第四章會(huì)計(jì)憑證填制與審核(力佳)

第四章會(huì)計(jì)憑證的填制與審核

本章主要內(nèi)容第一節(jié)會(huì)計(jì)憑證的意義與分類第二節(jié)原始憑證的填制和審核第三節(jié)記賬憑證的填制與審核第四節(jié)會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管學(xué)習(xí)目標(biāo)1、了解會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容和種類；了解憑證保管的要以及銷毀的流程。2、掌握會(huì)計(jì)憑證填制的要求；掌握審核會(huì)計(jì)憑證的方法；掌握憑證整理和裝訂的方法；通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，達(dá)到能正確地填制會(huì)計(jì)憑證和審核會(huì)計(jì)憑證技能，具備整理和裝訂憑證的技能。導(dǎo)入案例陳興開始承擔(dān)會(huì)計(jì)崗位的工作，面對(duì)眼前大量的憑證，他開始擔(dān)心我將怎樣運(yùn)用我學(xué)習(xí)過(guò)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)來(lái)開展實(shí)踐工作呢？通過(guò)本項(xiàng)目的學(xué)習(xí)，他將了解到以下知識(shí)：①什么是會(huì)計(jì)憑證？②如何填制會(huì)計(jì)憑證？③怎樣審核會(huì)計(jì)憑證？④怎樣將歸檔的會(huì)計(jì)憑證整理裝訂？這樣陳興就能正確的處理有關(guān)會(huì)計(jì)憑證方面的工作了。第一節(jié)會(huì)計(jì)憑證的意義與分類一、會(huì)計(jì)憑證的概念會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。第一節(jié)會(huì)計(jì)憑證的意義與分類二、會(huì)計(jì)憑證的意義（一）及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)地填制和審核會(huì)計(jì)憑證，是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，是確保會(huì)計(jì)核算資料的客觀性、正確性的前提條件。（二）通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核，監(jiān)督、檢查企業(yè)、行政事業(yè)單位發(fā)生的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性、真實(shí)性（三）通過(guò)填制和審核會(huì)計(jì)憑證，明確經(jīng)辦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的部門和個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，促使企業(yè)、行政事業(yè)單位加強(qiáng)崗位責(zé)任制，提高管理水平。第一節(jié)會(huì)計(jì)憑證的意義與分類三、會(huì)計(jì)憑證的種類原始憑證和記賬憑證第二節(jié)原始憑證的填制和審核一、原始憑證的概念原始憑證，又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已發(fā)生或完成的文字憑據(jù)。它用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。同時(shí)它還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種文件。第二節(jié)原始憑證的填制和審核二、原始憑證的類型（一）按其來(lái)源不同分類1、外來(lái)原始憑證2、自制原始憑證（二）按填制手續(xù)和內(nèi)容的不同分類1、一次原始憑證2、累計(jì)原始憑證3、匯總原始憑證4、記賬編制原始憑證第二節(jié)原始憑證的填制和審核（三）按格式的不同分類1、通用原始憑證2、專用原始憑證三、原始憑證的基本要素（1）原始憑證的名稱。如表4-1中的湖南增值稅專用發(fā)票。（2）填制憑證的日期。如表4-1中的2013年04月02日（3）憑證的編號(hào)。如表4-1中的NO.09018303（4）接受憑證單位名稱。如表4-1中的興婁鍋業(yè)紅公司（5）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容及金額（單價(jià)、數(shù)量、計(jì)量單位）。如表4-1中購(gòu)買原材料鋁錠5000公斤，單位17元每公斤，總金額為85000元，增值稅金為14450元等。（6）填制單位名稱及公章或?qū)Ｓ谜?。如?-1中的長(zhǎng)沙市順發(fā)公司及該公司的發(fā)票專用章。（7）有關(guān)人員（部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員）的簽名蓋章。如表4-1中的收款人陳麗等。第二節(jié)原始憑證的填制和審核四、原始憑證的填制（一）原始憑證的填制基本要求1、內(nèi)容要及時(shí)真實(shí)完整。2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任要明確。3、書寫要清楚規(guī)范。