項(xiàng)目一商務(wù)秘書的角色認(rèn)知

商務(wù)秘書實(shí)務(wù)精品課程項(xiàng)目一秘書崗位認(rèn)知學(xué)習(xí)目標(biāo)子項(xiàng)目1定位現(xiàn)代秘書項(xiàng)目任務(wù)：為自己準(zhǔn)備一次商務(wù)秘書招聘面試事件回放：天駿秘書咨詢服務(wù)公司是一家向機(jī)關(guān)企事業(yè)單位提供各類秘書服務(wù)、咨詢工作及提供鐘點(diǎn)秘書服務(wù)的公司。天駿公司總經(jīng)理辦公室，李總正在和行政部經(jīng)理高明談話。李總：高明，現(xiàn)在公司事務(wù)較多，辦公室工作都挺忙的，為了讓各部門工作更有條理，公司打算招聘三位秘書，主要讓他們做一些基本的辦公事務(wù)。上個(gè)周末在人才市場(chǎng)初步挑選了6位秘書，你準(zhǔn)備一下，這個(gè)星期進(jìn)行業(yè)務(wù)面試，確定的人選要及時(shí)進(jìn)行崗前培訓(xùn)．高明：好的，我一定認(rèn)真面試他們。高明回到辦公室，立刻電話通知相關(guān)人員，三天后進(jìn)行面試。任務(wù)分析：我們的工作任務(wù)看似比較簡(jiǎn)單，但是要做的工作不少。應(yīng)聘者要根據(jù)秘書的崗位職責(zé)和公司人才需求，制定面試計(jì)劃。在面試過程中，既會(huì)考察應(yīng)聘者的學(xué)識(shí)、技能及應(yīng)變能力，還會(huì)考察應(yīng)聘者的職業(yè)意識(shí)。因此其次，應(yīng)聘者必須明確現(xiàn)代秘書的定位，制定較完善的面試計(jì)劃，做到有備無患。秘書一詞的由來及含義國際通用秘書的涵義全美秘書協(xié)會(huì)對(duì)秘書的定義是：高級(jí)官員的助手，掌握機(jī)關(guān)職責(zé)并具有在不同上司直接監(jiān)督下，承擔(dān)任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動(dòng)性，運(yùn)用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)工作做出決定。國際秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)秘書的定義是：秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。相關(guān)知識(shí)綜合國外關(guān)于秘書種種定義的共性：（1）秘書是一種社會(huì)職業(yè)，而不僅是一種官職名稱；（2）秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員。國內(nèi)關(guān)于秘書的解釋辭?！返慕忉專骸奥殑?wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，它的任務(wù)是收發(fā)文件，辦理文書、檔案和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。”我國勞動(dòng)與社會(huì)保障部2006年新版秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，狹義秘書定義是：“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員”。教育部全國自考辦２０００年出版的《秘書學(xué)概論》教材，廣義秘書定義是：“位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。（三）綜合研究秘書的定義及現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書人員的要求，可以將現(xiàn)代秘書這樣定位：1、秘書是一種職業(yè)。2、從事秘書職業(yè)的人員，是“直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)”的，秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者。3、秘書工作，是“協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)”，秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助管理。4、秘書活動(dòng)的基本方式，是處理信息和事務(wù)。古今秘書的演變過程（一）從“神權(quán)”走向世俗1、最早的“秘書”名稱在我國，“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。其工作性質(zhì)相當(dāng)于皇家圖書館長(zhǎng)。2、最早的秘書工作。秘書工作是個(gè)古老的職業(yè)。秘書的出現(xiàn)，必須具備兩個(gè)條件，一是管理組織的出現(xiàn)。秘書與領(lǐng)導(dǎo)有著天然的聯(lián)系，先有領(lǐng)導(dǎo)，后有秘書。二是文字的出現(xiàn)，有文字才能有公文，而公文的制作、傳遞、管理，是秘書工作的重要內(nèi)容。我國現(xiàn)存最早的公文——甲骨文書距今大約4000年我國最早的秘書——使用和撰寫甲骨文書的“巫”。巫的身份，相當(dāng)于神的代言人?；蕶?quán)至上的秘書——各級(jí)官員歷代為皇帝起草文書，掌管印璽，提供參謀意見等從事現(xiàn)代意義上“秘書”一職的，有各種不同的官職名稱。那時(shí)從事秘書工作的，其實(shí)是協(xié)助朝廷處理各類事務(wù)的官員，就是有諸如藺相如、諸葛亮、張良等人，有門客、軍師之名，最終還是走向官場(chǎng)。明清師爺，我國的秘書工作真正走向世俗化。（二）從官職走向職業(yè)化1、國外秘書工作的社會(huì)化、職業(yè)化發(fā)展。