人事檔案規(guī)章制度

人事檔案規(guī)章制度1.目的：

為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便于檔案材料的使用和治理。

2.制定依據(jù)：

檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化程序。

3.試用范圍：

公司各部門。

4.制度內(nèi)容：

4.1人事檔案的定義：

是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)受、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)力量、工作狀況以及獎懲等個人狀況的文件材料;

4.2人事檔案的類別：

4.2.1員工人事檔案類型：根本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓(xùn)檔案、技術(shù)檔案、履職檔案、安康檔案等七類。

根本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學(xué)歷、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌等。

薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉(zhuǎn)正工資、調(diào)薪記錄等。

績效檔案：包括轉(zhuǎn)正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

培訓(xùn)檔案：包括年度參與內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、職業(yè)資格、技術(shù)培訓(xùn)等記錄等。

技術(shù)檔案：包括所持資格證書、技術(shù)職務(wù)評定等記錄等。

履職檔案：包括員工入職之前的履職經(jīng)受、本公司內(nèi)部崗位變動狀況、競職申請、聘任打算、嘉獎、懲罰等。

安康檔案：包括員工安康證、體檢記錄等。

4.3人事檔案的建立：

4.3.1電子檔案建立：

4.3.1.1依據(jù)檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

4.3.1.2按檔案編號在“人事治理信息”中錄入員工個人根本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、戶籍所在地、年齡、政治面貌、行業(yè)年限、安康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、嘉獎(獲得獎金和榮譽證書)、懲罰(書面嚴(yán)峻警告、無薪停職檢查、開除)，由勞動關(guān)系治理員依據(jù)相應(yīng)文件錄入“人事治理信息”，并存入員工個人檔案袋中。

4.3.1.3電子檔案的動態(tài)治理：

4.3.1.3.1員工電子檔案是關(guān)于員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

4.3.1.3.2員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必需對員工照片進展掃描記入個人電子檔案。

4.3.1.3.3員工入職時，必需具體錄入員工入司前經(jīng)核實的從業(yè)經(jīng)受和有關(guān)個人職業(yè)進展的重要信息，如取得的主要工作閱歷、成果和業(yè)績等;

4.3.1.3.4員工的培訓(xùn)經(jīng)受是關(guān)系員工職業(yè)進展的主要依據(jù)，員工入司時，必需具體記錄員工的職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)受和獲得的培訓(xùn)證書和取得的培訓(xùn)成果。員工在公司工作期間的培訓(xùn)經(jīng)受必需準(zhǔn)時記入電子檔案，以便查詢。

4.3.1.3.5有關(guān)員工信息的變更，必需當(dāng)月在員工個人電子檔案中進展登記更新。每月末，對檔案進展備份。以確保電子檔案的安全治理。

4.3.1.4員工合同信息由勞動關(guān)系組按批次供應(yīng)合同簽訂匯總表和合同原件，勞動關(guān)系治理員依據(jù)合同簽訂匯總表核對合同，確認無誤后在合同簽訂匯總表上簽字，勞動關(guān)系治理員依據(jù)合同在“人事治理系統(tǒng)”中更改員工合同信息，更改完畢后將合同放入員工檔案中存檔。

4.3.2紙介質(zhì)檔案建立：

錄入系統(tǒng)后的員工檔案按七類檔案分類統(tǒng)一裝入“檔案袋”中,在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別挨次存放在相應(yīng)的檔案柜中。(當(dāng)月入職的員工資料應(yīng)在當(dāng)月完成檔案錄入及存放工作)。

4.4人事檔案的治理：

4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規(guī)定進展整理，并按在職人員檔案、離職人員檔案進展分類、編號、排架。

4.4.2對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的肯定安全和精確無誤。

4.4.3依據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和相宜的溫濕度。

4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必需嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按借閱程序辦理。

4.4.5人事檔案調(diào)動：

4.4.5.1調(diào)動：員工因工作需要調(diào)動時應(yīng)按規(guī)定填寫“調(diào)動申請表”(跨部門調(diào)動和部門內(nèi)部調(diào)動)。勞動關(guān)系治理員接到已審批完畢的調(diào)動申請表后，在“人事信息治理”中錄入調(diào)動信息并將其信息調(diào)入相應(yīng)的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調(diào)動申請表于每月中旬或月底統(tǒng)一存入員工個人檔案袋中。

