會管理第五章會前準(zhǔn)備

第五章會前準(zhǔn)備工作

對于任何會議來說，會前準(zhǔn)備都是最重要的環(huán)節(jié)。會前準(zhǔn)備是否充分，考慮是否周到，安排是否細(xì)致，直接決定著會議能否取得成功，能否實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。本章從會議材料的準(zhǔn)備、會場布置與座次安排、發(fā)送通知與準(zhǔn)備證件和物品、會前聯(lián)絡(luò)與溝通、生活服務(wù)幾方面，闡述了會前準(zhǔn)備階段的相關(guān)內(nèi)容和注意事項。第五章會前準(zhǔn)備工作會議材料準(zhǔn)備會場布置與座次安排發(fā)送會議通知與準(zhǔn)備會議證件與物品會前聯(lián)絡(luò)與溝通生活服務(wù)準(zhǔn)備 第一節(jié)會議材料準(zhǔn)備一、會議材料的含義與特點二、會議材料的類型三、會前需要準(zhǔn)備的材料內(nèi)容四、準(zhǔn)備會議材料的步驟五、準(zhǔn)備會議材料的注意事項一、會議材料的含義與特點會議材料的含義：會議材料指為了實現(xiàn)會議目標(biāo)、滿足會議需要、保證會議效果，用于傳達(dá)會議任務(wù)、記錄會議情況、反映會議要求、體現(xiàn)會議精神的文字材料。

會議材料的特征：（一）多樣性（二）時效性（三）重要性（四）復(fù)雜性二、會議材料的類型（一）按與會者接觸材料的時間來劃分

（1）會前發(fā)放的材料。如會議通知、會議議程、會議日程、上級指導(dǎo)性文件、會議須知、參會證件等，以讓與會者了解會議基本信息（時間、目的、內(nèi)容、要求等）為主。（2）會中使用的材料。如主持詞、講話稿、責(zé)任狀、工作報告等，以向與會者說明會議目的和重要性、明確方向、提出具體措施為主。（3）會后形成的材料。如紀(jì)要、督查材料、新聞報道等，以向與會者宣傳會議精神、強調(diào)與會者貫徹落實會議要求為主。（二）按材料在會議過程中所發(fā)揮的功能來劃分

1.

會議指導(dǎo)文件如上級會議的決議或決定、上級下發(fā)的政策性和指示性文件、本級會議的必要性和目的性等文書材料。2.

會議主題文件如主持詞（開幕詞、閉幕詞），講話稿，主題報告，專題報告，發(fā)言材料，需要審議通過的選舉結(jié)果、決議、方案、章程等。3.

會議程序文件包括會議議程、會議日程、會議程序、選舉程序、表決程序、會務(wù)手冊等。4.會議參考文件如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、活動簡介、年度報告、產(chǎn)品介紹、調(diào)查報告、學(xué)術(shù)論文、典型經(jīng)驗材料、代表提案、公務(wù)書信、群眾來信、與會代表來信和各類來訪的書面材料、各種討論稿、有關(guān)參考書籍等。5.會議宣傳文件如會議通知、會議記錄、會議簡報、新聞報道、會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱等。6.

會議管理文件如簽到簿，開會須知，議事規(guī)則，保密制度，分組名單，生活安排（食宿地點、作息時間、服務(wù)指南等），注意事項，證件等。三、會前需要準(zhǔn)備的材料內(nèi)容

（一）印發(fā)類一是用于向與會者傳遞會議的基本信息的材料，如會議通知、會議議程和日程等。二是為與會者參會期間的生活提供服務(wù)的材料，如參會證件、會議回執(zhí)單、生活安排、分組名單等。三是用于向與會者傳達(dá)會議的要求和規(guī)則的材料，如會議須知、上級指導(dǎo)性文件、會務(wù)手冊、選舉程序、保密制度、議事規(guī)則等。四是為與會者的討論、發(fā)言、審議等提供參考的材料，如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、調(diào)查報告、活動簡介、規(guī)劃、章程、代表提案、工作方案等。

（二）宣讀類如主持詞（開幕詞、閉幕詞、祝詞），講話稿（發(fā)言講話、總結(jié)講話），報告（匯報提綱、主題報告、專題報告），指導(dǎo)方案等。四、準(zhǔn)備會議材料的步驟根據(jù)會議需要擬定會議材料目錄收集整理資料，起草初稿請領(lǐng)導(dǎo)審核修改并核稿校對印刷分類檢查五、準(zhǔn)備會議材料的注意事項（一）準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把準(zhǔn)會議脈搏（二）廣泛征求相關(guān)意見，摸準(zhǔn)下級情況（三）考慮周到全面，兼顧各方需求（四）合理安排內(nèi)容，增強可讀性（五）認(rèn)真查缺補漏，留有余地第二節(jié)會場布置與座次安排一、會場布置與布局（一）以必要的裝飾營造會場氣氛

