應用文寫作培訓2012-12-15

2012年12月16日首屆公文寫作技能大賽賽前培訓講座一、關于公文二、公文種類三、公文格式四、行文規(guī)則五、公文擬制六、事務文書提綱第一部分關于公文一、公文的含義公文是公務文書的簡稱，有廣義和狹義之分。黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況的重要工具。

第一部分關于公文二、公文的特點（一）從內(nèi)容到形式至少應當具備兩大特征：一是從內(nèi)容方面看，公文的內(nèi)容必須是具備公務活動的反映。公文就是特定的作者為處理公務活動中問題而撰寫的。二是從形式方面來看，公文有固定的格式。（二）特點1.觀點鮮明；2.事實可靠；3.行文嚴肅4.應用廣泛；5.體式規(guī)范。

第一部分關于公文三、公文的作用公文是黨和國家路線、方針、政策的主要表達形式，同時也是行政法令法規(guī)的主要發(fā)布形式。它對社會發(fā)展和經(jīng)濟建設具有巨大的影響和作用。公文的質(zhì)量，直接反映機關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關系黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現(xiàn)機關干部的能力素質(zhì)和工作水準。

第一部分關于公文三、公文的作用指導工作，傳達意圖。（通知）聯(lián)系工作，交流情況。（函）請示工作，答復問題。（請示、批復）總結工作，推廣經(jīng)驗。（通知、決定）記載工作，積累史料。(各文種）

第一部分關于公文四、公文的分類

（一）通用公文1.機關公文：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種。2.事務文書：計劃、總結、調(diào)查報告、簡報、述職報告等。3.經(jīng)濟文書協(xié)議書、合同、經(jīng)濟預測報告、經(jīng)濟活動分析報告、市場調(diào)查報告。（二）專業(yè)性文書如：公安機關刑事法律文書、檢察院法律文書、人民法院法律文書、以及外交文書等。第一部分關于公文五、公文工作的基本原則實事求是原則準確規(guī)范原則精簡高效原則安全保密原則第二部分機關公文種類2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。一、與原《條例》和原《辦法》的不同注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少。原《條例》和原《辦法》共18個文種；最終《條例》確定黨政機關公文主要文種15個，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”。原則上不區(qū)分黨政機關文種適用對象。只有命令（令）、議案兩個文種例外。15個文種適用范圍表述的變化。對決議、決定、命令（令）、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種適用范圍作出修改。

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。公報：適用于公布重要決定或者重大事項。二、公文種類

公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知事項。

意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。二、公文種類

報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。

批復：適用于答復下級機關請示事項。議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

二、公文種類

函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

二、公文種類三、近似文種異同辨析決議與決定：主要區(qū)別是是否經(jīng)過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權限、使用和表達上有區(qū)別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容簡要，公報較具體。公告與通告：使用者、發(fā)布內(nèi)容、公布范圍上有區(qū)別。通知與通告：主要是適用對象有區(qū)別。通知與通報：內(nèi)容的側重點不同。意見與報告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行為方向和內(nèi)容上有區(qū)別。三、近似文種異同辨析請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質(zhì)和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結果上有區(qū)別。紀要與決定：適用對象、表達等方面有區(qū)別。決定、命令（令）通報：適用范圍和程度不同。三、近似文種異同辨析

一、缺少文種《重慶科技學院關于2013屆畢業(yè)生就業(yè)的情況》二、使用非法定文種《重慶科技學院關于學生公寓管理的規(guī)定》三、文種重疊《重慶科技學院關于舉辦產(chǎn)學合作研討會的請示報告》四、生造文種《重慶科技學院關于進一步深化人事制度改革的思路》五、文種作為公文標題《請示》、《報告》六、文種混用如：通知與通告、決定與決議七、同類公文使用不同文種八、錯用文種

《重慶科技學院關于2012年工作的總結》四、文種選用常見問題

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。請示和報告的五大區(qū)別：

1.請示必須在事前、報告則在事后。

2.從內(nèi)容上,請示只能一文一事,報告則可以一文一事或一文數(shù)事.3.請示只能送一個上級機關,而報告則比較靈活.4.請示要求上級機關給予答復,而報告則不需要.5.在處理上,報告叫閱件,請示叫辦件.目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面：

a.請示、報告混用如《關于請市領導出席XXXX活動的報告》b.請示、報告并用如《關于召開第XX屆黨代會的請示報告》公文的結構，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織：

——內(nèi)容，即公文的主體部分。第三部分公文格式

依據(jù)：

1、中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；

2、中華人民共和國國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。

一、公文格式要素劃分

版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

一、公文格式要素劃分

主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件

一、公文格式要素劃分

版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。包括：版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期頁碼

