改會(huì)議屬性，被修改的會(huì)議狀態(tài)將重新變?yōu)闀?huì)議申請(qǐng).批準(zhǔn)不通過(guò)的會(huì)議也將在第一時(shí)間以最適合的方式通知會(huì)議申請(qǐng)者。＞會(huì)議通知：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議批準(zhǔn)、會(huì)議修改等信息都會(huì)在第一時(shí)間以即時(shí)消息、短信或電子郵件等方式通知會(huì)議申請(qǐng)者或與會(huì)人員。會(huì)議管理系統(tǒng)主要會(huì)與以下系統(tǒng)產(chǎn)生聯(lián)系:消息管理中心：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議批準(zhǔn)、會(huì)議通知都將以最適合的方式通知到相關(guān)人員（郵件,手機(jī)短信，及時(shí)消息）。日程管理系統(tǒng)：會(huì)議管理的界面呈現(xiàn)需要通過(guò)日程管理器傳遞日歷相關(guān)數(shù)據(jù).內(nèi)部辦公門(mén)戶(hù)網(wǎng)站：能夠?qū)?huì)議通告、會(huì)議紀(jì)要有選擇的或全部發(fā)布在辦公網(wǎng)站上.＞會(huì)議記錄：會(huì)議召開(kāi)后，會(huì)議記錄者可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄,每個(gè)會(huì)議只能有一個(gè)會(huì)議記錄者和一份會(huì)議記錄。會(huì)議記錄不屬于發(fā)布內(nèi)容。只有申請(qǐng)人，處室領(lǐng)導(dǎo)，記錄人可以查看.會(huì)議記錄可以和象管理公文一樣，在系統(tǒng)中進(jìn)行管理。在錄入會(huì)議記錄時(shí)，可以把會(huì)議的錄音、錄像等多媒體資料作為附件都統(tǒng)一管理起來(lái)。＞會(huì)議紀(jì)要（決議）：會(huì)議召開(kāi)后，根據(jù)會(huì)議記錄，經(jīng)常會(huì)通過(guò)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議、會(huì)議通告等信息給相關(guān)部門(mén)發(fā)文.＞會(huì)議查詢(xún)：系統(tǒng)提供多種會(huì)議查詢(xún)功能，用戶(hù)可以通過(guò)會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議地點(diǎn)、開(kāi)會(huì)時(shí)間、主辦單位等信息進(jìn)行查詢(xún).查詢(xún)結(jié)果將以列表的形式顯示，與會(huì)議顯示的列表一致。＞會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表：系統(tǒng)提供多種會(huì)議的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。本項(xiàng)目中的主要統(tǒng)計(jì)報(bào)表有:針對(duì)某個(gè)會(huì)議室、某段時(shí)間內(nèi)（某月、某年、自定義時(shí)間段）的會(huì)議統(tǒng)計(jì)。針對(duì)某個(gè)辦會(huì)人員，某段時(shí)間內(nèi)（某月、某年、自定義時(shí)間段）的辦會(huì)情況統(tǒng)計(jì)。某段時(shí)間內(nèi)的各種會(huì)議的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。1。8。1.2.4會(huì)務(wù)管理用戶(hù)在增加一個(gè)會(huì)議時(shí)，需要填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)單，一個(gè)會(huì)議申請(qǐng)單對(duì)應(yīng)一個(gè)會(huì)議室。目前會(huì)議申請(qǐng)單的屬性包括:是否需要麥克，麥克數(shù)量；是否需要投影儀;是否需要簽到,簽到時(shí)間、地點(diǎn)；是否需要車(chē)證，車(chē)證文字；是否需要橫幅，橫幅文字；是否需要桌簽，桌簽內(nèi)容;是否需要茶水；是否需要用餐，用餐類(lèi)型,人數(shù)、其他要求；是否需要住宿，房間類(lèi)型，房間數(shù)量、其它要求；備注。會(huì)議申請(qǐng)通過(guò)后，將根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)人填寫(xiě)的會(huì)務(wù)信息生成會(huì)議申請(qǐng)單，提交給會(huì)務(wù)執(zhí)行人，會(huì)務(wù)執(zhí)行人根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)單做會(huì)議召開(kāi)前的準(zhǔn)備工作。＞參會(huì)報(bào)名：接收到會(huì)議通知的單位,可以通過(guò)系統(tǒng)的參會(huì)報(bào)名功能，將參加會(huì)議的人員的姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系電話(huà)等信息填報(bào)以后,匯總到一起發(fā)送給會(huì)議主辦部門(mén).＞參會(huì)簽到管理：參會(huì)人員可以在網(wǎng)上進(jìn)行會(huì)議登記和報(bào)到。會(huì)務(wù)人員可以在系統(tǒng)中直接錄入?yún)?huì)人員的報(bào)到情況。＞手工簽到管理：當(dāng)會(huì)務(wù)管理人員不方便直接在系統(tǒng)中錄入?yún)?huì)人員的報(bào)到信息時(shí)，可以先打印出會(huì)議簽到表，由參會(huì)人員填寫(xiě)以后，可以通過(guò)掃描、數(shù)碼照相等方