辦公室文員職責及崗位細則（2篇）

第11頁共11頁辦公室文員?職責及崗位?細則文員?崗位職責?1、負責接?聽、轉接外?部電話；?2、負責接?待來訪人員?。3、負?責辦公室的?各項資料的?打印、復印?、掃描、裝?訂、銷毀等?文秘工作。?4、負責?做好各項會?議安排、記?錄、紀要、?決議跟進。?5、負責?公司___?_件、公文?、信件、郵?件、報刊、?雜志、廣告?頁等資料的?簽收、整理?、分送，并?做好相關記?錄。6、?做好公司宣?傳專欄、網?絡資料的組?稿、更新。?7、負責?辦公室各項?檔案資料(?包括電子檔?)的收集、?整理工作，?負責與工作?內容相關的?各類文件的?歸檔管理。?8、做好?業(yè)務內勤工?作。負責客?戶資料的入?檔；空白表?單、合同的?管理；參與?市場宣傳、?推廣、公關?；能夠進行?初級的客戶?咨詢。9?、協(xié)助招聘?，管理員工?檔案，參與?人事、業(yè)務?等相關考核?統(tǒng)計。1?0、統(tǒng)計每?月考勤，上?報主管領導?，并送交財?務做帳，留?底。11?、負責辦公?室物品的保?管、整理、?出庫、入庫?、發(fā)放、使?用登記和離?職時的收繳?。12、?負責公司辦?公設備的管?理，計算機?、傳真機、?復印機的具?體使用和登?記，管理辦?公室各種財?產，合理使?用并提高財?產的使用效?率，提倡節(jié)?儉。13?、負責辦公?室公共區(qū)域?、總經理室?的清潔衛(wèi)生?。14、?負責公司辦?公場所的室?內外綠化、?盆景狀況的?檢查監(jiān)督，?保證舒適良?好的工作氛?圍15、?負責下班時?對整個辦公?區(qū)的巡視，?查看門窗、?飲水機電源?、電腦電源?等關閉情況?并做記錄。?16、負?責公司全體?員工的后勤?保障工作，?包括發(fā)放辦?公用品、印?制名片、辦?理工卡、定?水、定票、?辦證、郵寄?。17、?負責按時繳?納水電、電?話、網絡等?常規(guī)性費用?，確保暢通?使用。1?8、完成上?級安排的其?他臨時工作?任務。文?員工作細則?一、前臺?接聽來訪電?話1、三?大注意：三?聲之內接起?，即使是你?正在接聽一?個電話；在?電話中微笑?；號碼四號?一組。三大?細節(jié)：在電?話傍準備紙?和筆；把握?通話節(jié)奏，?給對方留說?話的時間；?聲音適中，?即讓對方聽?清，又不影?響他人。?2、做好前?臺電話的轉?接工作，有?人需要轉接?到總經理辦?公室、財務?室時需要與?總經理、財?務相關人員?溝通好后方?可接入。?3、出現(xiàn)電?話沒有辦法?轉接或是需?要聽電話的?員工不在辦?公室時及時?留下顧客的?電話與姓名?，方便公司?員工與他取?得聯(lián)系。每?日要形成電?話來訪登記?，梳理匯總?相關信息。?4、對來?往電話接聽?準確及時、?聲音清晰、?態(tài)度和藹，?恰當使用禮?貌用語；對?緊急電話設?法接通，未?通者速報主?管領導處理?。二、前?臺接待來訪?客人1、?客人來訪要?主動微笑問?候“您好”?“請問”“?麻煩您稍等?一下”，請?客人到茶座?就座，詢問?來訪事由，?確定被訪部?門、被訪人?，同時按照?客人的需求?送上飲品(?給定咖啡、?果汁、茶、?水，讓客人?選擇)，通?知被訪人接?待；在客人?與被訪人交?流時，及時?給與飲品添?加、資料準?備等方面的?支持；客人?離開時要從?吧臺起身，?盡量參與禮?送，要有禮?貌語“再見?”“慢走”?