1.發(fā)文機關標志

由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。（一）版頭部分1.發(fā)文機關標志大版頭××機關全稱或規(guī)范性簡稱文件中版頭（廢止）××機關（文種）小版頭××機關全稱或規(guī)范性簡稱首頁必須顯示正文。（一）版頭部分

2.份號如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字。如“№000015”。

3.密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。絕密★30年，機密★20年，秘密★10年。

（一）版頭部分4.緊急程度

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。

5.發(fā)文字號

由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫排印，發(fā)文年度用中文六角括號“〔〕”括起。（一）版頭部分

6.簽發(fā)人

上報公文應在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應同時標注各聯(lián)署機關的簽發(fā)人。（一）版頭部分份號：頂格標注在版心左上角第一行。密級：用3號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。緊急程度：用3號黑體，標注于公文首頁左上角，密級下方。發(fā)文字號：用3號仿宋_GB2312。簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。

中共××委No000001

秘密★10年特急x委〔2012〕x號簽發(fā)人：xxx（一）版頭部分簽發(fā)人：

張三李四王五趙六簽發(fā)人：

張三李四王五

公文的主體，是公文最主要的部分。包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、印章和成文日期等要素。（二）主體部分

7.標題一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。標題字體為2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）主體部分梯形標題

8.主送機關

主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。主送機關名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。

有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。當主送機關有很多類別，同類用頓號隔開，不同類用逗號隔開。（二）主體部分

9.正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體_GB2312。

（二）主體部分主體部分正文中的層次序數(shù)

文中結構層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數(shù)字“1”、阿拉伯數(shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

層次序數(shù)：第一層“一、”（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標點）。（二）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

10.附件說明

附件說明分別與正文和發(fā)文機關署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312。“附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。（二）主體部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××

×××××

×××××2012年×月×日

11.發(fā)文機關署名

應用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。（二）主體部分

12.成文日期一般署會議通過日期或領導同志簽發(fā)日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導同志的簽發(fā)日期。領導同志簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機關秘書部門提出意見報領導確定。成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關首字右移2個字，如長于發(fā)文機關，居右排時后空2個字。（二）主體部分×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日

13.印章

除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關印章。用印頁（發(fā)文機關署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。（二）主體部分

加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排。單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分

加蓋印章的公文：

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，印章下壓發(fā)文機關署名。最后一個印章下壓發(fā)文機關署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切。首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分

14.附注一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達范圍作說明，加圓括號標注于成文日期左下方。字體字號用3號仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。如果表述中重復出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。（二）主體部分

（二）主體部分附注↓

15.附件附件正文部分，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應加序號，序號后不再加標點符號。附件應排在版記之前。附件序號和附件標題應與附件說明表述一致，附件標題與“附件”之間空兩行。被批準的下級機關公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機關公文，不屬于公文的附件，應在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印。（二）主體部分

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××辦公室2012年X月X日印發(fā)附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第二行）

包括版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。

（三）文尾部分

（三）文尾部分16.抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關系的機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。（三）文尾部分

17.印發(fā)機關和印發(fā)日期由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機關居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312。翻印的文件，在印發(fā)機關和印發(fā)日期下標注翻印機關和翻印日期，格式相同。（三）文尾部分

18.頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（三）文尾部分

附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年X月X日（聯(lián)系人：×××聯(lián)系電話：×××

）

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××辦公室2012年X月X日印發(fā)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××?！痢痢痢痢痢?/p>

公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設置均有相關規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標準A4紙型，同時對文件版型作出調(diào)整。依據(jù)：中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）。二、公文版面及裝訂要求

1.用紙:

采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復印紙，紙張白度在80-90%。

2.開本國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm，允許誤差為±2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。

3.版心版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。

二、公文版面及裝訂要求A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

4.頁碼

用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。

5.標點

采用規(guī)范全身標點，注意符合中文排版規(guī)范。

6.裝訂

左側裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。二、公文版面及裝訂要求

第四部分行文規(guī)則

行文關系是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。一般可分為相互隸屬關系，平行關系，不相隸屬關系。

上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、公告、通告、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。

