集團(tuán)公司倉庫物資管理規(guī)定

集團(tuán)公司倉庫物資管理規(guī)定1目的最大限度的管好、用好物資，促進(jìn)物資在采購、倉儲、生產(chǎn)諸環(huán)節(jié)上的良性循環(huán)，切實(shí)解決前期在物資管理上存在的具體問題。2范圍適用于集團(tuán)公司各企業(yè)倉庫物資的管理。3程序活動物資計(jì)劃填報.1.1補(bǔ)庫物資由倉庫具體保管負(fù)責(zé)填報，庫存數(shù)量原則不得超過該物資月平均用量的L5倍。.1.2非補(bǔ)庫物資由企業(yè)使用部門根據(jù)實(shí)際使用數(shù)量填報，經(jīng)企業(yè)分管生產(chǎn)的負(fù)責(zé)人簽批后報倉庫。.L3倉庫負(fù)責(zé)人對物資計(jì)劃進(jìn)行審核、匯總、分類，做出采購計(jì)劃，經(jīng)所在企業(yè)負(fù)責(zé)人、分管副總裁批準(zhǔn)后，按物資采購范圍劃分于每月30(31)日分別報XX供銷或技術(shù)中心，大宗原材料每月25日上報。.1.4《物資采購計(jì)劃》必須注明物資名稱、數(shù)量、計(jì)量單位、規(guī)格型號、現(xiàn)存量、月平均用量、上次采購價格、質(zhì)量技術(shù)要求、時間要求、用途(補(bǔ)庫、新建、安裝、特殊用途)等。.1.5倉庫在上報計(jì)劃時，專項(xiàng)物資須經(jīng)相關(guān)部門審批。1）計(jì)量器具由品保事業(yè)部登記簽批；2）消防器材由安全保衛(wèi)部登記簽批；3）刀具、刃具等由技術(shù)中心登記簽批；4）電腦器材及耗材由信息資源部登記簽批；5）工具由企劃部登記簽批；6）電纜由機(jī)電部登記簽批。1.6新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目所報物資計(jì)劃，必須根據(jù)工程進(jìn)度分批次填報，嚴(yán)禁一次性全部填報。1.7增補(bǔ)計(jì)劃填報1.7.1申報范圍1）因銷售原因需更改生產(chǎn)計(jì)劃，現(xiàn)有庫存滿足不了生產(chǎn)要求；2）產(chǎn)品屬于研制開發(fā)試驗(yàn)階段需要的物資；3）設(shè)備安裝、更新改造過程需要的物資；4）根據(jù)市場預(yù)測經(jīng)執(zhí)行總裁、總裁批準(zhǔn)需加大庫存儲備的物資。3.1.7.2各倉庫必須按《增補(bǔ)計(jì)劃》的申報范圍填報，注明增補(bǔ)原因。物資計(jì)劃申報程序填報人一一生產(chǎn)部長（生產(chǎn)副總）一一企業(yè)總經(jīng)理一一分管副總裁一一XX供銷信息部3.2物資入庫3.2.1倉庫憑訂貨單（合同）辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)，無訂貨單的不準(zhǔn)入庫。3.2.2急件物資，也必須經(jīng)過倉庫保管對數(shù)量驗(yàn)收，否則倉庫會計(jì)不予辦理入庫手續(xù)。3.2.3保管對入庫物資必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，并根據(jù)不同物資由企業(yè)使用部門或相關(guān)職能部門進(jìn)行檢驗(yàn)，不合格物資不得入庫。3.2.4降價或補(bǔ)實(shí)物的讓步接收物資入庫，按讓步接收相關(guān)規(guī)定辦理。3.2.5入庫時，具體保管必須將入庫物資的品牌、產(chǎn)地、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求等與訂貨單核對，數(shù)量超過訂貨單數(shù)量的10冊必須有分管副總裁簽批的書面證明，否則倉庫按訂貨單數(shù)量入庫，超出部分退回。3.2.6鋁錠到廠必須到XX鋁業(yè)鑄造部過磅，過磅數(shù)量大于（等于）供方出庫數(shù)量，倉庫按供方出庫數(shù)量開具驗(yàn)收單、入庫單；過磅數(shù)量小于供方出庫數(shù)量，倉庫按實(shí)際過磅數(shù)量開具驗(yàn)收單、入庫單，入庫單備注欄必須標(biāo)明件數(shù)。3.2.7驗(yàn)收合格的入庫物資（包括氧氣、乙狹等）必須即時辦理入庫手續(xù)，倉庫會計(jì)當(dāng)日開具入庫單，一次一入。物資結(jié)算時，倉庫會計(jì)、倉庫負(fù)責(zé)人須對發(fā)票、入庫單、訂貨單進(jìn)行復(fù)核并簽字，財務(wù)方可結(jié)算。入庫單、過磅單不得丟失，否則按丟失貨款總額的5%對具體經(jīng)辦人罰款。