個(gè)人成效與時(shí)間管理

個(gè)人成效

VS

時(shí)間管理STolovelifeis

Tolovetime.

Timeisthestufflife

ismadeof.

目錄

上午：概念與理論◆時(shí)間管理鏈◆價(jià)值與目標(biāo)—從結(jié)果出發(fā)◆選擇-制變◆優(yōu)先矩陣：重要與緊迫◆產(chǎn)品與產(chǎn)能

下午：實(shí)用時(shí)間管理工具◆減輕大腦負(fù)擔(dān)◆大腦圖◆找出時(shí)間殺手◆時(shí)間計(jì)劃簿現(xiàn)狀

CurrentReality

Business(工作)Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一個(gè)詞描述你現(xiàn)在的工作環(huán)境Personal(個(gè)人)

Useonewordtodescribeyourcurrentpersonallife用一個(gè)詞描述你現(xiàn)在的個(gè)人生活現(xiàn)狀

CurrentReality

Consequences(后果)Howdoesthismakeyoufeel?你對此有何感想？現(xiàn)狀

CurrentReality

我就象一個(gè)被撕開的人…1我整天跑來跑去，忙得四腳朝天，開會(huì)、電話、文件、應(yīng)酬…，每天都把自己逼到極限才回家，上床時(shí)已經(jīng)筋疲力盡，第二天爬起來又周而復(fù)始。我每天做一大堆事，但內(nèi)心里卻常常有一種奇怪的感覺：“做了這么多事情又怎么樣？到底哪些事真的有用？”我不得不承認(rèn)：我確實(shí)不知道。我就象一個(gè)被撕得七零八落的人，工作對我很重要，家庭對我也很重要。我生活在持續(xù)不斷的沖突里，想盡一切辦法照顧兩方面的需要。到底有沒有可能在工作和家庭兩方面都獲得面功和快樂呢？我覺得根本沒辦法控制自己的生活。我試圖想清楚什么對我最重要，也想制定目標(biāo)，但是別人，包括太太、老板、同事不停地打斷我。凡是我定下來要做的事情，十有八九到頭來都得給他們要我做的事讓路。我就象一個(gè)被撕開的人…2所有人都說我相當(dāng)成功，我拼命努力，放棄了許許多多東西，終于爬到公司的頂峰。但為什么我沒有享受幸福的感覺？我覺得生活真沒意思。每做一伯事情，都會(huì)讓我想起還有十件事情沒有做，這些事令我內(nèi)疚。每天有沒完沒了的事情要做，但是能做完的就那么幾件，于是壓力來了。怎么能知道什么對我最最重要？到底我應(yīng)該怎么做？怎樣才能享受成功？我好象也知道一生該做什么，也曾想過什么對自己重要，還定過目標(biāo)，可是一回到日常工作和生活，目標(biāo)就被淹沒和無影無蹤了。怎樣才能把目標(biāo)轉(zhuǎn)化到日常生活和工作中呢？時(shí)間是串起過去、現(xiàn)在及未來

無數(shù)事件的連續(xù)線羅盤+時(shí)鐘=時(shí)間管理Compass+Clock=TimeManagement時(shí)間記錄表

事情可授權(quán)不可授權(quán)08：00-09：00-------------------------------------------------------------------------09：00-10：00--------------------------------------------------------------------------10：00-11：00--------------------------------------------------------------------------11：00-12：00--------------------------------------------------------------------------14：00-15：00-------------------------------------------------------------------------15：00-16：00------------------------------------------------------------------------16：00-17：00---------------------------------------------------------------------------17：00-18：00--------------------------------------------------------------------------優(yōu)先矩陣MIM3M2M4黃金規(guī)則

TheGoldenRule

BeginWiththeEndinMind

從結(jié)果出發(fā)Choice

notChange

DeterminesDestiny.