一、行文總規(guī)則1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關。

3.一般不得越級行文。越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。

二、向上級機關行文的規(guī)則1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。

二、向上級機關行文的規(guī)則4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

三、向下級機關行文的規(guī)則1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

三、向下級機關行文的規(guī)則3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

4.涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

四、其他行文的規(guī)則

1.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。

(1)各聯(lián)署機關行政層級應相當。層級指同一管理層級，如國家層面、省級層面為同一層級。

(2)有共同管理的事項或者有關聯(lián)的事項。

(3)聯(lián)合行文應當確有必要，聯(lián)署單位不宜過多。

(4)聯(lián)合行文應當明確主辦機關。

(5)聯(lián)合行文，主辦機關一般排列在前。

四、其他行文的規(guī)則

2.黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。

過去只有政府的部門依據(jù)部門職權可以相互行文。這樣體現(xiàn)了實事求是原則。

3.部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第五部分公文擬制

公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發(fā)等程序。

1.內(nèi)容要求符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。文種正確，格式規(guī)范。

一、公文起草

2.方法要求深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

一、公文起草

3.文風要求：對機關公文語言的要求就是在撰寫公文時要求使用公文語體。公文語體不同于其他語體，有其特殊的要求和規(guī)定。以說明和敘述文字為特征，以實用為目的的公文語體，并不追求語言的藝術化，也不以語言的生動性為主要標準，而是把準確和簡潔作為最基本、也是最高的要求，并把規(guī)格化當做達到以上兩個要求的手段。1.準確性。即公文語言必須準確無誤地反映客觀事物。公文大多是體現(xiàn)黨和政府的方針政策，說明解決問題的，對語言的表達要求，比一般文章更應注重準確。2.簡潔性。所謂簡潔，就是公文要簡明、精煉，這是現(xiàn)代公文發(fā)展的趨勢，是現(xiàn)代公務活動求實、求簡、求快的一種反映。

3.得體性。公文是用來代表一定組織處理公務的，因此，要體現(xiàn)出行文者處理公務時的嚴正立場和嚴肅態(tài)度，只有這樣，才能收到行文的預期效果一、公文起草二、公文詞語的選擇⑴認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。⑵注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點。⑶注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達效果。⑷注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則。⑸注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執(zhí)行性。⑹注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”便于理解和執(zhí)行。⑺注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果。⑻注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。⑼注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。⑽注意詞語的規(guī)范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。

三、公文中若干事物和概念的特殊表達要求

1.時間的表達。避免使用交代不夠清楚的時間概念，如“上月以前”、“前年以后”等；年份一概用全數(shù)，不得省略。如“2009年”不能寫成“09年”。

2.空間的表達。地方的專用名詞中，城市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等名稱第一次出現(xiàn)在文中時，如屬于國外的應冠以國別，屬于國內(nèi)的應冠以所屬省、自治區(qū)、直轄市的名稱。所有國名、地名均應使用國家公布的標準名稱，一般不使用別稱，國內(nèi)地名不用簡稱。慎重使用表示處所的代詞，以免誤解。3.數(shù)字的運用。⑴數(shù)字的增減要注意用詞和概念，如不能用“降低×倍”或“減少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“減少百分之多少”。⑵必須使用國家法定計量單位。⑶公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和詞組、慣用語、縮略語等作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余均使用阿拉伯數(shù)字。⑷引用統(tǒng)計數(shù)字要考慮使讀者有真正感受，次要的、技術性很強的數(shù)字，盡量不用或少用。⑸“二”與“兩”的用法不同：如果用作序數(shù)，應當用“二”，如“第二”、“二月”、“二次大戰(zhàn)”等；如果與量詞連用，應當用“兩”，如“兩個”、“兩次”等。⑹結構層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“㈠”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”4.職務、姓名的表達。⑴各種職務、姓名表達應用全稱。⑵當某人擔負多種職務時，只列出與文件內(nèi)容有關的職務。⑶列出一個人物的兩個或兩個以上職務時，國內(nèi)的應按先黨內(nèi)后黨外，由大至小排序，國外的應尊重對方習慣或雙方的需要。⑷國外人士的姓名、職務應以新華社公布的標準譯名為準，如無標準譯名應注意在所有有關文件中使用同一譯名，譯名之后一般用圓括號注明其外文名稱。⑸若干人物的姓名需要同時出現(xiàn)在文件中時，應按一定標準排序。

5.范圍的表達。在現(xiàn)代漢語中，表達范圍是通過詞語實現(xiàn)的。表示全部或部分詞語，分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式。如“所有、全部、凡是、完全、統(tǒng)統(tǒng)、人人”等就可表示全部。而“有些、若干、部分、大多數(shù)、絕大多數(shù)、幾乎全部”等用于表示部分。不能在一個詞語中同時出現(xiàn)表示全部或部分的詞語。前后句子中出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。6.程度的表達。公文中表達程度的關鍵是選用各種副詞、代詞等詞語?！昂?、極、太、最、更、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、越發(fā)、特別、略微、稍微、比較、頗、多么、何等、大致”等副詞，“這么、怎么、這樣、如何、如此”等代詞都可以表示程度，可在被說明對象的前、后、中間起各種修飾、限制、補充作用，以表示這些對象所達到或所應達到的水平、限度。選用這些詞語時應注意與客觀狀況、客觀需要相符合。