；客人離開?后要及時收?走紙杯，整?理茶座。?2、一次性?接待顧客三?個以上時可?以叫其他人?員幫忙接待?。3、客?人來訪，被?訪人不在、?并且不能很?快返回時，?要準確記錄?來訪人的相?關信息，及?時通知被訪?人，客人等?候期間要主?動呈遞公司?資料及相關?報刊雜志。?4、認真?接待每一位?客人，要做?到語言禮貌?、舉止文雅?，體現(xiàn)節(jié)奏?效率，傳遞?公司文化，?做好公司的?形象窗口。?5、前臺?每日要形成?客人來訪登?記，梳理匯?總相關信息?。三、文?書文秘工作?1、文件?打印要實行?標準化操作?，初稿統(tǒng)一?用環(huán)保紙打?印，重要文?稿的領導修?改稿要妥善?保存，打印?文檔要分類?執(zhí)行統(tǒng)一版?式、統(tǒng)一字?號、統(tǒng)一臺?頭。用印文?件要有備份?存檔，附用?印審批，形?成登記表。?及時整理電?腦中的電子?文檔資料，?合理歸檔。?2、打印?、復印、掃?描、傳真要?執(zhí)行登記制?度，對文檔?的內容、用?途、頁張形?成統(tǒng)計。要?準備掌握各?種文件、證?照、資質的?復印、掃描?、傳真要求?及技巧，體?現(xiàn)專業(yè)精神?。3、文?件的裝訂。?常規(guī)文件采?用左側二釘?的方法裝訂?，要求邊距?適中；孔洞?材料要求折?頁整齊，美?觀大方。對?大于a4紙?型規(guī)格的報?表、圖樣等?文字材料，?應按照a4?紙型的尺寸?加以折疊，?盡量減少折?疊層次，折?痕處應盡量?位于字跡之?外。文檔裝?訂時，正文?在前，底稿?在后；正文?在前，附件?在后；原件?在前，復制?件在后；轉?發(fā)文在前，?被轉發(fā)文在?后；來文與?復文作為一?件時，復文?在前，來文?在后；結論?性材料在前?，依據性材?料在后。有?文件處理單?的，應放在?最前面。不?同文字的文?本，無特殊?規(guī)定的中文?文本在前，?外文文本在?后。裝訂前?將“件”內?的各頁以左?上側對齊，?有材料附件?的用化學膠?棒粘貼左上?角，4、?文件的銷毀?。廢舊文件?、資料不得?隨便棄置、?不得變賣，?各部門必須?嚴格遵守相?關保密制度?，本部門日?常辦公作廢?的文件、草?稿、清樣、?臘紙、復印?廢頁及其文?字廢紙，要?集中捆扎或?裝在"廢舊?文件袋"內?，送到前臺?，統(tǒng)一登記?銷毀。5?、負責制作?、上報公司?要求的各類?統(tǒng)計報表等?相關資料，?按照合理的?格式通過打?印機打印出?來交給相關?人員。四?、各項會議?安排、記錄?、紀要、決?議跟進。?1、會議安?排。要根據?公司行事歷?、領導安排?，準確通知?與會人員按?時參加各項?會議；做好?會議前的場?地、音響、?衛(wèi)生、茶水?、議程、資?料等會務安?排；提前進?入會議場所?，接待會議?人員，發(fā)放?會議資料。?2、會議?記錄。出席?大小會議指?定文書人員?，要按照制?式表格做好?會議主題、?時間、地點?、參加人員?、會議內容?等相關記錄?，記錄要用?語準確、簡?潔、凝練，?文字書寫要?公正，必要?時要進行電?腦錄入并打?印。3、?____。?重要會議要?出具___?_，用以督?促會議要求?、任務的落?實，一般需?會議主持人?簽發(fā)，方可?遞送與會人?員及相關部?門。___?_內容格式?參見會議記?錄。4、?決議跟進。?重要會議的?相關決議，?一般分配行?政部人員負?責某一項或?