決定命運(yùn)的是選擇，而非機(jī)會(huì)

ProactiveV.SReactive

制變與應(yīng)變4D’SD--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------Dothe---------------------------------------,Delegatethe--------------------------------.做-------------的事情，把-------------的事情授權(quán)出去。小組討論：你經(jīng)常做哪一件事，你的生活、工作就會(huì)大為改觀？----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------產(chǎn)品與產(chǎn)能成就與效率

帕雷托原則

ParetoPrincipleA:---------------%R:-----------------%課堂練習(xí)

工作時(shí)間的使用你與你的任務(wù)（一）你是否利用某種形式的每周時(shí)間來分配今后幾天的工作時(shí)間？是/否當(dāng)你想到要做的事情時(shí)，你會(huì)經(jīng)常感到驚慌嗎？是/否你常常發(fā)現(xiàn)自己試圖同時(shí)做幾件事嗎？是/否當(dāng)你開始進(jìn)行一面任務(wù)時(shí)，心中有一個(gè)明確的目標(biāo)嗎？是/否你不斷掙扎在長期積壓、等待完成的任務(wù)中嗎？是/否當(dāng)你離開辦公室一陣以后，你經(jīng)常得返回去找那張待打電話的人員名單嗎？你有時(shí)間預(yù)先做計(jì)劃嗎？或者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？是/否你經(jīng)常為了完成任務(wù)而熬夜嗎？是/否你經(jīng)常把日常工作帶回家完成嗎？是/否當(dāng)你出外一段時(shí)間歸來后，書桌上堆積了大量的文件、資歷料嗎？是/否這個(gè)練習(xí)能幫你注意到你是如何安排工作時(shí)間性的。它提供了一套一般性的問題來幫助你反思你特有的情況。不要在某個(gè)問題上思考太長時(shí)間，把精神集中于明確你安排工作時(shí)間的總模式上。本項(xiàng)練習(xí)并不旨在得出任何一種效率分?jǐn)?shù)，因此，不要把你自己看成是在受審問。你經(jīng)常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務(wù)嗎？是/否你經(jīng)?；仡櫮愕幕顒?dòng)以便調(diào)節(jié)器整工作，減去不必要的責(zé)任嗎？是/否你知道從哪里獲得工作上可能需用要的資料嗎？是/否你是否經(jīng)常做些必要的記錄，而不是主要依賴記憶力？是/否你有沒有能幫你回憶起事情的方法？是/否你保存會(huì)議的記錄，并將客觀存它們有條理地歸檔嗎？是/否你對工作的先后次序清楚嗎？是/否每當(dāng)侈需用要一些日常資歷料，如：檔案，電話號碼名單和地址的時(shí)候，你能立即找到它們嗎？是/否為了不使腦子經(jīng)常從一項(xiàng)工作轉(zhuǎn)向另一項(xiàng)工作，你將任務(wù)分門別類嗎？是/否你有時(shí)會(huì)在半夜醒來，想趣本應(yīng)白天做的事嗎？是/否你和你的任務(wù)（二）你與你自己（一）你經(jīng)常把工作延期到“更晚時(shí)間”做嗎？是/否你開始工作時(shí)通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？是/否你結(jié)束工作時(shí)通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？是/否你對手頭的工作是否難以集中注意力？