二、基礎(chǔ)信息的更新(汪益淬)

二、基礎(chǔ)信息的更新教育管理信息系統(tǒng)小學(xué)使用指南編寫組成員汪益淬（一）信息更新的含義、目的和意義、內(nèi)容1、“信息更新”的含義“信息更新”的含義就是指學(xué)校作為系統(tǒng)的建立者，對(duì)其中的信息根據(jù)實(shí)際情況的變化進(jìn)行及時(shí)的修改和補(bǔ)充。在學(xué)年變化或者學(xué)期變化的過(guò)程中，信息更新是維持系統(tǒng)有效性的重要手段。2、信息更新的目的和意義信息更新的目的主要就是確保建立的教育管理信息系統(tǒng)能夠不斷地完善和發(fā)展。信息更新是確保信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。沒(méi)有信息的及時(shí)更新，信息系統(tǒng)就是“死的”，就不能發(fā)揮信息系統(tǒng)為決策和管理提供信息支持的作用。信息更新有助于掌握教育信息，為改進(jìn)教育管理提供支持。通過(guò)信息更新也有助于校長(zhǎng)和教師進(jìn)一步意識(shí)到建立信息系統(tǒng)的意義和價(jià)值，并且有助于提升他們的管理能力，進(jìn)而使他們的管理由“粗放型”向“精細(xì)型”轉(zhuǎn)化。為基礎(chǔ)教育年度統(tǒng)計(jì)提供相對(duì)準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)?？梢约皶r(shí)準(zhǔn)確地了解學(xué)生的入學(xué)情況，從而為各級(jí)政府依法督促適齡兒童入學(xué)、控制學(xué)生失學(xué)、實(shí)現(xiàn)“普九”目標(biāo)和鞏固“普九”成果提供第一手資料3、信息更新的內(nèi)容

班主任每學(xué)期初對(duì)班級(jí)資料夾中每張“小學(xué)生信息登記卡”的各項(xiàng)信息進(jìn)行核對(duì)，按照發(fā)生變化的情況及時(shí)給予修訂。同時(shí)修改“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”（表二）、“學(xué)校新生注冊(cè)表”（表一）中的相關(guān)內(nèi)容；整理、匯總學(xué)校、年級(jí)和班級(jí)的學(xué)生異動(dòng)情況，并分別填寫“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”（表四）；補(bǔ)充建立新信息，包括新招學(xué)生、轉(zhuǎn)學(xué)（入）、復(fù)學(xué)、留級(jí)（入）、調(diào)班（入）、降級(jí)（入）和跳級(jí)（入）等的學(xué)生；班主任根據(jù)學(xué)生異動(dòng)或班級(jí)調(diào)整的情況，重新整理班級(jí)資料夾。（二）信息更新的方法1、對(duì)已建“小學(xué)生信息登記卡”中信息的更新“小學(xué)生信息登記卡”上的部分信息是動(dòng)態(tài)的，如有變化應(yīng)及時(shí)更新。（1）“學(xué)生基本信息”欄目中信息的變化：如“健康狀況”上學(xué)期是“健康”，本學(xué)期有可能是“有慢性病”或“殘廢”。（2）“監(jiān)護(hù)人基本信息”欄目中信息的變化：監(jiān)護(hù)人的所有信息都有可能變化，如監(jiān)護(hù)人上學(xué)期是“父親”，本學(xué)期有可能是爺爺、叔叔或姑姑等，還有監(jiān)護(hù)人的職業(yè)、健康狀況、聯(lián)系地址和聯(lián)系電話也都有可能發(fā)生變化。（3）“家庭基本信息”欄目中信息的變化：家庭經(jīng)濟(jì)狀況、享受低保、學(xué)生現(xiàn)住址及電話號(hào)碼都有可能發(fā)生變化，應(yīng)根據(jù)變化及時(shí)更新。（4）學(xué)期末班主任填寫“小學(xué)生信息登記卡”背面的所有信息：本學(xué)期學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、綜合評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲、獎(jiǎng)（助）學(xué)金、缺勤記錄、就讀方式和享受“兩免一補(bǔ)”等信息，如有遺漏，新學(xué)期開(kāi)學(xué)后必須補(bǔ)填。2、班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表、學(xué)校新生注冊(cè)表的更新

