績效管理崗位說明書編寫

職務說明書的編寫2023/2/41職務分析流程計劃設(shè)計分析描述使用運行控制2023/2/42職務分析方法

通用性方法訪談法問卷法觀察法工作日志法基于人的分析方法職位分析問卷法關(guān)鍵事件法基于勝任力基于工作的方法功能性職務分析管理職位描述問卷法2023/2/431.訪談法概念工作流程準備確定訪談方法和訪談提綱培訓訪談者實施訪談信息處理優(yōu)缺點2023/2/44進行訪談準備分享成果以訪談目的和最終成果驅(qū)動確認訪談是否是獲取信息的最佳途徑一訪談耗時較長建立訪談背景資料考慮細節(jié)——時間、地點，如可能，新自安排訪談盡可能了解與訪談有關(guān)的基本情況（例如，競爭對手，行業(yè)術(shù)語，被訪談者與麥肯錫/客戶的關(guān)系）如果你要向被訪談者索取文件，需事先通知被訪談者以“問題樹”為基礎(chǔ)設(shè)計訪談提綱在進行中，實時修改你的訪談提綱和議題在對被訪談者沒有風險的環(huán)境中進行訪談注意力集中并表示尊敬，不要遲到使被訪談有交談的意愿，不要逼問處處為被訪談者考慮保持適當?shù)难凵窠佑|靈活應對，不局限于訪談提綱，如適當也可以完全拋棄訪談提綱完成后續(xù)工作；如果你承諾做什么，一定要做到不要一口氣做太多訪談，試著在中間停下來做些分析工作遵循80/20原則—在20小時內(nèi)寫完訪談紀要—與其在一個星期內(nèi)完成一個完美的訪談紀要，不如立即做一個有80%準確性的訪談紀要提及被訪談者對問題的反應，而不限于她所用語言表達的引用被訪談者原話，以此強調(diào)重要觀點對被訪談對象的觀點/評論，持必要的懷疑態(tài)度不要在訪談紀要中露出非常具有爭議性的評論，對這些評論僅與自己的項目小組成員私下進行溝通便可項目結(jié)束后銷毀訪談紀要2023/2/452.問卷法概念基本流程優(yōu)缺點2023/2/463.觀察法概念應用工作流程注意事項2023/2/474.關(guān)鍵事件法概念實施步驟明確編寫”事件”規(guī)則選擇關(guān)鍵事件的方法編輯關(guān)鍵事件關(guān)鍵事件的績效維度注意事項2023/2/48職務說明書編寫實務2023/2/49職務描述的基本內(nèi)容職務名稱職務概要工作職責工作關(guān)系工作條件與工作環(huán)境2023/2/410崗位名稱：使工作名標準化、美化、體現(xiàn)工作性質(zhì)和內(nèi)容。崗位編號：如HR001還包括所屬部門直接上級崗位下屬崗位及人數(shù)定點人數(shù)編號職務名稱2023/2/411

職務概要\職務使命:(崗位存在的理由和目的）

為……（目的、目標）在……（限制）/通過……（手段）做……（崗位存在理由）2023/2/412工作概要（示例）HR部長----為實現(xiàn)公司整體目標，通過不斷完善人力資源管理與開發(fā)模式，提高人力資源效益，滿足企業(yè)發(fā)展對人力資源的需求。物資部長----為了實現(xiàn)公司整體目標，通過對采購控制流程的管理和運行，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物資的按質(zhì)、按量供應，降低采購成本，提高公司核心競爭力。技術(shù)開發(fā)部部長----為實現(xiàn)公司整體目標，組織實施新產(chǎn)品開發(fā)，優(yōu)化工藝技術(shù)，促進企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新，提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力。市場部部長----為實現(xiàn)公司整體目標，落實公司營銷戰(zhàn)略，通過市場調(diào)研以及營銷策劃與實施，提升企業(yè)形象和品牌形象，促進產(chǎn)品銷售。倉儲部部長----為實現(xiàn)公司整體目標，通過對公司物流全過程的管理，實現(xiàn)儲運工作的安全性、科學性、準確性和時效性，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動對倉儲運輸?shù)囊蟆?023/2/413工作職責工作的責任與任務是編寫說明書最為繁雜的部分。