第六章-Access數(shù)據(jù)庫

第六章Access2003及應(yīng)用本章內(nèi)容6.1數(shù)據(jù)庫簡介6.2Access2003的基本操作6.3表及應(yīng)用6.4查詢及應(yīng)用6.5窗體及應(yīng)用6.6打印6.1數(shù)據(jù)庫簡介數(shù)據(jù)庫：數(shù)據(jù)庫是長期存放在計算機(jī)內(nèi)的、有組織的、可以表現(xiàn)為多種形式的可共享的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：是對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理的系統(tǒng)軟件，它的職能是有效地組織和存儲數(shù)據(jù)，獲取和管理數(shù)據(jù)，接受和完成用戶提出的訪問數(shù)據(jù)的各種請求。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是指擁有數(shù)據(jù)庫技術(shù)支持的計算機(jī)系統(tǒng)，它可以實現(xiàn)有組織地、動態(tài)地存儲大量相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享服務(wù)。Access簡介Access是Microsoft推出的面向辦公自動化、功能強(qiáng)大的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。自從1992年11月正式推出Access1.0以來，Microsoft一直在不斷地完善增強(qiáng)Access的功能，先后推出了Access1.1、Access2.0、Access7.0、Access97、Access2000、Access2002和Access2003等版本。Access2003的特點（1）Access2003是一個中小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，適合于開發(fā)中、小型管理信息系統(tǒng)。（2）Access2003是一個完全面向?qū)ο?，采用事件?qū)動機(jī)制的最新關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用與開發(fā)更加便捷、靈活。（3）Access2003是一個同時面向數(shù)據(jù)庫最終用戶和開發(fā)人員的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。（4）Access2003是一個典型的開放式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，通過ODBC（開放式數(shù)據(jù)庫互聯(lián)）能與其他數(shù)據(jù)庫（如Oracle、Sybase、VisualFoxPro等）相連，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與共享。（5）Access2003作為MicrosoftOffice套裝辦公軟件專業(yè)版的一個組件，承擔(dān)了數(shù)據(jù)處理、查詢和管理的責(zé)任。它與Excel、Word、PowerPoint等辦公軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)交換與數(shù)據(jù)共享更加容易，構(gòu)成了一個集文字處理、圖表生成和數(shù)據(jù)管理于一體的高級綜合辦公平臺。（6）Access2003支持多媒體的應(yīng)用與開發(fā)。（7）Access2003內(nèi)置了大量的函數(shù)，其中包括數(shù)據(jù)庫函數(shù)、算術(shù)函數(shù)、文本函數(shù)、日期／時間函數(shù)、財務(wù)函數(shù)等。（8）Access2003提供了許多宏操作。宏操作在用戶不介入的情況下能夠執(zhí)行許多常規(guī)的操作。用戶只要按照一定的順序組織Access2003提供的宏操作，就能夠?qū)崿F(xiàn)工作的自動化。（9）Access2003提供了宏語言VBA（VisualBasicforApplication），允許用戶通過編程的方式完成較復(fù)雜的任務(wù)。Access2003的特點6.2Access2003的基本操作1.Access2003的啟動啟動Access2003的步驟與大多數(shù)Windows程序的步驟相同。下面介紹幾種常用啟動方法：（1）利用快捷方式啟動：如單擊“開始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftAccess2003”；如果存在桌面快捷方式“MicrosoftAccess2003”，可以雙擊該快捷方式。（2）利用執(zhí)行應(yīng)用程序的方法啟動：如利用“我的電腦”或“資源管理器”找到應(yīng)用程序“MSACCESS.EXE”，然后雙擊它。2.Access2003的退出與Office2003其他應(yīng)用程序的退出方法相同，Access2003退出可采用以下幾種方法：從“文件”菜單中選擇“退出”命令；單擊應(yīng)用程序窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕；雙擊應(yīng)用程序窗口左上角的應(yīng)用程序控制菜單圖標(biāo)；按Alt+F4組合鍵。Access數(shù)據(jù)庫對象

Access2003關(guān)系數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫對象的集合。數(shù)據(jù)庫對象包括表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊。在任何時刻，Access只能打開并運行一個數(shù)據(jù)庫。但是，在每一個數(shù)據(jù)庫中，可以擁有眾多的表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊。這些數(shù)據(jù)庫對象都存儲在同一個以.mdb為擴(kuò)展名的數(shù)據(jù)庫文件中。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

