公文文書知識講座

公文文書知識講座一、公文的概念二、公文的種類三、公文的標(biāo)準(zhǔn)性四、存在的問題淮北礦業(yè)集團公司辦公室

內(nèi)容概述定義：公文是處理公務(wù)的文書，是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織處理政務(wù)、辦事事務(wù)、商洽工作以及記載各種活動情況制作的文件。

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一、公文的概念文書文件文書：指行為主體在社會活動中，為了一定目的制作并使用的具有特殊格式的文件材料。文件：經(jīng)過制作而形成的特定的文書。特點：具有較強的政治性、政策性。具有法定的強制力或行政約束力。具有法定權(quán)威性。具有較強的論述性或條理性。公文語言的特點：簡明、準(zhǔn)確、樸實。

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一、公文的概念〔一〕公文分類：淮北礦業(yè)集團公司辦公室

二、公文的種類行政關(guān)系內(nèi)容特點時間要求機密程度上行文平行文下行文

機密公文內(nèi)部公文公布公文

特急件急件平件

標(biāo)準(zhǔn)性公文告知性公文〔二〕公文文種：淮北礦業(yè)集團公司辦公室

二、公文的種類公報指示決議條例規(guī)定命令(令)議案通告公告決定意見通知通報會議紀(jì)要

請示報告批復(fù)函屬黨的機關(guān)屬國家行政機關(guān)屬黨和國家行政機關(guān)共有通知、通報

通知：一種批示性、部署性、告知性的公文。適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相錄屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)的事項，任免人員。

通報：政府機關(guān)、企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布擊知的公文。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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二、公文的種類使用范圍廣、頻率高、靈活性強、對象明確。對象不明確

