從業(yè)九我對(duì)采購(gòu)工作的看法

從業(yè)九年，分享下我對(duì)采買工作的見解雖然現(xiàn)在社會(huì)上的各類相關(guān)采買知識(shí)的書籍好多，有的公司此類培訓(xùn)時(shí)機(jī)也好多，可我一直認(rèn)為那是很理論化，需要有一定采買資質(zhì)的采買管理人員，才能學(xué)之有用的東西，關(guān)于剛?cè)胄械耐?，我感覺最基本的采買知識(shí)才是最重要的，但是據(jù)我所知，此類書籍和培訓(xùn)少之又少，因此，在此我將多年積累的一些基本采買知識(shí)整理出來，不知是否能對(duì)大家之后工作有所幫助。Q1.為什么"會(huì)賣不如會(huì)買"？采買支出往常占銷貨收入的53%，當(dāng)采買支出(直接原料)降低5%，若欲獲得相同的結(jié)果，則直接人工必須降低22%，制造費(fèi)用必須降低24%；管銷費(fèi)用必須降低17%；若收益比率想要維持不變(8%)，則銷貨收入必須增加34%。由此可見，透過采買成本的降低來提升公司收益，不只易如反掌，也不會(huì)惹起競(jìng)爭(zhēng)者的仿效，消費(fèi)者也無由抗拒，反之，若經(jīng)由提高售價(jià)或銷貨收入來改良收益，則容易導(dǎo)致顧客的抵制或同業(yè)的惡性競(jìng)爭(zhēng)，困難重重，所以在目前的經(jīng)營(yíng)環(huán)境下，采買的成功與否不單關(guān)系公司產(chǎn)銷活動(dòng)的正常運(yùn)作，更直接影響經(jīng)營(yíng)收益，以及公司的商譽(yù)與形象。因此"會(huì)賣不如會(huì)買"，絕非名過其實(shí)。Q2.優(yōu)異的采買人員應(yīng)具備哪些道德？1)公正與誠(chéng)實(shí)；2)臨財(cái)不茍得；3)敬業(yè)精神；4)虛心與耐心；Q3.優(yōu)異的采買人員應(yīng)具備哪些才能？1)成本意識(shí)與價(jià)值剖析能力；2)預(yù)測(cè)能力；3)表達(dá)能力；4)專業(yè)知識(shí)；Q4.為什么有些公司或機(jī)構(gòu)采用分段式采買作業(yè)？分段作業(yè)擁有以下優(yōu)點(diǎn)：1)每位采買員只負(fù)責(zé)采買過程中的一部分，勤能補(bǔ)拙，可減少錯(cuò)誤的時(shí)機(jī)，并提高辦事效率。2)一方面是分工合作，另一方面則是內(nèi)部管束，除非全體人員沆臟一氣，否則勾通不易。Q5.為什么采買工作必須擬定策略？策略之?dāng)M定，是鑒于外在環(huán)境剖析及公司自我評(píng)估的結(jié)果，此外從采買力量與供給力量的抗衡，自可找出時(shí)機(jī)點(diǎn)或弱點(diǎn)，因此能夠發(fā)展對(duì)付供給商的策略，而其也將成為采買人員履行工作的行動(dòng)目標(biāo)。Q6.哪些物料值得擬定采買策略？對(duì)公司產(chǎn)銷活動(dòng)及成本發(fā)生重要影響的物料，須擬定采買策略。比如：1)高附加值的。2)因?yàn)橥獠織l件變化，比如：戰(zhàn)爭(zhēng)、運(yùn)輸困難、匯率重要改動(dòng)等，致使短缺性的物資。3)自然因素用完后無法再制的物資，比如：銀、鉛、汞等。Q7.當(dāng)買方占優(yōu)勢(shì)時(shí)，應(yīng)采買何種采買策略？往常會(huì)采買壓制策略。1)將采買數(shù)量分別給幾個(gè)供給商。2)適合施加壓力迫使賣方降低。3)應(yīng)以采買現(xiàn)貨為宜。4)除了與現(xiàn)有的供給商交易外，關(guān)于存心來往的新供給商也應(yīng)保持聯(lián)系。