是/否你能記起你蜍天工作的細(xì)節(jié)情況嗎？是/否你知道在一星期/一年的什么時(shí)間從事某些工作時(shí)能處于最佳狀態(tài)嗎？是/否你（或者同事）認(rèn)為你自己是個(gè)準(zhǔn)時(shí)的人嗎？是/否當(dāng)你客觀地評價(jià)自己的工作方式時(shí)，其中是否具有反效果的習(xí)慣和癖性？是/否（如有，請列了）-------------------------------------------------你工作時(shí)經(jīng)常感到疲勞過度嗎？是/否你是否經(jīng)常對開始一項(xiàng)新任務(wù)或一天的工作感受到困難？是/否工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉(zhuǎn)回工作上嗎？是/否你經(jīng)常是一接到通知就馬上投入工作嗎？是/否一旦接受了工作任務(wù)，你決心盡可能去完成嗎？是/否你常把等待著你考慮的事情記在碎紙上嗎？是/否有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)一些記錄、姓名或數(shù)字，但卻記不得它們是怎么回事。是/否是否有時(shí)試圖回憶某個(gè)你剛剛獲得的“了不起”的想法，但你卻已把它忘得出一干二凈？是/否你確信你能避免繪自己制造不必要的工作嗎？是/否在辦公室或家里的空閑時(shí)候，你放松自己還是經(jīng)常又想到工作上去呢？是/否你很慢才能作出決定嗎？是/否你為自己總是這么忙而感到驕傲嗎？是/否事實(shí)上許多事都是遵循報(bào)酬遞減規(guī)律的，你仍然把時(shí)間花在細(xì)節(jié)上嗎？是/否你能認(rèn)光天化日任務(wù)和信息的原則基礎(chǔ)，而不在細(xì)節(jié)中不知所措嗎？是/否你是否經(jīng)常意識到短暫的休息會(huì)提高你的工作效率，并已如此執(zhí)行呢？是/否你是否經(jīng)?！巴洝痹谇‘?dāng)?shù)臅r(shí)候首手進(jìn)行那些令人不悅的任務(wù)？是/否你經(jīng)常感到自己必須下決心去收拾辦公室、整理辦公桌，或者要更有效地管理時(shí)間嗎？是/否你與你自己（二）你與他人（一）必要時(shí)你能把任務(wù)委托給你的同事嗎？是/否一旦你已得到你所需用在的信息時(shí)，你是否有辦法禮貌地結(jié)束會(huì)見和談話？是/否你能否幫助別人有談話時(shí)緊扣要點(diǎn)嗎？是/否你經(jīng)常把時(shí)間浪費(fèi)在猜測別人的動(dòng)機(jī)上嗎？是/否你與那些難以應(yīng)付的同事或者顧客發(fā)生沖突之后，經(jīng)常把時(shí)間浪費(fèi)在煩惱、發(fā)怒上嗎？是/否必要時(shí)你能說聲“不”，并且堅(jiān)持這樣做嗎？是/否當(dāng)你向他人作簡要指示時(shí)，他們經(jīng)常需用要回來尋求清或補(bǔ)充信息嗎？是/否當(dāng)你向他人作簡要指示時(shí)，你經(jīng)常需用要尋求澄清或補(bǔ)充信息嗎？是/否經(jīng)常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓(xùn)練的人來做的工作嗎？是/否你經(jīng)常與侈的同事就利益沖突而爭斗嗎？是/否你確信自己不會(huì)給其他人制造不必要的工作嗎？是/否你有恰當(dāng)?shù)慕浑H渠道把信息傳給他人嗎（這們他就不會(huì)經(jīng)常來向你詢問信息了）？是/否你在合適的時(shí)候向他人通報(bào)你的計(jì)劃嗎？是/否你能做到嚴(yán)肅客氣地處理他人的打擾嗎？是/否你知道必要時(shí)向誰獲取信息和指導(dǎo)嗎？是/否你與他人（二）對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)

