合同管理管理程序

目錄CONTENTS05總則(zǒngzé)Part106~08合同分類(fēnlèi)及管理機(jī)構(gòu)職責(zé)Part209~17合同的審批Part318~22合同的簽訂、履行、變更及解除Part423~24合同糾紛的處理及責(zé)任Part525合同的歸檔Part626附則Part7精品資料1、合同的定義：《中華人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2、一份合同的主要條款包括：（1）當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所（2）標(biāo)的:合同當(dāng)事人雙方權(quán)利和義務(wù)所共同指向的對象.（3）數(shù)量:當(dāng)事人雙方對標(biāo)的物數(shù)量的明確(míngquè)（4）質(zhì)量：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)（5）價款或者報酬（幣種、合同金額、付款條件和時間等）（6）履行期限、地點(diǎn)和方式（涉及到貨物所有權(quán)及風(fēng)險轉(zhuǎn)移）精品資料（7）違約責(zé)任（條件、時間、方式）（8）解決爭議的方法（仲裁或起訴）審查示例：某A分公司與某集團(tuán)公司簽訂(qiāndìng)的買賣合同。：該合同中某A分公司是否具有對外簽訂(qiāndìng)合同的資格？：當(dāng)事人主體資格注意(zhùyì)點(diǎn)審查重點(diǎn)精品資料Part1:總則(zǒngzé)1、目的:規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效、降低或避免因合同風(fēng)險帶來的經(jīng)濟(jì)損失.2、適用范圍：集團(tuán)總部及旗下各子公司、辦事處、生產(chǎn)基地。3、"合同"定義:以明確雙方當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件（包括協(xié)議、訂單、契約、確認(rèn)書等）4、合同正式文本應(yīng)當(dāng)打印或者(huòzhě)印刷成冊，合同文本原則上以中文為主。精品資料Part2:合同分類(fēnlèi)及管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1、合同分類：（1）采購類合同（如：辦公用品、設(shè)備采購等）（2）銷售類合同（如：產(chǎn)品銷售等，含經(jīng)銷商業(yè)務(wù)模式）（3）工程類合同（如：涂料工程、保溫工程等）（4）其他合同（除上述三類合同和勞動合同外的其他合同）如：酒店(jiǔdiàn)協(xié)議、租賃合同、知識產(chǎn)權(quán)類合同精品資料2、法務(wù)部管理職責(zé)（1）制定合同管理制度，并根據(jù)國家法律法規(guī)的修改或公司新政策要求對本制度加以修改、補(bǔ)充；（2）公司內(nèi)部合同檔案的建立及合同原件的統(tǒng)一管理；（3）根據(jù)具體合同的實際情況和需要，提出增加參與合同審查會簽部門的建議(jiànyì)；（4）負(fù)責(zé)審核合同條款（包括合同簽訂的合法性、合理性等）；（5）配合法律顧問處理合同爭議或糾紛及仲裁、訴訟等法律事務(wù)性工作。精品資料3、合同執(zhí)行部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)對合同另一方當(dāng)事人的調(diào)查，充分了解對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人具備履約能力：提供合同文本初稿，對合同基本的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、安全性條款提出具體的要求；（2）組織合同的談判并負(fù)責(zé)根據(jù)談判結(jié)果向法務(wù)部反饋是否對合同條款適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整；（3）辦理合同審批流程、進(jìn)行跟催并按照本制度規(guī)定時間向法務(wù)部提交合同原件進(jìn)行歸檔、備案。4、公司各部門必須互相配合，切實(qièshí)執(zhí)行本制度，凡因違反規(guī)定操作造成公司損失的，追究當(dāng)事人責(zé)任。