人事檔案整理講義

干部人事檔案整理工作講義人事檔案管理的規(guī)范依據(jù)

中共中央組織部、國家人事部、國家檔案局頒發(fā)的與人事檔案管理相關(guān)的規(guī)范性文件。如，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理細則》、《流動人員人事檔案檔案管理暫行辦法》等。另外，各省、市組織部及地方檔案局發(fā)布的相關(guān)規(guī)范性文件，如果內(nèi)容不與國家規(guī)定相背離，也是管理人事檔案的依據(jù)。干部人事檔案整理工作講義第一講人事檔案整理方法一、人事檔案的分類整理與編目（一）分類1.大類劃分：人員檔案分為在（現(xiàn)）職人員、已故人員和非在職人員等類別。2.每個人員的檔案按要求可以細分為十個類別。干部人事檔案整理工作講義第一類：履歷材料

(一)歸入履歷材料具體內(nèi)容如下：1.干部履歷表；3.干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表、簡歷材料；4.城鎮(zhèn)待業(yè)人員登記表等有關(guān)個人履歷材料；5.履歷表中含錄干審批內(nèi)容的放九—2類。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料形成時間排序。

(三)注意事項：1.履歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類，以鑒定為主的放第三類；2.帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主。

說明（第一類）：１.可以確認干部參加工作時間的登記表（如應征入伍登記表、兵役登記表、知識青年上山下鄉(xiāng)登記表等材料），歸第九類。2.沒有實際內(nèi)容的表格不歸檔。如確有保存價值的（如工會會員登記表），可放第十類。干部人事檔案整理工作講義第二類：自傳材料

(一)具體內(nèi)容：自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、領(lǐng)導干部個人有關(guān)事項發(fā)生變化的報告表等。(二)排序編目方式：按檔案材料形成時間排序。干部人事檔案整理工作講義說明（第二類）：１.有的干部沒有寫過自傳，可將含有自傳內(nèi)容較多的入黨申請書放第二類，并在干部檔案目錄中標明“代自傳”。2.一般性的科技干部業(yè)務自傳、技術(shù)自傳，不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第三類：鑒定、考核、考察材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表；2.九三年以來的年度考核登記表。3.畢業(yè)生鑒定表（如果四類中無畢業(yè)生登記表，此表先放四類，如含有成績或有“同意畢業(yè)”、“準予畢業(yè)”意見放第四類。）；4.審計形成的材料（審計中發(fā)現(xiàn)問題并給予處分的放八類）；5.在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料形成時間排序。

(三)注意事項：鑒定含自我鑒定。干部人事檔案整理工作講義第四類：學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.學歷學位材料;2.職業(yè)資格材料、評(聘)專業(yè)技術(shù)職稱(職務)材料;3.反映科研學術(shù)水平的材料;4.培訓材料：為期兩個月以上。干部人事檔案整理工作講義2009年《歸檔規(guī)定》1、增加“高中畢業(yè)生登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表，畢業(yè)證書、學位證書復印件，選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關(guān)材料，國內(nèi)外學歷學位認證材料”2、增加“職業(yè)資格材料”包括職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復印件3、增加“反映科研學術(shù)水平的材料”包括院士、博導及縣處級以上機關(guān)評選的拔尖人才的材料(二)排序編目方式：按檔案材料形成時間排序。說明（第四類）：１.學歷材料一要注意完整性，一套完整的學歷材料至少由報考登記表、學習成績單、畢業(yè)生登記表三部分組成。二是要注意真實性。２.畢業(yè)證、學位證原件由本人保存，復印件放第四類（在登記目錄時要注明）。3.學生證、各科試卷、畢業(yè)設計、準考證、入學通知書、論文、著作等材料不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第五類：政治歷史情況審查材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.政審材料2.更改干部的姓名、民族、年齡、國籍和參加工作時間的材料：個人申請、組織審查報告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復；計算連續(xù)工齡審批材料等。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序，排列順序為：1、上級批復；2、結(jié)論；3、調(diào)查報告、證明材料；4、本人對結(jié)論的意見；5、本人交待材料等。

(三)注意事項：證明材料應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。干部人事檔案整理工作講義第六類：入黨入團材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表；2.民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；3.中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書;4.加入或退出民主黨派的材料。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序，排列順序為：1、入黨、入團志愿書應排在入黨、入團的其他材料之前，即：入團志愿書──入團申請書──入黨志愿書──入黨申請書──入黨轉(zhuǎn)正申請書──黨員登記表；2、黨員登記表等可按時間先后依次排列。