在Access2003中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩種方法：一是通過數(shù)據(jù)庫向?qū)?，在向?qū)У闹敢孪驍?shù)據(jù)庫添加需要的表、窗體及報表，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫最簡單的方法；二是先建立一個空數(shù)據(jù)庫，然后再添加表、窗體、報表等其他對象，這種方法較為靈活，但需要分別定義每個數(shù)據(jù)庫元素。無論采用哪種方法，都可以隨時修改或擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫。6.2.3數(shù)據(jù)庫的基本操作1）使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫

使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫，就是利用在Access2003本地保存的數(shù)據(jù)庫模板快速地建立一個數(shù)據(jù)庫。選如下左圖所示的任務(wù)窗格下的“新建文件”中的“本機(jī)上的模板”，打開“模板”對話框，如下圖右所示。Access2003提供的模板有“訂單”、“分類總賬”、“聯(lián)系人管理”等，通過這些模板，可以方便地創(chuàng)建基于這些模板的數(shù)據(jù)庫，然后通過一定的修改，就可以使其符合自己的需要。Access2003數(shù)據(jù)庫模板2）直接創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫通常情況下，用戶都是先創(chuàng)建數(shù)據(jù)表等組件之后才創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，或者先創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫（選“新建文件”選項卡的“空數(shù)據(jù)庫”），然后再在此空數(shù)據(jù)庫中添加表、查詢、窗體等組件，如圖所示?？瞻讛?shù)據(jù)庫在菜單欄中選擇“文件”菜單中的“打開”命令，打開“打開”對話框，在其中選擇要打開的數(shù)據(jù)庫文件，然后單擊“打開”按鈕右端的向下箭頭，可以看到圖8所示的各個選項，可以以不同方式打開所選數(shù)據(jù)庫?！按蜷_”菜單

3）打開數(shù)據(jù)庫6.3表及應(yīng)用1.表簡介

在Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，表是有結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)的集合，是數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)“倉庫”。表用于存儲基本數(shù)據(jù)。在開發(fā)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)時，開發(fā)者的首要工作是要分析應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求，然后根據(jù)分析的結(jié)果建立適合于系統(tǒng)要求的表結(jié)構(gòu)以及表間關(guān)系。表結(jié)構(gòu)與表間關(guān)系將直接影響后續(xù)開發(fā)工作的效率，甚至影響到系統(tǒng)的質(zhì)量。每個表都擁有自己的表名和結(jié)構(gòu)。在表中，數(shù)據(jù)是按行和列存儲的，相當(dāng)于由行和列組成的二維表格。在表中，一行數(shù)據(jù)稱為一條記錄，每一列稱為一個字段。在Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，有關(guān)表的操作都是通過表對象來實現(xiàn)的。表對象可以管理表的結(jié)構(gòu)（包括字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段屬性等）以及表中存儲的記錄。2.表的建立

表是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)，是關(guān)于特定主題數(shù)據(jù)的集合。與其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一樣，Access中的表也是由結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分組成的。

2.創(chuàng)建表的方法

在Access2003中，可通過以下方式創(chuàng)建表：

1）通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表：通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表是一種“先輸入數(shù)據(jù)，再確定字段”的創(chuàng)建表方式。

2）使用向?qū)?chuàng)建表：使用向?qū)?chuàng)建表是一種快速建表的方式，這是由于在Access2003中內(nèi)置了一批常見的示例表，這些表中都包含了足夠多的字段，用戶可以使用向?qū)Э焖賱?chuàng)建所需的數(shù)據(jù)表。

3）使用表設(shè)計器創(chuàng)建表：表設(shè)計器是一種可視化工具，用于設(shè)計和編輯數(shù)據(jù)庫中的表。3.設(shè)置字段屬性

在Access2003中，使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表是最常用的方法之一。在設(shè)計視圖中，可以設(shè)置字段屬性。在Access數(shù)據(jù)表中，每一個字段的可用屬性取決于為該字段選擇的數(shù)據(jù)類型。在表設(shè)計器的“字段屬性”選項區(qū)域中，可以進(jìn)行設(shè)置。1）字段數(shù)據(jù)類型：Access2003定義了10種數(shù)據(jù)類型，在表設(shè)計窗口“數(shù)據(jù)類型”單元格的下拉列表中顯示了10種數(shù)據(jù)類型供用戶選擇2）選擇數(shù)據(jù)格式：正確選擇數(shù)據(jù)格式可以確保數(shù)據(jù)表示方式的一致性。3）改變字段大小：在Access2003中，可以修改“數(shù)字”與“文本”數(shù)據(jù)類型字段的大小。4）輸入掩碼：“輸入掩碼”屬性用于設(shè)置字段、文本框以及組合框中的數(shù)據(jù)格式，并可對允許輸入的數(shù)值類型進(jìn)行控制。5）設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本：當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時，有時會出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯誤，這些錯誤可以利用“有效性規(guī)則”和“有效性文本”兩個屬性來避免。6）設(shè)定表的主鍵：主鍵就是數(shù)據(jù)表中的某一個字段，通過該字段的值可在表中唯一地確定一條記錄。7）其他字段屬性：（1）“標(biāo)題”屬性。該屬性主要用來設(shè)定瀏覽表內(nèi)容時該字段的標(biāo)題名稱。（2）“必填字段”屬性。該屬性用來設(shè)置該字段是否一定要輸入數(shù)據(jù)，該屬性只有“是”和“否”兩種選擇。6.3.4建立和編輯表間關(guān)系

