第十組：國(guó)際電子文件管理前沿進(jìn)展

張正強(qiáng)

管理前沿進(jìn)展

國(guó)際電子文件

張正強(qiáng)其人管理要求與責(zé)任云計(jì)算工作過(guò)程分析管理需求體系資源體系、利用體系及安全體系建設(shè)實(shí)際應(yīng)用其他張正強(qiáng)其人張正強(qiáng)主講《電子文件長(zhǎng)久保存基本要求體系的建立》出生年月：不詳籍貫：不詳學(xué)歷：不詳目前就職：南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系《保護(hù)數(shù)字遺產(chǎn)憲章》2003年導(dǎo)言中：無(wú)論何種形式遺產(chǎn)的消逝都是全人類遺產(chǎn)的損失。如果不著手解決目前所面臨的有關(guān)威脅，數(shù)字遺產(chǎn)將會(huì)迅速丟失，而且不可避免。第九條寫(xiě)到：所有地區(qū)、國(guó)家和社區(qū)的數(shù)字遺產(chǎn)都應(yīng)得到保存和加以利用，作為國(guó)家遺產(chǎn)保護(hù)政策的一項(xiàng)主要內(nèi)容，檔案立法和檔案館都應(yīng)包括數(shù)字遺產(chǎn)?！稒n案共同宣言》2011年該宣言中指出：檔案是行政管理、文化與思維活動(dòng)的唯一可靠證據(jù)，檔案全面地記錄了人類活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案的生成形式多種多樣，包括紙質(zhì)、電子、聲像及其他類型，因此，要以正確的方式管理和保護(hù)檔案，以保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。管理要求和責(zé)任方面云計(jì)算環(huán)境下的電子文件管理美國(guó)：1、2009年5月14日美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)局專門(mén)發(fā)布了“云計(jì)算工作定義”的標(biāo)準(zhǔn)草案。2、2011年2月8日，美國(guó)正式頒布了《美國(guó)政府云計(jì)算戰(zhàn)略》。3、2011年9月，美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)局正式頒布了美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《NIST-SP800-145云計(jì)算定義》。4、2011年11月美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)局又發(fā)布了《美國(guó)政府云計(jì)算技術(shù)路線圖》標(biāo)準(zhǔn)草案，提出了美國(guó)政府從2012年至2017年的云計(jì)算發(fā)展規(guī)劃。英國(guó)：1、2011年3月正式發(fā)布了《英國(guó)政府信息與通信技術(shù)戰(zhàn)略》，實(shí)施云計(jì)算規(guī)劃。2、2011年11月10日，英國(guó)政府正式頒布了《英國(guó)政府云計(jì)算戰(zhàn)略》,強(qiáng)調(diào)政府實(shí)施云計(jì)算戰(zhàn)略要求采用新的方法和新的工作流程。澳大利亞：2011年4月發(fā)布《澳大利亞政府信息與通信技術(shù)使用戰(zhàn)略視圖（草案）》和《澳大利亞政府云計(jì)算戰(zhàn)略指導(dǎo)文件》，指出：云計(jì)算已深刻影響到政府所使用的信息與通信技術(shù)，政府及其各機(jī)構(gòu)將在保證其資金與安全的情況下采用云計(jì)算。中國(guó)2008年推出無(wú)錫云計(jì)算中心計(jì)劃。2009年北京推出了“北京云計(jì)劃”。2010年山東省推出“山東省云計(jì)算公共服務(wù)平臺(tái)”。2011年10月18日，我國(guó)工業(yè)和信息化部和國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好云計(jì)算服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展試點(diǎn)示范工作的通知》，確定在北京、上海等5個(gè)城市先行開(kāi)展云計(jì)算服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展試點(diǎn)示范工作。2012年我國(guó)專門(mén)設(shè)立了約15億元的云計(jì)算專項(xiàng)基金，主要用于支持5大云計(jì)算示范城市的示范項(xiàng)目?？梢灶A(yù)見(jiàn)，云計(jì)算將與我國(guó)國(guó)家創(chuàng)新型城市建設(shè)相結(jié)合，與現(xiàn)有數(shù)據(jù)中心相結(jié)合，為我國(guó)提升信息化水平提供有力的支撐世界各國(guó)應(yīng)對(duì)云計(jì)算的電子文件管理2010年5月，美國(guó)國(guó)家檔案館發(fā)布了《云計(jì)算環(huán)境中文件管理指南》，該指南專門(mén)針對(duì)美國(guó)各文件/檔案機(jī)構(gòu)采用云計(jì)算技術(shù)日益增多的情況下發(fā)布的，目的是引導(dǎo)美國(guó)文件/檔案機(jī)構(gòu)正確應(yīng)用云計(jì)算。2010年7月，澳大利亞檔案與文件協(xié)會(huì)和新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)共同發(fā)布了《云計(jì)算環(huán)境下文件風(fēng)險(xiǎn)管理指南》，目的是為澳大利亞和新西蘭的文件/檔案管理機(jī)構(gòu)如何在云計(jì)算環(huán)境下對(duì)電子文件實(shí)施正確的管理以保證電子文件的憑證價(jià)值提供指南。2010年8月26日，英國(guó)國(guó)家檔案與文件協(xié)會(huì)發(fā)布了《云計(jì)算指南》，以指導(dǎo)各文件/檔案機(jī)構(gòu)合理、正確評(píng)估云計(jì)算服務(wù)及建立云計(jì)算策略，并為文件/檔案機(jī)構(gòu)提供其所需的、專門(mén)在云計(jì)算環(huán)境下管理電子文件的要求與指南。工作過(guò)程分析國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)于2008年專門(mén)頒布了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO/TR26122:2008信息與文獻(xiàn)－文件過(guò)程分析》。該標(biāo)準(zhǔn)從電子的文件創(chuàng)建、捕獲和控制的角度提供了工作過(guò)程分析的指南，規(guī)定了工作過(guò)程的分析方法：職能分析（將職能分解為工作過(guò)程）和順序分析（對(duì)業(yè)務(wù)處置流程的分析）。任務(wù)：確定電子文件的形成、捕獲與控制的管理要求，確保組織機(jī)構(gòu)的電子文件在其業(yè)務(wù)系統(tǒng)中得到完整的創(chuàng)建、捕獲和控制。