干部人事檔案整理工作講義(三)注意事項：1.開除黨籍、團籍的材料歸第八類；2.預備黨員未轉(zhuǎn)正的，志愿書不進檔案；3.1969年4月14日—1977年8月17日入黨無預備期，不存在轉(zhuǎn)正申請書。說明（第六類）：１.黨團材料只歸組織作了結(jié)論的正式材料。思想?yún)R報材料、支部討論記錄、考察材料等不歸檔；２.未批準或未轉(zhuǎn)正以及取消預備黨員資格的入黨志愿書，由干部所在單位黨組織保存，不能歸入干部人事檔案；3.凡被開除出黨的，其入黨材料仍放第六類，但需在入黨志愿書封面上注明何時由何機關(guān)開除出黨。開除出黨的處分材料則放第八類。干部人事檔案整理工作講義第七類：獎勵材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1?？h處級以上表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表；2.先進人物登記(推薦、審批)表、先進事跡材料；3.撤銷獎勵的有關(guān)材料等。

(二)排序編目方式：按檔案材料形成時間排序。說明（第七類）：１.獎勵過程中形成的決定、通告、請示報告屬于文書檔案；獎狀、榮譽證書、紀念冊、獎章、勛章不歸檔，由本人保存。2.只有獎勵證書和獎狀而無審批表的，要通知所在單位或評先單位盡量找回審批表，實在索取不到的，可將先進事跡材料取來歸檔。干部人事檔案整理工作講義第八類：處分材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調(diào)查、復查)報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關(guān)作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序。(三)注意事項：1、原來受處分，現(xiàn)已平反或撤銷，新清整檔案時，應將平反或撤銷結(jié)論的批復放在原處分批復之前；2、政治歷史問題與違紀錯誤一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類，凡未給處分的，以政治歷史問題為主的歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。干部人事檔案整理工作講義第九類：工資、任免、退（離）休等材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：

1、工資情況的材料：新增人員工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，工資變動(套改)表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(fā)(恢復)通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

干部人事檔案整理工作講義2、任免材料：招錄、聘用材料，任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復員)安置、退(離)休材料，辭職、辭退、罷免材料：比1996年規(guī)定增加選調(diào)生登記表，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表，公務員調(diào)任審批（備案）表，援藏、援疆、掛職鍛煉登記（鍛煉）表，授予海關(guān)關(guān)銜、法官和檢察官等級審批表。增加自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定、申訴材料、復議決定，辭退公務員審批表、辭退決定材料，罷免材料干部人事檔案整理工作講義3、出國、出境材料：①出國、出境人員審批表（備案表）、登記表；②駐外使館審批表。

4、黨代會，人代會，政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡歷，代表登記表等。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按時間順序或材料性質(zhì)相對集中排序。

按材料性質(zhì)可把該類檔案分成：1.工資情況的材料；2.任免材料；3.出國、出境材料；4.各種代表會材料。第九類材料有兩種排序方法：（１）按時序法進行排列，即將本類所有材料按形成時間的先后順序依次排列。（２）采取二級分類，先按材料的性質(zhì)相對集中，將本類材料分為四項：９－１工資材料；９－２任免材料；９－３出國（出境）材料；９－４黨代會、人代會等其他材料。同一項目的材料按照時序由遠至近依次排列。因為第九類的材料比較多，采用二級分類的方法，顯得層次清楚，利用起來也比較方便。所以，對第九類材料的分類排序采用二級分類法為好。說明：１.應征入伍登記表（兵役登記表）、退伍登記表（審批表），轉(zhuǎn)業(yè)干部服預備役報告表，知識青年上山下鄉(xiāng)登記表，招工登記表（審批表），“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表等材料放第九類。２.無任免呈報表時，任免通知可放第九類，有任免呈報表則不歸任免文件。3.大、中專畢業(yè)生分配報到通知書（派遣證）可放第十類。4.商調(diào)函、調(diào)令，出國任務批件等材料不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第十類：其他可供參考的材料

歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。2.治喪材料：生平，非正常死亡調(diào)查報告等材料。3.干部人事檔案報送、審核工作材料：干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關(guān)情況說明等材料。4.其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報到證(派遣證)，人事爭議仲裁裁決書(調(diào)解書)，公務員申訴處理決定書(再申訴處理決定書、復核決定)，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。干部人事檔案整理工作講義說明：１.民事糾紛判決書，結(jié)婚報告、離婚結(jié)論，軍人家屬隨軍登記表（審批表），干部家屬農(nóng)轉(zhuǎn)非審批表，獨生子女審批表等材料可放第十類。２.預備役軍官登記表、轉(zhuǎn)業(yè)干部轉(zhuǎn)服預備役審批表放十類。3.一般的體檢表、化驗報告，不歸檔。