精品資料Part3:合同(hétong)的審批1、合同的具體審批流程：經(jīng)辦人申報---合同執(zhí)行(zhíxíng)部門主管審查---財務(wù)部主管審查---法務(wù)部審查---總經(jīng)理審批注：個人：身份信息+親筆簽字+捺手印企業(yè)：經(jīng)辦人親筆簽字+公司印章+企業(yè)基本信息2、各部門的審批職責(zé)（1）合同執(zhí)行(zhíxíng)部門主管：精品資料a、合同的經(jīng)濟(jì)性：市場供應(yīng)、需求調(diào)研、價格預(yù)測可靠性、合理性；b、合同的技術(shù)性：技術(shù)依據(jù)真實性、可靠性，技術(shù)措施是否完備、可行，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)是否科學(xué)、真實、可行；c、合同的可行性：包括整體項目技術(shù)是否具有可靠性，經(jīng)濟(jì)效益或社會效益是否具有真實性以及是否具有可操作性；d、合同的安全性：包括涉及的知識產(chǎn)權(quán)是否已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施，是否存在損害本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益的情況以及合同執(zhí)行部門認(rèn)為(rènwéi)必須審核的其他內(nèi)容。精品資料（2）財務(wù)部門：a、合同涉及資金的使用是否滿足公司預(yù)算要求；b、資金、資產(chǎn)的合法性：包括資金來源是否合法，資產(chǎn)的所有權(quán)是否明確；資金使用的審批手續(xù)、資金、資產(chǎn)的用途及使用方式是否合法；c、價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性：包括價款、酬金的確定是否正確合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式是否明確、具體、合法；資產(chǎn)、資金使用效果是否具有財務(wù)可行性以及與資金、資產(chǎn)等有關(guān)(yǒuguān)的其他事項；精品資料

（3）法務(wù)部門：a、合法性b、嚴(yán)密性c、合同經(jīng)辦形式審核3、無論合同是否訂立，凡是在起草、簽訂合同過程中獲悉的所有商業(yè)秘密，經(jīng)辦人都不得泄漏或不正當(dāng)使用。4、審核意見應(yīng)當(dāng)明確、清晰，不得使用模糊性語言，一旦使用，視為合同未經(jīng)過審核。5、合同審批表上對合同批示意見不齊全(qíquán)的，公司法定代表人或授權(quán)代表可不予簽署，未經(jīng)授權(quán)人簽署的合同，印章管理員不得加蓋公司印章。精品資料6、合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人向有關(guān)部門提交合同草案時，原則上應(yīng)預(yù)留1~2個工作日供其審核，同時審批人必須在接到合同草案后1~2個工作日內(nèi)回復(fù)意見。各審核部門遇特殊情況需延長審核時間時，應(yīng)向合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人說明情況后可以適當(dāng)延長，延長時間視具體情況而定。7、各審核部門在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應(yīng)在審核意見中予以明確并提出修改意見，連同全部文件資料退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦人修改之后應(yīng)重新提請(tíqǐnɡ)審核，審核期限重新計算。各審核部門須及時地提出審核意見，不得拖延。精品資料合同(hétong)審批流程圖：合同(hétong)執(zhí)行部門經(jīng)辦人申報執(zhí)行部門主管審查財務(wù)部審核法務(wù)部審核總經(jīng)理或授權(quán)代表簽批加蓋印章（公章或合同章）1-2個工作日1-2個工作日1-2個工作日精品資料合同執(zhí)行部門審查要點(diǎn)：1、合同內(nèi)容與談判結(jié)果的一致性2、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的可行性3、簽訂合同時所配備的資料是否(shìfǒu)齊全，如：檢測報告4、其他執(zhí)行部門認(rèn)為需要審查的要點(diǎn)財務(wù)部審查要點(diǎn)：1、付款條件2、發(fā)票3、跟進(jìn)對方當(dāng)事人回款情況4、評估客戶資信狀況5、其他財務(wù)部認(rèn)為需要審查的要點(diǎn)精品資料法務(wù)部審查要點(diǎn)：主要包括形式審查和實質(zhì)審查（1）形式審查要點(diǎn)：1、當(dāng)事人基本信息是否正確2、審查內(nèi)容是否列明了附件清單，是否與實際送審附件內(nèi)容一致3、審查簽字人是否為法定代表人或授權(quán)代表4、審查對方當(dāng)事人的法定代表人或負(fù)責(zé)人的簽字是否與營業(yè)執(zhí)照上的名字(míngzi)一致5、審查自然人對方的簽字是否與身份證上的名字(míngzi)一致6、審核對方當(dāng)事人蓋章是否正確等精品資料（2）實質(zhì)審查要點(diǎn)：1、合同主體審查2、合同具體條款審查3、合法合規(guī)性審查：如，審查合同主體是否合法，合同中免責(zé)條款是否合法等4、合同條款的完備性、明確性、嚴(yán)謹(jǐn)性：如，合同條款是否完備、用語是否清楚、完整(wánzhěng)、準(zhǔn)確無誤、是否會產(chǎn)生歧義。