2、我國秘書的社會(huì)化職業(yè)化發(fā)展今天改革開放后，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)需求，秘書的工作性質(zhì)、涵義發(fā)生較大變化。私人秘書、商務(wù)秘書逐漸出現(xiàn)，行政秘書角色開始向社會(huì)化，職業(yè)化、市場(chǎng)化轉(zhuǎn)變，職業(yè)秘書逐漸形成。定位現(xiàn)代秘書（一）明確秘書的職業(yè)角色1、從屬性地位。有人說，秘書從屬于領(lǐng)導(dǎo)。這個(gè)說法并不正確。應(yīng)該說，秘書職業(yè)是從屬于管理活動(dòng)的，任何有管理存在的行業(yè)，就需要秘書來協(xié)助。只要有一個(gè)行業(yè)，就要有這個(gè)行業(yè)的秘書，所以人們稱秘書為“三百六十一”行。反之，管理活動(dòng)消失，秘書職業(yè)就不存在了。2、輔助性作用。秘書的職業(yè)是協(xié)助管理，在管理活動(dòng)中起輔助領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的作用。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”、“智囊”，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，在管理活動(dòng)中為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、出謀獻(xiàn)策、處理日常事務(wù)。（二）明確秘書的活動(dòng)范圍秘書活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)展開，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書第一位的基本職能，秘書活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)的附屬和補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)定了秘書活動(dòng)的基本范圍和工作方向，所以。秘書活動(dòng)的范圍就是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。（三）明確秘書的工作核心—領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)人、領(lǐng)導(dǎo)班子或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在指導(dǎo)其社會(huì)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中所提出的意見和企圖的實(shí)質(zhì)，是領(lǐng)導(dǎo)提出的工作意見，是領(lǐng)導(dǎo)工作思想的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)意圖的形成過程，實(shí)質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)決策的過程。領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體表現(xiàn)形式往往都是通過命令、指示、決定、通知等正式文件或部署安排、簽批意見、口頭要求等非正式文件的形式進(jìn)行傳達(dá)貫徹的。秘書的工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行。正確領(lǐng)會(huì)、貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書工作的一個(gè)基本出發(fā)點(diǎn)。秘書的種類秘書是一個(gè)統(tǒng)稱，從不同的角度，可分為不同的類別。（見表1）（一）從服務(wù)對(duì)象來分（二）從工作領(lǐng)域分知識(shí)鏈接：美國“全美秘書協(xié)會(huì)”章程提出的秘書必備的9個(gè)條件1．像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解人

2．像政治家一樣有靈敏的頭腦

3．像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度

4．有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)

5．有良好的速記能力及文字功夫

6．諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系

7．能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化

8．具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)