為了了解和描述職位的情況，至關(guān)重要的是要明確該職位的職責范圍和權(quán)限；職位的職責來自于組織使命的分解，按照組織的要求，本職位應該做什么；在編寫職責時，首先應該找出本崗位的幾個大塊工作內(nèi)容，即本職位應該做那幾方面的事情，然后對每件事情進行具體描述；在具體描述時，每一條職責，都應盡量以流程的形式描述，盡量講清楚每件事的輸入與輸出，描述的格式為：“動詞+名詞賓語+進一步描述任務的詞語”；2023/2/414工作職責在職位職責的描述中，重要的是清楚的界定每一職責上的權(quán)限，應該用精心選擇的動詞恰當?shù)孛枋鰴?quán)限范圍。針對制度、方案、計劃等文件可以用草擬、擬訂、審核、審定、轉(zhuǎn)呈、提交、下達、備案、存檔、提出意見等動詞；針對信息、資料可以用調(diào)查、收集、整理、分析、研究、總結(jié)、提供、匯報、反饋、轉(zhuǎn)達、通知、發(fā)布、維護管理等動詞；關(guān)于某項工作（上級）可以用主持、組織、指導、安排、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理、會同、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估等動詞；思考行為可以用研究、分析、評估、建議、參與、推薦、計劃等動詞；直接行動可以用組織、執(zhí)行、指導、控制、監(jiān)管、采用、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助等動詞；上級行為可以用批準、指導、確立、規(guī)劃、監(jiān)督等動詞；管理行為可以用達到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督等動詞；專家行為可以用分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評估、評價等動詞；下級行為可以用檢查、核對、收集、獲得、提交、辦理等動詞；

2023/2/415示例工作職責：1、負責公司日常行政工作的組織和管理；2、負責銷售公司（上海）辦公室日常人事、事務的管理，及辦公用品的配置管理；3、負責銷售公司（上海）與新疆辦公室的協(xié)調(diào)管理工作；4、負責公司文件的打印、速遞、傳真等事務；5、負責銷售公司客戶接待工作；6、及時向各大區(qū)辦公室傳遞公司的通知、文件及酒業(yè)公司的各種文件；7、負責銷售公司的員工考勤記到工作；8、負責處理銷售公司辦公室的各種票務費用處理，如水電費繳納等；9、協(xié)助市場部展開各種營銷公關(guān)活動10、負責銷售公司（上海）人員的招聘，培訓及新酬福利管理工作；11、其它與人事及行政相關(guān)的工作。2023/2/416主要職責：1、主持召開股東大會、董事會議，并負責上述會議的貫徹落實；2、召集和主持公司管理委員會議，組織討論和決定公司的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營方針、年度計劃有及日常經(jīng)營工作中的重大事項；3、檢查董事會決議的實施情況，并向董事會提出報告；4、提名公司總經(jīng)理和其你高層管理人員的聘用、決定報酬、待遇以及解聘，并報董事會批準和備案；5、審查總經(jīng)理提出的各項發(fā)展計劃及執(zhí)行結(jié)果；6、定期審閱公司的財務報表和其你重要報表，全盤控制全公司系統(tǒng)的財務狀況；7、簽署批準公司招聘的各級管理人員和專業(yè)技術(shù)人員；8、簽署對外重要經(jīng)濟合同、上報印發(fā)的各種重要報表、文件、資料；9、處理其你由董事會授權(quán)的重大事項。