工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化的實踐

工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化的實踐工程監(jiān)理檔案在工程建設過程中起著重要的作用，能夠為工程建設活動的開展提供有效支撐。不過在傳統(tǒng)模式下，工程監(jiān)理檔案管理手段滯后，導致各類信息難以得到全面統(tǒng)籌，無法實現檔案資源的有效利用和開發(fā)。信息化時代背景下,如何引入信息手段制定統(tǒng)一規(guī)章制度、規(guī)范化過程控制表格及標準化工作流程,開發(fā)專業(yè)化檔案管理軟件、逐步實現工程監(jiān)理的無紙化辦公及檔案文件的全面電子化，等等，成為工程監(jiān)理領域亟待破解的問題。在工程建設過程中，會產生大量的工程資料文件，這些資料文件是工程建設情況的真實記錄，對于后續(xù)工程活動的開展以及單位發(fā)展具有重要意義。但在具體實踐中，絕大多數的工程單位檔案管理方式依然延續(xù)傳統(tǒng)手工檔案管理模式,目前尚未建立高效、科學的電子文件歸檔和電子檔案管理體系，大量的電子文件無法直接歸檔，仍然需要人工對紙質文件重新掃描成電子文件后歸檔保存，投入大量額外重復性勞動，加之紙質檔案文件不能及時移交歸檔，最終影響工程竣工驗收。為此，在全面推進能源互聯(lián)網建設的關鍵時期，伴隨無紙化辦公的大勢所趨，更加突顯了電子歸檔和電子檔案文件理論、實踐探索的重要性和緊迫性。一、工程監(jiān)理文件資料管理的現狀（一）工程監(jiān)理文件資料及時性差但當前我國很多工程單位監(jiān)理文件、檔案資料都存在及時性不高的問題，所保存的資料信息難以與工程進展保持同步，無法準確對工程狀況進行反映。例如,很多單位都存在后補監(jiān)理文件資料的現象，或者依靠寫回憶記錄的方式對監(jiān)理文件資料進行補充。甚至一些單位在工程竣工之后杜撰監(jiān)理文件資料。這些情況的存在都導致監(jiān)理文件失去了真實性，且文件信息缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性，差錯率高,運用價值低下。（二）工程監(jiān)理文件資料準確性低準確性是監(jiān)理文件資料的靈魂，不僅工程監(jiān)理文件資料應當具有較高的準確性，而且其他文件資料也應當較為準確，否則將會對有關活動的開展帶來不利影響。這就需要監(jiān)理人員做好文件資料的保存、收集和管理，確保所收集到的每一份資料都真實可靠，不弄虛作假。還要保證監(jiān)理文件資料與施工現場情況相符合,與設計文件、合同文件以及規(guī)程規(guī)范、技術標準等相符合，與有關的施工記錄資料信息等相匹配。但實踐中很多工程監(jiān)理單位的文件資料都不夠準確、不夠真實,產生這一情況的原因為：文件資料用語不準確，容易使人產生歧義；引用的標準與規(guī)范不準確，容易產生誤差；用語不夠規(guī)范，不注重對專業(yè)術語的運用；表格信息填寫不規(guī)范、不科學等。（三）工程監(jiān)理文件資料完整性差工程監(jiān)理文件資料的完整性是否較高，也會影響文件的運用效果，當前我國很多監(jiān)理單位在運行中都對文件資料的管理不夠嚴格，導致文件資料完整性差,難以充分透徹對工程情況進行反映。本質而言，監(jiān)理文件資料管理是一項較為系統(tǒng)復雜的工作，不僅信息來源較廣，包括施工單位、建設單位、設計單位等，而且內容牽扯面廣，各類信息量較大，涉及安全生產管理、投資控制管理、質量控制管理、進度控制管理、合同管理等多方面內容。且隨著工程施工工作的開展,監(jiān)理文件資料信息的數量也不斷增加，對這些信息進行加工、收集、傳遞、反饋等需要花費較長的時間，是一個動態(tài)、延續(xù)、變化的過程，也加劇了管理難度。在這些綜合因素的影響下，監(jiān)理單位工程文件資料管理的完整性較差。具體來看,當前各單位監(jiān)理文件資料管理不完整主要體現在資料?日期與項目進展不協(xié)調、資料分類不準確、資料缺項、各工序之間存在沖突等方面，未來有待進一步提升監(jiān)理文件資料管理的完整性。二、工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化的思路及方法（一）明確監(jiān)理文件資料分類.