會場裝飾的主要內(nèi)容有：

1.會標(biāo)會標(biāo)即直接以會議全稱為信息的文字性標(biāo)識，用于正式的、隆重的會議。

2.會徽會徽是最能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標(biāo)識，一般懸掛在主席臺的天幕中央。

一是來源于本組織的徽志，如黨徽、國徽、警徽；

二是來源于主辦機構(gòu)的徽志；

三是向社會公開征集。

3.旗幟

4.燈光

（二）依會議目的選定會場形式1.會場的整體布局形式

（1）相對式：（2）全圍式：

（3）半圍式：（4）分散式

四種會場形式的適用情況表會場格局會場形式適用會議優(yōu)點相對式“而”字形、禮堂形大中型的報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等會場場面開闊、較有氣勢，會場氣氛嚴(yán)肅、莊重。全圍式圓形、橢圓形、正方形、長方形、多邊形小型的座談性、協(xié)商性等類型會議營造融洽、和諧的氣氛，體現(xiàn)平等、尊重，便于與會者交流。便于主持人觀察、把握與會者的心理狀態(tài)。半圍式馬蹄形、T字形、橋形中小型工作會，橋形尤其適于述職、聽證等會議既考慮到主席臺地位的突出，又增加了融洽的氣氛。分散式圓桌形、方桌形、V字形規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團(tuán)拜會等突出了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又為與會者提供了多個談話、交流中心，營造輕松、自由的氣氛。2.主席臺的布局形式

要考慮以下兩方面問題：一是主席臺的座位格局。二是講臺的設(shè)置

二、位席標(biāo)識與座次安排

（一）準(zhǔn)確進(jìn)行位席標(biāo)識（二）合理安排與會者的座次（一）準(zhǔn)確進(jìn)行位席標(biāo)識

位席標(biāo)識是指引與會者就座的各種標(biāo)志。

常用的標(biāo)識方法有：

?座位號標(biāo)識

?團(tuán)組座區(qū)標(biāo)識

?席卡（名簽）標(biāo)識（二）合理安排與會者的座次

1.主席臺的座次安排

●嚴(yán)格按照會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)確定了的名單次序安排座次。

●按照就座者的職務(wù)、身份、地位、資格排列。⑦⑤③①②④⑥⑧⑥④②①③⑤⑦其他與會人員的座次安排

橫排法：從左至右橫向依次排列。

豎排法：沿一條直線從前至后依次安排座次。

左右排列法：先以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。排在第一位的居中而坐，以此為基點，其余的以居中者靜態(tài)方位的左手方為第一順序，一左一右，先左后右，依次排列。3會場的桌椅配置第三節(jié)發(fā)送會議通知與準(zhǔn)備會議證件與物品一、發(fā)送會議通知（一）會議通知的形式

1.口頭通知

2.書面通知

（二）參會確認(rèn)

確認(rèn)與會人員常用的方式有：

回執(zhí)確認(rèn)；電話確認(rèn)；報到確認(rèn)。

會議回執(zhí)單姓名性別職務(wù)年齡單位手機通訊地址傳真E-mail發(fā)言題目接站事項（無需接站不填）到站時間（車次、航班）返程票預(yù)定（無需預(yù)定不填）（三）會議通知發(fā)送的內(nèi)容會議通知向與會者傳遞以下信息：

會議名稱（全稱），主辦方名稱，會議時間（報到時間、會議起止時間、會期），會議地點（會場所在地名、街區(qū)名稱、門牌號碼、樓層號、房間號、會場名稱等），會議內(nèi)容（包括會議的目的、議題，討論的提綱、議程等），與會人員名額與要求（如職務(wù)、級別、資格等），其他事項（如參加會議的費用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證以及組織者認(rèn)為必須說明的事項），聯(lián)系方式（地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名等）。還可畫出會場的交通簡圖，抵達(dá)的公交線路、出租車?yán)锍膛c車費額度等。（四）發(fā)送會議通知的注意事項1.提前發(fā)送2.認(rèn)真核對3.及時提醒4.當(dāng)面送達(dá)二、準(zhǔn)備會議證件與物品（一）準(zhǔn)備會議證件（二）準(zhǔn)備會議物品（一）準(zhǔn)備會議證件1.會議證件的含義與作用會議證件的作用：一是為了表明會議期間正式代表、列席代表、旁聽等各種不同人員的身份，便于辨認(rèn)和管理；二是會議證件作為出入會場的憑證，便于檢查；三是會議證件人手一份，便于統(tǒng)計人數(shù)；四是可以作為紀(jì)念品，留給與會者收藏留念。2會議證件的種類（1）按會議證件的制作形式分

