工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的實(shí)踐

工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的實(shí)踐工程監(jiān)理檔案在工程建設(shè)過程中起著重要的作用，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)活動(dòng)的開展提供有效支撐。不過在傳統(tǒng)模式下，工程監(jiān)理檔案管理手段滯后，導(dǎo)致各類信息難以得到全面統(tǒng)籌，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和開發(fā)。信息化時(shí)代背景下,如何引入信息手段制定統(tǒng)一規(guī)章制度、規(guī)范化過程控制表格及標(biāo)準(zhǔn)化工作流程,開發(fā)專業(yè)化檔案管理軟件、逐步實(shí)現(xiàn)工程監(jiān)理的無紙化辦公及檔案文件的全面電子化，等等，成為工程監(jiān)理領(lǐng)域亟待破解的問題。在工程建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的工程資料文件，這些資料文件是工程建設(shè)情況的真實(shí)記錄，對于后續(xù)工程活動(dòng)的開展以及單位發(fā)展具有重要意義。但在具體實(shí)踐中，絕大多數(shù)的工程單位檔案管理方式依然延續(xù)傳統(tǒng)手工檔案管理模式,目前尚未建立高效、科學(xué)的電子文件歸檔和電子檔案管理體系，大量的電子文件無法直接歸檔，仍然需要人工對紙質(zhì)文件重新掃描成電子文件后歸檔保存，投入大量額外重復(fù)性勞動(dòng)，加之紙質(zhì)檔案文件不能及時(shí)移交歸檔，最終影響工程竣工驗(yàn)收。為此，在全面推進(jìn)能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，伴隨無紙化辦公的大勢所趨，更加突顯了電子歸檔和電子檔案文件理論、實(shí)踐探索的重要性和緊迫性。一、工程監(jiān)理文件資料管理的現(xiàn)狀（一）工程監(jiān)理文件資料及時(shí)性差但當(dāng)前我國很多工程單位監(jiān)理文件、檔案資料都存在及時(shí)性不高的問題，所保存的資料信息難以與工程進(jìn)展保持同步，無法準(zhǔn)確對工程狀況進(jìn)行反映。例如,很多單位都存在后補(bǔ)監(jiān)理文件資料的現(xiàn)象，或者依靠寫回憶記錄的方式對監(jiān)理文件資料進(jìn)行補(bǔ)充。甚至一些單位在工程竣工之后杜撰監(jiān)理文件資料。這些情況的存在都導(dǎo)致監(jiān)理文件失去了真實(shí)性，且文件信息缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性，差錯(cuò)率高,運(yùn)用價(jià)值低下。（二）工程監(jiān)理文件資料準(zhǔn)確性低準(zhǔn)確性是監(jiān)理文件資料的靈魂，不僅工程監(jiān)理文件資料應(yīng)當(dāng)具有較高的準(zhǔn)確性，而且其他文件資料也應(yīng)當(dāng)較為準(zhǔn)確，否則將會對有關(guān)活動(dòng)的開展帶來不利影響。這就需要監(jiān)理人員做好文件資料的保存、收集和管理，確保所收集到的每一份資料都真實(shí)可靠，不弄虛作假。還要保證監(jiān)理文件資料與施工現(xiàn)場情況相符合,與設(shè)計(jì)文件、合同文件以及規(guī)程規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等相符合，與有關(guān)的施工記錄資料信息等相匹配。但實(shí)踐中很多工程監(jiān)理單位的文件資料都不夠準(zhǔn)確、不夠真實(shí),產(chǎn)生這一情況的原因?yàn)椋何募Y料用語不準(zhǔn)確，容易使人產(chǎn)生歧義；引用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不準(zhǔn)確，容易產(chǎn)生誤差；用語不夠規(guī)范，不注重對專業(yè)術(shù)語的運(yùn)用；表格信息填寫不規(guī)范、不科學(xué)等。（三）工程監(jiān)理文件資料完整性差工程監(jiān)理文件資料的完整性是否較高，也會影響文件的運(yùn)用效果，當(dāng)前我國很多監(jiān)理單位在運(yùn)行中都對文件資料的管理不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致文件資料完整性差,難以充分透徹對工程情況進(jìn)行反映。