1）建立表間的關(guān)系

在建立表間的關(guān)系之前，應(yīng)該關(guān)閉所有要建立關(guān)系的表，因為不能在已打開的表之間創(chuàng)建關(guān)系或者對關(guān)系進(jìn)行修改。

6.3.4建立和編輯表間關(guān)系

建立表間關(guān)系的操作步驟為：打開要進(jìn)行操作的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫窗口單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“關(guān)系”（或點擊“工具”菜單中的“關(guān)系”命令），打開“關(guān)系”窗口（圖9所示）。在“關(guān)系”窗口中單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“顯示表”，打開“顯示表”窗口（圖10所示）。在“顯示表”窗口中逐個選擇要建立關(guān)系的表，然后單擊“添加”按鈕將所選擇的表一一添加到“關(guān)系”窗口中。關(guān)閉“顯示表”窗口，在“關(guān)系”窗口中按住鼠標(biāo)左鍵不放，從某個表中將所要的相關(guān)字段（如xsda表中的“學(xué)號”字段）拖到另一個表中的相關(guān)字段（如xscj表中的“學(xué)號”字段）上，顯示“編輯關(guān)系”窗口（圖11所示）。在“編輯關(guān)系”窗口中單擊“創(chuàng)建”按鈕，關(guān)系即被建立（圖12所示）。圖9“關(guān)系”窗口

圖10“顯示表”窗口

圖11“編輯關(guān)系”窗口

圖12已建立的關(guān)系

2）編輯和刪除關(guān)系在“關(guān)系”窗口中需要編輯的關(guān)系線上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“編輯關(guān)系”或“刪除”即可編輯或刪除已建立的關(guān)系，如圖13所示。編輯或刪除關(guān)系6.4查詢及應(yīng)用1.查詢的概念

查詢用于從指定的表中獲取滿足給定條件的記錄。Access允許用戶在前臺（屏幕上顯示的查詢設(shè)計視圖）通過直觀的操作構(gòu)造查詢要求，Access自動在后臺生成對應(yīng)的結(jié)構(gòu)化查詢語句（SQL語句）。也就是說，Access允許用戶不用編寫程序，僅通過直觀的操作即可生成結(jié)構(gòu)化查詢語句。當(dāng)運行查詢對象時，Access根據(jù)用戶指定的查詢條件從指定的表中獲取記錄并將其組成動態(tài)集。2.查詢的創(chuàng)建在Access數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)對數(shù)據(jù)來源的操作方式以及對查詢結(jié)果組織形式的不同，可以將查詢分為選擇查詢、交叉表查詢、操作查詢、參數(shù)查詢和SQL查詢五大類。本小節(jié)將介紹選擇查詢、操作查詢和SQL查詢。1）創(chuàng)建單表查詢所謂單表查詢，就是在一個數(shù)據(jù)表中完成查詢操作，不需要引用其他表中的數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫窗口中打開“查詢”選項卡，在該選項卡中可以實現(xiàn)單表查詢操作。創(chuàng)建單表查詢的一般步驟為：在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”→選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”→選擇數(shù)據(jù)表→設(shè)置查詢（如圖所示）→保存查詢。1.選擇查詢2）創(chuàng)建連接查詢在實際操作過程中，查詢的數(shù)據(jù)大都來自多個表，因此要建立基于多個表的查詢。查詢時使用兩個或兩個以上的表時，稱之為連接查詢。在Access2003中，使用“簡單查詢向?qū)А笨梢钥焖賱?chuàng)建連接查詢。（創(chuàng)建多表的連接查詢時，需要首先建立表間關(guān)系。）選擇查詢2.操作查詢