9．能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理子項(xiàng)目2認(rèn)知秘書工作項(xiàng)目任務(wù)：前往聯(lián)系單位走訪（觀察）一位資深秘書，整理出一份秘書日常工作內(nèi)容表事件回放上班第一天畢業(yè)于名牌大學(xué)的林英躊躇滿志地踏上了秘書的工作崗位，經(jīng)過一系列的面試競(jìng)爭(zhēng)，她終于獲得天駿公司的秘書一職。今天她上班的第一天，一路上林英想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進(jìn)行腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對(duì)外活動(dòng)……她興沖沖地趕到辦公室報(bào)到，經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請(qǐng)林小姐先把辦公室收拾一下。”林英一愣，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對(duì)辦公室的地面進(jìn)行除塵，這一切做完以后，林英對(duì)經(jīng)理說：“辦公室收拾好了，請(qǐng)問經(jīng)理，還有什么吩咐？”林英心想，這下該讓我起草文件了吧。可是沒想到，經(jīng)理頭也不抬地說：“請(qǐng)幫我倒杯水?！庇谑橇钟⑴萘艘槐瓱岬牟杷肆诉^去，“對(duì)不起，要的是白開水。”經(jīng)理揮了揮手說，林英趕忙又去換了一杯熱的白開水?！皩?duì)不起，林小姐，我要冷的水”，經(jīng)理有點(diǎn)不耐煩地說，她只好去換第三杯水，這才讓經(jīng)理滿意。這以后，經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購買打印紙、煮咖啡，等等，一整天就這樣匆匆過去了。第一天的工作經(jīng)歷，讓林英很失落，苦讀了四年大學(xué)，為了提高英語水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得體面的外企秘書職業(yè)，沒想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干，林英的心里充滿了困惑。任務(wù)分析：這件事說明了秘書工作的性質(zhì)，具有專業(yè)性、服務(wù)性、繁雜性的特點(diǎn)。一個(gè)秘書，在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)必須盡職盡責(zé)，不能對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的工作視而不見，一味認(rèn)為自己是專業(yè)人才，服務(wù)性工作不是自己做的。如果你是林英，你該怎樣做好這件事？通過整理秘書工作內(nèi)容表，你認(rèn)識(shí)到了秘書工作的特性嗎？相關(guān)知識(shí)一．秘書工作概述。秘書工作，又稱為秘書實(shí)務(wù)工作，是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。這一涵義，反映出秘書工作的服務(wù)性、從屬性、事務(wù)性、綜合性和專業(yè)性等基本特性。秘書工作的內(nèi)容幾乎與領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)涵相等，但秘書工作特征卻是輔助的作用并須是提供服務(wù)，現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的關(guān)系，準(zhǔn)確地指明了現(xiàn)代秘書工作的服務(wù)性和從屬性這一本質(zhì)特征。秘書工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的全過程進(jìn)行的。有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就有為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，是制定并實(shí)施決策以掌管全局。而領(lǐng)導(dǎo)者不可能事必躬親，這就需要秘書人員做領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)日常事務(wù)性工作，也就決定了秘書工作具有事務(wù)性與綜合性特征。秘書工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作，領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)既綜合又專業(yè)，為其服務(wù)的秘書工作必須有與之相適應(yīng)的專業(yè)能力和技巧，因此，秘書工作具有專業(yè)性特點(diǎn)。二．秘書工作的基本內(nèi)容。秘書工作的基本內(nèi)容與秘書崗位職責(zé)分不開，秘書和秘書部門承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與被領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門之間、本機(jī)關(guān)和外部有關(guān)公眾及本機(jī)關(guān)與上、下級(jí)機(jī)關(guān)中介溝通的任務(wù)，是上情下達(dá)，下情上報(bào)，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的樞紐部門。從下表我們可以看出，秘書工作的大致內(nèi)容，歸納起來，秘書實(shí)務(wù)工作可以分為以下幾大類：具體有以下工作：（一）日常事務(wù)辦理事務(wù)辦理是秘書工作的重要內(nèi)容，包括辦公室環(huán)境管理、用品管理、常用設(shè)備管理，辦公室日常事務(wù)、對(duì)外接待與溝通，以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事務(wù)及突發(fā)事。（二）文書工作文書工作包括根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖的文件撰擬、修改、印制、校對(duì)、裝訂、寄發(fā)等發(fā)文工作；登記、分揀、擬辦、傳閱、辦理等收文工作；整理、立卷、歸檔、保管、利用等文書檔案的處理工作。文書工作在秘書工作中占的比重很大，有的甚至占秘書工作總量的三分之一。（三）會(huì)務(wù)操辦