2023/2/417指內(nèi)部溝通關(guān)系和外部溝通關(guān)系內(nèi)部溝通關(guān)系：指從事此崗位在業(yè)務上需同公司內(nèi)部部門層次及部門以上層次進行的溝通關(guān)系外部溝通關(guān)系：指從事此崗位在業(yè)務上需同外部公司、政府機關(guān)及其你單位進行的溝通關(guān)系如“招聘專員”崗位的外部工作關(guān)系可表述為“與人才中介機構(gòu)和培訓機構(gòu)進行業(yè)務洽談”工作關(guān)系2023/2/418物理與安全環(huán)境：整個工作室的條件、溫度、照明、噪音、空氣和安全因素（危險性、可能發(fā)生的事故、過去事故的發(fā)生率、事故原因及對執(zhí)行人員肌體的哪些部分造成危害、危害程度如何、勞動安全衛(wèi)生條件、易患的職業(yè)病、患病率及危害程度等）、地理位置、技術(shù)實施等。社會環(huán)境：工作場所的生活方便程度、工作環(huán)境的孤獨程度、工作群體、社會心理氣氛、上級領(lǐng)導的工作作風、同事特征及相互關(guān)系、各部門之間關(guān)系，企業(yè)文化和生活設(shè)施等。工作環(huán)境2023/2/419職務規(guī)范(任職資格)任職資格是決定職位價值、招募、培訓等的重要依據(jù)；任職資格的規(guī)定要嚴格界定為工作所要求的，必須從理論或者實證地證明與工作績效有因果關(guān)系；任職資格是對在職者的客觀要求，不是針對現(xiàn)有人員的實際水平；任職資格包括以下這些項目：受教育水平、經(jīng)驗、培訓、性別、年齡、身體狀況、判斷力、知識、技能等等。2023/2/420如何填寫“資歷”資歷包括學歷（學位）、所學專業(yè)（或接受何種培訓）、職稱和工作經(jīng)驗（包括一般工作經(jīng)驗和特殊工作經(jīng)驗）；例如：某公司一個薪酬主管的資歷要求是“人力資源管理或工商管理專業(yè)，大學本科畢業(yè)，從事過人力資源管理工作三年”；某房地產(chǎn)公司一級預算工程師的資歷要求是“大學本科，工民建、暖通、給排水、電氣、建筑經(jīng)濟等相關(guān)專業(yè)或者復合型人才；有一定業(yè)界知名度；八年大型工程造價控制工作經(jīng)驗并主持過兩個以上大型（30萬平米以上）公共建筑工程造價控制工作”；某集團公司企業(yè)管理部經(jīng)理的資歷要求是“MBA，八年以上工作經(jīng)驗，其中有管理一個子企業(yè)的工作經(jīng)驗”。

2023/2/421如何填寫“所需資格證書”所需資格證書不是職稱，而是指從事本工作所必須持有的證件材料；例如：出納必須有會計證才能上崗；某公司財務部經(jīng)理需要“注冊會計師證”；某房地產(chǎn)公司一級預算工程師需要“注冊造價工程師證”；某動力廠維修電工需要“高低壓電工運行維修本和普通電、氣焊本”；某動力廠司爐工需要“司爐本、環(huán)保本”；某儲運公司客車隊班車司機需要“大客車駕駛執(zhí)照”。

2023/2/422如何填寫“知識要求”知識要求包括業(yè)務知識和管理知識；這些知識都應區(qū)分其廣博程度和精通程度；例如：廣博程度可以用“廣泛”或“較廣泛”等不同級別的詞或者其他能區(qū)分出知識廣泛程度的詞加以區(qū)別；精通程度可以用知曉、熟悉、精通等詞加以區(qū)別。業(yè)務知識是指該職位開展業(yè)務工作時所必須接具備的知識；例如：一個辦公室主任，要擬訂各種文件，必須熟悉各類文稿的行文格式、體例這些知識；一個軟件設(shè)計人員必須精通相應的軟件語言知識；一個人力資源管理咨詢師必須精通工作分析的方法、薪點制方法、考核設(shè)計的方法（KPI、BSC）；一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應具備的業(yè)務知識有：熟悉集團戰(zhàn)略；高水準的企業(yè)經(jīng)營計劃管理理念、模式、程序、方法；熟悉國家經(jīng)貿(mào)委等政府部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理、技術(shù)標準、統(tǒng)計等方面的工作要求；熟悉先進企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗、程序、辦法；了解公司經(jīng)營管理中有關(guān)的國家及國際商務方面的法律基本知識；2023/2/423如何填寫“知識要求”管理知識是針對管理職位或兼有管理職能的職位而言的，是指該職位在進行管理工作時所必須具備的知識；例如：作為一個室主任，必須知曉必要的財務知識、人力資