幾項內容的?跟進，被指?定人有責任?對決議的執(zhí)?行情況做出?檢查，并形?成材料適時?匯報。五?、宣傳專欄?、網絡資料?的組稿、更?新。1、?宣傳欄以周?為周期將行?業(yè)信息、公?司通知、通?報、重大事?項等隨時更?新公布，更?新內容須經?主管領導審?批，相關責?任人有義務?學習、查找?、剪輯和掌?握行業(yè)最新?動態(tài)，并_?___交流?。2、負?責公司__?__、博客?相關信息、?文章的組稿?、更新。?3、要掌握?公司各項網?絡宣傳、招?聘賬戶、_?___，做?到日更新，?網絡渠道采?集到的信息?要做到日記?錄匯總，及?時反饋相關?部門。六?、業(yè)務內勤?工作1、?空白表單、?合同要按照?規(guī)定存放，?要執(zhí)行統(tǒng)一?編碼，跟蹤?使用情況，?及時記錄、?補充，作廢?的預制件合?同要登記編?號，收回銷?毀。2、?內勤人員要?根據公司的?安排積極參?與市場宣傳?、推廣、公?關活動，積?極為公司業(yè)?務發(fā)展獻言?獻策。3?、內勤人員?要掌握公司?業(yè)務內容、?流程及相關?規(guī)則，能夠?進行初級的?客戶咨詢，?要不斷提要?業(yè)務素養(yǎng)，?挑戰(zhàn)高職位?發(fā)展。4?、及時處理?好客戶的投?訴問題。?七、人事相?關工作1?、協(xié)助招聘?，負責面試?人員的信息?采集、面試?通知、接待?、簡歷填寫?、證件復印?、秩序安排?等相關環(huán)節(jié)?，簡歷填寫?要求不留空?白。2、?負責新進人?員的入職手?續(xù)辦理。提?供相關表格?，指導填寫?、明確辦理?流程；收集?證件復印件?、照片；發(fā)?放工牌、工?服、《員工?手冊》、辦?公用品、勞?保福利用品?，并逐人登?記造冊；采?集員工檔案?信息，負責?《員工花名?冊》、《_?___》信?息的更新。?3、協(xié)助?主管對新進?人員的培訓?資料準備、?場次安排、?培訓會務、?效果跟蹤等?基礎工作；?參與人事、?業(yè)務的相關?考核統(tǒng)計。?4、負責?離職人員的?離職手續(xù)辦?理。提供相?關表格，指?導填寫明確?辦理流程；?根據物品領?用登記收繳?配發(fā)的工牌?、工服(或?折價計算)?、大件辦公?用品、通訊?工具等。?5、負責建?立、完善、?管理員工人?事檔案材料?，公司有員?工調動的及?時公示調動?通知，及時?更改公司的?____，?嚴格借檔手?續(xù)。八、?考勤的統(tǒng)計?1、文員?要嚴把考勤?關，在每日?上下班時段?做好做好監(jiān)?卡工作，詳?細登記遲到?、早退、請?假、公出等?情況，并及?時匯報主管?領導。2?、每月月初?將上個月的?考勤用電子?表格制作出?來，在制作?過程中注意?請假、公休?、加班等出?勤異動情況?及轉正人員?、新入職人?員、離職人?員的詳細標?注。各項請?假、加班手?續(xù)須完整，?主管領導簽?批后交財務?做帳并留底?備查。3?、負責記錄?員工的出勤?異動情況；?負責每日外?勤、業(yè)務人?員公出統(tǒng)計?，客觀填寫?相關統(tǒng)計表?格。九、?辦公室物品?管理：1?、入庫。物?資入庫，保?管員要親自?同交貨人交?接手續(xù)，核?對清點物資?名稱、數量?是否一致，?倉庫管理員?收貨無誤后?簽收，登記?造冊。2?、貯存。根?據所貯存物?資物品的屬?性、特點和?用途分區(qū)域?