秘書工作中的會(huì)務(wù)操辦指的是會(huì)前的大量籌備工作，會(huì)議期間的大量事務(wù)服務(wù)，會(huì)后的落實(shí)工作、整理工作和信息反饋工作等。（四）信息工作秘書信息工作，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和組織管理需要開展的對(duì)各種相關(guān)信息的收集、處理、傳遞、貯存提供利用、反饋等一系列目的明確、真實(shí)可靠、及時(shí)全面的信息服務(wù)。（五）參謀輔佐秘書參謀輔助主要指秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合輔助和公務(wù)服務(wù)中為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀獻(xiàn)策、提供參考方案及有關(guān)依據(jù)；在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的工作實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)決策實(shí)施中的不足與偏差，及時(shí)反饋。三．秘書常規(guī)工作秘書常規(guī)工作就是根據(jù)上司的日常工作安排和指示，去處理一些非決策性的事務(wù)，包括瑣碎的雜事，從而使上司能夠進(jìn)行管理和決策。這一類工作基本形成規(guī)律，存在于秘書每天的工作常規(guī)中。從下面兩個(gè)例子我們可以具體了解一下秘書工作的常規(guī)。某外資企業(yè)秘書的一天(大學(xué)英語系畢業(yè)，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經(jīng)理，外國人)上司秘書8：30到公司馬上將空調(diào)、電腦、打印機(jī)等設(shè)備的開關(guān)打開，查收E-mail，將傳真，信件等分類登記，澆花等上班與秘書見面8：45沖咖啡，與上司簡(jiǎn)短會(huì)面，報(bào)告E-mail內(nèi)容(一邊喝咖啡)開始工作與公司的人一起開會(huì)處理國內(nèi)外的電話與接待國內(nèi)外的來賓空閑時(shí)間錄音回答傳真和E-mail9：00開始工作(利用耳機(jī))聽前一天上司的錄音信件并錄制，發(fā)送信件，復(fù)印，接聽，轉(zhuǎn)達(dá)電話等10：00對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類，將需要上司處理的送給上司在外面吃飯12：00與上司和其他的外國人去外面吃飯(但通常是和日本女職員在一起)繼續(xù)辦公室的工作13：00繼續(xù)錄制磁帶接待客人14：00對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類，將需要上司處理的送給上司和秘書商議工作15：00沖咖啡，和上司一起商量上司出差時(shí)的要訂的飯店傳真，信件的錄音等等15：30完成要發(fā)出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等18：30下班下班19：30其他主要工作：復(fù)印在外出差的上司發(fā)送回來的信件，并向國內(nèi)外發(fā)信，與上司保持電話聯(lián)系等。上司雖不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準(zhǔn)備宴請(qǐng)客人，那么秘書要為宴會(huì)作準(zhǔn)備(如時(shí)間、地點(diǎn)和費(fèi)用等等)。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續(xù)、上司的住宅物業(yè)管理費(fèi)自動(dòng)支付的手續(xù)等這樣一些工作范圍之外的工作。在日本某企業(yè)秘書科工作的女秘書的一天(大專文學(xué)系畢業(yè)在人事科工作1年后調(diào)到秘書科己3年，直接上司是公司常務(wù)董事)8：00打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點(diǎn)備用物品8：30通過閉路電視進(jìn)行早上碰頭會(huì)8：35為上司泡茶，確認(rèn)當(dāng)天的日程安排通知秘書科科長(zhǎng)在接待室接待預(yù)約好的客人8：50有傳真的話，根據(jù)上司的指示回復(fù)9：00接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報(bào)紙雜志和剪報(bào)等等9：45郵件到達(dá)后進(jìn)行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人10：30接待客人，給沏茶等11：40上司外出，將上司交待的文件打完12：00午休(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度，但當(dāng)天輪休，所以與同事外出)13：00回到辦公桌前，整理剪報(bào)，接聽電話等等13：10上司回到公司，給上司沏茶，報(bào)告電話留言，領(lǐng)回上司上次出差是的單據(jù)，核算出差費(fèi)用14：00根據(jù)秘書科科長(zhǎng)的指示，復(fù)印并打印文件14：30招待客人，給沏茶15：10休息(秘書科有辦公室“午休輪流值班”的制度)15：25回到辦公桌前繼續(xù)起草報(bào)告(計(jì)劃明天寫完)15：30為公司常務(wù)會(huì)準(zhǔn)備咖啡16：0016：30幫專務(wù)的信寫好之后，制作文件信封，并送到郵政局去寄走常務(wù)會(huì)結(jié)束后清理會(huì)場(chǎng)，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司17：10上司出門辦事，秘書整理未完成的文件17：30下班其他主要工作：預(yù)訂飯店、為上司準(zhǔn)備午飯、從銀行提取現(xiàn)金，準(zhǔn)備婚喪禮品、按指示打掃秘書辦公室、給會(huì)議準(zhǔn)備茶水等從這兩個(gè)表中，可以發(fā)現(xiàn)這兩種秘書的工作有許多共同點(diǎn)，同時(shí)，也可以看出秘書工作也會(huì)由其上司的國籍、企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務(wù)種類和與上司的協(xié)調(diào)程度等而又有許多不同?？