5)要求供給商提高送貨次數(shù)，輔助倉(cāng)儲(chǔ)單位降低存貨。6)不必自行設(shè)廠制造。7)應(yīng)加以研究采用替代品的可行性。8)迫使供給商透過工程的方法降低購(gòu)入成本。9)請(qǐng)賣方擔(dān)當(dāng)物品運(yùn)送或儲(chǔ)藏的責(zé)任。Q8.當(dāng)賣方占優(yōu)勢(shì)時(shí)，應(yīng)采取何種采買策略？采取靈活多變策略。1)所需數(shù)量需向一家廠商采買。2)不主動(dòng)與供給商洽談價(jià)錢。3)設(shè)法與供給商簽署長(zhǎng)久合約。4)積極尋求新的供給商。5)應(yīng)保有安全存量。6)買方應(yīng)設(shè)法做到"自給自足"。7)應(yīng)積極尋求替代品。8)著手工程研究來獲取較低的采買成本。9)自行前往供給商處提貨。Q9.當(dāng)買賣雙方不相上下時(shí)，應(yīng)采取何種采買策略？采取平衡策略。其行動(dòng)目標(biāo)如下：1)交貨正常則應(yīng)保持現(xiàn)況；若有廠商發(fā)生延遲交貨或數(shù)量不足，則在尋求其他廠商許諾后，才謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)移數(shù)量。2)買方可尋時(shí)機(jī)要求賣方降價(jià)。3)買方能夠兼取現(xiàn)貨及合約采買。4)擇優(yōu)采用新的供給商，替代比較不利的根源。5)應(yīng)保持相當(dāng)存貨以為緩沖。6)若買賣雙方配合尚好，則無需設(shè)廠制造；但若雙方關(guān)系日漸惡化，應(yīng)考慮自行開發(fā)根源的必要。7)引介替代品造成優(yōu)勢(shì)。8)由于價(jià)錢工程投入不菲，因此價(jià)值工程必須因勢(shì)制宜。9)視其買方是否較賣方誰有優(yōu)勢(shì)？而要求賣方FOB仍是C&F。Q10.現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)合用于哪些狀況？1)按訂貨生產(chǎn)的公司。2)供給根源暢旺不斷。3)價(jià)錢看跌的物品。4)易腐化的物品。5)財(cái)力不足的公司。Q11.預(yù)購(gòu)備用合用于哪些狀況？1)生產(chǎn)穩(wěn)定的公司。2)存量管束的物品。3)持久性物品且儲(chǔ)藏空間小者。4)固定購(gòu)入成本。Q12.什么是投機(jī)采買？合用于哪些狀況？所謂"投機(jī)采買"即采買數(shù)量為正常使用量或采買量的很多倍。往常合用于下列三種狀況：1)物品價(jià)錢的看漲。2)預(yù)期根源的短缺。3)財(cái)力雄厚的公司。Q13.什么是長(zhǎng)久合約采買？有何優(yōu)缺點(diǎn)？所謂"長(zhǎng)久合約采買"即由買方許諾在某一段時(shí)間內(nèi)，向賣方采買一定數(shù)量的物品，并簽立合約以為雙方信守。其優(yōu)點(diǎn)：1)期約交貨，根源穩(wěn)定。2)量值巨大，交易條件較佳。3)法律保障，各蒙其利。其缺點(diǎn)：1)價(jià)錢磋商不易，合約形同虛設(shè)。2)合約數(shù)量固定，難以配合市場(chǎng)調(diào)。3)依靠成性，采買功能降低。Q14.什么是多家供給？有何優(yōu)缺點(diǎn)？所謂"多家供給"即分別根源，將采買數(shù)量分派給數(shù)個(gè)不同的供給商。其優(yōu)點(diǎn)：1)賣方競(jìng)爭(zhēng)，使賣方產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)。2)根源分別，不虞中止。