操作查詢是Access2003查詢的重要組成部分，使用操作查詢可以對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的檢索、顯示和統(tǒng)計，而且可以根據(jù)需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修改。操作查詢包括更新查詢、生成表查詢、追加查詢、刪除查詢幾種類型。操作查詢1）更新查詢更新查詢就是對一個或者多個數(shù)據(jù)表中的一組記錄進(jìn)行全局的更改。這樣用戶就可以通過添加某些特定的條件來批量更新數(shù)據(jù)庫中的記錄。操作更新查詢的一般步驟為：在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”→選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”→選擇數(shù)據(jù)表→在“查詢”菜單中選擇查詢類型為“更新查詢”→設(shè)置更新方式→單擊工具欄按鈕執(zhí)行查詢。操作查詢2）生成表查詢生成表查詢可以根據(jù)一個或多個表/查詢中的數(shù)據(jù)來新建數(shù)據(jù)表。這種由表產(chǎn)生查詢，再由查詢來生成表的方法，使得數(shù)據(jù)的組織更靈活，使用更方便。操作生成表查詢的一般步驟為：在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”→選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”→選擇數(shù)據(jù)表→在“查詢”菜單中選擇查詢類型為“生成表查詢”→輸入新表名稱→生成表查詢設(shè)置→單擊工具欄按鈕執(zhí)行查詢。操作查詢3）追加查詢追加查詢用于將一個或多個表中的一組記錄添加到另一個表的結(jié)尾，但是，當(dāng)兩個表之間的字段定義不相同時，追加查詢只添加相互匹配的字段內(nèi)容，不匹配的字段將被忽略。追加查詢以查詢設(shè)計視圖中添加的表為數(shù)據(jù)源，以在“追加”對話框中選定的表為目標(biāo)表。操作追加查詢的一般步驟為：在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”→選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”→選擇數(shù)據(jù)表→在“查詢”菜單中選擇查詢類型為“追加查詢”→輸入目標(biāo)表名稱（→追加查詢設(shè)置→單擊工具欄按鈕執(zhí)行查詢。操作查詢4）刪除查詢刪除查詢是將符合條件的記錄刪除。刪除查詢可以刪除一個表中的記錄，也可以利用表間關(guān)系刪除多個表中相互關(guān)聯(lián)的記錄。操作刪除查詢的一般步驟為：在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”→選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”→選擇數(shù)據(jù)表→在“查詢”菜單中選擇查詢類型為“刪除查詢”→刪除查詢設(shè)置→單擊工具欄按鈕執(zhí)行查詢。注：表中記錄刪除后將不能恢復(fù)，因此執(zhí)行刪除查詢應(yīng)特別慎重。3.SQL查詢當(dāng)在查詢設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢時，Access將自動在后臺生成等效的SQL語句。當(dāng)查詢設(shè)計完成后，單擊建立的查詢，選設(shè)計視圖，單擊工具按鈕并選“SQL視圖”，即可查看該查詢對應(yīng)的SQL語句。在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”，選“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”，在不添加表的情況下將在工具欄顯示按鈕，單擊它或其下的“SQL視圖”即可進(jìn)入“SQL視圖”窗口。在“SQL視圖”窗口中，可以通過直接編寫SQL語句來實現(xiàn)查詢功能。SQL語句最基本的語法結(jié)構(gòu)是“SELECT…FROM…[WHERE]…”，其中SELECT表示要選擇顯示哪些字段，F(xiàn)ROM表示從哪些表中查詢，WHERE說明查詢的條件，缺省時對全體記錄操作。SQL查詢簡單介紹SQL中常用的語句：

1）SELECT語句（查詢）基本格式：SELECT字段名表[INTO目標(biāo)表]FROM表名[WHERE條件][ORDERBY字段][GROUPBY字段[HAVING條件]]

功能：在指定表中查詢有關(guān)內(nèi)容。說明：（1）ORDERBY字段：按指定字段排序；（2）GROUPBY字段：按指定字段分組；（3）HAVING條件：設(shè)置分組條件；（4）INTO目標(biāo)表：將查詢結(jié)果輸出到指定目標(biāo)表。

2）UPDATE語句（字段內(nèi)容更新）基本格式：UPDATE表名SET字段=表達(dá)式[WHERE條件]功能：對指定表中滿足條件的記錄，用指定表達(dá)式的內(nèi)容更新指定字段。示例：將班級編號為“201001”的記錄的班級編號修改為“201010”UPDATExsdaSET班級編號="201010"WHERE班級編號="201001"3）INSERT語句（插