第七章秘書的工作激勵(lì)

第七章秘書的工作激勵(lì)

學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言了解激勵(lì)的基本概念和激勵(lì)的重要性；理解需要和動(dòng)機(jī)之間的關(guān)系；掌握激勵(lì)理論的基本內(nèi)容和常用激勵(lì)方法。知道需要、動(dòng)機(jī)與工作效率之間的關(guān)系；會(huì)用激勵(lì)理論進(jìn)行自我工作激勵(lì)；掌握秘書人員自我激勵(lì)的基本方法。

充分調(diào)動(dòng)秘書人員積極性，提高秘書工作效率，是秘書心理學(xué)研究一個(gè)重要課題。要提高秘書的工作效率，一方面應(yīng)該提高秘書自身素質(zhì)的水平，另一方面應(yīng)該充分運(yùn)用動(dòng)機(jī)理論，根據(jù)秘書需要的特點(diǎn)，采取相應(yīng)的激勵(lì)方式。第一節(jié)激勵(lì)概述第二節(jié)秘書的需要第四節(jié)秘書的工作激勵(lì)第三節(jié)秘書的動(dòng)機(jī)第一節(jié)激勵(lì)概述一、激勵(lì)的概念三、激勵(lì)的方式二、激勵(lì)的重要性本節(jié)點(diǎn)睛四、激勵(lì)理論

激勵(lì)是通過運(yùn)用一定的手段和方式去激發(fā)人的內(nèi)在動(dòng)機(jī)，充分調(diào)動(dòng)人的積極性的心理過程。它是調(diào)動(dòng)人的積極性的核心問題。激勵(lì)問題解決得好，人的工作積極性就高；如果激勵(lì)的方法運(yùn)用不當(dāng)，就有可能降低人的工作積極性，使活動(dòng)效率受到影響。一、激勵(lì)的概念激勵(lì)是通過運(yùn)用一定的手段和方式去激發(fā)人的內(nèi)在動(dòng)機(jī)，充分調(diào)動(dòng)人的積極性的心理過程。激勵(lì)，在心理學(xué)上是指激發(fā)人的內(nèi)在動(dòng)機(jī)的心理過程，在管理學(xué)上是指調(diào)動(dòng)人的積極性的方法。人的一切內(nèi)心需要爭(zhēng)取的條件，如希望、興趣、愛好、理想等都構(gòu)成對(duì)人的激勵(lì)。

二、激勵(lì)的重要性

激勵(lì)是一種重要的管理職能。人的積極性是具有很大潛力，如果激勵(lì)措施運(yùn)用恰當(dāng)，人的積極性和內(nèi)在潛力就能被充分地挖掘出來。研究發(fā)現(xiàn)：日常工作中，人們應(yīng)付一般的工作活動(dòng)實(shí)際上只使用了20%～30%的能力，還有70%～80%的能力需要能通過運(yùn)用激勵(lì)手段來發(fā)揮。三、激勵(lì)的方式

激勵(lì)的方式多種多樣，主要應(yīng)根據(jù)人的動(dòng)機(jī)水平而定。激勵(lì)的方式既可以是正面的積極方式，也可以是反面的消極方式（見圖7-1）；既可以是有形的物質(zhì)方式，也可以是無形的精神方式（見圖7-2）；既可以是個(gè)人力量的內(nèi)在方式，也可以是環(huán)境力量的外在方式（見圖7-3）。

圖7-1正面激勵(lì)和反面激勵(lì)圖7-2物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)圖7-3內(nèi)激勵(lì)和外激勵(lì)四、激勵(lì)理論

內(nèi)容型激勵(lì)理論：著重研究激發(fā)人的工作動(dòng)機(jī)的因素。較為著名的有馬斯洛的“需要層次論”和赫茲伯格的“雙因素理論”。過程型激勵(lì)理論：著重研究從動(dòng)機(jī)的產(chǎn)生到采取行動(dòng)的心理過程，較著名的有弗洛姆的“期望理論”、亞當(dāng)斯的“公平理論”等。