分類存放，?合理有序；?變質、失效?或報廢的物?品可提出申?請，經批準?后辦理清帳?及報廢等；?每月進行一?次盤點，盤?點應認真作?好記錄，發(fā)?現(xiàn)數量、質?量問題應及?時報告，查?找原因，采?取對策，追?究責任；倉?庫管理人員?須妥善保管?貯存記錄并?保證其完整?準確、信息?及時可靠，?做到賬物一?致。3、?出庫。物資?領用要由領?取人提出申?請經主管領?導同意可到?倉庫簽領。?常規(guī)性辦公?用品按標準?配置發(fā)放簽?領，填寫《?領取登記表?》，注明物?資名稱、數?量、領取部?門、領取人?，倉庫管理?人員及時登?記《物資保?管登記臺帳?》(包括實?物數的核對?)。員工離?職時，要按?照公司規(guī)定?回收相應配?備物品。?4、借領。?借領時應填?寫《物品借?用登記表》?，填明物品?名稱、數量?、歸還日期?，由倉庫管?理人員進行?登記、核對?，開具借條?，并落實物?品回收情況?。物品借用?時出現(xiàn)損壞?或丟失，應?向倉庫管理?人員說明情?況，按照公?司規(guī)定處理?。5、調?動。倉庫管?理人員工作?調動、變更?，一定要辦?理交接手續(xù)?，移交未了?事宜及有關?憑證，要列?出清單，寫?明情況，雙?方各執(zhí)一份?，存檔一份?。十、后?勤服務保障?1、負責?公司___?_件、公文?、信件、郵?件、報刊、?雜志、廣告?頁等資料的?簽收、整理?、分送，并?做好相關記?錄。2、?負責辦公室?各項檔案資?料(包括電?子檔)的收?集、整理工?作，負責與?工作內容相?關的各類文?件的歸檔管?理。3、?負責公司辦?公設備的管?理，計算機?、傳真機、?復印機的具?體使用和登?記，管理辦?公各種財產?，負責說明?書、保修卡?等件的保管?，負責售后?保養(yǎng)維修聯(lián)?系，合理分?配并提高財?產的使用效?率，提倡節(jié)?儉。4、?負責按時對?辦公室公共?區(qū)域、總經?理室的衛(wèi)生?進行清潔；?負責公司辦?公場所的室?內外綠化、?盆景狀況的?檢查監(jiān)督，?保證舒適良?好的工作氛?圍。5、?負責下班時?對整個辦公?區(qū)的巡視，?查看門窗、?飲水機電源?、電腦電源?等關閉情況?并做記錄。?6、負責?公司全體員?工的后勤保?障工作，包?括發(fā)放辦公?用品、印制?名片、辦理?工卡、定水?、定票、辦?證、郵寄。?7、負責?按時繳納水?電、電話、?網絡等常規(guī)?性費用，確?保暢通使用?。8、完?成上級安排?的其他臨時?工作任務。?辦公室文?員職責及崗?位細則（二?）辦公室?文員的工作?職責(負責?會議、文書?、印信、檔?案、接待、?宣傳欄、文?件報紙收發(fā)?)a.主?要工作職責?：1.接?聽、轉接電?話；接待來?訪人員。?2.負責辦?公室的文秘?、信息、機?要和保密工?作，做好辦?公室檔案收?集、整理工?作。3.?負責總經理?辦公室的清?潔衛(wèi)生。?4.做好會?議紀要。?5.負責公?司公文、信?件、郵件、?報刊雜志的?分送。6?.負責傳真?件的收發(fā)工?作。7.?負責辦公室?倉庫的保管?工作，做好?物品出入庫?的登記。?8.做好公?司宣傳專欄?的組稿。?9.按照公?司印信管理?規(guī)定，保管?使用公章，?并對其負責?。10.?做好公司食?堂費用支出?、流水帳登?記，并對餐?費做統(tǒng)計及?餐費的收納?、保管。?11.每月?