機關公文寫作知識講座 講稿

機關公文寫作知識講座教學內容：1.應用文及公文的概念、種類及特點公文的格式要求公文的寫作要求教學時間：2學時教學過程：一、 實際才干與應用文寫作先從一個實例說起：1971年7月9日基辛格秘密訪華，同中國代表章文晉、黃華談判。雙方在草擬公告的問題上出現了僵局。美方草案中有句：“中國政府向尼克松發(fā)出訪華邀請，尼克松表示樂于接受?！敝蟹讲煌膺@種說法。中方草案中寫道：“尼克松愿意訪華，我們就提出邀請?！泵婪絼t不同意這種說法。雙方僵持不下。關鍵時刻，章文晉專為此事請示周恩來總理。周總理仔細斟酌后，將原文改為：“獲悉尼克松總統(tǒng)表示愿意訪問中華人民共和國，周恩來總理代表中華人民共和國政府邀請尼克松總統(tǒng)于1972年5月以前的適當時間訪問中國。尼克松總統(tǒng)愉快地接受了這一邀請?！被粮窨吹街蟹叫薷暮蟮奈谋?，感到很高興，馬上同意。后來中美雙方同意見報的公告，就是采用的這種表述形式。由這件事我們可以看到，草擬公告一度出現僵局，雙方代表的辦事能力、寫作能力都受到了挑戰(zhàn)。中方代表既表現出很強的原則性，同時也表現出辦事的靈活性，及時請示周總理。周總理在不違背原則的前提下，拿出求同存異、處理應變的解決辦法，終于使中美雙方都滿意的方案，這正是辦事能力的一種高水平的發(fā)揮，也是周總理高超的語言文字表述能力的一種生動表現。草擬公告需要很強的辦事能力和寫作能力，草擬其他應用文同樣也需要這樣的能力。我們說辦事能力也就是才干，這對于機關工作人員是非常重要的。從廣義的角度來說，辦文、辦會、科研、教書、搞行政管理、開展社會活動，這些都叫辦事，都需要辦事能力。而辦事能力與寫作能力是并列的，因此我們說一個人的實際才干應該包括寫作能力和辦事能力。對于機關人員經常接觸的應用文寫作來說，更需要作者有辦事能力。因為應用文是為辦事而寫的，不辦事就無需寫應用文。要在會上講話，才用寫發(fā)言稿；要找別人借東西才需要寫借條。所以說，辦事是根本，是應用文寫作的基礎。而要把事辦好辦得漂亮，同樣需要寫作特別是應用文的寫作能力。所以說，辦事和辦文，是機關工作人員必備的基本素質。二、 明確幾個基本概念應用文：是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體和人民群眾在日常生產生活中辦理公務和處理個人事務時使用的具有某種慣用格式和實用價值的文體。應用文的適用范圍最廣、使用頻率最高、使用人數最多。作用也無處不在：或用來傳達貫徹黨和國家方針政策，或用來指導布置商洽請示匯報總結工作，或用來計劃組織指揮協調控制等管理；或用來宣傳介紹采購銷售商品，或用于征集招聘開業(yè)慶典等社會活動，或用來規(guī)范人們的行為，等等。應用文是人們進行管理交際處理各種事務的工具，是人們生活中不可或缺的工具。公文：2000年8月24日，國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》指出，行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。從這個定義可以看到3點：第一，行政公文的制作主體（作者）是行政機關，一般公文可以擴大至人民團體、企事業(yè)單位；第二，行政公文的形成環(huán)境是“在行政管理過程中”，其他活動被排除在外。第三，行政公文具有特定的性質一一法定效力和規(guī)范體式。我們學校平常所發(fā)的公文就屬于這個范疇。文書和文件：文書是指機關團體、企事業(yè)單位及個人在工作生產生活中形成并使用的具有慣用格式的文字材料，也就是應用文。包括公務文書和私務文書。文件則是指機關團體、企事業(yè)單位等制發(fā)的具有紅色版頭的公文，即人們常說的“紅頭文件”。一般來說，文書（應用文）公文、文件是逐次包含的。就概念的外延來說，文書最大，公文次之，文件最小。列表如下：應用文：公務文：通用文書（公文、事務文書）（文書） 專用文書（財經文書、司法文書、外交文書等）私務文三、公文的寫作（一） 公文的種類按照《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，行政機關的公文共有13類13種。這些公文是:命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位和人員。（例如“國家主席令”、嘉獎令）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（學校常發(fā)關于表彰先進的決定）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（發(fā)布的規(guī)格最高，一般得省級以上權力機關發(fā)布，現在公告有用濫的情況）通告適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項。