本質(zhì)而言，監(jiān)理文件資料管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)復(fù)雜的工作，不僅信息來源較廣，包括施工單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位等，而且內(nèi)容牽扯面廣，各類信息量較大，涉及安全生產(chǎn)管理、投資控制管理、質(zhì)量控制管理、進(jìn)度控制管理、合同管理等多方面內(nèi)容。且隨著工程施工工作的開展,監(jiān)理文件資料信息的數(shù)量也不斷增加，對這些信息進(jìn)行加工、收集、傳遞、反饋等需要花費(fèi)較長的時(shí)間，是一個(gè)動(dòng)態(tài)、延續(xù)、變化的過程，也加劇了管理難度。在這些綜合因素的影響下，監(jiān)理單位工程文件資料管理的完整性較差。具體來看,當(dāng)前各單位監(jiān)理文件資料管理不完整主要體現(xiàn)在資料?日期與項(xiàng)目進(jìn)展不協(xié)調(diào)、資料分類不準(zhǔn)確、資料缺項(xiàng)、各工序之間存在沖突等方面，未來有待進(jìn)一步提升監(jiān)理文件資料管理的完整性。二、工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的思路及方法（一）明確監(jiān)理文件資料分類.明確歸檔范圍工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)中，要對歸檔范圍進(jìn)行明確，只有明確歸檔范圍，才能夠使監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)有具體的方向。具體來看，在對歸檔范圍進(jìn)行明確的過程中，要做好詳細(xì)分析，根據(jù)不同工程項(xiàng)目的實(shí)際情況對監(jiān)理資料進(jìn)行分類，并針對每一種類別的監(jiān)理資料對其歸檔范圍進(jìn)行劃分，使其都有明確的歸檔界線。同時(shí)，還要設(shè)定詳細(xì)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確具體的歸檔條件、依據(jù)等，為檔案管理者落實(shí)歸檔流程、做好歸檔工作提供準(zhǔn)確的參考。.梳理檔案分類和監(jiān)理文件資料對應(yīng)關(guān)系對檔案分類進(jìn)行梳理，并明確其與監(jiān)理文件資料的對應(yīng)關(guān)系，是工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的又一個(gè)重要步驟。為了提升監(jiān)理文件資料分類管理的效果，要結(jié)合實(shí)際情況對各類信息進(jìn)行存放，并做好這些信息的篩選，將屬于同一類的資料信息存放于一起，必要的話還可以對這些資料劃分小類，提升歸檔的清晰性。還要詳細(xì)分析不同類型檔案信息與監(jiān)理文件資料之間的關(guān)系，做好各個(gè)資料關(guān)系的對應(yīng)，便于后期對監(jiān)理資料信息進(jìn)行管理，提升標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)的有效性。.做好監(jiān)理過程記錄在對監(jiān)理過程進(jìn)行記錄的過程中，主要涉及監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理施工管理等，每一項(xiàng)記錄信息都會對監(jiān)理工作的開展帶來影響，因而要對其進(jìn)行科學(xué)記錄和保存。這就需要構(gòu)建完善的監(jiān)理過程記錄管理規(guī)范，同時(shí)，還要結(jié)合實(shí)際情況對有關(guān)資料信息進(jìn)行補(bǔ)充，對詳細(xì)信息進(jìn)行記錄，避免出現(xiàn)信息不清，或者內(nèi)容混亂的問題。在記錄完成之后，要對記錄結(jié)果進(jìn)行反復(fù)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題或者漏洞要及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)。（二）規(guī)范歸檔流程只有使歸檔流程較為規(guī)范和科學(xué)，才能夠?qū)ΡO(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)化保存和管理,這就需要制定規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)的過程控制表格，并建立系統(tǒng)的工作流程。