明確歸檔范圍工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化建設中，要對歸檔范圍進行明確，只有明確歸檔范圍，才能夠使監(jiān)理資料管理標準化與信息化建設有具體的方向。具體來看，在對歸檔范圍進行明確的過程中，要做好詳細分析，根據不同工程項目的實際情況對監(jiān)理資料進行分類，并針對每一種類別的監(jiān)理資料對其歸檔范圍進行劃分，使其都有明確的歸檔界線。同時，還要設定詳細的歸檔標準，明確具體的歸檔條件、依據等，為檔案管理者落實歸檔流程、做好歸檔工作提供準確的參考。.梳理檔案分類和監(jiān)理文件資料對應關系對檔案分類進行梳理，并明確其與監(jiān)理文件資料的對應關系，是工程監(jiān)理資料管理標準化與規(guī)范化的又一個重要步驟。為了提升監(jiān)理文件資料分類管理的效果，要結合實際情況對各類信息進行存放，并做好這些信息的篩選，將屬于同一類的資料信息存放于一起，必要的話還可以對這些資料劃分小類，提升歸檔的清晰性。還要詳細分析不同類型檔案信息與監(jiān)理文件資料之間的關系，做好各個資料關系的對應，便于后期對監(jiān)理資料信息進行管理，提升標準化與信息化建設的有效性。.做好監(jiān)理過程記錄在對監(jiān)理過程進行記錄的過程中，主要涉及監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理施工管理等，每一項記錄信息都會對監(jiān)理工作的開展帶來影響，因而要對其進行科學記錄和保存。這就需要構建完善的監(jiān)理過程記錄管理規(guī)范，同時，還要結合實際情況對有關資料信息進行補充，對詳細信息進行記錄，避免出現信息不清，或者內容混亂的問題。在記錄完成之后，要對記錄結果進行反復檢查，一旦發(fā)現問題或者漏洞要及時進行彌補。（二）規(guī)范歸檔流程只有使歸檔流程較為規(guī)范和科學，才能夠對監(jiān)理資料進行科學化保存和管理,這就需要制定規(guī)范、統(tǒng)一、科學的過程控制表格，并建立系統(tǒng)的工作流程。首先，要對管理流程進行擬定，對總監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、監(jiān)理工程師、專職文檔資料管理員等相關人員的職責進行界定，并依據對應的工程特點科學劃分監(jiān)理文件資料信息，使各位人員能夠各司其職、相互協(xié)調與配合；其次，使監(jiān)理文件資料與施工資料在表格形式、資料要求等有關方面保持協(xié)調一致，以更好地對文件資料信息標準化和信息化管理提供便利；其次，要對歸檔流程進行清晰化設定，明確不同監(jiān)理文件信息詳細的歸檔步驟，提升歸檔的科學性；最后，要對監(jiān)理文件收集整理提升重視度，精細化對各類文件的收集和存放，避免出現遺漏或空缺。（三）引入可視化技術在監(jiān)理行業(yè)中，隨著國家相關政策規(guī)范的不斷完善，工程監(jiān)理人員所面臨的負擔也更重，且很多問題難以得到可視化查看分析，影響了責任劃分。而通過在監(jiān)理工作中引入可視化技術，不僅能夠對職責進行清晰劃分，避免責任不均衡，而且還能夠對各類監(jiān)理檔案信息進行科學保存，提升整個管理過程的清晰性和規(guī)范性。在可視化背景下，各類影音數據、電子圖像等經過加工，能夠對現場情況進行真實反映，且能夠實現質量追溯，對以“看”為主的現場監(jiān)理工程帶來很多有利作用。目前我國很多行業(yè)都開始引入可視化技術，例如建筑企業(yè)通過運用BIM技術開展可視化建設，并將其運用到性能分析、設計成果模型分析、建筑功能模擬等方面，還可以對施工工藝進行模擬、對施工組織進行模擬、對進度進行可視化管控等。在工程監(jiān)理檔案管理中對可視化技術進行運用，能夠提升檔案管理的準確性和完整性，從而規(guī)避很多麻煩。因此，各監(jiān)理單位可以結合現實狀況對可視化技術進行運用，通過各種先進的技術使監(jiān)理資料得到可視化查看，推動監(jiān)理工作的高效開展。（四）開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)通過開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)，能夠將監(jiān)理文件從紙質流轉流程，轉變成電子文件在線流轉流程，實現電子文件的標準化和信息化保存。