第十二章會計檔案

第十二章會計檔案1第十二章會計檔案通過本章學(xué)習(xí)，你將掌握：會計檔案的內(nèi)容；會計檔案的保管期限；會計檔案保管的要求；會計檔案銷毀的規(guī)定。學(xué)習(xí)目標第十二章會計檔案2第一節(jié)會計檔案概述一、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報表及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，對于總結(jié)工作，指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營管理和事業(yè)管理，查驗經(jīng)濟財務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟發(fā)展等具有重要作用。第一節(jié)會計檔案概述二、會計檔案的內(nèi)容1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務(wù)會計報告類：指月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

第十二章會計檔案3第一節(jié)會計檔案概述預(yù)算、計劃、制度等文件資料，不屬于會計檔案，應(yīng)作為文書檔案進行管理。在會計電算化條件下，電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。實行會計電算化的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，保存在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。第十二章會計檔案4第二節(jié)會計檔案保管一、會計檔案的歸檔1、會計檔案的整理立卷各單位對每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由單位會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”辦法，并分門別類按各卷順序編號。1.分類標準統(tǒng)一2.檔案形成統(tǒng)一3.管理要求統(tǒng)一第十二章會計檔案5第二節(jié)會計檔案保管2、會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料的裝訂。（1）會計憑證裝訂一般一月裝訂一次，每本憑證封面填寫好憑證的種類、起止編號、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章，將裝訂好的憑證在封面上編好卷號，編號順序按年分月妥善歸檔保管。（2）會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。（3）財務(wù)報表的裝訂財務(wù)報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊，謹防丟失。第十二章會計檔案6第二節(jié)會計檔案保管二、會計檔案的保管要求及期限1、會計檔案的保管要求當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部分保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。第十二章會計檔案7第二節(jié)會計檔案保管第十二章會計檔案8第二節(jié)會計檔案保管2、會計檔案保管的期限各種會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類(沒有20年)會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計檔案具體保管期限見教材表11—1、表11—2。（主要了解企業(yè)的）第十二章會計檔案9第二節(jié)會計檔案保管1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告；(3個)2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；4.3年的：月度、季度財務(wù)報告；5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計檔案移交清冊。第十二章會計檔案10第二節(jié)會計檔案保管3、會計檔案的借閱各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第十二章會計檔案11第二節(jié)會計檔案保管會計檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：1.會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準。2.外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。第十二章會計檔案12第二節(jié)會計檔案保管3.借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。4.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。第十二章會計檔案13第二節(jié)會計檔案保管四、會計檔案的交接建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。第十二章會計檔案14第二節(jié)會計檔案保管交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡稱境外單位）的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》和國家有關(guān)規(guī)定進行管理。第十二章會計檔案15五、會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。單位負責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：1.由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。2.單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。16第二節(jié)會計檔案保管下列會計檔案不得銷毀：1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。2.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。需要指出，采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片