首先，要對管理流程進(jìn)行擬定，對總監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、監(jiān)理工程師、專職文檔資料管理員等相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行界定，并依據(jù)對應(yīng)的工程特點(diǎn)科學(xué)劃分監(jiān)理文件資料信息，使各位人員能夠各司其職、相互協(xié)調(diào)與配合；其次，使監(jiān)理文件資料與施工資料在表格形式、資料要求等有關(guān)方面保持協(xié)調(diào)一致，以更好地對文件資料信息標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理提供便利；其次，要對歸檔流程進(jìn)行清晰化設(shè)定，明確不同監(jiān)理文件信息詳細(xì)的歸檔步驟，提升歸檔的科學(xué)性；最后，要對監(jiān)理文件收集整理提升重視度，精細(xì)化對各類文件的收集和存放，避免出現(xiàn)遺漏或空缺。（三）引入可視化技術(shù)在監(jiān)理行業(yè)中，隨著國家相關(guān)政策規(guī)范的不斷完善，工程監(jiān)理人員所面臨的負(fù)擔(dān)也更重，且很多問題難以得到可視化查看分析，影響了責(zé)任劃分。而通過在監(jiān)理工作中引入可視化技術(shù)，不僅能夠?qū)β氊?zé)進(jìn)行清晰劃分，避免責(zé)任不均衡，而且還能夠?qū)Ω黝惐O(jiān)理檔案信息進(jìn)行科學(xué)保存，提升整個(gè)管理過程的清晰性和規(guī)范性。在可視化背景下，各類影音數(shù)據(jù)、電子圖像等經(jīng)過加工，能夠?qū)ΜF(xiàn)場情況進(jìn)行真實(shí)反映，且能夠?qū)崿F(xiàn)質(zhì)量追溯，對以“看”為主的現(xiàn)場監(jiān)理工程帶來很多有利作用。目前我國很多行業(yè)都開始引入可視化技術(shù)，例如建筑企業(yè)通過運(yùn)用BIM技術(shù)開展可視化建設(shè)，并將其運(yùn)用到性能分析、設(shè)計(jì)成果模型分析、建筑功能模擬等方面，還可以對施工工藝進(jìn)行模擬、對施工組織進(jìn)行模擬、對進(jìn)度進(jìn)行可視化管控等。在工程監(jiān)理檔案管理中對可視化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，能夠提升檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，從而規(guī)避很多麻煩。因此，各監(jiān)理單位可以結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況對可視化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，通過各種先進(jìn)的技術(shù)使監(jiān)理資料得到可視化查看，推動(dòng)監(jiān)理工作的高效開展。（四）開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)通過開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒈O(jiān)理文件從紙質(zhì)流轉(zhuǎn)流程，轉(zhuǎn)變成電子文件在線流轉(zhuǎn)流程，實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化保存。本項(xiàng)目在研究中旨在開發(fā)一套完善有效的電站工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，目標(biāo)在于通過數(shù)字化和智能化技術(shù)的運(yùn)用，使電站施工管理工作得到完善，實(shí)現(xiàn)全過程管控，并對建設(shè)項(xiàng)目文件進(jìn)行全面歸檔和收集。即通過構(gòu)建監(jiān)理文件一體化管控體系實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案從生產(chǎn)、生效、審批、歸集、組件、組卷、移交、歸檔、利用等全信息全過程系統(tǒng)管控，達(dá)到工程建設(shè)檔案的無紙化管理，最終促進(jìn)工程檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)型。具體構(gòu)建了現(xiàn)場管理APP,監(jiān)理工作者借助APP可以進(jìn)行現(xiàn)場巡視，并處理旁站、見證、驗(yàn)收等工作，如可以實(shí)時(shí)對檢查表格進(jìn)行填寫，對檢查情況進(jìn)行錄入，并實(shí)時(shí)進(jìn)行檢查，或者對檢查內(nèi)容進(jìn)行分類保存等。同時(shí)，該APP還具有拍攝功能，能夠?qū)z查位置信息進(jìn)行記錄；具備定位功能，可以對現(xiàn)場監(jiān)理人員進(jìn)行監(jiān)督，使之按照規(guī)定開展現(xiàn)場管理活動(dòng)；能夠?qū)ΡO(jiān)理人員的實(shí)際到場情況進(jìn)行查看，明確其活動(dòng)軌跡，并對現(xiàn)場監(jiān)理人員的停留時(shí)間進(jìn)行記錄，避免監(jiān)理人員擅自離崗或者曠工等。