（公安機關經常發(fā)布通告，非典期間我校發(fā)布過幾個通告）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（適用范圍最廣使用頻率最高）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（學校運用較多情況通報、表彰通報、批評通報等）7議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。不同于提案，提案是人民代表向同級人民代表大會提交審議事項，議案是政府向同級人大提請審議事項，程序）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。請示適用于向上級機關請求批示、批準。10批復適用于答復下級機關的請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。按照行文方向分為三種：上級f下級（下行文）：命令（令）決定公告通告通知通報批復下級f上級（上行文）：請示報告平級、不相隸屬機關之間（平行文）：函議案不明去向：會議紀要意見從我們平時使用情況來看，通知、通報、決定、報告、請示、通告這些文種使用較多，尤其以通知使用的頻率最高。（二） 公文的格式：《國家行政機關公文處理辦法》第三章，專門談公文的格式要求包括公文用紙都有明確的規(guī)定。（簡單介紹）眉首部分：公文份數序號。是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。秘密等級和保密期限。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用3號黑體，標識在秘密等級之下、版心右上角第2行（頂格）。兩字之間空1字。發(fā)文機關標識。應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體，用紅色標識。發(fā)文字號。應當包括機關代字、年份、序號。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號〔〕”插入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。簽發(fā)人。上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之距離為4mm。主體部分：公文標題。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題排列的位置在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。主送機關。指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。公文正文。主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。附件。是附屬于正文的有關文字、圖表材料。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.XXXXX”）附件名稱后不加標點符號。成文時間。以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”；成文時間的標識位置在右空4字。公文生效標識。公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。單一機關制發(fā)的公文在落款處不屬發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如遇一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。特殊情況說明。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢茫瑧扇≌{整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。附注。用以說明正文中不便說明的事項。如需要加以注釋的名詞術語、公文的傳達范圍、使用方法等。請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。版記部分：主題詞。公文應當標識主題詞。主題詞是指能反映公文主要內容的規(guī)范化詞匯，是供公文主題檢索時使用的。1998年2月1日開始執(zhí)行的《國務院公文主題詞表》中共有15類1049個主題詞。標引主題詞的順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱。在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后抄送機關后標句號。