偨Y(jié)上面2例，秘書日常工作程序可以用下表表示：項(xiàng)目訓(xùn)練某日上午約十一點(diǎn)左右，天駿公司總經(jīng)理秘書高明正在辦公室起草文件，接到李總電話。李總說下午兩點(diǎn)有重要客人來訪，客人喜愛龍井茶，叫行政部準(zhǔn)備一下。于是高明叫新來的秘書小娜去通知行政部的人準(zhǔn)備。小娜一開始打電話給行政部，沒人聽，于是就親自去行政部通知，不久回來了。下午下班前，李總把高明叫到辦公室臭罵一頓，問為什么不給客人泡龍井，只上普通的袋裝茶。高明回來問小娜怎么回事，小娜說，她去行政部時(shí)，那里沒人，她就在負(fù)責(zé)接待的人桌面留下便條。高明說：“既然負(fù)責(zé)接待的人員不在，你為什么不能自己給準(zhǔn)備一下客人用的龍井茶？”小娜脫口說：“我是秘書，不是泡茶的！”這話不久就傳到老總那里，幾天后，小娜被解聘了。（案例改編自《我是職業(yè)秘書》譚一平著）問題：小娜的做錯(cuò)了嗎？如果你是小娜，你會(huì)怎樣辦理這件事呢？子項(xiàng)目3做一個(gè)好秘書項(xiàng)目任務(wù)：畫一個(gè)淡妝，穿職業(yè)裝，進(jìn)行一次班級(jí)內(nèi)職業(yè)形象設(shè)計(jì)暨應(yīng)聘面談大賽事件回放：三月的一天，窗外春光明媚，但天駿公司的會(huì)議室里卻充滿了凝重、嚴(yán)肅的氣氛。會(huì)前，總經(jīng)理李豐給大家講了這樣一件事……肅靜的會(huì)議室里，公司與港方的談判即將進(jìn)行，雙方將就今后的合作達(dá)成協(xié)議。談判開始后，大家發(fā)現(xiàn)坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑：一件胸前印有圖案的T恤衫，藍(lán)色的牛仔褲，白色的旅游鞋。負(fù)責(zé)送茶水的助理秘書更是花枝招展，耳環(huán)閃閃發(fā)光，手鐲晃來晃去，高跟鞋叮叮作響。每當(dāng)她進(jìn)來送水，會(huì)談不得不停歇片刻。香港客人開了個(gè)玩笑：“李總，最好讓這位漂亮小姐參加選美去?！备凵痰脑?，除了贊美，還有別的意思嗎？李總把問題留給了大家。任務(wù)分析：一個(gè)職業(yè)秘書，不僅要是專才，更要是通才。必須在道德修養(yǎng)、專業(yè)技能、氣質(zhì)風(fēng)度等方面都有較高素質(zhì)。如果你參賽，你將會(huì)為完成項(xiàng)目任務(wù)做哪些準(zhǔn)備工作？相關(guān)知識(shí)一．秘書必須具備的良好職業(yè)道德以德為首，德在能先，是我國幾千年來衡量一個(gè)人的重要要求。傳統(tǒng)文化觀念如此，現(xiàn)代企業(yè)管理也是如此。秘書，因其崗位和工作內(nèi)容的特殊性，對(duì)職業(yè)道德要求尤為嚴(yán)格。所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用，成為人們?cè)u(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下幾個(gè)方面：一、忠于職守秘書人員應(yīng)忠于職守，大而言之是忠于國家和人民利益；小而言之，要忠于本職工作。忠于職守的另一個(gè)含義是對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。二、嚴(yán)守機(jī)密秘書俗人員接觸內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會(huì)多，總而言之，接觸機(jī)密多。秘書人員要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，不利在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失；企業(yè)的秘書人員，也要遵守企業(yè)制度，嚴(yán)守商業(yè)機(jī)密，以免給企業(yè)造成損失三、講求效率秘書人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場(chǎng)可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天；急辦的事就要馬不停蹄地去辦?？傊压奶幚淼臅r(shí)間壓縮到最低限度。“雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是秘書人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。四、善于合作秘書人員工作頭緒多、涉及面廣，又往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所能完成，如果一環(huán)疏忽，就會(huì)全功盡棄。秘書人員要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對(duì)同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。五、恪守信用秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)慎密、責(zé)任重大。必須在工作中忠職守、人際交往中恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能近期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕而易舉允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。六、文明禮貌秘書人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大言、談吐文雅、常帶微笑。二．秘書的職業(yè)素養(yǎng)