行為改造型激勵(lì)理論：側(cè)重點(diǎn)是研究如何轉(zhuǎn)化改造人的行為、變消極行為為積極行為，較著名的如斯金納的“強(qiáng)化理論”、“挫折理論”等。第二節(jié)秘書的需要一、需要概述

二、秘書人員的需要特點(diǎn)本節(jié)點(diǎn)睛秘書的需要具有一般人需要的共同特征，同時(shí)受工作特點(diǎn)的影響，具有其職業(yè)性特點(diǎn)。年齡、學(xué)歷、地位、個(gè)性、家庭等背景不同，使秘書的需要存在著很大的差異；又由于人的需要是發(fā)展變化的，要想獲得對(duì)秘書人員需要的全面認(rèn)識(shí)，必須做更深入的調(diào)查。一、需要概述

（一）什么是需要需要是個(gè)體由于某種重要東西的缺乏或被剝奪而產(chǎn)生的內(nèi)心緊張狀態(tài)?！叭狈虮粍儕Z”是產(chǎn)生需要的兩種方式。人們因?yàn)椤叭狈Α倍枰?，因?yàn)椤氨粍儕Z”已經(jīng)擁有的需要而需要。激勵(lì)員工不僅要靠獎(jiǎng)勵(lì)，也要靠懲罰。需要是個(gè)體的一種內(nèi)部狀態(tài)，或者是一種傾向，它表現(xiàn)出個(gè)體對(duì)一定的生活和發(fā)展條件的要求，是個(gè)體和社會(huì)生活中必需事物在人腦中的反映，是人們體驗(yàn)到缺乏某種東西時(shí)產(chǎn)生的一種傾向。馬克思認(rèn)為：人的需要是在生活實(shí)踐中發(fā)生和發(fā)展的，一種需要滿足了，又會(huì)出現(xiàn)新的需要，促使人去進(jìn)一步追求這種需要的滿足。（二）需要的種類

人的需要是多種多樣的。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以把需要分為不同的種類（見表7-1）。表7-1需要的種類

標(biāo)準(zhǔn)種類含義內(nèi)容作用影響需要的起源自然性需要—生理需要、本能需要個(gè)體對(duì)保護(hù)和維持自己的生命及延續(xù)后代所必需的條件的要求飲食、運(yùn)動(dòng)、睡眠、配偶等的需要在于維持個(gè)體生理狀況平衡如果得不到充分的滿足，會(huì)對(duì)人的心理產(chǎn)生較大影響。長(zhǎng)期則可能導(dǎo)致個(gè)體死亡或不能延續(xù)后代社會(huì)性需要人們對(duì)勞動(dòng)、娛樂、交往等的需要，反映社會(huì)要求對(duì)勞動(dòng)交往和威信的需要在于維持個(gè)體心理精神平衡如果得不到滿足，會(huì)產(chǎn)生心理上的不平衡和精神上的不愉快標(biāo)準(zhǔn)種類含義內(nèi)容作用影響需要所指向的對(duì)象物質(zhì)需要個(gè)體對(duì)物質(zhì)對(duì)象的欲求，是維持和發(fā)展人的生命的物質(zhì)基礎(chǔ)對(duì)吃穿住行的需要，對(duì)日常生活對(duì)象的需要等自然需要，創(chuàng)造的高級(jí)社會(huì)物質(zhì)需要人類同自然斗爭(zhēng)的歷史和人類發(fā)展自身不斷斗爭(zhēng)的歷史，就是為建立滿足物質(zhì)需要條件的斗爭(zhēng)史精神需要人在社會(huì)發(fā)展的過程中，形成了獨(dú)有的精神需要，就是個(gè)體對(duì)精神文化方面的欲求認(rèn)識(shí)需要、交往需要、道德需要、享受的需要、對(duì)創(chuàng)造的需要等激勵(lì)學(xué)習(xí)；促進(jìn)人的交往；陶冶情操倡導(dǎo)人們?nèi)プ非蟾呱械奈拿鞯木裥枰m(xù)表二、秘書人員的需要特點(diǎn)