印發(fā)機關和印發(fā)時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記的位置應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。以上是嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》和《中華人民共和國國家標準國家行政機關公文格式》的規(guī)定來講的。（三） 、公文寫作的要求：《國家行政機關公文處理辦法》第五章發(fā)文辦理中明確規(guī)定草擬公文應到做到以下幾點：1、 符合國家法律、法規(guī)及其他的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（合法）2、 情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（屬實）3、 公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。4、 擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。5、 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（準確）6、 結構層次序數，第一層為“一”，第二層位（一），第三層為“1”，第四層為（1）”。7、 應當使用國家法定計量單位。（規(guī)范有序）8、 文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。9、 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。以上九條要求，是對公文擬制中具體的要求，既有內容的要求，也有形式的要求，歸納起來包括幾方面：合法、屬實、（內容）準確、規(guī)范、有序（表達形式）牢記。（四） 公文內容結構和語言的要求內容：從公文的內容來看，不外乎這樣三方面一是要干什么、二是這樣干的依據、三是怎樣干。這就是公文內容的三要素：主旨、依據、分旨。要素1——主旨：一篇公文最主要的意義和目的。回答公文要'干什么’的問題”。任何一篇公文，無論篇幅長短，總應該有它的某種目的和意圖，這就是公文的主旨。（是什么、干什么）要素2—依據：一篇公文主旨提出和成立的理由和根據?；卮鸸闹小疄槭裁础膯栴}。包括理論依據，可細分為1、黨和國家的政策法規(guī)，2、文件會議精神，3、領導指示，4、發(fā)文主體自發(fā)的議論等；事實依據，可細分為1、現實狀況，2、過去事實等。其中來文來函、會議通過等是經常使用的事實依據。（為什么）要素3——分旨：一篇公文中為實現主旨而制定的具體辦法、要求或補充詳述的具體事項，它回答的是一篇公文中“怎么樣”的問題。（怎么樣）舉例說明：中華人民共和國主席特赦令（1963年3月30日公布）根據第二屆全國人民代表大會常務委員會第九次會議的決定（依據），對于確實改惡從善的蔣介石集團、偽滿洲國和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭罪犯，實行特赦。（主旨）具體如下：一、蔣介石集團、偽滿洲國和偽蒙疆自治政府的戰(zhàn)爭罪犯，關押已滿十年，確實改惡從善的，予以釋放。一、判處死刑、緩期二年執(zhí)行的戰(zhàn)爭罪犯，緩刑時間已滿一年、確實有改惡從善表現的可以減為無期徒刑和十五年以上有期徒刑。二判處無期徒刑的戰(zhàn)爭罪犯，服刑時間已滿七年，確實有改惡從善的表現的，可以減為十年以上有期徒刑。這個命令，由最高人民法院和高級人民法院執(zhí)行。（分旨）中華人民共和國主席劉少奇我校文件例文：明確了公文內容的三個要素，還要明確三要素之間的因果關系：依據與主旨之間是因果關系，依據是主旨提出和成立的理由和根據，主旨是依據產生的結果。主旨與分旨之間也是因果關系，分旨是為實現主旨而制定的具體辦法或分述的具體事項，分旨是產生于主旨的結果，按照前因后果的邏輯，自然應當主旨在前分旨在后。結構：了解了三者之間的關系，其實公文的結構安排就是水到渠成的事了?！耙赝耆健被蚍Q“三要素式”依據f主^分旨“省略依據式”或稱“兩要素式”主旨…分旨“省略分旨式”或稱“兩要素式”依據…主旨“省略依據、分旨式”或稱“單一要素式”主旨語言和表達：公文（應用文）是為了應用、為了辦事的，所以它主要以敘述說明為主要表達方式，它選擇的語言也與其他文種不同。要求是：莊重得體，樸實平易，準確規(guī)范，言簡意賅。為了要做到這些，在寫作應用文時，常常要使用規(guī)范化的書面用語而避免使用口語。由于應用文語言莊重得體、言簡意賅的要求，所以長期以來，人們在應用文中使用一些使用頻率較高的專用詞語，這些詞語用途穩(wěn)定，約定俗成，有助于應用文語言的準確和簡練。