【閱讀材料】小琳是北京萬通機(jī)械股份有限公司總裁辦的秘書。由于機(jī)械加工行業(yè)的利潤率越來越低，所以，公司決定開發(fā)系列納米產(chǎn)品，以形成新的利潤增長(zhǎng)點(diǎn)。這天，公司召開臨時(shí)董事會(huì)，討論投資納米產(chǎn)品項(xiàng)目的問題。由于大多數(shù)董事過去都是從事機(jī)械加工的，對(duì)“納米”沒什么了解，所以，盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負(fù)荷等理論解釋了好久，大家仍然感到有些云里霧里。眼看著會(huì)議陷入僵局，總裁有些坐不住了，這時(shí)，坐在他身后負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的小琳悄聲問他是否可以讓自己解釋一下什么是納米?？偛民R上點(diǎn)頭，于是，小琳用非常通俗的語言解釋了什么兇瞿擅住⒛擅產(chǎn)品的功效……會(huì)議收到了預(yù)期的目的。會(huì)議結(jié)束時(shí)，總裁宣布讓小琳負(fù)責(zé)公司整個(gè)納米項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。小琳的表現(xiàn)讓總裁和公司的其他董事對(duì)她刮目相看，但對(duì)小琳來說，這實(shí)際上是水到渠成的事。小琳是英語專業(yè)的碩士畢業(yè)生，半年前來到總裁辦工作，平時(shí)也只是打雜，如接電話、取文件、寫通知?。登刷不茹暭s菏譴蟛男∮茫械轎銜綣約毫“雜”都打不好，領(lǐng)導(dǎo)是不會(huì)把更重要的工作交給自己的。過去她對(duì)“納米”也沒多少了解，上個(gè)月的一天，總裁讓她到四樓的研發(fā)部取份材料，說自己剛給技術(shù)總監(jiān)打過電話。技術(shù)總監(jiān)給她的是一份公司開發(fā)納米產(chǎn)品的可行性報(bào)告。她習(xí)慣性地仔細(xì)閱讀了自己經(jīng)手的材料，看完可行性報(bào)告之后，她預(yù)感到公司有可能要進(jìn)行這方面的投資，于是，她開始注意收集有關(guān)“納米”的材料。她不僅注意收集信息，而且還充分利用自己工作上的便利條件，在與研發(fā)部打交道時(shí)，注意跟有關(guān)人員“套磁”，如經(jīng)常開開玩笑說說笑話，向他們請(qǐng)教有關(guān)納米方面的一些問題。見總裁辦秘書向自己討教，工程師們自然誨人不倦。久而久之，小琳不僅積累了豐富的納米知識(shí)，而且還與從事納米產(chǎn)品前期研發(fā)的工程師們建立了良好的關(guān)系。這樣，當(dāng)總裁讓她負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)項(xiàng)目時(shí)，她早已胸有成竹了……（選自譚一平《我是職業(yè)秘書》）分析上面材料，可以看出，現(xiàn)代企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)視秘書為左膀右臂，一個(gè)職業(yè)秘書素質(zhì)的強(qiáng)弱高低，直接關(guān)系到工作的質(zhì)量與效率?，F(xiàn)代秘書的職業(yè)化，要求從事這一行業(yè)的人員必須具備較高的素養(yǎng)。（一）知識(shí)結(jié)構(gòu)既博學(xué)多才又系統(tǒng)精深秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)通常被稱為“金字塔結(jié)構(gòu)”。如圖：具體而言，有：1．廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)常言道，秘書，要上知天文，下知地理；前知五百年秘書，后知五百年。這就是說秘書知識(shí)的廣博性。秘書應(yīng)該具備的基礎(chǔ)知識(shí)主要包括以下幾類：政治哲學(xué)和文化基礎(chǔ)類知識(shí)。這是從事秘書工作最起碼的知識(shí)。小學(xué)、初中乃至高中時(shí)就已學(xué)了這些基本方面的知識(shí)。當(dāng)然，還需要不斷更新、擴(kuò)展這些知識(shí)。法律政策類知識(shí)。包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書工作政策性很強(qiáng)，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就無法更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。2．精深系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)專業(yè)知識(shí)指秘書在工作范圍、工作職責(zé)和工作內(nèi)容內(nèi)應(yīng)掌握的知識(shí)。這部分知識(shí)是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。主要有秘書學(xué)、文書學(xué)、公文寫作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)以及現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書學(xué)科專業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書人才。