根據(jù)更新后的“小學(xué)生信息登記卡”上的信息對(duì)“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”和“學(xué)校新生注冊(cè)表”上相應(yīng)的信息進(jìn)行更新。3、學(xué)籍異動(dòng)及相關(guān)表格的更新

（1）“留級(jí)（出）”、“留級(jí)（入）”學(xué)生信息的更新某生留級(jí)時(shí)，他的學(xué)籍異動(dòng)信息在“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”和“小學(xué)生信息登記卡”中的更新應(yīng)按如下方法填寫：如：2006—2007學(xué)年的五年級(jí)某某學(xué)生，在2006—2007學(xué)年第二學(xué)期末決定留級(jí)，應(yīng)在該生“小學(xué)生信息登記卡”的“學(xué)籍異動(dòng)信息”中2006—2007學(xué)年五年級(jí)第二學(xué)期的相應(yīng)“類別”欄內(nèi)填寫“留級(jí)（出）”，2007—2008學(xué)年“年級(jí)”一欄仍填五年級(jí)，在第一學(xué)期學(xué)籍異動(dòng)“類別”欄內(nèi)填寫“留級(jí)（入）”。如下表所示：在本班“2002年班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中“學(xué)籍異動(dòng)記錄”欄內(nèi)的五年級(jí)第二學(xué)期應(yīng)填寫“留級(jí)（出）”；新的班主任要把該生的基本信息補(bǔ)填在的“2003年班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中的最后，并在“學(xué)籍異動(dòng)記錄”的五年級(jí)第一學(xué)期欄內(nèi)填寫“留級(jí)（入）”?！爱厴I(yè)后復(fù)讀”的學(xué)生，把他們的基本信息也同樣補(bǔ)填在新的畢業(yè)班級(jí)“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中的最后，并在“學(xué)籍異動(dòng)記錄”的六年級(jí)第一學(xué)期欄內(nèi)填寫“留級(jí)（入）”。（2）“休學(xué)”和“復(fù)學(xué)”學(xué)生信息的更新休學(xué)的學(xué)生在其相應(yīng)學(xué)年學(xué)期的各表欄目?jī)?nèi)填寫“休學(xué)”，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)學(xué)后，在新的“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中應(yīng)把他的基本信息補(bǔ)填進(jìn)去，他的“小學(xué)生信息登記卡”應(yīng)從原班級(jí)拿到新班級(jí)并在各表的學(xué)籍異動(dòng)欄內(nèi)填寫“復(fù)學(xué)”。“流失后返?！钡膶W(xué)生，也按照復(fù)學(xué)學(xué)生對(duì)待。（3）“轉(zhuǎn)學(xué)（出）”和“轉(zhuǎn)學(xué)（入）”學(xué)生信息的更新

轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)辦理程序若學(xué)生確需轉(zhuǎn)學(xué)，分兩種情況按以下程序辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)。小學(xué)生學(xué)籍管理的上級(jí)主管部門可以是縣教育局也可以是學(xué)區(qū)，依當(dāng)?shù)貙?shí)際情況而定。第一種情況轉(zhuǎn)入學(xué)校和轉(zhuǎn)出學(xué)校的上級(jí)主管部門不同時(shí)，學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)程序：第一步：先征得原就讀學(xué)?？陬^同意后，從接收學(xué)校開(kāi)具“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)接收函”（樣表附后）；第二步：持“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)接收函”到接收學(xué)校的上級(jí)主管部門簽注審批意見(jiàn)；第三步：將審批后的函帶到原就讀學(xué)校存檔，由原就讀學(xué)校開(kāi)具“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)介紹信”（樣表附后）；第四步：學(xué)生或家長(zhǎng)持轉(zhuǎn)學(xué)介紹信到原就讀學(xué)校的上級(jí)主管部門再簽注審批意見(jiàn)；第五步：將審批后的轉(zhuǎn)學(xué)介紹信交接收學(xué)校存檔，并辦理入學(xué)手續(xù)。第二種情況轉(zhuǎn)入學(xué)校和轉(zhuǎn)出學(xué)校的上級(jí)主管部門相同時(shí)，學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)程序：第一步：先征得原就讀學(xué)校口頭同意后，從接收學(xué)校開(kāi)具“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)接收函”（樣表附后）；第二步：持“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)接收函”到接收學(xué)校的上級(jí)主管部門簽注審批意見(jiàn)；第三步：將審批后的函帶到原就讀學(xué)校存檔，由原就讀學(xué)校開(kāi)具“甘肅省普通中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)介紹信”（樣表附后）；第四步：將轉(zhuǎn)學(xué)介紹信直接交接收學(xué)校存檔，并辦理入學(xué)手續(xù)。轉(zhuǎn)學(xué)（入）學(xué)生的注冊(cè)和建卡：第一種情況：轉(zhuǎn)學(xué)（入）的學(xué)生來(lái)自不同代碼的學(xué)校，根據(jù)其轉(zhuǎn)學(xué)（入）的年級(jí)，在本校該年級(jí)新生注冊(cè)表中進(jìn)行學(xué)號(hào)編碼（在現(xiàn)有學(xué)生學(xué)號(hào)編碼的基礎(chǔ)上順延）。然后由班主任為其建卡，在班級(jí)注冊(cè)登記表中補(bǔ)填該生的信息，并在學(xué)籍異動(dòng)欄內(nèi)填寫“轉(zhuǎn)學(xué)（入）”。第二種情況：轉(zhuǎn)學(xué)（入）的學(xué)生來(lái)自同一代碼的學(xué)校，可以按本校學(xué)生對(duì)待，將其原“小學(xué)生信息登記卡”轉(zhuǎn)入本班。（這種情況主要是指由使用同一學(xué)校代碼的教學(xué)點(diǎn)或村小轉(zhuǎn)入的學(xué)生，也就是我們平常所說(shuō)的從掛靠學(xué)校中轉(zhuǎn)入的學(xué)生）。轉(zhuǎn)學(xué)（出）學(xué)生在各表中相應(yīng)年級(jí)學(xué)籍異動(dòng)欄內(nèi)填寫“轉(zhuǎn)學(xué)（出）”。如果接收學(xué)校與原就讀學(xué)校使用同一代碼，則將該生的“小學(xué)生信息登記卡”直接帶到接收學(xué)校；如果接收學(xué)校與原就讀學(xué)校不使用同一代碼，則該生“小學(xué)生信息登記卡”仍保留在原班級(jí)資料夾中。（4）“死亡”和“退學(xué)”學(xué)生信息的更新

“死亡”和“退學(xué)”學(xué)生應(yīng)在“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”和該生“小學(xué)生信息登記卡”中的學(xué)籍異動(dòng)欄內(nèi)填寫“正常死亡”或“非正常死亡”及“退學(xué)”，其“小學(xué)生信息登記卡”保留在原班級(jí)資料夾中，排放在最后。三、信息的匯總

信息的匯總主要由系統(tǒng)軟件功能自動(dòng)完成或者運(yùn)用Excel功能來(lái)完成。手工信息的匯總主要設(shè)計(jì)了每學(xué)期之間“學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”（表樣附后），學(xué)校、年級(jí)和班級(jí)通用此表，對(duì)于有計(jì)算機(jī)設(shè)備的學(xué)校，學(xué)生的信息錄入系統(tǒng)后，手工填寫表也可由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生；對(duì)于沒(méi)有計(jì)算機(jī)設(shè)備的學(xué)校暫時(shí)還需手工統(tǒng)計(jì)填寫?！?/p>

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”（表四）要每學(xué)期填寫一次，新學(xué)期開(kāi)學(xué)后兩周內(nèi)完成。數(shù)據(jù)的填寫與“小學(xué)生信息登記卡”及其他表冊(cè)相吻合。表中各項(xiàng)信息填寫說(shuō)明：