3)市場(chǎng)情報(bào)較多，有利于掌握趨勢(shì)。4)較易獲取產(chǎn)品專業(yè)知識(shí)。其缺點(diǎn)：1)分別采買，損失數(shù)量折扣。2)買賣雙方缺乏依存關(guān)系。3)增加交貨管理的負(fù)擔(dān)。Q15.多家供給合用于哪些狀況？多家供給較適合下列狀況：1)主要原料或物品的需用數(shù)量龐大。2)賣方無法獨(dú)力供給。3)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化的物品。Q16.什么是獨(dú)家供給？合用于哪些狀況？所謂獨(dú)家供給是指僅向一個(gè)供給商采買。合用于以下狀況：1)買賣雙方利害與共。2)根源管束或獨(dú)占市場(chǎng)。3)精細(xì)復(fù)雜試制品。4)產(chǎn)品生命周期短，及經(jīng)常需要更改設(shè)計(jì)。5)產(chǎn)品需擁有獨(dú)到性。Q17.什么是結(jié)合采買？有何優(yōu)缺點(diǎn)？所謂的結(jié)合采買是指聚集同業(yè)或關(guān)系公司的需求量，向供給商訂購(gòu)。結(jié)合采買優(yōu)點(diǎn)：1)統(tǒng)籌供需，成立產(chǎn)銷秩序。2)價(jià)錢優(yōu)惠。3)促使同業(yè)合作，完成經(jīng)濟(jì)外交。結(jié)合采買缺點(diǎn)：1)采買作業(yè)手續(xù)復(fù)雜，主辦單位必須煞費(fèi)周章。2)采買時(shí)機(jī)與條件未必能配合個(gè)別需求。3)造成結(jié)合壟斷。Q18.結(jié)合采買合用于哪些狀況？會(huì)遭遇哪些問題？結(jié)合采買合用于：1)入口管束下發(fā)生的緊迫采買。2)賣方市場(chǎng)，買主勢(shì)單力薄。結(jié)合采買面對(duì)下列問題：1)數(shù)量分派不均。2)報(bào)價(jià)方式雜亂。3)付款能力不一。4)提貨工作遲緩。Q19.怎樣尋找供給商？尋找供給商廣開根源，不論是自行征求或經(jīng)由報(bào)轉(zhuǎn)介紹，必須主動(dòng)積極，此外供給商的尋求不應(yīng)限制于本地或本國(guó)，也應(yīng)當(dāng)利用外地或外國(guó)的供給根源。尋找供給商由下列各樣途徑來進(jìn)行：1)利用現(xiàn)有的資料。從成立合格廠商的檔案或名冊(cè)中甄選。2)公然招標(biāo)。3)透過同業(yè)介紹。3)新聞專業(yè)刊物。4)公會(huì)或采買專業(yè)顧問公司。4)參加產(chǎn)品展示會(huì)。Q20.是否只由采買人員來擔(dān)負(fù)評(píng)比供給商的責(zé)任？宜由采買、工程、品管及生管人員等組成評(píng)比供給商小組，收集思廣義之效。Q21.評(píng)比廠商有哪些客觀標(biāo)準(zhǔn)？評(píng)比廠商的客觀標(biāo)準(zhǔn)包括一般經(jīng)營(yíng)狀況、制造、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況、品管能力及管理制度。Q22.為什么合格廠商尚須加以分類、分級(jí)？合格廠商的分類是按各廠的專業(yè)功能予以歸類；分級(jí)是將各類的合格廠商按其能力區(qū)分等級(jí)。分類的目的為防止廠商承辦各樣采買案件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級(jí)的目的是防備廠商大小通吃，配合采買的需求，選擇適合的廠商。Q23.詢價(jià)的對(duì)象是否愈多愈好？