環(huán)保報表的?郵寄及社保?的打表。?12.管理?好員工人事?檔案材料，?建立、完善?員工人事檔?案的管理，?嚴格借檔手?續(xù)。13社?會保險的投?保、申領。?14統(tǒng)計?每月考勤并?交財務做帳?，留底。?15.登記?廠服，領取?及發(fā)放。?16.輸入?報表及統(tǒng)計?。17管?理辦公各種?財產，合理?使用并提高?財產的使用?效率，提倡?節(jié)儉。1?8.接受其?他臨時工作?。b.輔?助工作職責?：1.顧?客服務。解?答顧客咨詢?，在不影響?本職工作的?情況下，帶?顧客到其要?求的地點。?對顧客詢問?不知的內容?，主動幫助?咨詢相關的?其它工作人?員，直到問?題解決2?.與內外聯(lián)?絡部門維持?友好聯(lián)系?辦公室文員?的發(fā)展前景?。文員在精?干于公司的?業(yè)務后，可?以成為經理?助理，秘書?，經理等高?層次的管理?人員。辦?公室文員要?想在公司有?更好的發(fā)展?前景，應該?做到以下幾?點：一：認?真做好份內?工作；二：?處理好同上?級及員工的?關系；三：?不斷的提升?自己的技能?及談判能力?；四：對公?司的產品和?服務了解透?徹；五：能?及時并很好?的處理平時?的突發(fā)事件?。一、負?責做好公司?文件打印、?復印，文件?收發(fā)、資料?整理、文檔?的歸類、印?章的使用和?保管等行政?工作。二?、負責公司?辦公設備的?管理，計算?機、傳真機?、電話、復?印機的具體?使用和登記?，名片印制?等工作。?三、負責辦?理員工的入?職、請假、?調動、辭職?手續(xù)；員工?的檔案資料?建立，全面?負責員工考?勤工作，統(tǒng)?計每月考勤?并交財務做?賬、留底。?四、社會?保險的投保?、申領。負?責員工的就?醫(yī)和簡單醫(yī)?療應急處理?，。五、?負責低值易?耗辦公用品?的發(fā)放、使?用登記和離?職時的繳回?。六、負?責各類辦公?用品倉庫保?管，每月清?點，年終盤?存統(tǒng)計，做?到入庫有驗?收、出庫有?手續(xù)，保證?帳實相符。?按標準定額?，做好添購?辦公用品的?計劃編制和?申購手續(xù)工?作，做到既?不脫檔又是?不長期積存?。七、管?理好員工人?事檔案材料?，建立、完?善員工人事?檔案的管理?，嚴格借檔?手續(xù)。八?、完成各項?勤雜、采購?工作。九?、負責公司?辦公場所的?室內外綠化?、盆景狀況?的檢查監(jiān)督?，保證舒適?良好的工作?氛圍。十?、完成行政?部經理或者?上級領導臨?時交辦的其?他任務。?一、送名片?的禮儀1?.與長者、?尊者交換名?片時，雙手?遞上，身體?可微微前傾?，說一句“?請多關照”?。你想得到?對方名片時?，可以用請?求的口吻說?：“如果您?方便的話，?能否留張名?片給我?！?2.作為?接名片的人?，雙手接過?名片后，應?仔細地看一?遍，千萬不?要看也不看?就放入口袋?，也不要順?手往桌上扔?。二、舉?止禮儀1?.舉止禮儀?是自我心誠?的表現(xiàn)，一?個人的外在?舉止行動可?直接表明他?的態(tài)度。要?塑造良好的?交際形象，?必須講究禮?貌禮節(jié)，注?意行為舉止?做到彬彬?有禮，落落?大方，遵守?一般的進退?禮節(jié)，盡量?避免各種不?禮貌、不文?明習慣。?2.到顧客?辦公室或家?中訪問，進?門之前先按?門鈴或輕輕?敲門，然后?站在門口等?候。按門鈴?或敲門的