經(jīng)辦人憑財務(wù)部罰款收據(jù)到倉庫補(bǔ)辦手續(xù)，由倉庫負(fù)責(zé)人、倉庫會計(jì)在復(fù)印件上簽字證明，分管副總裁簽字批準(zhǔn)，財務(wù)方可結(jié)算。2.10入庫物資（大宗燃等堆場材料除外）原則上必須在倉庫存放，不允許將物資直接存放在車間。.11對滯后驗(yàn)收物資，倉庫保管應(yīng)建立滯后驗(yàn)收物資臺賬。待物資驗(yàn)收入庫后，將該物資在臺賬上注銷。物資過磅3.1倉庫保管對過磅物資要進(jìn)行監(jiān)磅，車輛卸完物資后要立即隨車過皮重，并在過磅單上簽字。同車多種貨物，必須分別過磅。過皮重超出正常時間或當(dāng)天不能過皮重，必須由倉庫寫明原因，由所在企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，磅房方可過稱。磅房過所有物資，過磅、監(jiān)磅人員必須都在現(xiàn)場，請假時由磅房所在企業(yè)安排倉庫保管到磅房監(jiān)磅，同時過磅人、監(jiān)磅人也必須在過磅單上簽字，不得蓋章。卸貨后，保管要按理論重量或采用其它方法，對物資數(shù)量與磅單數(shù)量進(jìn)行核對，若誤差超過正常磅差，應(yīng)立即查明原因及時處理，必要時要二次過磅,避免過磅有誤或其它原因造成過磅失實(shí)。過磅物資低于500kg，由倉庫過小磅，開具過磅單，過磅時由倉庫負(fù)責(zé)人（或會計(jì)員）和具體保管監(jiān)磅。過磅單應(yīng)按順序填寫，不得間隔使用。過磅單不得涂改,如果內(nèi)容填寫錯誤，要作廢重新開磅單。3.4物資出庫4.1車間到倉庫領(lǐng)用物資時（包括急件、夜間領(lǐng)料及大修期間領(lǐng)料），必須持有車間物品領(lǐng)料申請單。4.2車間物品領(lǐng)料申請單內(nèi)容必須填寫完整，注明領(lǐng)用物資名稱，規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用單位、領(lǐng)料人、車間主任簽字。不允許出現(xiàn)更改和代簽現(xiàn)象。如有變動，車間需重新開具，否則倉庫會計(jì)拒絕開具出庫單，倉庫保管不予付貨。單件物品價值在800元以上的必須經(jīng)生產(chǎn)副總（生產(chǎn)部長）簽批。4.3物品領(lǐng)料時，倉庫會計(jì)必須先開具出庫單，同時領(lǐng)料人在出庫單上簽字，然后倉庫保管憑出庫單付貨。鋁錠出庫必須過磅（不允許將鋁錠直接卸到車間），車間根據(jù)過磅數(shù)量開具領(lǐng)料單，出庫單備注欄必須標(biāo)明件數(shù)。4.4為解決車間物品領(lǐng)料申請單和ERP系統(tǒng)物資名稱不一致現(xiàn)象，由各企業(yè)車間統(tǒng)計(jì)依據(jù)ERP系統(tǒng)規(guī)范名稱，做出規(guī)范名稱與物資俗名對照表，并發(fā)放到每個車間，要求車間在開具物品領(lǐng)料申請單時統(tǒng)一名稱。4.5車間主任（生產(chǎn)部長、生產(chǎn)副總）不在時，應(yīng)將車間物品領(lǐng)料申請單指派專人負(fù)責(zé)簽字，夜間領(lǐng)料，值班人員可代替車間主任行使簽字領(lǐng)料手續(xù)。次日車間主任必須將代簽領(lǐng)料單認(rèn)真審核并在存根聯(lián)上重新簽字。4.6為杜絕車間物品領(lǐng)料申請單代簽現(xiàn)象，各企業(yè)需將有領(lǐng)料單簽批權(quán)人員（包括指定人員、夜間值班人員）的筆跡報倉庫會計(jì),以便開具出庫單時核對字跡真實(shí)性。人員調(diào)整時，必須對簽字筆跡及時更換。4.7夜間領(lǐng)料、周日休息等倉庫會計(jì)不在時，由倉庫保管代開手寫出庫單。次日，倉庫會計(jì)憑手寫出庫單開具電腦出庫單，并將手寫出庫單附后。.8物資出庫時（包括氧氣等氣體），必須立即開出庫單，一次一出，杜絕先出庫后開單或先開單后出庫。4.9除大宗原燃等堆場存放材料外，物資領(lǐng)用原則上隨用隨領(lǐng),不允許將物資一次性出庫。10月末結(jié)帳或電腦出現(xiàn)故障時，倉庫會計(jì)先開具手寫出庫單，待系統(tǒng)恢復(fù)正常后再開具電腦出庫單并將手寫出庫單附后。3.4.11倉庫夜間值班人員必須辦理正常出庫手續(xù)，次日將值班期間的車間物品領(lǐng)料申請單、手寫出庫單交給具體保管員，核對后交倉庫會計(jì)補(bǔ)開電腦出庫單。