具體用途：（1）為建立電子文件創(chuàng)建需求提供明確的分析方法，為工作進(jìn)行過(guò)程中電子文件的自動(dòng)捕獲和管理創(chuàng)造條件；（2）將電子文件與業(yè)務(wù)背景關(guān)聯(lián)起來(lái)，以便于對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯組織和聚類，確保工作過(guò)程中電子文件產(chǎn)生的完整性，并使其能夠得到有效的檢索、保管和處置。需求體系方面2010年7月，美國(guó)國(guó)家檔案館公布了《電子文件檔案館的需求體系文件》。功能需求有：（1）文件管理需求；（2）文件長(zhǎng)久保存需求；（3）檔案數(shù)據(jù)存貯需求；（4）系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)安全需求；（5）文件捕獲需求；（6）文件利用需求；（7）用戶需求；（8）系統(tǒng)運(yùn)行管理需求。2011年12月，歐洲委員會(huì)發(fā)布了《2010文件系統(tǒng)模塊化需求體系》，該需求體系是歐盟的標(biāo)準(zhǔn)，所以具有規(guī)范歐盟電子文件管理的作用與意義。目的就是為電子文件系統(tǒng)的建立及更新提供一套完整的、簡(jiǎn)潔的、易于理解的需求模塊集。主要需求有：（1）文件系統(tǒng)需求；（2）用戶需求；（3）用戶角色需求；（4）分類需求；（5）文件需求；（6）元數(shù)據(jù)需求；（7）文件保管期限表需求；（8）文件處置控制需求；（9）檢索利用需求；（10）文件輸出需求。2007年5月，美國(guó)國(guó)防部《DoD5015.2-STD電子文件管理軟件應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》正式頒布。該標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成部分主要由：總則、強(qiáng)制性功能需求、密級(jí)文件管理、針對(duì)隱私法和信息公開(kāi)的檔案管理、電子文件移交、選擇性功能等六部分構(gòu)成。其排列順序及相互聯(lián)系如下：美國(guó)國(guó)防部第三版《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)》———電子文件管理總則———電子文件管理強(qiáng)制性功能需求———密級(jí)電子文件管理需求———遵從隱私法案和信息自由法案的電子文件管理需求———電子文件移交需求———電子文件管理選擇性功能需求國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)（SO/TC46/SC11）中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)標(biāo)準(zhǔn)信息中心2001年：《ISO15489-1:2001信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》2006年：《ISO23081-1:2006信息與文件－文件管理處置－文件元數(shù)據(jù)－第一部分：原則》2009年：《ISO23081-2:2009信息與文獻(xiàn)－文件管理元數(shù)據(jù)－第2部分：概念與實(shí)施問(wèn)題》2011年：《ISO23081-3:2011信息與文獻(xiàn)－文件管理元數(shù)據(jù)－第3部分：自評(píng)估方法》2010年：《ISO/TR13028：2010信息與文獻(xiàn)文件數(shù)字化實(shí)施指南》2011年：《GB/T26162.1-2010信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》《GB/T26163.1-2010信息與文獻(xiàn)－文件管理過(guò)程－文件元數(shù)據(jù)－第1部分：原則》正在制定……正在制定……