本項目在研究中旨在開發(fā)一套完善有效的電站工程項目檔案管理系統(tǒng)，目標在于通過數字化和智能化技術的運用，使電站施工管理工作得到完善，實現全過程管控，并對建設項目文件進行全面歸檔和收集。即通過構建監(jiān)理文件一體化管控體系實現監(jiān)理檔案從生產、生效、審批、歸集、組件、組卷、移交、歸檔、利用等全信息全過程系統(tǒng)管控，達到工程建設檔案的無紙化管理，最終促進工程檔案業(yè)務從傳統(tǒng)向現代管理轉型。具體構建了現場管理APP,監(jiān)理工作者借助APP可以進行現場巡視，并處理旁站、見證、驗收等工作，如可以實時對檢查表格進行填寫，對檢查情況進行錄入，并實時進行檢查，或者對檢查內容進行分類保存等。同時，該APP還具有拍攝功能，能夠對檢查位置信息進行記錄；具備定位功能，可以對現場監(jiān)理人員進行監(jiān)督，使之按照規(guī)定開展現場管理活動；能夠對監(jiān)理人員的實際到場情況進行查看，明確其活動軌跡，并對現場監(jiān)理人員的停留時間進行記錄，避免監(jiān)理人員擅自離崗或者曠工等。三、工程監(jiān)理資料管理標準化與信息化的應用案例河南天池抽水蓄能電站工程數字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)上線運用，本項目結合國網新源公司抽水蓄能電站工程檔案單軌制建設規(guī)劃與天池電站工程建設檔案管控目標，通過開發(fā)工程數字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)，實現工程建設檔案無紙化管理，促進工程建設檔案業(yè)務從傳統(tǒng)向現代轉型，實現工程建設檔案的全過程管控，最終使工程檔案管理達到規(guī)范化和高效化。該子系統(tǒng)具有電子文件自動整理、自動組卷、自動編目、預歸檔、案卷審核等業(yè)務，與國網新源公司基建智能管控系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)進行了融合共享，突破了業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間信息不流通的問題，實現了檔案管理全過程閉環(huán)。其功能有如下幾個：第一，系統(tǒng)配置功能。具有機構人員權限配置審核、模板文件配置、賬號審核、歸檔文件目錄體系預設、審批流程配置、施工監(jiān)理單位歸檔文件目錄定制等功能；第二，行文簽批管理功能。能夠對行文簽批進行管理，對所有施工監(jiān)理文件開展全過程管控。且具有文件模板引用、行文編輯、目錄引用、電子簽名簽章、歷史文件聯(lián)動指引等功能；第三，文件歸檔管理功能。具有施工監(jiān)理文件自動預立卷管理功能，能夠對各類施工監(jiān)理文件進行在線自動組件、采集、組卷等。且能夠對施工監(jiān)理文件進行自動歸檔，并做好文件的自動編目、自動整理、案卷分類、案卷審核等。還可以開發(fā)檔案案卷目錄及文件系統(tǒng)內外數據交換功能，及時對案卷文件整體導入導出等，確保檔案文件具有較高的安全性；第四，檔案文件利用管理功能?？梢詫n案信息進行借閱，實現借閱登記與單編制、文件拷貝禁止、借閱簽審簽批等，為檔案文件利用提供專門渠道；第五，檔案文件備份管理。對系統(tǒng)文件備份功能進行開發(fā)，實現歸檔文件線下備份功能、檔案文件電子文件線下存檔同步功能以及數據庫備份與恢復功能等；第六，系統(tǒng)數據同步對接功能。與國網新源公司電子檔案管理系統(tǒng)和基建智能管理系統(tǒng)數據同步，促進工程檔案同步轉移、無縫對接；第七，教學功能。在系統(tǒng)中嵌入教學功能，納入教學視頻或者教學文件，使系統(tǒng)有更高的易用性，為更多人員提供便利。在單位運行中引入該系統(tǒng)，為相關人員開展工作提供了極大的便利，各位人員能夠各司其職，共同協(xié)調，促進了工作效率的提升。同時工程監(jiān)理人員還可以通過系統(tǒng)對有關監(jiān)理資料信息進行查看和保存，促進了監(jiān)理信息的完善，也提升了監(jiān)理工作的效果，節(jié)省了很多人力資源。在以往狀況下，監(jiān)理資料信息十分零碎，對資料信息進行整理面臨較大的困難，而隨著系統(tǒng)的投入運用，各類信息匯總變得十分簡單，且可以運用大數據、云計算等技術對信息進行篩選和分析，為監(jiān)理工作開展明確重點。總之，在該系統(tǒng)作用下，河南天池抽水蓄能電站檔案管理及監(jiān)理資料信息管理取得了較好的效果。四、結語在當前