定義：

請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

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二、公文的種類請示、報告淮北礦業(yè)集團公司辦公室

二、公文的種類常見問題：多事一請示

多頭請示請示報告不分請示報告并用不相隸屬的請示越級請示、報告定義：

函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

淮北礦業(yè)集團公司辦公室二、公文的種類函常見問題：

函是正式公文編號問題與“請示〞、“報告〞區(qū)別問題

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三、公文的標(biāo)準(zhǔn)性標(biāo)準(zhǔn)報文程序嚴(yán)格按規(guī)定選用文種和公文形式嚴(yán)格執(zhí)行簽發(fā)人的有關(guān)規(guī)定加強公文的審核加強和標(biāo)準(zhǔn)辦文過程中的協(xié)調(diào)實行嚴(yán)格的退文和通報制度〔一〕行文關(guān)系方面淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅰ報送渠道不標(biāo)準(zhǔn)“請示〞主送上級機關(guān)并領(lǐng)導(dǎo)個人在主送給上級機關(guān)的同時，又抄送給某內(nèi)設(shè)機構(gòu)〔二〕行文規(guī)那么方面淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅱ“報告〞在行文規(guī)那么方面存在的問題“請示〞在行文規(guī)那么方面存在的問題按照公文處理工作有關(guān)規(guī)定，向上級機關(guān)報告事項，應(yīng)用上行文格式；須有主送單位，注明簽發(fā)人姓名；報告不得夾帶請示事項；下行文不應(yīng)署簽發(fā)人姓名，不能用上行文格式。但有些單位用下行文格式印制報告；報告無主送單位，無簽發(fā)人；在報告中夾帶請示事項，結(jié)尾出現(xiàn)“請閱示〞字樣，混淆了與“請示〞的用語標(biāo)準(zhǔn)；有些下行文使用上行文格式。按照公文處理有關(guān)規(guī)定，“請示〞應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和；公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行；文件結(jié)尾應(yīng)當(dāng)使用“請批示〞等標(biāo)準(zhǔn)的請示用語。但有些單位用下行文格式印制請示；有些沒有以附注注明聯(lián)系人姓名及；有些雖然標(biāo)注了聯(lián)系人和聯(lián)系方式，但附注位置不標(biāo)準(zhǔn)；有些文件結(jié)尾沒有使用“請批示〞等標(biāo)準(zhǔn)的請示用語；還有在請示中“以上請示，如無不妥，請求批準(zhǔn)〞一句為完畢語后，又接著寫了一段文字也是不對的?！踩彻囊胤矫婊幢钡V業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ發(fā)文字號簽發(fā)人公文標(biāo)題主送機關(guān)發(fā)文字號中的年度括號應(yīng)使用“〔〕〞，序號不編虛位，不加“第〞字。但有些文件中發(fā)文字號中的年度括號卻使用“〔〕〞或“[]〞、還有編虛位、發(fā)文字號錯誤現(xiàn)象。上報的公文標(biāo)識的“簽發(fā)人〞用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。有些文件中“簽發(fā)人〞未用3號仿宋體字；有的將“簽發(fā)人〞標(biāo)識為“簽發(fā)〞；有的未用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。行政公文標(biāo)題中的文種局部，必須與國家規(guī)定的13個法定文種一致。有的文件標(biāo)題末尾將“請示〞寫作“申請〞，將“通知〞寫作“方案〞，將“報告〞寫作“匯報〞。有些文件公文標(biāo)題中濫用標(biāo)點符號。主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱、統(tǒng)稱。但有些單位將主送單位“上級機關(guān)〞寫為“國家上級機關(guān)〞；有些簡報、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報的行文格式?！踩彻囊胤矫婊幢钡V業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ公文正文附件成文時間印章有些文件段落序號不連貫、缺序號、序號不符合“一、〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞的層次標(biāo)準(zhǔn)，尤其是第三層序號數(shù)字后面常常用“、〞，而沒有用“．〞；同一文件內(nèi)層次序號用法不統(tǒng)一；頁之間文字不銜接、出現(xiàn)斷行、缺頁；正文內(nèi)對同一審計對象先后使用了多種不同稱謂。成文日期應(yīng)當(dāng)用漢字將年、月、日標(biāo)全。誤將“○〞寫為“零〞英文“O〞或數(shù)字“0〞。附件淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文如有附件，正文后應(yīng)標(biāo)識“附件〞；附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點符號；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，頁碼連續(xù)編排；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致；公文附件如果是表格，仍標(biāo)識為“附件〞，而不能將所附表格標(biāo)識為“附表〞或“表〞。存在問題:有些文件帶附件，但沒有在正文結(jié)尾處作附件說明；有的附件說明與附件的實際排序、標(biāo)題內(nèi)容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附〞，有的寫作“附表〞；附件標(biāo)識的序號阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用。有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的標(biāo)準(zhǔn)；有些附件沒有與正文統(tǒng)一編排頁碼；有些表格排版裝訂時朝向不標(biāo)準(zhǔn)；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明。印章淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文除“會議紀(jì)要〞和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。在實際運用中，出現(xiàn)聯(lián)合上報的公文，發(fā)文機關(guān)都加蓋了印章。按照公文排版規(guī)定:印章須與正文安排在同一頁內(nèi)，印章所在頁不得出現(xiàn)“此頁無正文〞字樣；印章上邊緣與正文結(jié)尾行之間不得超過一行字的間隔。如果印章與正文在同一頁安排不下時，應(yīng)當(dāng)增加或減少正文最后一兩頁的字間距、行間距，以使印章與正文同頁，即在此種情況下正文最后一兩頁可不受每頁22行、每行28個字的排版標(biāo)準(zhǔn)限制?！菜摹撑虐嬉?guī)格與印制裝訂方面淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅳ排版規(guī)格印刷、裝訂標(biāo)題字號公文紙張規(guī)格為A4型紙，一份公文紙張規(guī)格應(yīng)當(dāng)保持一致〔有些表格例外〕。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。但有些單位的文件文件封面與正文紙張規(guī)格不同；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個或29個漢字。還有的行距過大或過小。公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，置于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文一級小標(biāo)題字型使用長城小標(biāo)宋體或黑體。有些單位的公文標(biāo)題使用仿宋體或黑體；字號使用小二號或者三號；字體被加粗；與紅色反線之間未空出兩個行距。公文一級小標(biāo)題字型沒有使用小標(biāo)宋體或黑體，而是與正文其他局部一樣使用仿宋體或仿宋體加粗。印刷、裝訂淮北礦業(yè)集團公司辦公室

四、存在的問題Ⅲ國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：

公文雙面印刷，頁碼套正，左側(cè)裝訂，不掉頁。頁碼用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。一份文件應(yīng)統(tǒng)一順次編排頁碼。

存在問題:有的公