企業(yè)管理資料范本-公司文件管理制度

公司文件管理管控規(guī)章制度文件管理管控規(guī)章制度第1章總則第1條目的。通過對公司內(nèi)部文件控制審批流程進行管理管控，使文件管理管控控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門機構(gòu)及相關(guān)人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。第2條適用范圍。本規(guī)章制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對內(nèi)發(fā)布的所有審批流程、規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進行縱向?qū)蛹墑澐郑煞譃椴?列五級文件。具體如下表所示。公司內(nèi)部文件各層級內(nèi)容范疇第3條管理管控職責(zé)劃分。文件等級文件內(nèi)容一級文公司章程、基本法、質(zhì)量手冊等體系文件、公司營運資質(zhì)證照等二級文公司核心的業(yè)務(wù)審批流程和管理管控審批流程等三級文件公司日常工作審批流程和規(guī)章制度四級文件各部門機構(gòu)、車間內(nèi)部文件五級文件各類記錄（1）各級主管副總主要相關(guān)相關(guān)項目所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理管控者代表）還承擔(dān)著對公司各類體系文件進行定期評審的職責(zé)。（2）總經(jīng)理辦公室主要相關(guān)相關(guān)項目公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。（3）綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項目本規(guī)章制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員相關(guān)相關(guān)項目公司營運、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，綜合管理管控部下轄體系文件管理管控室，并由其文控員專職相關(guān)相關(guān)項目公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā)、存檔、作廢等管理管控事宜。本保管工作。第2章公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則第4條公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個部分組成。（1）第一部分：公司代號，代碼為XXX。（2）第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理管控類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場營銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項管（相關(guān)項目管理管控類）、產(chǎn)研（質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)研發(fā)類）、其（其它類）等。（5）第五部分：文件流水號，代碼為001?999。第5條公司內(nèi)部各級文件編碼示例如下（以綜合管理管控部文件為例）。（1）一級文件：XXXI—001。（2）二級文件：XXX2一綜一001。（3）三級文件：XXX3一綜一行政一001。（4）四級文件：XXX4一綜一行政一001。（5）五級文件：XXX5一綜一行政一001—001。第3章公司各級文件編制、審核、審批規(guī)定第6條公司一級文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)相關(guān)人員進行編制。一級文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。第7條公司二級文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門機構(gòu)協(xié)同審批流程協(xié)同作業(yè)部門機構(gòu)共同編寫。二級文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門機構(gòu)及相關(guān)人員進行會審。經(jīng)會審后，二級文件需交總經(jīng)理審批。第8條公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個（含2個）職能部門機構(gòu)，其編制工作由各歸口管理管控職能部門機構(gòu)組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如卜。（1）目標(biāo)類、計劃類三級文件由總經(jīng)理辦公室相關(guān)相關(guān)項目組織編制，交分管運營副總審核。（2）人事、行政、總務(wù)類三級文件由綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項目組織編制，交分管行政副總審核。（4）生產(chǎn)制造類三級文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長）審核。（5）市場營銷類三級文件由營銷部及相關(guān)部門機構(gòu)組織編制，交分管的營銷副總審核。（6）供應(yīng)類三級文件由采購部及相關(guān)部門機構(gòu)組織編制，交分管的運營副總審核。第9條公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定表第10條除部門機構(gòu)、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交綜文件類別覆益范圍編制主管部門機構(gòu)審批相關(guān)人員部門機構(gòu)發(fā)文分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的《設(shè)備操作保養(yǎng)卡》及各類機械圖紙、技術(shù)部的《工藝作業(yè)指導(dǎo)書》、生產(chǎn)部的各工序《生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書》歸口職能部門機構(gòu)分管各部門機構(gòu)的主管副總部門機構(gòu)、車間內(nèi)部文件僅限于本部門機構(gòu)、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項審批流程和規(guī)章制度不相沖突各部門機構(gòu)、各車間內(nèi)安排部分管副總各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的《記錄控制程序》合管理管控部或體系文件管理管控室進行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門機構(gòu)方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。第4章文件發(fā)放管理管控規(guī)定第11條所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理管控部制定分發(fā)號，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號，以便追溯。第12條體系文件需由體系文件管理管控室文控員相關(guān)相關(guān)項目發(fā)放管理管控工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理管控部行政專員相關(guān)相關(guān)項目實施。第13條根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。（1）大批發(fā)放時，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報各文件歸口職能部門機構(gòu)的分管副總審批。（2）零星發(fā)放時，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。第14條文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標(biāo)識的文件。第15條領(lǐng)用部門機構(gòu)領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時建立《收文登記表》。第16條文件發(fā)放完畢后，綜合管理管控部行政專員或體系文件管理管控室文控員應(yīng)及時對文件進行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。第5章公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17條文件使用部門機構(gòu)應(yīng)及時向相關(guān)相關(guān)人員進行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓鏊?，確保相關(guān)相關(guān)人員能夠及時、正確地使用文件。第18條當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，使用部門機構(gòu)可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請表》，申請更換或增發(fā)。（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時。（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時。（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時。第19條《文件領(lǐng)用、借閱申請表》需經(jīng)綜合管理管控部審批后方可實施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時.，使用原文件分發(fā)號；增發(fā)時，應(yīng)按原分發(fā)號順序新增一個分發(fā)號。第20條公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。（1）當(dāng)其他公司或個人需借閱文件時，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請表》，經(jīng)綜合管理管控部或體系文件管理管控室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并相關(guān)相關(guān)項目催討。（2）借閱時最長時間不得超過半個月。（3）公司內(nèi)部各部門機構(gòu)、各車間需借閱文件時，應(yīng)經(jīng)綜合管理管控部或體系文件管理管控室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時，行政專員或文控員要相關(guān)相關(guān)項目明確借閱期限與催討工作。第6章公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定第21條公司內(nèi)部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應(yīng)進行修改。（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時。（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強時。（4）有更合適、更先進的或更具可操作性的質(zhì)量本合同支付資金服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理管控手段時。第22條文件修改程序規(guī)定如下。（1）公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進行運作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本規(guī)章制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時，由文件編制部門機構(gòu)填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進行文件更改。（3）文件更改由綜合管理管控部行政專員或文控員按《文件變更審批表》相關(guān)相關(guān)項目組織實施。更改可采取劃（改）或換頁等正式正式生效，同時要做好修改狀態(tài)標(biāo)識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面阿I收。第23條文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時，會產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門機構(gòu)主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識，歸檔保存一年備.查，其他的進行銷毀。第24條文件評審規(guī)定如下。（1）綜合管理管控部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主