資源體系利用體系的建設(shè)1998年，美國(guó)檔案工作者學(xué)會(huì)制定并公布的《檔案編碼著錄（EncodedArchivalDescription(EAD)》標(biāo)準(zhǔn)。2000年，頒布的《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則（總則）（GeneralInternationalStandardArchivalDescription（ISAD（G）））》2006年，美國(guó)檔案工作者學(xué)會(huì)起草了《檔案背景信息編碼著錄規(guī)則（EncodedArchivalContext（EAC-CPF））》2003年6月至2004年8月，英國(guó)《英國(guó)檔案主題詞表UKArchivalThesaurus（UKAT））》2005年9月，澳大利亞檔案館發(fā)布可供網(wǎng)上交互式查詢的《澳大利亞政府交互式職能主題詞表（AustralianGovernments’InteractiveFunc－tionThesuarus（AGIFT））》中國(guó)檔案界在20世紀(jì)90年代，編制出《中國(guó)檔案主題詞表》很有效的檢索工具標(biāo)準(zhǔn)。目前電子文件管理在著錄方面被全世界廣泛采用的標(biāo)準(zhǔn)。在《國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)－檔案機(jī)構(gòu)、人員與家族規(guī)范記錄著錄規(guī)則（ISAAR-CPF）》的基礎(chǔ)上專門(mén)針對(duì)與電子文件形成有關(guān)的機(jī)構(gòu)、人員與家族的背景信息來(lái)建立檢索工具。在國(guó)際檔案主題詞表領(lǐng)域是第一個(gè)采用簡(jiǎn)約知識(shí)體系（SKOS）的檔案主題詞表。為在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用主題詞檢索與標(biāo)引電子文件提供了便利。中國(guó)目前還沒(méi)有網(wǎng)上交互式主題詞表的出現(xiàn)。安全體系的建設(shè)1、2002年，國(guó)際萬(wàn)維網(wǎng)聯(lián)盟（W3C）正式公布的標(biāo)準(zhǔn)《基于可擴(kuò)展置標(biāo)語(yǔ)言數(shù)字加密的語(yǔ)法與處理（XMLEncryptionSyntaxandProcessing）》,采用該標(biāo)準(zhǔn)有助于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保證電子文件安全性。2、2008年，國(guó)際萬(wàn)維網(wǎng)聯(lián)盟（W3C）正式公布的標(biāo)準(zhǔn)《基于可擴(kuò)展置標(biāo)語(yǔ)言數(shù)字簽名的語(yǔ)法與處理（XMLSignatureSyntaxandProcessing（Version2））》，采用該標(biāo)準(zhǔn)有助于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保證電子文件不被隨意改動(dòng)或非法篡改，從而保證電子文件的完整性，并保護(hù)電子文件免受篡改的攻擊與維護(hù)電子文件的真實(shí)性。萬(wàn)維網(wǎng)聯(lián)盟創(chuàng)建于1994年，是Web技術(shù)領(lǐng)域最具權(quán)威和影響力的國(guó)際中立性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)。到目前為止，W3C已發(fā)布了200多項(xiàng)影響深遠(yuǎn)的Web技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施指南，如廣為業(yè)界采用的超文本標(biāo)記語(yǔ)言（標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言下的一個(gè)應(yīng)用）、可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語(yǔ)言下的一個(gè)子集）以及幫助殘障人士有效獲得Web內(nèi)容的信息無(wú)障礙指南（WCAG）等，有效促進(jìn)了Web技術(shù)的互相兼容，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用起到了基礎(chǔ)性和根本性的支撐作用。實(shí)際應(yīng)用（一

