第二章會計電算化制度及項目實(shí)施

第二章：會計電算化制度及項目實(shí)施一、會計電算化法規(guī)制度（一）相關(guān)法律法規(guī)1989年，財政部頒布了第一個會計電算化的法規(guī)《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》；（1990年1月1日起施行）1993年修訂的《會計法》第一次將會計電算化問題納入法律規(guī)范。1994年，財政部頒布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》；（1994年7月1日起施行）1996年，發(fā)布了《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》；1999年10月31日九屆全國人大十二次會議又重新修訂了《會計法》，增加了在關(guān)會計電算化的內(nèi)容，并于2000年7月1日起開始實(shí)施的新《會計法》，為進(jìn)一步加強(qiáng)會計電算化管理提供了法律支持。一、會計電算化法規(guī)制度隨著時間推移，一部分已經(jīng)發(fā)布的會計電算化法規(guī)制度已不再具有效力，根據(jù)財政部2011年第10號公告，目前依有效的會計電算化規(guī)章主要包括《會計電算化管理辦法》《會計核算軟件基本功能規(guī)范》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》。一、會計電算化法規(guī)制度（二）《會計法》對會計電算化的規(guī)定1、對會計核算軟件及會計資料的基本規(guī)定（1）采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，使用的會計核算軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。（2）二是電子計算機(jī)生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。2、對會計賬簿登記、更正的規(guī)定登記賬簿是以審核無誤的會計憑證為依據(jù)，在賬簿上連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專門方法，是會計核算的中心環(huán)節(jié)。一、會計電算化法規(guī)制度（三）《會計電算化管理辦法》的主要規(guī)定1、是明確會計電算化的主管部門會計電算化的主管部門是財政部，其主要任務(wù)是研究制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施等；國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門按照《會計電算化管理辦法的規(guī)定》，依據(jù)業(yè)務(wù)分工具體負(fù)責(zé)本部門的會計電算化管理工作。中國人民解放軍總后勤部財務(wù)部具體負(fù)責(zé)軍隊的會計電算化管理工作。2、對會計核算軟件提出的具體要求。3、對實(shí)行會計電算化的單位提出的具體要求。（軟、硬件及制度）4、明確會計電算化的監(jiān)督管理要求。二、會計核算軟件的要求（一）會計核算軟件的基本要求1、會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計核算工作效率；2、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表；3、會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照；4、會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能；5、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求；二、會計核算軟件的要求6、會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況；7、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能；8、單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)；9、會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。二、會計核算軟件的要求（二）會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的輸入方式包括手工錄入、存儲介質(zhì)導(dǎo)入以及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳入等。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。二、會計核算軟件的要求1、對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求（1）．輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料；包括各級會計科目名稱、編號、年初數(shù)、期初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。（2）．輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項；（3）．選擇會計核算方法；包括固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。（4）．定義自動轉(zhuǎn)賬憑證；（5）．用戶設(shè)置；包括設(shè)置每個用戶的登錄名、登錄密碼、姓名、操作權(quán)限等。二、會計核算軟件的要求2、對記賬憑證輸入的基本要求會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能。輸入內(nèi)容應(yīng)包括記賬憑證日期、記賬憑證編號、業(yè)務(wù)摘要、會計科目名稱或編碼、金額、附件張數(shù)等。軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。二、會計核算軟件的要求3、對記賬憑證的控制功能會計軟件應(yīng)當(dāng)提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統(tǒng)一的會計制度要求：（1）．正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)的，予以提示并拒絕保存；（2）．以編號方式輸入會計科目的，自動顯示該代碼所對應(yīng)的會計科目名稱；（3）．借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存；二、會計核算軟件的要求（4）．有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，予以提示并拒絕保存；（5）．正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存；（6）．會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能；（7）．對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。防止同一用戶對同一張憑證具有輸入、修改和審核權(quán)。二、會計核算軟件的要求4、對原始憑證輸入的基本要求（1）．在輸入記賬憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證。（2）．在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生成記賬憑證。注：記賬憑證通過審核或記賬后，對相應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。二、會計核算軟件的要求（三）會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求會計數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢、打印、保存到存儲介質(zhì)以及通過數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌麡I(yè)務(wù)系統(tǒng)等多種形式。