7.語氣、神態(tài)的表達。⑴陳述語氣。公文中的基本語氣是平直而堅定不移的陳述語氣，在特殊需要的情況下還可以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣，以示強調(diào)或委婉。⑵祈使語氣。公文中常要表達一些主張，要求對方做某些事情或制止、禁絕對方做某些事情，這時的語氣自然是祈使語氣。其中表示命令、訓誡的，語氣強烈，神態(tài)嚴厲，無可置疑；表示請求希望的，則語氣稍緩，神態(tài)也有勸慰、商洽、盼望、召喚等等分別。⑶疑問語氣。公文中有時也需要提出一些疑問請對方回答，征詢其意見或反映，有時還自問自答或以問代答，這時的語氣即疑問語氣。公文中的疑問語氣種類較多，神態(tài)變化也較復雜。⑷感嘆語氣。公文中帶強烈感情色彩的感嘆語氣雖不多見，但在這些為數(shù)不多的語句中，其神態(tài)也有喜、怒、哀、樂、驚、憂等分別。它們常出現(xiàn)于需要表示強烈態(tài)度、立場或需要表現(xiàn)較強感染力的場合。第一節(jié)事務文書概述

一、事務文書的概念

事務文書是機關、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體，是應用寫作的重要組成部分。它雖不是“法定”公文，但卻是各機關單位使用最廣、最多的一類公文。

由于這類管理類文體處理的日常事務亦為公務，所以事務文書屬于廣義的公文范疇。它與狹義公文(行政機關12類13種，黨內(nèi)機關14種)的區(qū)別在于：一是無統(tǒng)一規(guī)定的文本格式；二是不能單獨作為文件發(fā)文，需要時只能作為公文的附件行文；三是必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經(jīng)驗性總結、調(diào)查報告等)。

二、事務文書的種類

事務文書依其性質(zhì)與作用的不同，可以分為如下幾類：

（一）計劃類：包括計劃、規(guī)劃、方案、設想、安排等。其共同點是對未來工作的內(nèi)容、步驟、措施與方案等進行的設想。

（二）報告類：包括總結、調(diào)查報告、述職報告等。其共同特點是歸納某種工作的主要內(nèi)容、成績與經(jīng)驗、問題與第六章事務文書不足等，并寫成文字，向社會、上級或本單位所作的報告。

（三）規(guī)章類：包括規(guī)則、章程、制度、條例、守則等。其共同點是為了更好地開展工作而訂立的某些制約性措施。

（四）信息類：包括演說稿、簡報、大事記、照會、啟事、聲明等。其共同點是向他人傳遞的或長或短的各類信息。

（五）會議類：包括開幕詞、閉幕詞、會議報告、會議記錄等。是為會議的召開而準備的有關文件及對會議內(nèi)容進行的記錄。

三、事務文書的特點

（一）制發(fā)程序、行文格式無嚴格規(guī)定。

新編應用文寫作教程第三章事務文書

法定公文在行文規(guī)則、制發(fā)程序上有嚴格的規(guī)范要求，在寫作結構上也有基本固定的模式，形成了一定風格。事務類文書與之相比，表現(xiàn)出較大的靈活性，呈現(xiàn)出較多的風格。如工作計劃，可以條目列出，也可以表格列出；可以在標題下方注明單位名稱和時間，也可注于文末。

（二）事務文書本身一般不具備法定的權威。事務文書一般不單獨行文，它要發(fā)揮本身的作用，需要配以法定公文。如單位工作計劃必須以正式下發(fā)工作計劃的通知形式方具備必須貫徹執(zhí)行的效力，否則，它的內(nèi)容只能被看作是一種參考意見。

（三）使用頻率高、應用范圍廣。

事務類文書在黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體的日常工作中使用頻率之高、范圍之廣，是其他類型文書無法相比的。

四、事務文書的作用

常用事務文書的主要任務是部署工作、交流情況、聯(lián)系工作、總結經(jīng)驗、規(guī)范行為、禮儀應酬等，應用十分廣泛。具體說來，有以下幾個方面的作用：

（一）咨議性作用

事務文書對決策者和上級有關部門具有咨詢、建議的作用。通過總結經(jīng)驗教訓，掌握現(xiàn)代管理所需信息，對工作中的焦點、難點問題進行調(diào)查研究，調(diào)整工作思路，改進工作方法，及時地修改工作計劃，取得更高的工作效率。