）

2012年1月，美國(guó)國(guó)家檔案館發(fā)布的《電子文件管理檔案館（ERA）機(jī)構(gòu)用戶手冊(cè)2.0版（Elec－tronicRecordsArchivesAgencyUserManualVer－sion2.0）》。為美國(guó)聯(lián)邦政府的機(jī)構(gòu)用戶使用電子文件檔案館（ERA）提供了指南。該指南內(nèi)容十分豐富，配合該指南在美國(guó)國(guó)家檔案館（ERA）的網(wǎng)站上還專門(mén)有供培訓(xùn)用的演示程序?？梢赃M(jìn)一步了解國(guó)際上第一個(gè)電子文件檔案館（ERA）的真實(shí)運(yùn)行情況。（二）2003年，澳大利亞檔案館修訂發(fā)布的《設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)文件管理系統(tǒng)手冊(cè)（DesigningandImple－mentingRecordkeepingSystems（DIRKS）Manu－al）》，該手冊(cè)分為三個(gè)部分：第一部分用戶指南，第二部分步驟與方法指南，第三部分指南的附錄。詳盡地提供了如何設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的步驟與方法，為全面地建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)提供了實(shí)用的指南。研究擬訂全國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施方案，研究制訂標(biāo)準(zhǔn)化信息化建設(shè)技術(shù)規(guī)范和相關(guān)制度；負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化信息化工程項(xiàng)目管理，組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化信息化工程建設(shè)及標(biāo)準(zhǔn)化“電子政務(wù)”工程。組織標(biāo)準(zhǔn)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，承擔(dān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委集中運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行維護(hù)工作，開(kāi)展相關(guān)技術(shù)咨詢、技術(shù)培訓(xùn)和服務(wù)活動(dòng)。研究提出標(biāo)準(zhǔn)化政府信息網(wǎng)站的發(fā)展計(jì)劃，擬定標(biāo)準(zhǔn)化信息網(wǎng)站建設(shè)規(guī)范和運(yùn)行管理辦法；承擔(dān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委門(mén)戶網(wǎng)站建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)工作。承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)化信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，承擔(dān)國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)資源服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)工作，組織開(kāi)展國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)資源采集、信息交換、信息咨詢及電子文本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。承擔(dān)信息安全應(yīng)用需求與相關(guān)管理工作，承擔(dān)國(guó)家有關(guān)部門(mén)關(guān)于信息安全保密和等級(jí)保護(hù)等各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)；負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)信息安全工作的部署、實(shí)施，對(duì)安全運(yùn)行情況進(jìn)行日常監(jiān)測(cè)和管理。承擔(dān)與本中心業(yè)務(wù)相關(guān)的對(duì)外合作與交流活動(dòng)。承擔(dān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的日常工作。承擔(dān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委交辦的其他事項(xiàng)。標(biāo)準(zhǔn)信息中心內(nèi)設(shè)4個(gè)機(jī)構(gòu)：辦公室（綜合處）、業(yè)務(wù)發(fā)展處、系統(tǒng)運(yùn)行處、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)處。標(biāo)準(zhǔn)信息