3．多樣的輔助知識(shí)輔助知識(shí)對(duì)秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識(shí)，公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，心理學(xué)知識(shí)，經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)等方面的知識(shí)。秘書所在部門的業(yè)務(wù)知識(shí)。秘書人員所服務(wù)的單位都有其特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍，了解這些知識(shí)能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當(dāng)門外漢，使自己工作更具有針對(duì)性和科學(xué)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。此外，秘書人員還應(yīng)掌握一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報(bào)學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會(huì)學(xué)等發(fā)面的知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，以便使自己在工作中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。（二）優(yōu)良的心理素質(zhì)1、培養(yǎng)堅(jiān)定地意志秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。對(duì)于一個(gè)既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，他的工作就會(huì)虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。2、養(yǎng)成隨和的性格性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，工作的特殊性，對(duì)秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下方面：⑴豁達(dá)開朗：秘書的位置特殊，常常與各種各類人打交道，在處理事務(wù)中，常會(huì)引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對(duì)人對(duì)事需要豁達(dá)、開朗，即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒．主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)同志熱情、關(guān)心、樂于助人?；磉_(dá)、開朗還能給人以歡樂，給人以勇氣，團(tuán)結(jié)同事共同工作。⑵意志堅(jiān)強(qiáng)：秘書工作是一項(xiàng)十分繁重而復(fù)雜的勞動(dòng)，秘書必須具有堅(jiān)韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實(shí)現(xiàn)自己的職能。秘書要有較強(qiáng)的心理承受能力，對(duì)來自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠從容應(yīng)付，任勞任怨。秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過程中，要能夠堅(jiān)持原則，實(shí)事求是．自覺抵制不正之風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)忠實(shí)的參謀和助手。秘書還要嚴(yán)于自律，自制力強(qiáng)，努力克服自身的缺點(diǎn)和不足，成為一個(gè)意志堅(jiān)強(qiáng)的人。⑶敏捷應(yīng)變：秘書不僅要有意志堅(jiān)強(qiáng)不屈的性格，還要有機(jī)敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣、變化性強(qiáng)，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善于溝通，長(zhǎng)于協(xié)調(diào)，既不喪失原則，又不激化矛盾。特別是在遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情景時(shí)，能夠機(jī)警靈活，隨機(jī)應(yīng)變，使問題得到及時(shí)而恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。可以說，現(xiàn)代秘書工作對(duì)秘書的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力提出了很高的要求，那種墨守成規(guī)、反應(yīng)遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應(yīng)現(xiàn)時(shí)代的需要了。⑷幽默風(fēng)趣：秘書工作內(nèi)容繁雜，壓力很大，有時(shí)不免產(chǎn)生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機(jī)智和精美的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進(jìn)行。