（二）規(guī)范約束作用為了使全體社會成員或組織內(nèi)的人員共同遵守一定的行為準則，就需要制定各種規(guī)章制度，如章程、條例、準則等，它起著約束、監(jiān)督的作用。計劃類的文書是單位、部門要求其成員在特定的時期內(nèi)，為了完成或達到一個共同的目標，采取統(tǒng)一行動的依據(jù)，對計劃范圍的每一個成員都有規(guī)范和約束作用；同時又是監(jiān)督檢查工作完成情況的依據(jù)。

（三）喻事明理的作用

為了推動各方面工作的開展，各行業(yè)、各部門都要依據(jù)上級精神，及時向下級各部門講解政策、布置任務，通常情況下，上級部門會以會議的形式來達到這個目的，而領導人在會議上使用的講話稿、演講稿等承擔了這一任務。如調(diào)查報告、簡報等文種也可起到宣傳教育作用，它們或直接或間接地用工作實踐中的經(jīng)驗、做法來分析形勢、講解政策、明確任務、傳達信息、統(tǒng)一行動。

（四）留存?zhèn)洳?、溝通情況的作用

由于語言交流受到時空限制，許多工作不可能面對面的交流，需要借助于文字材料來處理公務，交流情況。其中的一部分成為機關活動的原始記錄，這些文字材料都是珍貴的歷史資料，具有極其重要的保存價值。同時，它們又是留存?zhèn)洳榈囊罁?jù)和憑證，如會議記錄、大事記等。有的在機關或行業(yè)的活動中，又起著交流情況的作用，便于上下左右的溝通聯(lián)系，如簡報、調(diào)查報告等。

五、事務文書的寫作要求

（一）要寫好事務文書，首先需大量地、詳盡地掌握材料。

如調(diào)查報告，具有紀實性特點，需要深入進行調(diào)查，充分掌握材料。因此，在動筆前，要認真回顧工作全過程，廣泛仔細搜集工作、生活中的第一手材料。歸納起來，事務文書的寫作一般應掌握以下材料：背景材料、現(xiàn)實的典型材料、過程性材料、主觀性材料。

（二）要有超前意識。

撰寫事務文書，需要具備超前意識，站在時代和未來的高度，審視、分析問題，科學合理地揭示和把握事物未來的發(fā)展趨勢。

（三）堅持實事求是的寫作態(tài)度。

從材料的搜集、整理、分類、分析直至形成完整的文章，所有的環(huán)節(jié)都應堅持實事求是的寫作態(tài)度。撰寫事務文書所用的材料要保證真實、準確，對事實的評價也須盡量客觀、公正，既不能夸大也不能縮小。第二節(jié)計劃總結

一、計劃

（一）計劃的概念

社會團體、企事業(yè)單位或個人對未來一定時期的工作、事項、活動等作出預先打算和安排，確定目標、任務、措施所形成的一種事務性文書。

計劃是一個統(tǒng)稱，規(guī)劃、綱要、安排、設想、方案、要點、打算等都屬于計劃的范疇。一般來說,規(guī)劃、綱要是長遠計劃,而綱要比規(guī)劃更概括；安排是短期計劃；設想、打算是非正式的計劃；方案的可操作性較強；要點是粗線條式的計劃。

（二）計劃的特點

1．預見性

計劃總是為做好未來的工作，完成今后的任務而制定的，它要憑借超前意識預見到工作的發(fā)展趨勢，以便作出正確決策。制訂計劃既要看得遠，又要想得實，盡可能對各種情況作出正確預想，使計劃順利實施。

2．可行性

計劃是決策的載體之一，它要指揮或者指導人們的行動，因此在制定目標、任務時都考慮自身的實際，確保目標的實現(xiàn)。不能好高騖遠，措施、辦法應該切實可行。當然有時計劃需要隨客觀實際情況的變化做適當?shù)恼{(diào)整和修訂。

3．明確性

計劃是效果檢驗的依據(jù)，因而計劃的各項指標及措施、方法的設置安排必須十分明確，不能含糊。明確的計劃可以使人行有所依，查有所據(jù)。

4．時限性

計劃只在一個特定的時間范圍內(nèi)有效。無論是制定它，還是執(zhí)行它，都是如此，離開了一定的時間范圍，計劃就失去了它本來的作用與意義。

（三）計劃的種類

計劃可以從不同角度分類：

按內(nèi)容分：生產(chǎn)計劃、工作計劃、學習計劃、科研計劃等各種專項計劃。

按性質(zhì)分：綜合計劃、專項計劃。

按寫作方式分：條文式計劃、表格式計劃。按時間跨度分：年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。