如，開頭用語：根據、據查、遵照、按照（寫依據時用）為了、由于（寫意圖時用），關于、茲（寫主旨時用）稱謂用語：第一人稱：我（本）校、第二人稱：你、貴；第三人稱：該引敘用語：接、前接、收悉等經辦用語：經、業(yè)經、茲經綜合過渡用語：為此、對此、據此等表態(tài)用語：同意、照辦、可行、準予詢問用語：是否、妥否、請批示等結尾用語：特此報告、現予公布、為妥、為盼應用文主要采取敘述、議論、說明的表達方式，不用描寫和抒情等手法。（五）公文寫作中常見的錯誤：公文標題擬制中出現的錯誤公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。規(guī)范的公文標題包括3部分：發(fā)文機關+關于+公文的主要內容（事由）+的+文種（3要素齊全的標準式或基本式標題）例如：《國務院關于制止濫發(fā)各種獎券的通知》有時一些特殊的公文可以省略事由，例如：《中華人民共和國主席令》 《中華人民共和國交通部通告》等還有一些內容單一、文字簡短的公布性公文省略了發(fā)文機關和事由例如：《通告》錯例：關于印發(fā)《關于劉東凱等四名同學退學處理的決定》的通知錯誤是疊床架屋。決定本身就是法定公文，可以單獨下發(fā)，無需再用通知的形式印發(fā)。如果是計劃類的事務文書，或者是“辦法”等規(guī)章制度類的文書，則須用通知的形式印發(fā)。關于加強有關檔案工作法律法規(guī)學習的通知錯誤是詞語重復：關于與有關，可將“有關”去掉。XX縣公安局關于偷獵國家珍稀野生動物的通知錯誤是事由缺少顯示發(fā)文機關行為的主要動詞，造成了“縣公安局發(fā)通知要市民偷獵”的歧義。另外，“公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項”應該用通告這種文種XX區(qū)教育局關于轉發(fā)XX市教育局關于加強學生春游組織工作的通知錯誤是沒有文種。改正：在“通知”后再加“通知”乂乂縣工商局關于XX同志嚴重失職處分決定的通知文種疊加，在表彰和處分時，不能用“通知”，刪去“通知”XX市人民政府關于發(fā)展鋼鐵工業(yè)填補本市工業(yè)缺口組建XX鋼鐵廠的請示事由不夠簡練，應改為X市人民政府關于組建XX鋼鐵廠的請示辦公廳人事處關于XX同志的考察報告關于后面可以看成是一個以“考察報告”為中心詞的偏正短語，從語義分析是“XX的考察報告”，這與原文內容不符，應在XX同志前加“對”，可改為：辦公廳人事處關于對XX同志考察的報告（辦公廳人事處關于XX同志的考察報告）XX市公安局關于嚴禁打架斗毆和收繳武器的布告標題中出現了“嚴禁收繳武器”的問題，屬于語序問題。布告不屬于國家法定公文，應用“通告”這種文種。改為：XX市公安局關于收繳武器和嚴禁打架斗毆的通告關于規(guī)范校園用語用字檢查情況的通報及迎接廊坊市語言文字工作檢查的通知錯誤有二：兩個文種（通報和通知）不能同時使用；從標題事由表達上有歧義：規(guī)范修飾限制的不是校園用語用字而是“檢查”?？梢愿某申P于校園用語用字檢查情況的通報公文正文擬制中出現的錯誤《關于規(guī)范校園用語用字檢查情況的通報及迎接廊坊市語言文字工作檢查的通知》根據廊坊市迎接省二類城市語言文字工作檢查評估辦公室（以下簡稱迎評辦）通知精神，為配合“河北省二類城市語言文字工作達標”工作，市迎評辦將于4月10日起對轄區(qū)內高校語言文字工作進行初步檢查。為做好迎接檢查的準備工作，結合河北省語言文字工作領導小組和廊坊市迎接省二類城市語言文字檢查評估工作的相關要求，學校語言文字工作領導小組于4月6日上午對東西兩個校區(qū)的校園用字情況進行了抽查?，F將抽查中發(fā)現的問題及迎接檢查準備工作的有關要求通知如下：這個開頭有幾處明顯的錯誤：第一，主旨表達不清楚。這一段的主旨句為“為做好迎接檢查的準備工作（意圖）我校語言文字工作領導小組對東西兩個校區(qū)文字使用情況進行抽查，現將抽查中發(fā)現的問題及迎接檢查準備工作的有關要求通知如下”，迎接檢查準備工作的要求可以通知但是“抽查中發(fā)現的問題”卻不能用通知的形式，由于標題中將兩種文種混在了一起，所以在主旨表達中就只能陷入這樣混亂的狀態(tài)。應該為“先將抽查的情況通報如下”第二，依據的表述混亂。開頭第一句應該是這篇公文的依據，也就是廊坊市要對轄區(qū)內高校語言文字工作進行檢查，為了迎接這次檢查，我們要先行進行自查。然而由于這個依據表述的卻并不清楚，主要是因為上下級關系和先后次序沒有分清，市迎評辦給自己發(fā)通知，然后自己按照這個通知去檢查轄區(qū)高校語言文字工作。而“河北省二類城市語言文字工作達標”這項工作成了“配合”。改正的方法就是去掉第一句，將“配合”改為“做好”，即：為做好“河北省二類城市語言文字工作達標”工作，廊坊市迎評辦將于4月10日起對轄區(qū)內高校語言文字工作進行初步檢查。這就是我們要做語言文字抽查工作的依據第三，詞語使用不當：前面已經說，“為配合'河北省二類城市語言