胸卡式

佩帶式（2）按與會者參加會議的身份分

主席團(tuán)證、出席證、列席證、旁聽證、工作人員證、記者證、嘉賓證、車輛通行證3會議證件的內(nèi)容與格式

內(nèi)容一般包括：

會議證件的式樣：

會議名稱

豎式胸卡

會徽

橫式襟牌

會議日期

證件種類

姓名、性別

證件編號和持證須知

與會者照片，并加蓋印章

（二）準(zhǔn)備會議物品會議物品的種類

記錄會議信息類

會場基本設(shè)施類

會場裝飾類

印刷通信類

生活衛(wèi)生用品類

其他專門用品類

2.準(zhǔn)備會議物品需注意的問題

制訂計劃

充分準(zhǔn)備

專人負(fù)責(zé)

經(jīng)濟適用第四節(jié)會前聯(lián)絡(luò)與溝通會前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義會前聯(lián)絡(luò)溝通的方式會前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容會前聯(lián)絡(luò)溝通的要求會前聯(lián)絡(luò)溝通的注意事項一、會前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義（一）提高會議活動質(zhì)量的基礎(chǔ)保證1提升會議效果2提升會議執(zhí)行力3提高對會議的控制度（二）提高籌備工作質(zhì)量的有效保障1交換意見，提升解決問題的能力2統(tǒng)一想法，提高解決問題的效率二、會前聯(lián)絡(luò)溝通的方式口頭溝通書面溝通口頭溝通書面溝通簡捷，即時性強復(fù)雜，即時性強慢反饋迅速及時反饋較為緩慢表達(dá)靈活、口語化表達(dá)正式、嚴(yán)肅可伴有手勢、表情等體態(tài)語，增強傳遞信息的效果依賴語言文字的表述，溝通效果受文字制約，保留時間短，不便于查對，易忘可留檔備案，便于保存和查對受時間、空間等環(huán)境制約不易受時間和空間影響易出現(xiàn)誤解，造成傳遞走樣或失真便于反復(fù)研究，加深認(rèn)識和理解三、會前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通——請示與匯報會議的關(guān)鍵要素1.向領(lǐng)導(dǎo)請示會議有關(guān)事項2.向領(lǐng)導(dǎo)提示和建議有關(guān)事項（二）與參會部門溝通——知會與傳達(dá)會議的基本信息1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳達(dá)會議信息2.根據(jù)會議需要主動聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門（三）與保障部門溝通——部署與協(xié)調(diào)會議的后勤保障1.內(nèi)部后勤服務(wù)的部署與協(xié)調(diào)2.外部事務(wù)性協(xié)調(diào)四、會前聯(lián)絡(luò)溝通的要求（一）準(zhǔn)確（二）及時（三）高效五、會前聯(lián)絡(luò)溝通的注意事項（一）分工合作（二）因人而異（三）換位思考（四）思路清晰（五）講究技巧第五節(jié)生活服務(wù)準(zhǔn)備一、會議生活服務(wù)的基本原則二、會議生活服務(wù)的主要內(nèi)容三、安排會議生活服務(wù)的注意事項一、會議生活服務(wù)的基本原則（一）熱情周到（二）遵章守制（三）嚴(yán)保安全（四）合理適度二、會議生活服務(wù)的主要內(nèi)容（一）住宿安排

1.提前謀劃2.遠(yuǎn)近適宜3.規(guī)格適度4.盡量集中5.確保安全6.價位適中7.留有余地8.搭配合理（二）餐飲安排1.飲食安排（1）衛(wèi)生達(dá)標(biāo)，確保安全（2）營養(yǎng)可口，兼顧特殊（3）規(guī)格適中，節(jié)約為本（4）提前預(yù)訂，事先設(shè)計2.飲水服務(wù)（1）適量（2）適時（三）交通安排1.用車服務(wù)（1）建立嚴(yán)格的會議車輛管理制度。（2）建立嚴(yán)格的車輛安全檢查制度。（3）建立規(guī)范的駕駛員管理制度。（4）建立會議期間用車值班制度。（5）建立相對穩(wěn)定的租車渠道。2