1、屏幕查詢的基本要求在會計電算化下，無須每天將會計賬務(wù)數(shù)據(jù)打印輸出，平時的查賬需求可以通過屏幕查詢來滿足。屏幕查詢一般應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對以下內(nèi)容的查詢：（1）．各級會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和當(dāng)前余額等項目（2）．本期輸入的記賬憑證、原始憑證二、會計核算軟件的要求（3）本期和以前各期的總賬和明細(xì)賬（4）往來項目的結(jié)算情況（5）本期和以前各期的會計報表對以上查詢內(nèi)容，會計軟件應(yīng)當(dāng)顯示其是否已經(jīng)結(jié)賬。如果需要，也可以對屏幕查詢的內(nèi)容進(jìn)行打印輸出。二、會計核算軟件的要求2、打印輸出的基本要求對會計核算軟件打印輸出的要求主要包括以下內(nèi)容：（1）應(yīng)當(dāng)提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會計報表的功能（2）在總賬和明細(xì)賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代（3）在保證會計賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少（4）對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能二、會計核算軟件的要求（四）、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求1、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有記賬功能2、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動進(jìn)行銀行對賬的功能3、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會計期間結(jié)賬的功能4、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表的功能5、會計軟件應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改、刪除三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求（一）電算化會計崗位的劃分及職責(zé)會計電算化的崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。1、基本會計崗位：基本會計崗位與手工會計的各崗位相對應(yīng)，基本會計崗位必須由持有會計證的人員擔(dān)任，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)符合內(nèi)部控制的要求。（1）會計主管；（2）出納；（3）會計核算各崗；（4）稽核；（5）會計檔案管理。三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求2、電算化會計崗位：電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計核算軟件系統(tǒng)的工作崗位。分為：（1）電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會計和計算機(jī)知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗?？捎蓵嬛鞴芗嫒?。（2）軟件操作：負(fù)責(zé)會計核算軟件具體使用操作，要求具備會計軟件操作知識，達(dá)到會計電算化初級水平。一般可由基本會計崗位的會計人員兼任。具體職責(zé)是：A、負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、處理、備份和輸出（包括打印輸出憑證、賬簿、報表）。B、對審核記賬人員提出的錯誤會計數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。C、對操作中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行記錄并向電算化維護(hù)員報告。D、出納人員應(yīng)做到“日清月結(jié)”。三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求（3）審核記賬：負(fù)責(zé)憑證的審核記賬。要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化初級水平，可由會計主管兼任。具體職責(zé)是：A、審核原始憑證的真實(shí)性、正確性，對不合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。B、審核記賬憑證，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會計科目和會計數(shù)據(jù)的正確性，以及附件的完整性。C、對通過審核的憑證及時記賬。D、進(jìn)行結(jié)賬操作。E、打印有關(guān)的賬、表。三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求（4）電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗位要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到電算化中級水平。（5）電算審查：對電算化系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊。要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到電算化中級水平。（6）數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到電算化中級水平。三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求電算化會計崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負(fù)責(zé)設(shè)定各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求（二）中小企業(yè)實(shí)行會計電算化的崗位設(shè)置中小企業(yè)實(shí)行會計電算化后的電算化會計崗位設(shè)置，應(yīng)該注意滿足不相容職務(wù)相分離的要求，比如出納和記賬審核不應(yīng)是同一人；軟件開發(fā)人員不能進(jìn)行軟件操作、處理會計業(yè)務(wù)。較小單位電算化會計崗位的設(shè)置，可由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會計人員任操作員和電算維護(hù)員，還應(yīng)單獨(dú)設(shè)立出納崗位。四、會計電算化系統(tǒng)的試運(yùn)行1、含義：是指會計電算化系統(tǒng)使用的最初階段讓人工與計算機(jī)同時進(jìn)行會計處理的雙軌運(yùn)行過程。（強(qiáng)調(diào)手工會計與電算化都在進(jìn)行）2、時間：試運(yùn)行一般應(yīng)放在年初、年末、季初和季末等特殊會計時期（原因：取得全面的人機(jī)數(shù)據(jù)，也能最全面地估計出可能出現(xiàn)的問題）。前期以人工為主，計算機(jī)為輔，后期逐漸以計算機(jī)處理為主。運(yùn)行時間一般為3~6個月，最好能跨越一個會計年度。四、會計電算化系統(tǒng)的試運(yùn)行3、過程分為四個階段：試運(yùn)行前的準(zhǔn)備階段、試運(yùn)行階段、過渡階段和正式運(yùn)行四個階段。（1）試運(yùn)行前的準(zhǔn)備階段：主要是建立電算化工作環(huán)境。（2）試運(yùn)行階段：全面檢驗所取得的會計軟件在核算結(jié)果和核算方法上的正確性及人員分工合理