規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)章制度

實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案合同管理制度第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)合同管理，依法簽訂、履行、變更和解除合同，減少企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益和良好信譽(yù)，依據(jù)《中華人民共和國合同法》 規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本合同管理制度。第二條 本合同管理制度適用于本公司所屬各部門，各部門在對(duì)外簽訂合同、協(xié)議及合同管理中必須嚴(yán)格執(zhí)行本合同管理制度。 本合同管理制度適用于公司各類合同的管理， 包括：項(xiàng)目前期合同、施工合同、 材料設(shè)備采購合同、 設(shè)計(jì)及技術(shù)服務(wù)類合同、營銷策劃合同、其他合同。第三條 本管理制度所稱合同是指公司對(duì)外設(shè)定、變更、消除民事權(quán)利或民事義務(wù)的一切協(xié)議。第二章 合同管理原則第五條 合法性原則：合同管理必須符合有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。第六條 合同書原則：必須簽訂正式合同書以明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。第七條 事前簽訂原則：合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生前簽署， 禁止未簽署合同即先行實(shí)施。第八條 利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、結(jié)算辦法及付精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案款方式；如果合同價(jià)款可能調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式。第三章 合同管理體系第九條 合同管理實(shí)行逐級(jí)審核、分級(jí)管理的原則。合同簽訂后，原件交辦公室建檔管理。第十條 合同承辦人為合同第一責(zé)任人，根據(jù)公司合同審批程序，對(duì)合同文本提出承辦意見，填寫合同審批表； 依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)辦理對(duì)合同糾紛的協(xié)商、 調(diào)解、仲裁、訴訟；保管好合同有關(guān)的文件，及時(shí)上交合同管理員歸檔。第一責(zé)任人必須對(duì)合同簽訂的合法性、合理性、有效性負(fù)責(zé)，一旦發(fā)生合同失誤，給公司造成損失，第一責(zé)任人負(fù)主要責(zé)任。第十一條 所屬業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門為合同承辦部門。合同承辦部門的主要工作：制定、修改合同文本條款；督促、 檢查本部門合同的執(zhí)行工作，并經(jīng)常檢查合同的履行情況；及時(shí)上報(bào)合同履行中發(fā)現(xiàn)的問題， 并提出部門處理意見； 對(duì)本部門所辦理的合同引發(fā)的合同糾紛提出處理意見，并具體落實(shí)；建立部門合同管理臺(tái)帳。第十二條 合同管理員的主要工作：建立健全合同檔案，做好合同文本編號(hào)、歸檔、檢索，保證合同檔案的完整性。 及時(shí)檢查合同簽訂程序、 審批權(quán)限及履行情況等， 對(duì)未按規(guī)定程序和審批權(quán)限簽訂的合同及合同履行過程中存在的問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)， 并督促合同承辦人員妥善處理。第十三條 公司各部門的分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同簽約、履行、管理工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第十四條 合同單位的法人代表或授權(quán)簽約人負(fù)有主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第四章 合同訂立的管理精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案第十五條 合同的訂立必須采用書面形式，盡量采用由公司提供的合同文本 。傳真、電報(bào)、信函等書面文件可以作為合同的補(bǔ)充。電子郵件必須有書面確認(rèn)書。第十六條 對(duì)外簽訂合同時(shí)必須審查對(duì)方是否具有獨(dú)立的企業(yè)法人資格；有否履行能力；擔(dān)保方是否具有擔(dān)保資格和能力。審查內(nèi)容如下：1、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。查明該企業(yè)是否經(jīng)工商部門年檢，以確定該企業(yè)簽約時(shí)是否具有獨(dú)立企業(yè)法人資格，注冊(cè)資金與所簽合同標(biāo)的對(duì)照，以確定其履約能力。2、授權(quán)委托書。以確定簽約人是否具有簽約資格。3、擔(dān)保單位的主體資格、有無擔(dān)保能力、抵押物的價(jià)值、清結(jié)情況。4、若需擔(dān)保單位擔(dān)保的合同，除擔(dān)保單位加蓋公章外，還必須有擔(dān)保單位法人代表親筆簽字。5、所使用的印章是否與營業(yè)執(zhí)照的名稱相符。必要時(shí)要求提供印章真實(shí)性證明。第十七條 送審和簽訂的合同必須內(nèi)容齊全，應(yīng)包括：雙方的單位全稱、住所地址、法定代表人；合同的標(biāo)的；數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格以及廠家、品牌等；價(jià)格條件、付款條件、交付條件、結(jié)算方式；驗(yàn)收方法及提出異議的方式、期限；合同的編號(hào)及簽訂時(shí)間、地點(diǎn)違約責(zé)任條款；爭(zhēng)議解決方法、地點(diǎn)。