秘書在交往活動(dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氛圍。因此，秘書應(yīng)該具有幽默的性格。⑸友愛合作：秘書應(yīng)有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計(jì)較，不因小怨小隙而存嫌。對(duì)于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者要多加體諒，主動(dòng)熱情，細(xì)致周到。對(duì)于現(xiàn)代秘書部門的其他工作人員，要開誠布公．謙遜虛心，嚴(yán)格要求自己，維護(hù)集體的團(tuán)結(jié)。3、保持興趣優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。另外，還應(yīng)培養(yǎng)業(yè)余興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進(jìn)身心健康。4、調(diào)節(jié)和控制情感優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感（三）優(yōu)雅大方的職業(yè)形象秘書部門是企業(yè)的窗口部門，秘書形象往往代表著單位的形象，形象對(duì)秘書人員至關(guān)重要。秘書的職業(yè)形象包括個(gè)人的儀容儀表，談吐舉止等方面。1、儀容。儀容指發(fā)式，面容，手腳等身體未被服飾遮蓋的部位。秘書儀容基本要求是整潔有生氣，精神面貌充滿活力。（見下表）2、儀表。指服飾裝扮。常言說，服裝是人的第二張皮膚，可見服飾的重要性。秘書服飾講究四個(gè)原則，分別是：符合場(chǎng)合、時(shí)節(jié)、身材和色彩的要求。國際社交場(chǎng)合，服裝大致分為禮服和便裝。正式的、隆重的、嚴(yán)肅的場(chǎng)合著深色禮服(燕尾服或西裝)，一般場(chǎng)合則可著便裝。目前，除個(gè)別國家在某些場(chǎng)合另有規(guī)定（如典禮活動(dòng)，禁止婦女穿長(zhǎng)褲或超短裙）外，穿著趨于簡(jiǎn)化。

我國服裝無禮服、便服的嚴(yán)格劃分。一般而言，工作場(chǎng)合，男女均著職業(yè)裝；社交場(chǎng)合，中國男子通常著上下同質(zhì)同色的中山裝，或著上下同質(zhì)同色的深色西服并系領(lǐng)帶，配穿同服裝顏色相宜的皮鞋；女子穿旗袍或禮服連衣裙。非正式場(chǎng)合(如參觀、游覽等)，可穿各式休閑裝、民族服裝、裙裝，配顏色相宜的皮鞋或布質(zhì)鞋。3、舉止談吐（1）規(guī)范的姿態(tài)站立有精神、挺拔坐相穩(wěn)重、端正行走步伐輕松敏捷（2）規(guī)范的表情。保持微笑，目光注視對(duì)方（3）規(guī)范的手勢(shì)。手勢(shì)不宜單調(diào)重復(fù)，打招呼、致意、告別、歡呼、鼓掌都要注意力度大小、速度快慢、時(shí)間長(zhǎng)短，不可過度。向人致意、鞠躬、介紹、遞物、接物都要誠心誠意，表情和藹可親，神情專注。握手也有先后順序，應(yīng)由主人、年長(zhǎng)者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對(duì)方仲出手后再握。但年輕者對(duì)年長(zhǎng)者、身份低者對(duì)身份高者時(shí)應(yīng)稍稍欠身，雙手握住對(duì)方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時(shí)，應(yīng)只輕輕握一下婦女的手指部分。多人同時(shí)握手，切忌交叉進(jìn)行，應(yīng)等別人握手完畢后再伸手。男子在握手前應(yīng)先脫下手套，摘下帽子。握手時(shí)應(yīng)雙目注視對(duì)方，微笑致意。三．秘書的職業(yè)能力1991年初，以美國的代表西方國家為聯(lián)合國秘書長(zhǎng)選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)，籌劃和組織眾多國家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國兩種的工作語言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力。以下所說的是一般秘書應(yīng)具備的能力。1、辦事能力。秘書活動(dòng)具有強(qiáng)烈的事務(wù)性特征，辦事成為秘書一項(xiàng)基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，因此，精敏的辦事本領(lǐng)是秘書素質(zhì)之一。要具有一定的辦事能力，必須做到“知識(shí)面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗(yàn)豐富”。這是基礎(chǔ)。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會(huì)能力，分析能力，應(yīng)變能力。2、交際能力。秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處。秘書只有善于交際，才使人容易接近，也容易被人依賴，辦事的成功率才高。人的社會(huì)性決定了人際交往的必要性，人際關(guān)系是在雙向的、互惠的，積極主動(dòng)的交往中形成為發(fā)展。交往方法的正確與否往往影響工作的成敗，美國成人教育家戴爾卡耐基在調(diào)查了無數(shù)明顯巨商、軍政要員之后認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。3、表達(dá)能力。包括口頭