按制定計劃的機構分：國家計劃、?。ㄊ校┯媱潯挝挥媱潯€人計劃。

計劃是個統(tǒng)稱，像規(guī)劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據(jù)計劃目標遠近、時間長短、內(nèi)容詳略等差異而確定的名稱。

規(guī)劃是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內(nèi)容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規(guī)劃》。

綱要和規(guī)劃相同，它們都是各級領導機關根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實現(xiàn)總體目標對某個地區(qū)或某一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市2009年經(jīng)濟發(fā)展綱要》。

設想是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用時限較長。例：《××市拓展就業(yè)安置門路的設想》。

打算也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的內(nèi)容范圍不大且考慮近期要做的。例：《××學校爭創(chuàng)文明校園的打算》。要點是將計劃的主要內(nèi)容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較短的計劃。例：《××局2009年工作要點》。

方案從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體、周密有很強可操作性的計劃。方案一般適合專項性工作，其實施往往須經(jīng)上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。

意見屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司關于下屬企業(yè)2009年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟效益的意見》。

安排是短期內(nèi)要做的，且范圍不大、內(nèi)容單一、布置具體的一類計劃。例：《××系第×周工作安排》。

（四）計劃的格式

1．文字式計劃的結構與寫法

文字式計劃是計劃主要的寫作方式。

（1）標題

由單位名稱、時限、事由、文種組成，如《××市××局2009年工作計劃》。也可省略其中的一項或者兩項，如《××廠職工教育計劃》等。但無論怎樣省略，都必須保留事由、文種兩項。有的計劃則采用公文式標題，如《××學院關于留學生入學教育工作安排》。

（2）正文

開頭。即引言、前言。這部分可寫制訂計劃的依據(jù)，或背景材料(如面臨的基本形勢、前段工作經(jīng)驗教訓等)。這部分要寫得簡明扼要，力戒套話、空話、大話。不同計劃對上述內(nèi)容可以有不同的取舍和側重，有些大家熟悉的例行工作的計劃，也可不寫這部分內(nèi)容，可直接寫明工作的總目標、總任務。

主體。這是計劃的主要部分，計劃的四要素都在這部分，只是不同的計劃對這些要素有不同的側重和取舍，比如領導機關制發(fā)的工作要點就可不具體寫實施步驟和時間，而基層單位的計劃則要寫清楚這些內(nèi)容。

這部分可采取下面幾種結構方式：

條文式。把下階段工作分成苦干項目，逐項逐條地寫明具體任務要求、措施辦法、執(zhí)行人員、完成時間等。要注意條文的邏輯順序，可按各項工作的順序，或者工作的主從輕重安排先后順序。分部式。按四要素規(guī)定的內(nèi)容分成若干部分，每部分可用小標題概括重點或提示內(nèi)容范圍。這常用于較復雜的計劃。

貫通式。依自然段落分層次寫，開頭常用提示句，如“這項工作的目標是”之類。這種寫法常用于短期的、單一的、具體工作的計劃、安排。

不論采用何種形式，主體部分都要寫得周到詳盡，具體明白。

結尾。這部分可以提出號召和希望，激勵大家為實現(xiàn)計劃而努力；可以簡要強調(diào)任務的重點和工作的主要環(huán)節(jié)；可以說明注意事項。有的計劃還把督促檢查的要求寫為結尾部分。結尾部分應根據(jù)需要，靈活掌握寫法及內(nèi)容，有的計劃甚至可以不寫結尾。

（3）落款

寫明制訂計劃的單位(標題中已標明單位的可省略)和制訂日期。

2．表格式計劃的寫法

它和條文式計劃寫法的主要不同是在主體部分，即把任務、措施、步驟、完成時間、執(zhí)行人員等分項列成表格，依時間先后順序排列。有的還列上執(zhí)行情況一項，以反映出計劃的實施狀況。

這種寫法眉目清楚，一目了然，直觀性強，適用于任務具體、時間性強、程序性強的計劃，如生產(chǎn)計劃、招生工作計劃、學校的教學工作計劃等。也有的把它叫做工作日程安排表、行事日歷。

（五）計劃的寫作要求

1．要從實際出發(fā)，量力而行。

制定計劃要立足實際，計劃中的指標、措施都應從本單位實際情況出發(fā)，指標的提出要留有余地，經(jīng)過努力能夠?qū)崿F(xiàn)。

2．要服從大局，克服本位主義，注意協(xié)調(diào)和綜合平衡，但又要體現(xiàn)本單位工作特點。

3．要有一定的挑戰(zhàn)性。計劃要有積極進取的精神，所提的任務和要求要在可能范圍內(nèi)盡力定出最高目標。指標過低，缺乏吸引力，也不利于充分調(diào)動積極性。