1、“本學(xué)期初學(xué)生數(shù)”：指本學(xué)期開(kāi)學(xué)時(shí)本班注冊(cè)的學(xué)生數(shù)。如果本班是一年級(jí)新生，則本行數(shù)字為實(shí)際招收的新生數(shù)加上留級(jí)（入）的學(xué)生數(shù)。2、“上學(xué)期初學(xué)生數(shù)”：指上學(xué)期初填寫“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”中的“本學(xué)期初學(xué)生數(shù)”。3、上學(xué)期初到本學(xué)期初期間學(xué)生的增減變化數(shù)：上學(xué)期初到本學(xué)期初期間學(xué)生的增減變化數(shù)=本學(xué)期初學(xué)生數(shù)-上學(xué)期初學(xué)生數(shù)=增加的學(xué)生數(shù)（轉(zhuǎn)學(xué)入＋復(fù)學(xué)＋留級(jí)入+調(diào)班入+降級(jí)入+跳級(jí)入+新招學(xué)生）－減少的學(xué)生數(shù)（轉(zhuǎn)學(xué)出+休學(xué)＋留級(jí)出＋調(diào)班出＋降級(jí)出+跳級(jí)出+退學(xué)＋死亡+畢業(yè)學(xué)生）。上學(xué)期初到本學(xué)期初期間學(xué)生的增減變化數(shù)，用正負(fù)數(shù)表示，如果減少學(xué)生數(shù)大于增加學(xué)生數(shù)其結(jié)果為負(fù)數(shù)。如：上學(xué)期初到本學(xué)期初期間學(xué)生的增減變化數(shù)4人=本學(xué)期初學(xué)生數(shù)有54人－上學(xué)期初學(xué)生數(shù)50人=增加的學(xué)生數(shù)8人（轉(zhuǎn)入5人＋留級(jí)入2人＋復(fù)學(xué)1人）－減少的學(xué)生數(shù)4人（轉(zhuǎn)出2人+退學(xué)1人+留級(jí)出1人）。4、“有生理缺陷的學(xué)生數(shù)”和“殘廢的學(xué)生數(shù)”：按本班“小學(xué)學(xué)生信息登記卡”上學(xué)生“健康狀況”中“有生理缺陷和殘廢”數(shù)統(tǒng)計(jì)。

5、“新招學(xué)生、畢業(yè)學(xué)生、轉(zhuǎn)學(xué)（入）、轉(zhuǎn)（出）、退學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)、留級(jí)（出）、留級(jí)（入）、降級(jí)（出）、降級(jí)（入）、跳級(jí)（出）、跳級(jí)（入）、調(diào)班（出）、調(diào)班（入）、正常死亡和非正常死亡”數(shù)：均按本班“小學(xué)生信息登記卡”中的記錄匯總。另外需要說(shuō)明：

①此表可分別用于學(xué)校、年級(jí)、班級(jí)統(tǒng)計(jì)學(xué)期之間學(xué)生異動(dòng)情況。在表頭“□”內(nèi)打“√”選擇使用范圍，如“學(xué)?！鼻暗摹啊酢眱?nèi)打“√”，表示學(xué)校的“/學(xué)年第學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”；“班級(jí)”前的“□”內(nèi)打“√”，表示班級(jí)的“/學(xué)年第學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”。②在學(xué)校使用時(shí)，增加與減少欄目中的“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”、“降級(jí)（入）=降級(jí)（出）”、“跳級(jí)（出）=跳級(jí)（入）”；在年級(jí)使用時(shí)，增加與減少欄目中的“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”。③學(xué)校、年級(jí)、班級(jí)使用“

/學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”的方法有所不同。學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)（班級(jí)用）步驟:第一步：每一學(xué)期在“小學(xué)生信息登記卡”上及時(shí)記錄學(xué)生的異動(dòng)情況，并在“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中相應(yīng)欄目注明異動(dòng)情況；第二步：在新學(xué)期初，核對(duì)班級(jí)整個(gè)資料夾中學(xué)生的“異動(dòng)”情況；第三步：在“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中記錄學(xué)生的“異動(dòng)”情況；第四步：在新學(xué)期開(kāi)學(xué)后兩周內(nèi)，根據(jù)“班級(jí)學(xué)生注冊(cè)登記表”中的異動(dòng)記錄，分別統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)異動(dòng)數(shù)據(jù)，并填寫“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”?！疤畋砣恕币话阒赴嘀魅??！皩徍巳恕敝感ｉL(zhǎng)或者學(xué)校指定的其他負(fù)責(zé)人。學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)（年級(jí)用）

這項(xiàng)工作需要由年級(jí)組長(zhǎng)或教導(dǎo)處負(fù)責(zé)完成。此表可統(tǒng)計(jì)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的平行班級(jí)的年級(jí)匯總數(shù)據(jù)，將各班級(jí)的“

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學(xué)期第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”匯總即可。年級(jí)“

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學(xué)期第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”匯總表中：“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”?！疤畋砣恕币话阒改昙?jí)組長(zhǎng)?！皩徍巳恕敝感ｉL(zhǎng)或者學(xué)校指定的其他負(fù)責(zé)人。學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)（學(xué)校用）