三、工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的應(yīng)用案例河南天池抽水蓄能電站工程數(shù)字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)上線運(yùn)用，本項(xiàng)目結(jié)合國網(wǎng)新源公司抽水蓄能電站工程檔案單軌制建設(shè)規(guī)劃與天池電站工程建設(shè)檔案管控目標(biāo)，通過開發(fā)工程數(shù)字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案無紙化管理，促進(jìn)工程建設(shè)檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案的全過程管控，最終使工程檔案管理達(dá)到規(guī)范化和高效化。該子系統(tǒng)具有電子文件自動(dòng)整理、自動(dòng)組卷、自動(dòng)編目、預(yù)歸檔、案卷審核等業(yè)務(wù)，與國網(wǎng)新源公司基建智能管控系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了融合共享，突破了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間信息不流通的問題，實(shí)現(xiàn)了檔案管理全過程閉環(huán)。其功能有如下幾個(gè)：第一，系統(tǒng)配置功能。具有機(jī)構(gòu)人員權(quán)限配置審核、模板文件配置、賬號審核、歸檔文件目錄體系預(yù)設(shè)、審批流程配置、施工監(jiān)理單位歸檔文件目錄定制等功能；第二，行文簽批管理功能。能夠?qū)π形暮炁M(jìn)行管理，對所有施工監(jiān)理文件開展全過程管控。且具有文件模板引用、行文編輯、目錄引用、電子簽名簽章、歷史文件聯(lián)動(dòng)指引等功能；第三，文件歸檔管理功能。具有施工監(jiān)理文件自動(dòng)預(yù)立卷管理功能，能夠?qū)Ω黝愂┕けO(jiān)理文件進(jìn)行在線自動(dòng)組件、采集、組卷等。且能夠?qū)κ┕けO(jiān)理文件進(jìn)行自動(dòng)歸檔，并做好文件的自動(dòng)編目、自動(dòng)整理、案卷分類、案卷審核等。還可以開發(fā)檔案案卷目錄及文件系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)交換功能，及時(shí)對案卷文件整體導(dǎo)入導(dǎo)出等，確保檔案文件具有較高的安全性；第四，檔案文件利用管理功能?？梢詫n案信息進(jìn)行借閱，實(shí)現(xiàn)借閱登記與單編制、文件拷貝禁止、借閱簽審簽批等，為檔案文件利用提供專門渠道；第五，檔案文件備份管理。對系統(tǒng)文件備份功能進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)歸檔文件線下備份功能、檔案文件電子文件線下存檔同步功能以及數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)功能等；第六，系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步對接功能。與國網(wǎng)新源公司電子檔案管理系統(tǒng)和基建智能管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步，促進(jìn)工程檔案同步轉(zhuǎn)移、無縫對接；第七，教學(xué)功能。在系統(tǒng)中嵌入教學(xué)功能，納入教學(xué)視頻或者教學(xué)文件，使系統(tǒng)有更高的易用性，為更多人員提供便利。在單位運(yùn)行中引入該系統(tǒng)，為相關(guān)人員開展工作提供了極大的便利，各位人員能夠各司其職，共同協(xié)調(diào)，促進(jìn)了工作效率的提升。同時(shí)工程監(jiān)理人員還可以通過系統(tǒng)對有關(guān)監(jiān)理資料信息進(jìn)行查看和保存，促進(jìn)了監(jiān)理信息的完善，也提升了監(jiān)理工作的效果，節(jié)省了很多人力資源。在以往狀況下，監(jiān)理資料信息十分零碎，對資料信息進(jìn)行整理面臨較大的困難，而隨著系統(tǒng)的投入運(yùn)用，各類信息匯總變得十分簡單，且可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對信息進(jìn)行篩選和分析，為監(jiān)理工作開展明確重點(diǎn)?？傊?，在該系統(tǒng)作用下，河南天池抽水蓄能電站檔案管理及監(jiān)理資料信息管理取得了較好的效果。四、結(jié)語在當(dāng)前