ProductivityChallengesShiftingpriorities/crisismanagement 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理Telephoneinterruptions

電話打擾Lackofpriorities/objectives

缺乏優(yōu)先/目標(biāo)Attemptingtoomuch

貪多嚼不爛Drop-invisitors

不速之客Ineffectivedelegation 無效授權(quán)Cluttereddesk/losingthings

桌面雜亂無章/找不到東西Lackofself-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延Inabilitytosay“No”

不會(huì)說“不”Meetings 會(huì)議A/BBUUSINESS工作開始PERSONAL個(gè)人生活MONTHLYPLAN

月度計(jì)劃MONTH

YEAR

年月

優(yōu)先管理的核心

1Makealistofthingstodotoday

把每天要做的事情列一份清單

2Setpriorityandworkonthemostimportant

確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做3Doiteveryday!

每天這么做！每日計(jì)劃：

Planthenextd----b---youI---theoffice在你------辦公室------前，計(jì)劃-----天的工作。TO-DOLIST待處理事項(xiàng)DELEGATIONTO授權(quán)A/BTO-DO事項(xiàng)TIMEREQUIRED需時(shí)REF

參考姓名授權(quán)跟進(jìn)反饋時(shí)間參考日期：

CleartheDesk

清理桌面1Create3files

建三個(gè)文件檔案2Organizeallitemsaccordingtothe4D’s

根據(jù)4D原則整理好所有東西3Workthrough“Do”pile

把“立即做”檔案里的工作一件件處理完

TimeActivate

給活動(dòng)定下時(shí)間

UseHoldingFiles

使用活頁文件4Clearthedeskeachday.

每日清理桌面CommunicationRecords溝通記錄Name名：Subj.主題：Company公司：File文檔存放Position職位：DelegateTo授權(quán)Tel電話：Clrculate相關(guān)人員Fax傳真：Address通訊地址：Date日期Notes內(nèi)容FellowUp跟進(jìn)

目標(biāo)是具有兌現(xiàn)日期的夢想。閱讀下面一則故事，它帶給你哪能些啟示：1952年7月4日清晨，加利福尼亞海岸籠罩在霧中。在海岸以西21英里的卡塔林納島上，一個(gè)34歲的女人涉水下到太平洋中，開始向加州海岸游去。要是成功了，她就是第一位游過這個(gè)海峽的婦女。這名婦女叫弗羅倫絲·查德威克。在此之前，她是從英法兩邊海岸游過英吉利海峽的第一個(gè)婦女。那天早晨，海水凍得她身體發(fā)麻，霧很大，她連護(hù)送她的船都幾乎看不到。時(shí)間一個(gè)鐘頭一個(gè)鐘頭過去，千千萬萬人在電視看首。有幾次鯊魚靠近了她，被人開槍嚇跑。她仍然在游。在以往這類渡海游泳中她的最大問題不是疲勞，而是刺骨的水溫。15個(gè)鐘頭之后，她又累，又凍得發(fā)麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母親和教練在另一條船上。他們都告訴她離海岸很近了，叫她不要放棄。但她朝加州海岸望去，除了濃霧什么也看不到。幾十分鐘之后—從她出發(fā)算起是15個(gè)鐘頭零55分鐘—人們把她拉上船。又過了幾個(gè)鐘頭，她漸漸覺得暖和多了，這時(shí)卻開始感到失敗的打擊。她不假思索地對記者說：“說實(shí)在的，我不是為自己找借口。如果當(dāng)時(shí)我看見陸地，也許我能堅(jiān)持下來?！比藗兝洗牡攸c(diǎn)，離加州海岸只有半英里！后來她說，令她半途而廢的不是疲勞，也不是寒冷，而是因?yàn)樗跐忪F中看不到目標(biāo)。查德威克小姐一生中就只有這一次沒有堅(jiān)持到底。兩個(gè)月之后，她成功地游過同一個(gè)海峽。她不但是第一位游過卡塔林納海峽的女性，而且比男子的紀(jì)錄快了大約兩個(gè)鐘頭。設(shè)定目標(biāo)吃大象原理有效的行動(dòng)策略:SMARTS：具體(明確計(jì)劃的具體數(shù)量及時(shí)間)M：可衡量（有客觀標(biāo)準(zhǔn)衡量情況是否有變化）

A：可實(shí)現(xiàn)（在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，該目標(biāo)是否合理/可完成）

R：相關(guān)（是否值得追求、是否重要、是否與價(jià)值相關(guān)）

T：可跟進(jìn)（是否定出時(shí)限以便于跟蹤進(jìn)展情況）TheResultsFromPriorityPlanning

優(yōu)先計(jì)劃的結(jié)果BringsControlsToYourLife將控制帶進(jìn)你的生活OrggggganiizeYourBusiness,PersonalAndSocialActivities安排好你的工作、個(gè)人生活及社會(huì)活動(dòng)HelpsAvoidCrisisManagement

避免危機(jī)管理REDUCESprocrastinationAndIndecision減少拖延和優(yōu)柔寡斷HandlesIncompletions處理缺憾GivesYouaManageeableWorkload給予你自己一個(gè)可把握的工作負(fù)荷Planningisbringingthefutureintuthepresent,sothatyoucandusomethingaboutitnaw計(jì)劃意味著將未來呈現(xiàn)在你眼前，以便你現(xiàn)在就為將來而奮斗終止各種干擾