4.4.5.2任免：員工因工作需要被任免后，依據(jù)公司的任免文件，在“人事信息治理”中錄入任免信息，并將任免文件復(fù)印件存入員工個人檔案袋中。

4.4.5.3離職：員工辦理完畢離職手續(xù)后，將其相關(guān)證件的原件退還離職員工本人，并將其檔案歸入離職人員檔案。

4.4.5.4信息變更：員工個人相關(guān)信息發(fā)生變更時(如：個人根本信息、身份證更換、資格證的補充等)，該員工應(yīng)在變更之日起一個月內(nèi)將信息或相關(guān)證件的復(fù)印件提交至人力資源部勞動關(guān)系治理員處備案。勞動關(guān)系治理員應(yīng)依據(jù)員工提交的資料在“人事信息”中準(zhǔn)時更新，并將相關(guān)證件復(fù)印件于每月15日、30日進展存檔整理。

4.5人事檔案的使用：

4.5.1檔案的查詢、借閱：

4.5.1.1副經(jīng)理級以下員工原則上只能查詢/借閱個人檔案;

4.5.1.2副經(jīng)理(含)以上人員可直接查詢/借閱所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閱員工檔案需附有分管總監(jiān)審批的簽呈經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)前方可查詢/借閱。(附件一)。

4.5.1.3檔案中的個人資料只用于公司辦理相關(guān)事務(wù)，原則上人力資源部人事勞動關(guān)系治理員不對個人供應(yīng)檔案辦理其它事務(wù)(如照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件等)。

4.5.1.4以上查詢/借閱需在“檔案查詢/借閱登記本”上做登記，查詢/借閱檔案者不得私自復(fù)印員工檔案，工作緣由需復(fù)印的須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后由勞動關(guān)系治理員操作復(fù)印。借閱檔案者應(yīng)在規(guī)定借閱期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進展懲罰;如將借出的.檔案喪失者，視狀況將賜予XXX懲罰。

4.5.1.5檔案治理人員、借閱人應(yīng)嚴(yán)守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經(jīng)發(fā)覺，對檔案治理人員、借閱人賜予XX懲罰，并對其部門負責(zé)人賜予XX懲罰。

4.6本制度由公司職工代表大會審議通過后以公司名義公布執(zhí)行

4.7本制度由公司人力資源部負責(zé)解釋。

4.8附件：

附件一：檔案查詢記錄

人事檔案規(guī)章制度2

依據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結(jié)合兵團干部人事檔案工作實際，制定本制度。

一、干部人事檔案治理部門工作職責(zé)

(一)根據(jù)干部治理權(quán)限依法治理好干部檔案，為國家積存檔案史料。

(二)準(zhǔn)時收集、鑒別和整理干部檔案材料，把好檔案材料入口關(guān)，準(zhǔn)時清理所缺材料并告知有關(guān)部門補充齊全。

(三)根據(jù)規(guī)定辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。

(四)為有關(guān)部門供應(yīng)干部人事檔案材料的狀況。

(五)仔細做好干部人事檔案的安全、保密、保管和愛護工作。

(六)準(zhǔn)時了解干部人事檔案工作的新狀況，制定、完善相關(guān)規(guī)章制度，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(七)推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代治理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)干部人事檔案治理的信息化和現(xiàn)代化。

(八)定期向檔案局移交死亡干部檔案。

(九)辦理其他有關(guān)事項。

二、干部人事檔案材料收集制度

(一)根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，遵循真實、全面、準(zhǔn)時、標(biāo)準(zhǔn)的原則，重點收集反映干部自然狀況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并依據(jù)經(jīng)濟社會進展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內(nèi)容。

(二)干部人事檔案材料形成部門，必需根據(jù)有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案治理部門并履行移交手續(xù)，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

(三)干部人事檔案治理部門應(yīng)建立聯(lián)系制度，準(zhǔn)時把握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。

(四)干部人事檔案治理部門必需嚴(yán)格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內(nèi)容真實、填寫標(biāo)準(zhǔn)、手續(xù)完備。成套材料必需頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進展登記并準(zhǔn)時收集補充。

(五)歸檔材料填寫不標(biāo)準(zhǔn)，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、誕生時間、參與工作時間和入黨時間等與檔案記載不全都的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部治理權(quán)限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責(zé)任按規(guī)定仔細辦理。

(六)干部人事檔案原件存正本，復(fù)制件可存副本。證明、證件等特別狀況需用復(fù)印件存檔的，必需注明復(fù)制單位、復(fù)制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關(guān)系所在組織(人事)部門公章。

(七)干部人事檔案材料的載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)或16開型(長260毫米，寬184毫米)的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案愛護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。

(八)干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應(yīng)仔細審查鑒別，對不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔;對符合歸檔要求的材料進展登記，在接收之日起1個月內(nèi)放入干部本人檔案，1年內(nèi)整理歸檔。

三、干部檔案材料鑒別歸檔