學(xué)院實(shí)物檔案管理辦法

學(xué)院實(shí)物檔案管理辦法實(shí)物檔案是我校師生員工在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的物品，它與紙質(zhì)、聲像等其他載體的檔案一樣，是學(xué)校廣大師生員工辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶,是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)、形象的記錄。它的保存與展示，為學(xué)校教育和歷史研究提供了珍貴史料，也是學(xué)校對廣大師生員工進(jìn)行教育，對外交流的窗口之一。為了將具有保存價(jià)值的實(shí)物能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存，更好地向全校師生以及社會(huì)提供利用，使已歸檔的實(shí)物檔案能反映學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)的面貌，特對實(shí)物檔案的歸檔范圍和歸檔辦法作如下規(guī)定：一、歸檔范圍（一）上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、指導(dǎo)工作的題詞、贈(zèng)言手跡。（-）在我校召開的各種重要國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及國外友人的題詞、贈(zèng)言及簽名簿。（三）我校團(tuán)體和師生員工在校內(nèi)外獲得的各級各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀及榮譽(yù)證書。（四）兄弟單位或個(gè)人贈(zèng)送給我校的反映重要活動(dòng)的錦旗、贈(zèng)匾等紀(jì)念品。（五）國際友人和校友贈(zèng)送給我校的禮品、紀(jì)念品。（六）學(xué)校不同時(shí)期的證件和徽章，如工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證、借書證、?；铡⒓o(jì)念章等。（七）學(xué)校師生員工勤工儉學(xué)的各種制作實(shí)物及模型。二、歸檔要求實(shí)物檔案的歸檔必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，各有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)將反映學(xué)校性質(zhì)的重大活動(dòng)和重大事件的實(shí)物檔案向校檔案館移交。（一）凡屬上級領(lǐng)導(dǎo)來?；顒?dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案由校辦歸口，在形成后三個(gè)月內(nèi)向校檔案館歸檔。歸檔時(shí)要附有說明詞，包括：活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。（二）反映學(xué)校及校際間各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)物檔案，由各職能部門歸口，在形成半年后向校檔案館歸檔。（三）反映學(xué)校外事活動(dòng)的實(shí)物檔案由外事處歸口，在形成后半年內(nèi)向校檔案館歸檔。（四）反映個(gè)人活動(dòng)的重要實(shí)物檔案，隨時(shí)向校檔案館移交。三、實(shí)物檔案的保管（一）學(xué)校的實(shí)物檔案，一律由校檔案館集中統(tǒng)一管理。（二）實(shí)物檔案由校檔案館登記、編目后，集中存放在校檔案館。（三）校史館應(yīng)做到防水、防強(qiáng)光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防蟲等，珍貴紀(jì)念品應(yīng)放在專用陳列柜內(nèi)。四、實(shí)物檔案的開放利用（-）校檔案館建立實(shí)物檔案管理、開放利用制度，利用實(shí)物檔案需嚴(yán)格審批手續(xù)，實(shí)物檔案一般不外借。（二）校檔案館要根據(jù)需要，編制必要的檔案檢索工具,以便查找利用。（三）實(shí)物檔案的開放利用一般按校史陳列室的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）為保證實(shí)物