4．內(nèi)容要具體明確，表達要簡明準確，有條有理。

二、總結

（一）總結的概念總結是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體及個人對前一階段的工作進行回顧、反思和分析研究，找出成績與問題、經(jīng)驗與教訓，用來指導今后工作的一種應用文體。

總結是對自身實踐活動的回顧，又是人們的思想認識從感性階段向理性層次不斷提高的過程。人們可以通過總結更深刻更全面地認識過去，以便順利地開展以后的工作。

（二）總結的特點

1．總結是人們自身實踐的本質(zhì)的反映。它要求內(nèi)容真實，完全忠實地反映自身的實踐活動?？偨Y的材料，只能來自自身的實踐，不能東拼西湊、添枝加葉；總結的觀點不能是外加的漂亮標簽、任意拔高的思想，只能是從自身實踐活動中抽象出來的認識。

2．總結具有理論指導性?？偨Y是人們對客觀規(guī)律認識的反映，它不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認識。能否進行理性分析，指出事物發(fā)展的客觀規(guī)律，是衡量一篇總結寫得好壞的重要標準。

3．總結具有針對性的特點?？偨Y必須對本單位、本部門、本地區(qū)的工作實際進行檢查、回顧和評價，并提出適合本單位或本部門特點的努力方向。（三）總結的分類

1．按性質(zhì)分：有專題總結、綜合總結。

2．按內(nèi)容分：有學習總結、工作總結、思想總結、科研總結等。

3．按范圍分：有地區(qū)總結、行業(yè)總結、單位總結、班級總結、個人總結。

4．按時間分，可分年度總結、季度總結、月份總結等。

（四）總結的格式

1．標題

總結的標題常見以下幾種形式：

（1）四項式標題，即由單位機關名稱、時間、事由、文種組成標題，如《××市人事局2009年補充國家機關工作人員考試工作總結》。這四項可根據(jù)需要進行省略。

（2）文章式標題，如《更新觀念培養(yǎng)開拓型人才》。常用于專題總結，可寫單行標題也可寫雙行標題。

2．正文

（1）開頭

總結的開頭要簡明扼要，緊扣中心，有吸引力。常采用以下幾種方式：概述式；概括介紹基本情況，即交待工作的背景、時間、地點、條件等。

結論式：先明確提出總結出的結論，使人了解經(jīng)驗教訓的核心所在，然后再引出下文。

提示式：對工作的主要內(nèi)容作提示性、概括性的介紹，它不概括經(jīng)驗，只提示總結的工作內(nèi)容和范圍。

提問式：先設問提出問題，點明總結的重點，引起人們的關注。

對比式：開頭對有關情況進行比較，以說明成績，表明優(yōu)勢，引出下文。

總結也可綜合運用幾種方式開頭，以增強表達效果。

（2）主體

總結的主體主要包括以下三方面：

一是做法、成績與經(jīng)驗。這是總結的主要內(nèi)容。要寫明做了哪些工作，采取了怎樣的措施、方法和步驟，有什么效果，取得了哪些成績，取得成績的主觀原因是什么。哪些做法是成功的，行之有效的，有什么經(jīng)驗和體會。這些內(nèi)容中，做法、成績是基礎材料，經(jīng)驗、體會是總結的重點，在全文中占有主導地位。這部分內(nèi)容一般比較豐富，寫作中要處理好主次詳略的關系。二是問題與教訓。要寫出工作中存在的問題與不足以及它們給工作帶來的影響、造成的損失；分析出現(xiàn)問題、失誤的主客觀原因及由此得出的教訓。不同的總結對這部分內(nèi)容的輕重處置不同，比如著重反映問題的總結，就要把這部分作為重點。

三是今后的工作設想和努力方向。這是在總結經(jīng)驗教訓的基礎上，針對工作的實際問題，提出改進措施；或者說明今后打算、工作發(fā)展趨勢，展望工作前景，提出新的目標。也有的總結把這一部分就列為結尾部分。

（3）落款

署上單位名稱、標明時間。

總結常用的結構形式有以下五種：

第一種，分部式。

這是按“情況——成績——經(jīng)驗——問題——意見”或者“主旨——做法——效果——體會”的順序，分成幾個大部分，依次來寫。

第二種，階段式。

這是把要總結的工作的整個過程，按時間順序劃分成幾個階段來寫。每個部分把其中一個階段的工作情況、經(jīng)驗教訓結合在一起來寫。運用這種結構形式，注意一定不要記流水帳，要突出各個階段的重點和特點，注意各階段之間的連貫性。