4、編號(hào)要連續(xù)5、不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證的填制和審核（二）填制的具體要求外來(lái)原始憑證，必須蓋具填制單位的公章，必須有填制人員、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；填制在憑證上的內(nèi)容和數(shù)字，必須真實(shí)可靠，符合有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況；原始憑證上的數(shù)字和文字，要字跡清楚、整齊和規(guī)范，易于辨認(rèn)；經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件；凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符；原始憑證的填制和審核大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在“元”或“角”字之后應(yīng)寫“整”或“正”字；漢字大寫金額數(shù)字一律用如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、圓(元)、角、分、零、整(正)等易于辨認(rèn)、不易涂改的字樣；阿拉伯?dāng)?shù)字前面應(yīng)寫人民幣符號(hào)“￥”，并一個(gè)一個(gè)地寫，不得連筆寫所有以元為單位的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價(jià)等情況下，一律填寫到角分；無(wú)角分的，角位和分位可寫“00”，或符號(hào)“—”，有角無(wú)分的，分位應(yīng)寫“0”，不得用符號(hào)“—”代替；原始憑證的填制和審核原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改；原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號(hào)，作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀；及時(shí)填制原始憑證，并按照規(guī)定的程序及時(shí)送交財(cái)會(huì)部門，由財(cái)會(huì)部門審核，并據(jù)以編制記賬憑證。原始憑證的填制和審核原始憑證的審核合法、合理性審核：即審查發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家的政策、法令、制度和計(jì)劃的規(guī)定，有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)、貪污舞弊等行為；審核經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容是否符合規(guī)定的審核權(quán)限和手續(xù)；審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)是否符合提高經(jīng)濟(jì)效益的要求；是否符合規(guī)定的開支標(biāo)準(zhǔn)等。合規(guī)性審核：即審核原始憑證的填制是否符合規(guī)定的要求，如項(xiàng)目是否填寫齊全，數(shù)字計(jì)算是否準(zhǔn)確，大小寫金額是否相符，有無(wú)涂改，數(shù)字和文字書寫是否清晰，有關(guān)簽名、蓋章是否齊全等。第三節(jié)記賬憑證的填制和審核一、記賬憑證的概念（一）記賬憑證的含義記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。它是登記賬簿的直接依據(jù)。二、記賬憑證的類型（一）通用記賬憑證通用記賬憑證可以記錄所有類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單的經(jīng)濟(jì)單位，為了簡(jiǎn)化憑證，一般使用通用記賬憑證（如表4-5所示）記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（二）專用記賬憑證專用記賬憑證用來(lái)專門記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與現(xiàn)金和銀行存款的收付關(guān)系，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。收款憑證（如表4-6所示）用于記錄庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員收訖款項(xiàng)的依據(jù)。付款憑證（如表4-7所示）用于記錄庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。它是根據(jù)有關(guān)現(xiàn)金和銀行存款支付業(yè)務(wù)的原始憑證填制，是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細(xì)賬和總賬等賬簿的依據(jù)，也是出納人員付訖款項(xiàng)的依據(jù)。對(duì)于涉及“庫(kù)存現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如存入現(xiàn)金和提取現(xiàn)金業(yè)務(wù)，為了避免重復(fù)記賬，統(tǒng)一只填制付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證（如表4-8所示）用于記錄不涉及庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證。它是根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制。轉(zhuǎn)賬憑證是登記總分類賬及有關(guān)明細(xì)分類賬的依據(jù)。收款憑證付款憑證轉(zhuǎn)賬憑證記賬憑證的填制和審核記賬憑證的基本內(nèi)容記賬憑證的名稱；記賬憑證的填制日期和編號(hào)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要；應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶名稱（包括一級(jí)賬戶和明細(xì)賬戶）和金額；所附原始憑證的張數(shù)；制證、審核、記賬和會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。記賬憑證的填制和審核記賬憑證的填制記賬憑證的選擇