（一）我國(guó)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀對(duì)我國(guó)的秘書隊(duì)伍，可以劃分為三個(gè)大的群落進(jìn)行分析:

一是黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的秘書群落；二是國(guó)有企業(yè)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)及私人企業(yè)等企業(yè)單位的秘書群落；三是獨(dú)資、合資等外資企業(yè)等單位的秘書群落。這三個(gè)秘書群落由于所服務(wù)的單位性質(zhì)不同，秘書人員的狀況也存在著較大的差別。我國(guó)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)始終是以黨政機(jī)關(guān)型單位的秘書人員為主體的，具有一些鮮明的共同特征。

具有較高的思想政治素質(zhì)：政策理論水平高。具有較高的業(yè)務(wù)水平：年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次上的較高組合水平。工作任務(wù)繁重：工作涉及面廣，事務(wù)繁雜，臨時(shí)任務(wù)重，要求時(shí)間緊。生活待遇偏低：無職無權(quán)，與同等水平其他部門類似人員相比，收入相對(duì)較低，生活較清苦。1234（二）秘書的需要特點(diǎn)

秘書的需要受工作特點(diǎn)的影響，具有其職業(yè)性特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：政治上積極要求進(jìn)步

渴望發(fā)揮自己的聰明才智

獲得領(lǐng)導(dǎo)信任和賞識(shí)的需要解決職務(wù)職稱和提高學(xué)歷的需要

業(yè)務(wù)進(jìn)修與提高的愿望改善生活條件的需要

123456第三節(jié)秘書的動(dòng)機(jī)一、動(dòng)機(jī)的概念二、動(dòng)機(jī)的種類三、秘書的工作動(dòng)機(jī)

本節(jié)點(diǎn)睛動(dòng)機(jī)是人活動(dòng)的推動(dòng)者，體現(xiàn)著所需要的客觀事物對(duì)人的活動(dòng)的激勵(lì)作用。每個(gè)人的一切行為模式和活動(dòng)方向都是由一定的動(dòng)機(jī)所引起的，它是社會(huì)影響和個(gè)體行為之間的心理媒介。一、動(dòng)機(jī)的概念

動(dòng)機(jī)是推動(dòng)人行動(dòng)的內(nèi)在力量，是引起和維持個(gè)體行為，并將此行為導(dǎo)向某一目標(biāo)（個(gè)人需要的滿足）的內(nèi)在動(dòng)力。（一）什么是動(dòng)機(jī)

（二）動(dòng)機(jī)與需要的關(guān)系

需要是動(dòng)機(jī)產(chǎn)生的基礎(chǔ)和源泉。人的需要只有達(dá)到某種水平之上，才能成為動(dòng)機(jī)，并引起人的活動(dòng)。人的需要是極為復(fù)雜的，是多層次、多方面的，并且是變化發(fā)展的，因而在人的需要基礎(chǔ)上產(chǎn)生的行為動(dòng)機(jī)也是多樣的，甚至是充滿矛盾和斗爭(zhēng)的。（三）動(dòng)機(jī)和行為目標(biāo)

