標準解讀
《GB/T 13967-2008 全宗單》相較于《GB/T 13967-1992 全宗單》,主要在以下幾個方面進行了調(diào)整和更新:
-
術(shù)語與定義:2008版標準對全宗單中的專業(yè)術(shù)語進行了更加精確和清晰的定義,以便于檔案工作者和使用者更好地理解和應(yīng)用。
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結(jié)構(gòu)與格式:新版標準對全宗單的結(jié)構(gòu)布局進行了優(yōu)化,增加了部分信息項,同時調(diào)整了原有信息項的排列順序,使之更符合檔案管理現(xiàn)代化的需求,提高了信息的檢索效率和實用性。
-
內(nèi)容要求:增加了對全宗背景信息、檔案數(shù)量與分類情況、電子文件管理等新內(nèi)容的要求,反映了檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)向電子化過渡的趨勢,確保全宗單能夠全面反映檔案集合的實際情況。
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標準化與規(guī)范性:2008版標準加強了對數(shù)據(jù)錄入、編碼規(guī)則、日期表述等方面的規(guī)范化要求,提升了全宗單信息處理的一致性和兼容性,便于跨系統(tǒng)、跨區(qū)域的信息交換和共享。
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技術(shù)要求:考慮到信息技術(shù)的發(fā)展,新標準引入了對電子全宗單的制作、存儲、傳輸?shù)燃夹g(shù)要求,為檔案信息化建設(shè)提供了具體指導。
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附錄與示例:更新了附錄中的示例和參考表格,使其更貼近當前檔案管理的實際操作,便于使用者快速理解和掌握全宗單的編制方法。
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- 現(xiàn)行
- 正在執(zhí)行有效
- 2008-11-13 頒布
- 2009-05-01 實施
文檔簡介
犐犆犛01.140.20
犃14
中華人民共和國國家標準
犌犅/犜13967—2008
代替GB/T13967—1992
全宗單
犃狉犮犺犻狏犲狊犳狅狀犱犾犻狊狋犳狅狉犿犪狋
20081113發(fā)布20090501實施
中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局
發(fā)布
中國國家標準化管理委員會
書
犌犅/犜13967—2008
前言
本標準代替GB/T13967—1992《全宗單》。
本標準與GB/T13967—1992相比主要變化如下:
———標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T1.1—2000進行了修改;
———增加了前言;
———修改了全宗單封頁和正頁尺寸;
———正文和附錄中去掉“全宗卡片報送情況”項目。
本標準的附錄A、附錄B、附錄C是資料性附錄。
本標準由國家檔案局提出并歸口。
本標準起草單位:國家檔案局。
本標準主要起草人:王紹忠、宋揚、丁德勝。
本標準于1992年12月17日首次發(fā)布。
Ⅰ
書
犌犅/犜13967—2008
全宗單
1范圍
本標準規(guī)定了全宗單的內(nèi)容構(gòu)成、格式及欄目填寫方法。
本標準適于各級各類檔案館,檔案室可參照執(zhí)行。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有
的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究
是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
GB/T7408—2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法(ISO8601:2000,IDT)
3術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標準。
3.1
全宗犪狉犮犺犻狏犲狊犳狅狀犱
一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。
4全宗單內(nèi)容格式
4.1全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況、全宗內(nèi)檔案成分與數(shù)量的統(tǒng)計文件。
4.2全宗單的內(nèi)容由全宗情況介紹和檔案數(shù)量統(tǒng)計兩部分構(gòu)成。
5全宗單格式
全宗單設(shè)封面和正頁。
5.1全宗單封面格式
5.1.1封面用紙幅面尺寸規(guī)格為A4型297mm×210mm(長×寬)。
5.1.2全宗單封面頁項目
5.1.2.1名稱:全宗單。
5.1.2.2全宗號:館編數(shù)字序號或代字加數(shù)字序號。
5.1.2.3編制單位:編制全宗單的檔案館或其他檔案保管單位名稱。
5.1.3全宗單封面項目位置見附錄A。
5.2全宗單正頁格式
5.2.1全宗單正頁用紙幅面尺寸規(guī)格等于封面用紙幅面尺寸。
5.2.2全宗單正頁由全宗情況介紹表格和檔案數(shù)量統(tǒng)計表格組成。
5.2.3全宗情況介紹表格圖文區(qū)規(guī)格為267mm×165mm(長×寬)。
5.2
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