原則上來說，詢價(jià)的對(duì)象應(yīng)當(dāng)是愈多愈好，因?yàn)閳?bào)價(jià)的廠商愈多，便可精挑細(xì)選和讓供方競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)烈，降低成本。Q24.為什么供給商必須提供成本剖析表？由于買方預(yù)估的底價(jià)或估算有時(shí)并不十分可靠，若能借重供給商的成本剖析(CostAnalysis)，也許能夠事半功倍。Q25.成本剖析若由賣方提供，對(duì)議價(jià)有何不便？成本剖析使用的報(bào)表往常有兩種方式：1)由各報(bào)價(jià)廠商自行提供。2)由采買單位預(yù)先編訂制式報(bào)價(jià)單或成本剖析表，提供給所有供給商統(tǒng)一填報(bào)。若采用第一種個(gè)別提報(bào)的方式，會(huì)因各廠商之間報(bào)價(jià)的內(nèi)容或成本剖析的項(xiàng)目很難獲得一致，而增加采買人員將來議價(jià)、比價(jià)工作的困難，甚至有些供給商可能會(huì)拈輕怕重，敷衍了事，這種草率的成本剖析表所能提供的效益就相當(dāng)有限。反之，采買用第二種制式的成本剖析表，則因報(bào)價(jià)內(nèi)容與項(xiàng)目已經(jīng)采買單位予以預(yù)先規(guī)劃，各廠商報(bào)價(jià)基礎(chǔ)完全一致，不會(huì)發(fā)生參差不齊的現(xiàn)象，使比價(jià)工作事半功倍。Q26.為什么需要進(jìn)行價(jià)錢剖析？?jī)r(jià)錢剖析可相互比較供給商的報(bào)價(jià)內(nèi)容，達(dá)到公正競(jìng)爭(zhēng)之目的。進(jìn)行價(jià)錢剖析將可獲得下列效益：1)預(yù)先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無錯(cuò)誤，防止造成將來交貨的紛爭(zhēng)，且保證供給商所附帶的任何條件，均為買方能夠接受者。2)將不同的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)加以統(tǒng)一，以利將來的議價(jià)、比價(jià)工作。3)培養(yǎng)采買人員的成本剖析能力，也可防止按照"總價(jià)"來談判的缺失。Q27.議價(jià)應(yīng)從報(bào)價(jià)較高或較低的廠商開始？經(jīng)過報(bào)價(jià)剖析與審查，將3～7個(gè)廠商的報(bào)價(jià)按高低序次排列(比價(jià))，先找比價(jià)結(jié)果排行第三低者來議價(jià)，探知其降低的限度后，再找第二者來議價(jià)。經(jīng)過這兩次議價(jià)，"底價(jià)"便可能涌現(xiàn)出來。若此底價(jià)比報(bào)價(jià)最低者還低，表示第三、第二低者承做的意向相當(dāng)高，則可再找當(dāng)初報(bào)價(jià)最低者來議價(jià)，從前述第三、第二低者降價(jià)后的底價(jià)，要求最低者降至底價(jià)以下來承做，若當(dāng)初報(bào)價(jià)最低者不愿降價(jià)，則可交予第二或第三低者按議價(jià)后的最廉價(jià)錢成交。Q28.采買人員怎樣善用上級(jí)主管的議價(jià)能力？供給商降價(jià)的意向與幅度，常因議價(jià)對(duì)象不同而有差別，如果采買人員對(duì)議價(jià)的結(jié)果不滿意，應(yīng)要求上級(jí)主管、采買經(jīng)理、甚至總經(jīng)理出馬，邀約賣方的的業(yè)務(wù)經(jīng)理或更高層直接對(duì)話，因?yàn)楦唠A主管不只議價(jià)技巧熟稔，談判能力較高，且社會(huì)關(guān)系優(yōu)異、地位較高，比較容易贏得對(duì)方的信任與友誼，往往只需招呼一聲，便可獲得令人相當(dāng)滿意的議價(jià)效果。