行為目標(biāo)是動(dòng)機(jī)的構(gòu)成要素之一。由一定的動(dòng)機(jī)所引發(fā)的個(gè)體的一切社會(huì)行為，總是指向一定的目的的。行為目標(biāo)對(duì)人的動(dòng)機(jī)具有定向作用，它是人的行為活動(dòng)的最終結(jié)果。動(dòng)機(jī)是個(gè)體發(fā)動(dòng)和維持其行為活動(dòng)的內(nèi)在動(dòng)力，即內(nèi)在驅(qū)力。行為目標(biāo)則是個(gè)體采取一定的行為活動(dòng)方式而達(dá)到的結(jié)果。（四）動(dòng)機(jī)與行為行為是指有機(jī)體在環(huán)境影響下所引起的內(nèi)在生理和心理變化的外在反應(yīng)。當(dāng)一個(gè)人的一系列行為成為針對(duì)某個(gè)目標(biāo)的有機(jī)系統(tǒng)時(shí)，便是行動(dòng)，或稱為活動(dòng)。動(dòng)機(jī)對(duì)人的行動(dòng)具有以下影響：一是動(dòng)機(jī)引發(fā)個(gè)體行動(dòng)并具有推動(dòng)作用；二是動(dòng)機(jī)維持個(gè)體行動(dòng)并具有強(qiáng)化作用；三是動(dòng)機(jī)指出個(gè)體行動(dòng)的既定目標(biāo)，具有定向作用。二、動(dòng)機(jī)的種類（一）自然動(dòng)機(jī)和社會(huì)動(dòng)機(jī)自然動(dòng)機(jī)——由人的生理需要產(chǎn)生的，帶有自發(fā)的原始的特點(diǎn)，主要包括饑餓、干渴、睡眠、性欲、防衛(wèi)、探究等內(nèi)驅(qū)力。

社會(huì)動(dòng)機(jī)——個(gè)體在社會(huì)化中所產(chǎn)生的一種習(xí)得性動(dòng)機(jī)，帶有鮮明的歷史性和自覺性。自然動(dòng)機(jī)的強(qiáng)弱影響著社會(huì)動(dòng)機(jī)的產(chǎn)生；另一方面，社會(huì)動(dòng)機(jī)又對(duì)自然動(dòng)機(jī)具有一種制約作用。（二）內(nèi)部動(dòng)機(jī)和外部動(dòng)機(jī)個(gè)體的內(nèi)部動(dòng)機(jī)與外部動(dòng)機(jī)之間有時(shí)是可以相互轉(zhuǎn)化的。當(dāng)外部動(dòng)機(jī)長(zhǎng)期出現(xiàn)甚至穩(wěn)定之后，有可能轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部動(dòng)機(jī)。

內(nèi)部動(dòng)機(jī)——由個(gè)體的內(nèi)在需要所產(chǎn)生的行為動(dòng)機(jī)，是一種完全自愿的動(dòng)機(jī)，帶有自覺性和持久性。外部動(dòng)機(jī)——由權(quán)威、領(lǐng)導(dǎo)、組織等外部刺激而引起的行為動(dòng)機(jī)，在多數(shù)情況下是不情愿的，甚至是被迫的。

（三）主導(dǎo)動(dòng)機(jī)和輔助動(dòng)機(jī)

由于人的需要的復(fù)雜性，同一時(shí)間內(nèi)，可能同時(shí)存在幾種動(dòng)機(jī)，對(duì)個(gè)體行為的影響是有差異的。主導(dǎo)動(dòng)機(jī)（優(yōu)勢(shì)動(dòng)機(jī)）——是指在由各種動(dòng)機(jī)所引起的個(gè)體活動(dòng)中對(duì)行為起主導(dǎo)和支配作用的。這種動(dòng)機(jī)對(duì)個(gè)體的行為具有決定性影響。輔助動(dòng)機(jī)——是指向個(gè)體的行為目標(biāo)，強(qiáng)化主導(dǎo)動(dòng)機(jī)，對(duì)順利實(shí)現(xiàn)行為目標(biāo)、滿足主體愿望具有促進(jìn)作用的動(dòng)機(jī)。這種動(dòng)機(jī)對(duì)主導(dǎo)動(dòng)機(jī)具有補(bǔ)償作用。