干部人事檔案整理工作講義第二講人事檔案的編目一、人事檔案材料的編碼人事檔案材料的編碼包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對人事檔案材料所劃分的十個大類號；份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號可先用鉛筆，標在每份材料第一面的右上角。具體來說，第一類、第二類、第三類、第四類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：干部人事檔案整理工作講義順序號的編寫如下：第一類１－１１－２1—3……第二類２－１２－２……第三類３－１３－２……第五類５－１５－２……第六類６－１６－２……第七類７－１７－２……第八類８－１８－２……第十類１０－１１０－２……干部人事檔案整理工作講義第九類材料順序號的編寫如下：(四類)９－１－１９－１－２……９－２－１９－２－２……９－３－１９－３－２……９－４－１９－４－２……前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別，后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號。如“１－１”表示第一類中的第一份材料，“９－１－１”表示第九類工資材料中的第一份材料。依次類推。干部人事檔案整理工作講義注意事項：在每份材料右上角編上順序號的同時，按圖書計頁法（第單面為一頁），先用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼（正面右下角，反面左下角）。材料本身有頁碼的，不需重編。如果其中有插頁的，將插頁順著上頁編上號碼，再將以后的頁碼順編。為每份材料編上順序號和頁碼，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便檢索、利用。干部人事檔案整理工作講義二、干部人事檔案材料的目錄登記每卷干部人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。干部人事檔案材料的目錄登記，就是在材料經(jīng)過排列之后，按照固定的目錄檔目和要求，將相應的歸檔材料逐份記載的工作。目錄登記，關(guān)鍵可以起到索引的作用，同時幫復查、保護檔案材料的作用。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作1、將原Word格式的電子目錄轉(zhuǎn)換成Excel格式；（剪切粘貼、新材料目錄錄入、頁邊距調(diào)整）2、人事檔案盒更換，檔案卷背、封面姓名的打??；老材料仍然要保持原樣，不能重新打孔和裱糊成A4紙型，A4紙型新材料按照改版文件要求靠左下對齊打孔一并裝盒；3、人員檔案副本盒的更換；4、按新標準整理新近人員檔案；（原有小于A4紙型材料依據(jù)新標準）第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作5.材料橫豎重排，橫板材料全部粘貼于白紙上改為豎版，方便查閱；6.提拔考察材料從3類調(diào)整入9-2相應任免表后、在職教育材料從4-1調(diào)整至4-4；（原材料裱糊在一起的需撕開重新粘貼補邊整齊后裝入）；7.審核檔案材料,檢查有無以往及新近缺失的材料、干部任免表、工資表等組織形成的材料中個人信息是否正確，形成材料缺失單向有關(guān)部門催要。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作改版工作工注意事項：關(guān)于目錄1.接收檔案同時要求檔案來源單位提交檔案目錄的電子版。移交檔案時應隨紙質(zhì)檔案及時上交電子目錄；2.材料名稱盡量明確清楚，如外調(diào)證明材料應寫清和入黨者的親屬關(guān)系，如其父證明材料，名稱文字過長可適當簡略，遷安縣楊店子鎮(zhèn)靳官營村對其舅父侯凱證明；3.掛職借調(diào)期間的鑒定考核材料應明確標示，否則一年中有兩份考核材料，容易使人不解；第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作4.榮譽證書應具體到何種級別何種獎項，起到目錄作用；5.目錄中年份只寫95沒有按照要求寫成1995，全部要改正過來；6.目錄中年度考核材料應具體寫清是哪一年的，因年度考核材料形成時間很不一致，有年底年初甚至有延后至4、5月份個人才簽字的，為查找方便，一目了然，目錄表示出來；第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作7.目錄中副處以上級別的干部任免審批表在職務發(fā)生變化時，職稱評審表變化時應有標識；8.目錄最后一頁應有干部職務變動表。職務變動登記表表格內(nèi)無空格鍵，無合并單元格，方便由word粘貼到excel中；9.目錄可以正反面打印，節(jié)省空間，目錄中去掉份數(shù)欄；10.無法從庫中導出電子版目錄，應向軟件公司提出要求，利于流動。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作改版工作中注意事項關(guān)于第三類1、鑒定材料中自行分出三小別，分別是：鑒定、考核、考察，現(xiàn)在考察應調(diào)整到九類，鑒定和考核應打亂原排序，按時間重新排；2、在公司任職領(lǐng)導的工資及年度考核表不全。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作關(guān)于第四類1.工作后參加培訓形成鑒定表和登記表（含成績）現(xiàn)分別放在四類和三類，可以統(tǒng)一歸入4-4，也可以維持原狀；2現(xiàn)在四大類學歷職稱材料是按照時間順序大排隊的，應具體按照學歷、職稱、學術(shù)、培訓分成1、2、3、4小類，分別歸入。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作關(guān)于第六類六類分入團、入黨，按小類分別排序，不符合中組部要求，應該大排隊。關(guān)于第七類入檔的科技進步獎材料填寫備案表，由科技