Q29.關(guān)于組合式的產(chǎn)品，應(yīng)采取何種議價(jià)技巧？應(yīng)以"化整為零"的議價(jià)技巧：1)請(qǐng)能供給完整產(chǎn)品的廠商提供報(bào)價(jià)單，但是報(bào)價(jià)單中必須將各項(xiàng)組件分開報(bào)價(jià)。2)依各供給商的報(bào)價(jià)單，找出總價(jià)最低者，訂為將來成交價(jià)錢的上限。3)另請(qǐng)其余專業(yè)廠商(不能提供完整產(chǎn)品者)就單項(xiàng)組件提出報(bào)價(jià)。4)從所有廠商的報(bào)價(jià)單中，包括提供完整產(chǎn)品及單項(xiàng)組件者，將各單項(xiàng)組件的最廉價(jià)精選出來。5)將前述各單項(xiàng)組件的最廉價(jià)錢加起來，獲得的總和訂為將來成交價(jià)錢的下限。6)依據(jù)第二項(xiàng)的上限，及第五項(xiàng)的下限，將來的成交價(jià)錢介于上、下限之間?？墒?，下限只是各單項(xiàng)組件價(jià)錢的總和，須加計(jì)組合費(fèi)用、測(cè)試費(fèi)用等，所以最低的總值應(yīng)略高于下限。Q30.為什么買方不宜過分壓迫賣方降廉價(jià)錢？1)造成眾多低質(zhì)廠商：當(dāng)買方強(qiáng)迫賣方接受不合理的價(jià)錢時(shí)，有些廠商可能會(huì)憤而離去，保存的廠商唯恐已無優(yōu)異，陡然造成交貨、品質(zhì)方面的困擾，就買方而言說不定得不償失。2)造成報(bào)復(fù)可能：當(dāng)市場(chǎng)狀況好轉(zhuǎn)時(shí)，原來忍氣吞聲的廠商，必然會(huì)連本來利通通要回來，造成買方成本暴漲。Q31.為什么買方不可輕易表露購(gòu)置意向？買方應(yīng)采取"欲擒故縱"的議價(jià)技巧，不要顯然表露非買不可的語態(tài)，否則將使買方落居劣勢(shì)，買方還可采取"若即若離"的姿態(tài)，若能判斷賣方有強(qiáng)烈的銷售意向，再要求更低的價(jià)錢，并作出不答應(yīng)即行放棄，或另行尋求其他根源的表示。若賣方雖想銷售，但收益太低而要求買方酌情加價(jià)。此時(shí)，買方的需求若相當(dāng)急迫，應(yīng)可略加價(jià)錢快速成交；若買方并非急迫需求，則可表示絕不加價(jià)的意思，賣方極可能同意買方的降價(jià)要求。Q32.對(duì)供給商的報(bào)價(jià)不敢冒然議價(jià)時(shí)應(yīng)怎樣辦理？請(qǐng)供給商公然成本資料，然后加上合理的收益來計(jì)算價(jià)錢。就成本而言，須將成本逐項(xiàng)查對(duì)，最主假如把供給商可能注水的項(xiàng)目加以剔除或削減；就收益而言，由于各行各業(yè)的情形不盡相同，因此很難有一定的標(biāo)準(zhǔn)，此外還得看交易金額大小而定，供給商收益往常會(huì)隨交易金額的擴(kuò)大而降低。Q33.為什么供給商經(jīng)常不能按期交貨？1)超過產(chǎn)能或制造能力不足。2)轉(zhuǎn)包不善。3)缺乏責(zé)任感。4)制造過程或品質(zhì)不良。5)材料短缺。6)報(bào)價(jià)錯(cuò)誤或價(jià)錢太低。Q34.造成交貨延遲的原因有哪些是買方的責(zé)任？1)購(gòu)運(yùn)時(shí)間不足。2)規(guī)格臨時(shí)更改。3)生產(chǎn)計(jì)劃不正確。4)緊迫訂購(gòu)。5)選錯(cuò)訂購(gòu)