源管理知識、時間管理知識等等；一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應具備的業(yè)務知識有：熟悉集團公司相關(guān)管理制度、體系、規(guī)范、標準、組織機構(gòu)和各部門職能、相關(guān)工作的運作流程；知曉業(yè)務流程重組與改進的知識；熟悉分解及分派任務、時間管理、監(jiān)督與指導工作、領(lǐng)導、考核激勵、溝通、培訓開發(fā)的方法和技巧；熟悉團隊間建立合作伙伴關(guān)系的方式與方法；熟悉信息調(diào)研的方法和相關(guān)信息來源的途徑2023/2/424如何填寫“技能要求”技能包括基本技能和業(yè)務技能；這些技能都應區(qū)分其熟練程度。對于外語和計算機的應用等技能可以參照國家統(tǒng)一規(guī)定的級別來區(qū)分。例如：英語四級、計算機三級；對于沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的技能可以用行業(yè)標準或本所標準來加以區(qū)分?；炯寄苁侵竿瓿筛鞣N工作時都需要具備的通用的操作技術(shù)。通常指“寫作能力、外語能力和計算機能力”；例如：一個大的集團辦公室主任應具備的基本技能有：外語四級，能夠閱讀一般英文資料，能用外語進行日常交流；能夠熟練使用OFFICE辦公軟件；能夠撰寫集團領(lǐng)導的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件、報告；一個預算工程師應具備的基本技能有：良好的公文寫作能力；能夠閱讀專業(yè)英文資料；熟練掌握數(shù)據(jù)庫管理、工程造價相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)應用2023/2/425如何填寫“技能要求”業(yè)務技能是指運用所掌握的業(yè)務完成業(yè)務工作的能力；例如：對于一個集團公司辦公室主任來說，應該具備的業(yè)務技能有：能夠撰寫集團領(lǐng)導的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件、報告；能夠運用行政管理知識建設(shè)并維護內(nèi)外部工作關(guān)系；能夠運用文秘管理知識處理好文書、檔案等管理工作；能夠運用公關(guān)技巧建立良好企業(yè)形象，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；能夠運用人員管理的方法和技巧有效地對下屬進行管理與開發(fā)；能有效進行信息收集和提供；對于一個一級預算工程師來說，應該具備的業(yè)務技能是：能夠獨立從事大型項目（30萬平米以上）的標書編制、標底計算、工程預結(jié)算；對于一個人力資源管理高級咨詢師來說，應該具備的業(yè)務技能是：能夠獨立主持大型項目（指擁有全資子公司、控股子公司、分公司、事業(yè)部、分廠、項目組等各種下屬機構(gòu)的集團）的組織設(shè)計、工作分析、薪酬與考核體系的設(shè)計；2023/2/426如何填寫“能力要求”能力要求是指完成工作應具備的一些能力方面的要求。這些要求包括需要什么能力及其級別；能力要求是指該職位對任職者最需要的能力要求；能力要求一般不宜多，三到五個即可；常見的能力有：學習能力：通過自學更新知識結(jié)構(gòu)，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓的能力；開辟新的學習渠道，收集新的信息的能力；創(chuàng)新能力：思維靈活，能夠從不同的角度思考問題并提出新設(shè)想、新方案的能力；改進工作方式和方法的能力；開拓新局面的能力；協(xié)調(diào)能力：處理組織內(nèi)、外的人際關(guān)系、沖突和矛盾的能力；協(xié)調(diào)平衡大家的利益，促成“共贏”合作的能力；溝通能力：語言準確并簡捷地表達自己的思想和感情的能力；善解人意，與人取得共識的能力；通過說服改變對方行為的能力；2023/2/427如何填寫“能力要求”分析判斷能力：對現(xiàn)有信息進行分析，找出相關(guān)因素的能力；在分析的基礎(chǔ)上，對問題的性質(zhì)、根源及其發(fā)展趨勢進行判別的能力；問題解決能力：在不同環(huán)境、不同層面中發(fā)現(xiàn)問題的能力；面對問題提出解決思路的能力；解決問題的周到程度；解決問題的效率；適應能力：熟悉新環(huán)境、新關(guān)系、新位置的能力；根據(jù)不同的環(huán)境和條件調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法的能力；在新的組織關(guān)系下定位自身角色，了解其他成員對于自己的期望并與人合作的能力；培養(yǎng)指導下屬能力：發(fā)現(xiàn)下屬的特點，合理用人的能力；因人施教，開發(fā)下屬的能力；計劃能力：對未來進行預測的能力；在預測基礎(chǔ)上制定有效目標的能力；分步驟有效實施目標的能力；組織能力：挖掘資源的能力；統(tǒng)籌安排，提高資源綜合利用的效率的能力；控制能力：面對各種局面，考慮并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝著自己期望的方向發(fā)展的能力；緊急情況下，能利用各種有效的方法，穩(wěn)定局面，使事情正常、有序地發(fā)展的能力；2023/2/428如何填寫“能力要求”執(zhí)行能力：領(lǐng)會目標要求，完成任務的能力；執(zhí)行過程中應變的能力；信息檢索能力：對信息的敏感性，積累與本職位工作相關(guān)的信息，掌握本領(lǐng)域最新動態(tài)的能力；在大量信息中，篩選有效信息的能力；領(lǐng)悟能力：領(lǐng)會計劃、方案、他人意圖的正確性；在領(lǐng)會的基礎(chǔ)上，舉一反三，做出系列反應的能力；舉例說明：一個辦公室主任的能力要求是：計劃能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、激勵下屬的能力、控制能力；一個人力資源部薪酬主管的能力要求是：領(lǐng)悟能力、溝通能力、問題解決能力、學習能力；市場策劃人員的能力要求是：信息檢索能力、分析判斷能力、創(chuàng)新能力、學習能力、溝通能力；銷售人員的能力要求是：公關(guān)能力、溝通能力、拓展能力、適應能力；事務類人員只需要執(zhí)行能力；

2023/2/429如何填寫“素質(zhì)要求”素質(zhì)是指一個人的潛在特質(zhì)，與生俱來，一般不宜改變；素質(zhì)要求是指該職位對任職者最需要的個性或特質(zhì)的要求；素質(zhì)要求一般不宜多，一到兩個即可；常見的素質(zhì)有：情緒穩(wěn)定性：當有意外發(fā)生時，能保持心情平靜，頭腦清醒；能很快地調(diào)節(jié)自己，恢復常態(tài)；處變不驚，臨危不亂；心理承受力：坦然面對困難、壓力、挫折和復雜局面，積極采取措施去適應、解決它；百折不撓，永不言??；心胸開闊，“宰相肚里能撐船”；忠誠：對組織、事業(yè)、職責感情真摯，忠心耿耿，忠實可靠，為組織發(fā)展不遺余力地貢獻自己的力量；無論遇到多大困難，絕不放棄，全力以赴地幫助組織渡過難關(guān)；不遺余力維護組織聲譽；自我認識：有自知之明，對自己的能力和性格有客觀而全面的認識，清醒地認識自己的缺點；明確自己在組織中適合的位置，量力而行；2023/2/430如何填寫“素質(zhì)要求”團隊合作精神：對團隊共同的目標、價值觀有深刻的理解和認同；愿意為實現(xiàn)共同目標而盡自己最大的努力；明確自己在團隊中的角色，承認并尊重其他工作伙伴的工作對自己的工作以及團隊的重要性；開誠布公，愿意、善于與團隊成員交流問題，分享經(jīng)驗；為了維護團隊利益愿意調(diào)整自己的利益；能主動維護團隊形象；全局意識：能全盤考慮問題，清楚哪些東西對于整個大局是重要的，哪些東西則是不重要的，不會為了小事而誤大局；為了顧全大局，能犧牲局部利益；大局利益受到損害時，挺身而出維護大局利益；人際敏感性：能敏銳、準確地覺察他人對自己的態(tài)度和需求；能正確判斷某個群體內(nèi)部的人際氣氛及其細微變化；責任心：非常清楚自己的責任，對本職工作一絲不茍，精益求精；遇到困難時，能堅韌不拔地克服困難；工作第一，有奉獻精神；出現(xiàn)失誤，敢于承擔責任，