（四）暫時(shí)動(dòng)機(jī)與長(zhǎng)時(shí)動(dòng)機(jī)動(dòng)機(jī)對(duì)個(gè)體的行為具有支配作用，能夠調(diào)節(jié)控制或推動(dòng)個(gè)體行為的發(fā)展，因而從動(dòng)機(jī)對(duì)行為的影響時(shí)間上來劃分，又有暫時(shí)動(dòng)機(jī)和長(zhǎng)時(shí)動(dòng)機(jī)之分。暫時(shí)動(dòng)機(jī)——由暫時(shí)動(dòng)機(jī)所引起的行為是在短時(shí)間內(nèi)就可以順利完成的一系列行為。長(zhǎng)時(shí)動(dòng)機(jī)——由長(zhǎng)時(shí)動(dòng)機(jī)所引起的行為是經(jīng)過長(zhǎng)期不懈的努力才能夠完成的行為。三、秘書的工作動(dòng)機(jī)

秘書的工作動(dòng)機(jī)是秘書人員從事秘書工作的基本動(dòng)力，也是秘書人員工作積極性的重要影響因素。秘書工作動(dòng)機(jī)的基本特點(diǎn)是共性特點(diǎn)：以就業(yè)為目的的工作動(dòng)機(jī)；以職業(yè)興趣為目的的工作動(dòng)機(jī)；以成就需要為目的的工作動(dòng)機(jī)。123第四節(jié)秘書的工作激勵(lì)一、激勵(lì)的一般過程

二、激勵(lì)的基本原則三、秘書工作激勵(lì)的方式本節(jié)點(diǎn)睛激勵(lì)的根本是提供一種行為的動(dòng)機(jī)。激勵(lì)活動(dòng)的目的必須明確，激勵(lì)活動(dòng)要合理，激勵(lì)措施要及時(shí)，保證激勵(lì)活動(dòng)的有效性，從而達(dá)到提高工作效率的目的。

一、激勵(lì)的一般過程

激勵(lì)的過程，就是改變外部刺激以滿足人的需要的過程。可以將激勵(lì)的過程抽象和概括為激勵(lì)的基本模式（見圖7-4）。圖7-4激勵(lì)的基本模式二、激勵(lì)的基本原則

激勵(lì)的基本原則有以下四個(gè)：

培養(yǎng)人們自覺的責(zé)任感和義務(wù)感的原則

精神激勵(lì)與物質(zhì)激勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)原則內(nèi)部激勵(lì)和外部激勵(lì)相結(jié)合的原則正面激勵(lì)和反面激勵(lì)相結(jié)合的原則1２３４三、秘書工作激勵(lì)的方式秘書人員的需要具有較大的差異，因此工作激勵(lì)的方式也是不同的。對(duì)不同的人應(yīng)采取不同的激勵(lì)方式，才能取得較好的激勵(lì)效果。下面我們介紹幾種較常用的激勵(lì)方式。

目標(biāo)激勵(lì)結(jié)合秘書的工作特點(diǎn)與職責(zé)權(quán)限，為秘書工作設(shè)置合理的目標(biāo)，可以調(diào)動(dòng)秘書工作積極性。參與激勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該十分重視發(fā)揮秘書的參謀作用，善于接納秘書人員正確合理的建議。獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)部門要在對(duì)秘書人員嚴(yán)格考察的基礎(chǔ)上，運(yùn)用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的原則去合理地進(jìn)行獎(jiǎng)懲。123關(guān)懷激勵(lì)作為領(lǐng)導(dǎo)，不僅要在政治上關(guān)心和愛護(hù)秘書，對(duì)其工作中的缺點(diǎn)或失誤能給予諒解，還要注意關(guān)心秘書的生活問題。支持激勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作的支持，主要體現(xiàn)在兩方面：應(yīng)授予秘書一定的權(quán)力，使秘書有獨(dú)立解決問題的機(jī)會(huì)；應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，使秘書的開拓精神、進(jìn)取精神和獨(dú)創(chuàng)精