3.4.12領(lǐng)料人領(lǐng)料完畢后，應(yīng)及時將出庫單車間聯(lián)交車間統(tǒng)計(jì)，月終由車間統(tǒng)計(jì)持車間物品領(lǐng)料申請單（存根聯(lián)）、出庫單（車間聯(lián)）與倉庫會計(jì)的車間物品領(lǐng)料申請單（倉庫聯(lián)）、出庫單（存根聯(lián)）以及倉庫保管的出庫單（倉庫聯(lián)）進(jìn)行核對。核對無誤后，三方簽字確認(rèn)。如有單據(jù)丟失給予責(zé)任人每張20元罰款。3.4.13車間未用或未用完的退庫物資，車間主任要注明原因并簽字，經(jīng)倉庫檢驗(yàn)后方可辦理退庫手續(xù)。物資出庫程序：生產(chǎn)部長（副總經(jīng)理）領(lǐng)料人一一車間主任一一倉庫會計(jì)一一倉庫保管3.5物資調(diào)撥3.5.1物資調(diào)撥時，調(diào)出倉庫開具物資調(diào)撥出庫單，調(diào)入倉庫開具物資入庫單，月末，調(diào)出倉庫會計(jì)將調(diào)撥物資明細(xì)表交總部會計(jì)，據(jù)此開具發(fā)票轉(zhuǎn)賬。3.5.2XX汽車南廠、XX車體以及XX機(jī)械、XX管件共用一個倉庫，不實(shí)行內(nèi)部調(diào)撥手續(xù)，直接開具出庫單，每月月底開具發(fā)票轉(zhuǎn)賬。3.5.3XX汽車南廠和XX汽車北廠是同一個企業(yè)，直接開具出庫單出庫。3.5.4XX車體和XX汽車北廠倉庫之間實(shí)行調(diào)撥手續(xù)。、XX汽修廠今后所用氣體自行辦理，不再到XX水泥北廠倉庫調(diào)撥。3.5.6XX安裝隊(duì)所用物資原則上在被施工企業(yè)領(lǐng)用。3.5.7XX建筑在被施工單位施工時需要領(lǐng)取材料，車間物品領(lǐng)料申請單由XX倉庫開具，被施工企業(yè)倉庫開具出庫單付貨。3.6物資外借、外售3.6.1倉庫物資不準(zhǔn)外借，特殊情況須由執(zhí)行總裁書面批準(zhǔn)。外借物資月內(nèi)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)追回，歸還時倉庫必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收。3.6.2倉庫物資不準(zhǔn)私自外售，特殊情況須由執(zhí)行總裁書面批準(zhǔn)。3.6.3廢舊物資出售由安全保衛(wèi)部按相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一辦理。3.6.4外售物資必須先交款后提貨，當(dāng)時結(jié)算。3.6.5倉庫長期積壓不用物資（建廠或設(shè)備改造剩余物資）各倉庫提交處理清單，由執(zhí)行總裁批準(zhǔn)后交XX供銷（技術(shù)中心）統(tǒng)一處理。3.7物資管理3.7.1倉庫對所有物資都必須建立保管帳，對所有物資出入庫情況進(jìn)行日清月結(jié)。3.7.2物資存放要因地制宜，按規(guī)定分區(qū)、分類擺放，同種物資要集中擺放，要求整齊、清楚，便于清查盤點(diǎn)。3.7.3特殊物品（易燃、易爆品）應(yīng)有固定地點(diǎn)存放，并標(biāo)有明顯的防范標(biāo)志。3.7.4設(shè)備自帶備件和設(shè)備未用件單獨(dú)存放，倉庫保管要設(shè)立臺帳。在領(lǐng)用時不用開出庫單，但必須有領(lǐng)料手續(xù)，領(lǐng)料人要在臺帳上簽字。3.8物資盤點(diǎn)與核查倉庫保管或會計(jì)因工作調(diào)動或離職，由各企業(yè)生產(chǎn)部牽頭,組織交接雙方的倉庫會計(jì)、保管對交接物資、帳務(wù)進(jìn)行盤點(diǎn)核對，核實(shí)無誤，三方簽字確認(rèn)后報審計(jì)處，由審計(jì)處給予審計(jì)，審計(jì)無誤后，方可調(diào)動或離職。3.8.2各企業(yè)每月至少要對倉庫物資抽查一次，抽查比率不低于5%,且不能重復(fù)抽查少量物資，并做好抽查記錄，以備查。同時每季度要按此文件要求對倉庫進(jìn)行檢查，并將結(jié)果報紀(jì)檢監(jiān)察部、財務(wù)部、企劃部，每年年底，各企業(yè)要組織人員對倉庫進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果報紀(jì)檢監(jiān)察部、財務(wù)部、企劃部。3.8.3物資清查必須實(shí)事求是，盤點(diǎn)按實(shí)物順序清查，不能按賬面順序盤點(diǎn)，以免實(shí)物遺漏。以個、件、套等為計(jì)量單位的，按數(shù)量盤點(diǎn)；以公斤、平方米等為計(jì)量單位的，按工具書標(biāo)準(zhǔn)盤點(diǎn)；如果