問題虛榮：經(jīng)常有人問問題和有人造訪使自己感到很重要希望得到信息，知道各種傳言擔(dān)心觸犯別人不善于過濾不善于結(jié)束來訪和來電為下級做決定過分要求下級請示不會(huì)授權(quán) 社交的欲望沒有計(jì)劃安靜時(shí)間鼓勵(lì)下屬帶問題來請示解決方案承認(rèn)這一點(diǎn)。改在中午飯時(shí)進(jìn)行。有計(jì)劃地通過正式方式達(dá)到這個(gè)目的不要對此過分敏感。仔細(xì)評估干擾的次數(shù)和影響訓(xùn)練秘書友好地過濾來訪這和電話請秘書在預(yù)定來訪結(jié)束時(shí)間，擔(dān)醒老板或來訪客人時(shí)間快到期了。事先跟來訪者或來電話人約定結(jié)束時(shí)間。記錄花在接待來訪或來電上的時(shí)間，并且記錄超出預(yù)定時(shí)間的原因。只做下級不會(huì)做的決定。例外管理凡是能夠授權(quán)的事情都不去做。針對已經(jīng)授權(quán)了的任務(wù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)該由被授權(quán)人處理。找別的地方滿足。給自己制定“免打擾時(shí)間”。這會(huì)鼓勵(lì)下屬依賴于你，使他們經(jīng)常帶問題來打擾你。應(yīng)該鼓勵(lì)主動(dòng)性、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和自主決策。來電和來訪電話問題沒有秘書 想表現(xiàn)得隨時(shí)在場沒有計(jì)劃樂于社交不會(huì)自我約束想讓自己隨時(shí)得到信息不會(huì)過濾自我欲望接轉(zhuǎn)錯(cuò)的電話缺乏協(xié)調(diào)不會(huì)結(jié)束通話責(zé)任不明解決方案利用交換機(jī)過濾電話，或者裝一個(gè)切斷開關(guān)，學(xué)會(huì)回電。留出做計(jì)劃的時(shí)間。到別的地方滿足這個(gè)愿望。學(xué)會(huì)把電話集中起來。通過有計(jì)劃的方式實(shí)現(xiàn)。訓(xùn)練秘書過濾電話。承認(rèn)并控制自己。訓(xùn)練并解決設(shè)備問題。授權(quán)。學(xué)會(huì)簡潔。學(xué)會(huì)說：“謝謝您打電話來”，“對不起，那邊還有一個(gè)電話在等我。“分清責(zé)任。會(huì)議（一）問題沒有目的沒有議程參加會(huì)的人太多或不合適時(shí)間不對地點(diǎn)不合適準(zhǔn)備沒有計(jì)劃會(huì)議太多與會(huì)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)不準(zhǔn)時(shí)開會(huì)社交允許干擾解決方案沒有書面目的的會(huì)絕對不開。沒有書面議程的會(huì)議絕對不開。只請必須的人出席。選好時(shí)間選擇跟會(huì)議目的相稱的地點(diǎn)：擺脫干擾和打斷，必要的設(shè)備，盡量減少與會(huì)者在路途上的時(shí)間。拿出時(shí)間做會(huì)議計(jì)劃。測試經(jīng)常性會(huì)議的必要性：偶爾不開，看看會(huì)有什么后果?；蛘甙呀?jīng)常拖延的會(huì)議通常的時(shí)間減少一半。事先提供必須的會(huì)議細(xì)節(jié)：期待與會(huì)者做什么貢獻(xiàn)、需要準(zhǔn)備什么材料等。永遠(yuǎn)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，傳過準(zhǔn)時(shí)的決心。延誤開會(huì)時(shí)間是對準(zhǔn)時(shí)到達(dá)者的懲罰。談?wù)?，社交另做安排。制定避免打擾會(huì)議的規(guī)矩，讓人所共知。除非火燒眉毛，不許打擾。在中部