第三種，條文并列式。

這是把總結的內(nèi)容按性質(zhì)分類，逐條逐項排列，可以把經(jīng)驗體會有序分條，也可以以工作項目為序分條。

第四種，總分式。

這種結構形式常用于全面總結。先總述工作情況，如形勢、背景、成績，然后再分若干項主要工作逐項總結。

第五種，貫通式。

這是圍繞中心，按時間順序或者事物發(fā)展順序，抓住主要線索，層層分析說明，總結工作的全過程。這種結構適合內(nèi)容比較單一的專題總結。

（五）總結的寫作要求

1．實事求是，切忌虛假。

這是寫好總結的基礎。要如實反映工作中的成績和問題、經(jīng)驗和教訓，不能只報喜不報憂，也不能脫離實際隨心所欲地拔高觀點。反映情況不能片面，更不能前后矛盾。

2．突出重點，切忌平淡。

要根據(jù)工作實際、寫作目的和總結的不同性質(zhì)，內(nèi)容有所側重，不能不分主次、不分詳略地平均用筆，也不能堆砌材料、平鋪直敘，記流水帳。

3．寫出特色，切忌平庸。

要抓住事物的主要特點，反映出本單位工作的特點，要有自己的面目，不要“異口同聲”、千篇一律。

4．注重分析，切忌膚淺。

寫總結的目的，是為了認識工作實際，推動工作進展，這就必須注重對工作情況的分析，總結反映客觀規(guī)律的經(jīng)驗教訓。要對材料進行深入挖掘，使觀點和材料相結合。

三、簡報

（一）簡報的概念

簡報是機關、團體、企事業(yè)單位內(nèi)部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經(jīng)驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。簡報是信息類公文中最重要、最常用的一種，常見的“工作動態(tài)”、“情況反映”、“簡訊”、“內(nèi)部參考”、“快報”等，都屬簡報。

（二）簡報的特點

1．簡。簡就是內(nèi)容集中，篇幅短小，文字簡要。內(nèi)容集中，是指每份簡報的內(nèi)容要做到單一、集中，一事一報，不要在一份簡報中寫許多項內(nèi)容。如果為了集中反映某種情況、某個問題，也可以把幾個內(nèi)容相關或有共同性的短文編在一期內(nèi)。篇幅短小，一份簡報最好不超過一千字。有些綜合性的簡報，內(nèi)容較多，但字數(shù)也應控制在兩千字之內(nèi)為宜。文字簡要，是指寫作簡報時，文字要精煉，利索、無假、大、空話。

2．真。簡報的內(nèi)容必須絕對真實。簡報一個重要的目的是為領導機關反映情況，而領導機關有時可能根據(jù)簡報所反映的情況做出決策。正是基于這個特點，決定了簡報所寫的事例，包括時間、地點、人物（或單位）、事情的前因后果、來龍去脈，引用的數(shù)據(jù)、人物語言等，都必須準確無誤。對上級既報喜也報憂；既不以偏概全，也不以面概點，力求準確全面，真實地反映實際情況。

3．快。這是對簡報時間上的要求。簡報的時限性很強，它必須及時地把工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新典型、新動向,報告給有關上級機關和業(yè)務部門。如果簡報編寫不迅速及時，作用就會大大縮小，有時甚至會變成“馬后炮”，失去其意義，毫無作用。

4．準。就是針對性強。簡報應根據(jù)國家的法律、法令及各級政府的指示或上級機關的有關規(guī)定，圍繞本單位工作的重點，抓住工作中的關鍵問題，準確地加以反映，為領導運籌決策提供依據(jù)。

（三）簡報的種類

簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態(tài)》、《××通報》、《××通訊》及《內(nèi)部參考》、《情況反映》等。從不同角度對簡報有不同的分類，按時間分，有定期的簡報、不定期的簡報；按內(nèi)容來分，可分三種。

1．綜合簡報

它全面、綜合地反映編發(fā)單位工作進展、思想動態(tài)、成績?nèi)秉c等概況。綜合簡報多常年定期編發(fā)，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態(tài)》。

2．中心工作簡報

它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態(tài)、交流推廣經(jīng)驗而編發(fā)。中心工作簡報多在一定時期內(nèi)不定期制發(fā)。例某市委路線教育工作領導小組編發(fā)《路教工作簡報》。

3．會議簡報

它報道會議概況，反映會議交流經(jīng)驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報用于大中型會議，視會期長短及規(guī)模在會議期間可只編發(fā)一期或多期。例某校學代會秘書組編發(fā)的《××學代會簡報》。

（四）簡報的格式

簡報通常由報頭、報核、報尾三部分組成。