精品資料Part4:合同(hétong)的簽訂、履行、變更及解除1、合同的簽訂（1）公司法定代表人具有合同的簽署權(quán)。（2）公司法定代表人因客觀原因無法行使合同簽署權(quán)時，可由其指定的授權(quán)代表代為行使。授權(quán)代表因客觀原因無法行使合同簽署權(quán)時，應(yīng)當(dāng)(yīngdāng)事先向公司法定代表人提議由相關(guān)人員代為行使，并經(jīng)法定代表人同意后，相關(guān)人員方可行使簽署權(quán)。（3）公司法定代表人指定授權(quán)代表行使簽署權(quán)的，須簽署書面授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)載明授權(quán)代表姓名、授權(quán)權(quán)限和授權(quán)期限，并由公司法定代表人簽字或蓋章方可生效。在無明確書面授權(quán)的情況下，任何人不得擅自對外簽署合同，否則將承擔(dān)全部責(zé)任。精品資料（4）授權(quán)代表應(yīng)按照授權(quán)人的意圖和公司相關(guān)制度的規(guī)定行使合同簽署權(quán)，不得超越權(quán)限。（5）任何以個人名義對外簽訂的合同或其他具有履約性質(zhì)的任何書面文件均無效，公司均不予以承認(rèn)。2、合同的履行（1）合同依法成立，即具有法律約束力。合同執(zhí)行部門必須嚴(yán)格履行合同所規(guī)定的義務(wù)，積極(jījí)行使合同賦予的權(quán)利。（2）合同履行涉及公司多個部門的，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時需要協(xié)助的內(nèi)容，有關(guān)部門應(yīng)予以積極(jījí)配合。精品資料3、合同依法簽訂生效后，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時檢查、了解履行情況。（1）如遇對方原因?qū)е潞贤荒苈男谢虿荒芡耆男械模贤瑘?zhí)行部門應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h，并將有關(guān)情況及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，積極采取措施避免公司利益受損。（2）若因我方原因?qū)е潞贤荒苈男谢虿荒芡耆男械模贤瑘?zhí)行部門應(yīng)當(dāng)(yīngdāng)將有關(guān)情況及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時采取補(bǔ)救措施防止損失擴(kuò)大。收到對方履行異議時，合同執(zhí)行部門亦應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式予以答復(fù)。4、向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和答復(fù)須經(jīng)法務(wù)部審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可發(fā)出。精品資料5、遇有不可抗力事件影響合同履行時，合同執(zhí)行部門應(yīng)當(dāng)及時將有關(guān)情況向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并于不可抗力事件發(fā)生當(dāng)日(dàngrì)或3日內(nèi)以書面形式通知對方，并收集有關(guān)證據(jù)。6、合同訂立后，不得因合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人的變動而影響合同履行。在合同履行過程中，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人變更時，應(yīng)辦理交接手續(xù)。7、合同履行完畢后，合同執(zhí)行部門務(wù)必及時將完成情況報法務(wù)部備案。8、合同的變更及解除（1）合同在履行過程中，需要進(jìn)行變更或解除時，應(yīng)與對方協(xié)商一致進(jìn)行變更或解除。法律有特別規(guī)定或合同有特別約定的，依據(jù)法律規(guī)定或合同約定。精品資料（2）變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。（3）變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定、合同約定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，書面函告并限期答復(fù)。