如果企業(yè)的記賬憑證采用專用格式的，則存在著選擇的問(wèn)題。一般而言，收款業(yè)務(wù)應(yīng)選擇填制收款憑證，付款業(yè)務(wù)應(yīng)選擇填制付款憑證，轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)選擇填制轉(zhuǎn)賬憑證。但對(duì)于既使得現(xiàn)款增加又同時(shí)使得現(xiàn)款減少的業(yè)務(wù)（如將現(xiàn)金存入銀行或從銀行提現(xiàn)），則一律選擇填制付款憑證。（收款憑證包括現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證，付款憑證包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。）記賬憑證的填制和審核記賬憑證日期的填寫

填制收、付款憑證的日期應(yīng)按貨幣資金的實(shí)際收付日期填寫，與原始憑證所記載的日期不一定相同；而轉(zhuǎn)賬憑證原則上按收到原始憑證的日期填寫，但經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生的日期應(yīng)在摘要欄內(nèi)注明。記賬憑證編號(hào)的填寫填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證在一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)。月末最后一張記賬憑證的編號(hào)旁，應(yīng)加“全”字。常見的編號(hào)方法有以下幾種：①時(shí)間編號(hào)法；②字號(hào)編號(hào)法；③雙重編號(hào)法；④分?jǐn)?shù)編號(hào)法。記賬憑證的填制和審核記賬憑證摘要欄的填寫記賬憑證的摘要欄應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的要點(diǎn)。同時(shí)，把主要原始憑證的號(hào)碼填寫清楚，以便于查閱憑證和記賬、對(duì)賬。記賬憑證科目和金額的填寫會(huì)計(jì)科目使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系必須清楚。金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。借貸方科目的金額要相等，記賬憑證與所附原始憑證的金額要相符。記賬憑證的填制和審核記賬憑證附件的填寫記賬憑證必須根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制，并將原始憑證作為附件粘貼在其背面，此外還要在記賬憑證中注明附件的張數(shù)，以便查核。但結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證。

記賬憑證中有關(guān)的簽名和蓋章記賬憑證填制完畢，應(yīng)進(jìn)行復(fù)核和檢查，并按所使用的記賬方法進(jìn)行試算平衡，有關(guān)人員均要簽名和蓋章。記賬憑證的填制和審核記賬憑證的審核記賬憑證是否附有原始憑證，所附原始憑證的內(nèi)容和張數(shù)是否與記賬憑證的相符，原始憑證是否合法。記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目是否正確，賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清晰，所記金額有無(wú)錯(cuò)誤，所使用的會(huì)計(jì)科目及其核算內(nèi)容是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定。摘要是否填寫清楚、項(xiàng)目填寫是否齊全，如日期、憑證編號(hào)、二級(jí)和明細(xì)會(huì)計(jì)科目、附件張數(shù)以及有關(guān)人員簽章等。第四節(jié)會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞（一）制定科學(xué)合理的傳遞程序（二）確定合理的停留處理時(shí)間會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證的裝訂前的整理會(huì)計(jì)憑證裝訂工具的準(zhǔn)備會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證裝訂后的保管（一）會(huì)計(jì)憑證的保管1、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)還規(guī)定會(huì)計(jì)憑證類的最低保管期限為15年，會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷毀手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定。2、對(duì)一些性質(zhì)相同、數(shù)量很多或多種隨時(shí)需要查閱的憑證，可以單獨(dú)裝訂保管。同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查找。3、原始憑證不得外借，其他單位因有特殊原因而需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制，但要由提供人員和收取人員共同簽章。4、會(huì)計(jì)人員必須做會(huì)計(jì)好保管工作，嚴(yán)格防止會(huì)計(jì)憑證錯(cuò)亂不全或丟失損壞，同時(shí)注意防潮防霉，防止鼠咬蟲蛀，以確保會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。（二）會(huì)計(jì)憑證的銷毀1、由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)憑證銷毀清冊(cè)（表4-14），列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3、毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。（二）會(huì)計(jì)憑證的銷毀但是以下兩種情況的憑證是不能銷毀：1、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。2、正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀?！卷?xiàng)目小結(jié)】會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證，又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已發(fā)生或完成的文字憑據(jù)。它用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。同時(shí)它還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種文件。按其不同來(lái)源，原始憑證可分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證。按其填制的手續(xù)和內(nèi)容不同，原始憑證可分為一次憑證、累計(jì)憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證。按其格式不同，原始憑證可分為通用原始憑證和專用原始憑證。【項(xiàng)目小結(jié)】原始憑證的基本要素是：①原始憑證的名稱；②填制憑證的日期；③憑證的編號(hào)；④接受憑證單位名稱；⑤經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容及金額（單價(jià)、數(shù)量、計(jì)量單位）。⑥填制單位名稱及公章或?qū)Ｓ谜?。⑦有關(guān)人員（部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員）的簽名蓋章。原始憑證填制的基本要求是①內(nèi)容要及時(shí)真實(shí)完整；②經(jīng)濟(jì)責(zé)任要明確；③書寫要清楚規(guī)范；④編號(hào)要連續(xù)；⑤不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證的審核主要包括以下五個(gè)方面：真實(shí)性、合法性、合理性、完整性和正確性。記賬