第十八條 合同依法需要公證、鑒證的，可以向法定機(jī)關(guān)申請(qǐng)公證、鑒證。第十九條 所有合同、協(xié)議文本都必須采用打印稿。合同編號(hào)不能中斷間隔，不能預(yù)留編號(hào)，不能與時(shí)間順序不符。第二十條 每項(xiàng)合同都必須建檔管理。合同檔案應(yīng)包括；合同審批表；合同文本（原件）及其附件；訂立合同前產(chǎn)生的相關(guān)材料；履行合同中產(chǎn)生的相關(guān)材料；變更、解除、中止合同存檔應(yīng)詳細(xì)注明原因。合同的相關(guān)材料，是指與合同的訂立、履行、變更、解除等有精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案關(guān)的任何有法律意義的材料。其中要特別注意來往電報(bào)、 信件（含信封）、傳真及電話記錄、會(huì)談?dòng)涗浀氖占蜌w檔。第五章 合同審批程序第二十一條 合同審批程序：承辦人員填寫合同審批表、部門負(fù)責(zé)人簽署意見、分管副總經(jīng)理簽署審核意見、 總經(jīng)理及董事長批準(zhǔn)簽約、 用印。前期及工程類以外的合同無需成本合約部簽批。第二十二條 各部門合同審批應(yīng)送審的資料包括：合同申報(bào)表；合同文本；商務(wù)考察調(diào)查表；技術(shù)附件；其他說明資料。第二十三條 各部門報(bào)送合同申報(bào)表經(jīng)審核批準(zhǔn)同意后，須在審核批準(zhǔn)之日起一周內(nèi)簽訂合同。第二十四條 公司各部門對(duì)外簽訂合同，在用印簽署之前，應(yīng)先到合同管理員處取得合同編號(hào)。第二十五條 工程類合同一般不與個(gè)人簽訂。如果遇到特殊情況而必須與個(gè)人簽訂合同，則必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意，且將對(duì)方個(gè)人身份證作為合同附件。第二十六條 公司對(duì)外簽訂合同必須由公司及單位的法定代表人簽字或由法定代表人的授權(quán)，方可簽訂合同。公司業(yè)務(wù)承辦人員依據(jù)公司法定代表人的授權(quán)對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，不得超越授權(quán)范圍。第六章 合同履行的管理精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案第二十七條 合同交底：在合同簽訂之后，將合同復(fù)印件分發(fā)至相關(guān)部門，相關(guān)部門應(yīng)閱讀了解合同。第二十八條 合同款的支付：相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，按照公司相關(guān)付款規(guī)定的審批流程執(zhí)行。第二十九條 合同變更：合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，或合作單位提出變更要求的， 經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告， 公司同意變更的， 經(jīng)辦人應(yīng)按照合同訂立的有關(guān)程序辦理，嚴(yán)禁擅自變更合同。第三十條 合同結(jié)算：1、當(dāng)合同中約定的合作單位的責(zé)任和義務(wù)已全部完成，并且達(dá)到了合同約定的結(jié)算條件才辦理結(jié)算。2、如工作成果存在質(zhì)量問題或履約過程中合作單位存在違約情況等，主辦人應(yīng)做出詳細(xì)說明及處理意見，記錄到《合同執(zhí)行情況跟蹤表》 。3、工程結(jié)算的具體方法按照《工程結(jié)算管理辦法》及《公司用款支付管理制度》執(zhí)行，其中設(shè)計(jì)及技術(shù)服務(wù)類合同結(jié)算表格見附件《設(shè)計(jì)及技術(shù)服務(wù)類合同結(jié)算表》 。第三十一條 合同執(zhí)行情況的評(píng)估：金額較大的合同執(zhí)行完畢后，應(yīng)由合同主辦部門對(duì)合作單位的合同執(zhí)行情況等進(jìn)行總結(jié)，并填寫《合同執(zhí)行評(píng)估考核表》 。第七章 合同檔案的管理第三十二條 合同文本應(yīng)遵循及時(shí)整理、分類、歸檔、保存，以便復(fù)查。每項(xiàng)合同都應(yīng)建檔管理，合同檔案應(yīng)包括：合同審批表、合同正本、補(bǔ)充協(xié)議及其附件、訂立合同前產(chǎn)生的相關(guān)資料、合同履行中產(chǎn)生的相關(guān)資料。精彩文檔實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案第三十三條 合同簽訂后，經(jīng)辦人應(yīng)在二天內(nèi)將合同原件交公司合同管理部門存檔，與合同執(zhí)行相關(guān)的部門應(yīng)備有合同的復(fù)印件。 需要報(bào)送集團(tuán)備案存檔的， 應(yīng)同時(shí)上報(bào)集團(tuán)有關(guān)部門。第三十四條 在簽訂合同時(shí)，合作單位在蓋有有效印章的同時(shí)，其法人代表或法人代表授權(quán)人還需簽字；每份合同原件由發(fā)包單位至少蓋一個(gè)以上騎縫章。第三十五條 合同編號(hào)1、合同應(yīng)有專人連續(xù)統(tǒng)一編號(hào)，因主合同的變更、解除等訂立的補(bǔ)充協(xié)議，按主合同類別編號(hào)。2、合同可分為六大類：1）前期合同：與建設(shè)用地有關(guān)的合同，包括土地出讓合同、動(dòng)遷委托合同等。2）施工合同：包括建筑、安裝、裝飾、市政、園林景觀。3）材料設(shè)備采購合同：包括材料采購、甲方付款乙方收貨的合同、設(shè)備購買及安裝。4）設(shè)計(jì)及技術(shù)服務(wù)類合同：包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、專項(xiàng)檢