9、合同執(zhí)行(zhíxíng)部門經(jīng)辦人在收到對方要求變更或解除合同的通知后，應(yīng)及時提請所在部門領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部。變更、解除合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。10、變更、解除合同的協(xié)議在達(dá)成之前，應(yīng)根據(jù)實際情況采取繼續(xù)履行、補(bǔ)救或中止履行等措施。精品資料Part5:合同糾紛的處理(chǔlǐ)及責(zé)任1、合同在履行(lǚxíng)過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本制度處理。2、處理合同糾紛的原則（1）及時處理的原則；（2）雙方協(xié)商解決的原則；（3）護(hù)公司合法權(quán)益的原則。。精品資料3、糾紛發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時向所在部門領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部遞交合同糾紛說明(shuōmíng)，法務(wù)部收到后與各相關(guān)部門、法律顧問共同商討應(yīng)對方案，同時報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批精品資料Part6:合同(hétong)的歸檔1、合同簽訂后，合同執(zhí)行部門經(jīng)辦人應(yīng)將合同履行過程中形成的各種單據(jù)、憑證和其他相關(guān)材料向法務(wù)部歸檔，不得私自存放。法務(wù)部應(yīng)建立合同臺賬，便于查尋、管理，并統(tǒng)一保存。2、合同執(zhí)行部門應(yīng)及時將完成簽章手續(xù)的合同原件交法務(wù)部存檔（原則上每月15日），交接雙方(shuāngfāng)需及時履行簽收手續(xù)。精品資料Part7:附則(fùzé)1、本制度如有未盡事宜，由法務(wù)部另行(lìnɡxínɡ)補(bǔ)充、修改，最終解釋權(quán)歸屬法務(wù)部。2、本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起施行，補(bǔ)充修改亦同。表單：《合同審批表》精品資料案例分析一：甲商場3月份欲從乙冰箱廠購進(jìn)冰箱50臺，每臺2800元，共計14萬元。雙方約定4月份貨到后先付4萬元，其余(qíyú)待銷售后付清余下的10萬元貨款。后乙冰箱廠想在甲商場開設(shè)銷售專柜，打開銷路。雙方遂簽訂租賃場地合同，約定租賃期為1年，自同年4月起至次年4月止，月租金2萬元，共計24萬元。由乙冰箱廠3個月付1次，分4次付清。7月份乙冰箱廠通知甲商場，稱用應(yīng)收甲商場的10萬元冰箱貨款中的6萬元抵銷其4月至7月的租金。

試分析：乙冰箱廠的做法是否合法？為什么？精品資料

解析：乙冰箱廠的做法符合我國合同法的有關(guān)規(guī)定。我國《合同法》第99條規(guī)定，當(dāng)事人互負(fù)到期債務(wù)，該債務(wù)的標(biāo)的物種類、品質(zhì)相同的，任何一方可以將自己的債務(wù)與對方的債務(wù)抵銷，……當(dāng)事人主張抵銷的，應(yīng)當(dāng)通知對方。通知自到達(dá)對方時生效(shēngxiào)。本案中，甲商場與乙冰箱廠互負(fù)債務(wù)，互享債權(quán)，彼此的合同標(biāo)的物又屬于種類和品質(zhì)相同的貨幣，也到了履行期，因此，乙冰箱廠可以根據(jù)我國合同法的有關(guān)同類債務(wù)相互抵銷的規(guī)定，通知甲商場對6萬元債務(wù)予以抵銷。法條援引--《合同法》第99條當(dāng)事人互負(fù)到期債務(wù)，該債務(wù)的標(biāo)的物種類、品質(zhì)相同的，任何一方可以將自己的債務(wù)與對方的債務(wù)抵銷，但依照法律規(guī)定或者按照合同性質(zhì)不得抵銷的除外。當(dāng)事人主張抵銷的，應(yīng)當(dāng)通知對方。通知自到達(dá)對方時生效(shēngxiào)。抵銷不得附條件或者附期限。精品資料案例分析二：某市玻璃制品廠（以下簡稱甲方）與某市天然氣供應(yīng)公司（以下簡稱乙方）簽訂了常年供氣合同。合同規(guī)定，乙方每天向甲方供應(yīng)生產(chǎn)用氣4000立方，如減少或停供須提前五天(wǔtiān)通知甲方做好準(zhǔn)備。甲方按月結(jié)清天然氣款。雙方約定，甲方向乙方交付定金5萬元。合同簽訂后不久，隨著用氣單位的增多，天然氣供應(yīng)日趨緊張，有些用氣單位向乙方許諾可以購買高價氣。乙方為追求本單位的經(jīng)濟(jì)效益，要求甲方減少用氣2000立方，甲方不同意。乙方在未提