此表由校長(zhǎng)或校長(zhǎng)指定的其他負(fù)責(zé)人完成。一般在新學(xué)期開(kāi)學(xué)初可以召集負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)年級(jí)學(xué)生異動(dòng)情況的教師（班主任），共同匯總學(xué)校學(xué)生異動(dòng)的數(shù)據(jù)，把各年級(jí)或各班的“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”匯總即可。學(xué)校“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”匯總表中：“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”、“降級(jí)（入）=降級(jí)（出）”、“跳級(jí)（出）=跳級(jí)（入）”；“留級(jí)（入）－留級(jí)（出）=畢業(yè)班留級(jí)（入）。作為學(xué)校統(tǒng)計(jì)表使用時(shí)，本學(xué)期學(xué)生人數(shù)＝上學(xué)期初學(xué)生數(shù)＋增加的學(xué)生數(shù)（轉(zhuǎn)學(xué)入＋復(fù)學(xué)＋留級(jí)入+調(diào)班入+降級(jí)入+跳級(jí)入+新招學(xué)生）－減少的學(xué)生數(shù)（轉(zhuǎn)學(xué)出+休學(xué)＋留級(jí)出＋調(diào)班出＋降級(jí)出+跳級(jí)出+退學(xué)＋死亡+畢業(yè)學(xué)生）。如本學(xué)期初有208人=上學(xué)期初200人＋增加學(xué)生數(shù)59人（新招45人+轉(zhuǎn)學(xué)入3人＋復(fù)學(xué)1人+留級(jí)入5人+調(diào)班入5人）－減少學(xué)生數(shù)51人（畢業(yè)40人+轉(zhuǎn)學(xué)出2人+退學(xué)1人+調(diào)班出5人+留級(jí)出3人）。填表人：指校長(zhǎng)或由校長(zhǎng)指定的專人。審核人：指學(xué)區(qū)區(qū)長(zhǎng)（主任）。四、信息的管理

信息的管理分為紙質(zhì)信息和電子信息管理兩部分。（一）紙質(zhì)信息的管理

紙質(zhì)信息采用資料夾來(lái)存放。資料夾有學(xué)校資料夾和班級(jí)資料夾兩種，分別存放不同的表格。學(xué)校有兩個(gè)資料夾，一個(gè)保存學(xué)?；拘畔⒌怯洷?、各年級(jí)的“

年學(xué)校新生注冊(cè)表（小學(xué)表一）”和每學(xué)期學(xué)校的“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表（小學(xué)表四）”。另一個(gè)保存各級(jí)檢查時(shí)填寫的“學(xué)校執(zhí)行情況監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)表”和轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等手續(xù)。班級(jí)資料夾中保存“

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學(xué)年第

學(xué)期學(xué)生異動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)表”（表四）、“

年學(xué)生班級(jí)注冊(cè)登記表（小學(xué)表二）”和每個(gè)學(xué)生的“小學(xué)生信息登記卡（小學(xué)表三）”。1、資料夾的保管要求將各班級(jí)的資料夾和學(xué)校資料夾統(tǒng)一由校長(zhǎng)負(fù)責(zé)，教導(dǎo)主任或?qū)W校學(xué)籍管理員（專人）保管。當(dāng)學(xué)期初和學(xué)期末班主任填寫和整理班級(jí)資料夾時(shí)，將班級(jí)資料夾發(fā)給班主任，填寫完整后經(jīng)校長(zhǎng)或教導(dǎo)主任審核無(wú)誤，交學(xué)校學(xué)籍管理員集中保管。班主任更換時(shí)通過(guò)校長(zhǎng)或?qū)９苋藛T審核，雙方簽字后移交給新的班主任，確保表格不遺失，數(shù)據(jù)不遺漏。若專管人員短期離崗時(shí)，須委托他人保管，要有交接記載（可設(shè)交接記錄薄），確保表格不遺失。若專管人員調(diào)離或調(diào)換時(shí)，要有交接手續(xù)，雙方校驗(yàn)并簽收。校外人員查閱時(shí)要經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)同意。1、學(xué)校資料夾的整理：學(xué)校資料夾內(nèi)資料的插放順序?yàn)椋菏醉?yè)插放“學(xué)校