減少通勤車票財務處理時間(財務科)

減少通勤車票財務處理時間單位：濟三煤礦小組名稱：財務科QC小組發(fā)布人：劉贊時間：2010年1月目錄前言……………………3一、小組簡介…………………4二、選題理由…………………6三、確定目標…………………9四、原因分析…………………11五、要因確認…………………12六、制定對策…………………15七、對策實施…………………16八、效果檢查…………………21九、鞏固及下一步打算………23前言

濟三煤礦通勤車票的發(fā)放程序：通勤車隊會計員到財務科領取車票，然后發(fā)放給各個車隊司機，職工乘車買票，月末各單位會計員把車票匯總做成表格統(tǒng)計上報給督察辦，督察辦審核單據(jù)并上報財務科，財務科核對其準確性后，發(fā)放通勤車費用，各單位領用車票發(fā)放并讓每個人簽字確認后，把單據(jù)上交。

督察辦財務科通勤車隊發(fā)放各區(qū)隊會計員做賬發(fā)放到個人同時簽字一小組簡介小組名稱財務科QC小組注冊編號課題類型管理型活動次數(shù)2次/月活動時間2009.1-2009.12成員出勤率100%姓名性別文化程度組內(nèi)職務Qc教育時間魏學培男本科組長50魏貴培男本科副組長50王東男本科副組長60羅文彪男?？萍夹g管理60陳科男本科質(zhì)量推進者80劉贊男本科質(zhì)量推進者80陳艷紅女?？平M員55吳曉麗女?？平M員55二選題理由（一）問題的提出1.通勤車票報銷以手工印制發(fā)票為基礎，乘車賣票然后到財務科報銷，具報銷時間長短直接決定工作效率！2.通勤車會計員需到財務科領取發(fā)票，需逐筆登記，我們要核對其信息準確性，手續(xù)繁瑣！3.各單位報銷車票時需用大量的紙張，大量人力物力，我們需核對數(shù)據(jù)的準確性，浪費大量時間！4.財務科用現(xiàn)金支付通勤車票款，有現(xiàn)金數(shù)量大，發(fā)放不安全等因素，并且需電話催促各單位會計員，程序復雜！5.通勤車票回單各單位簽字確認后，需上交財務科，財務科按編號統(tǒng)一排列，耗費精力！（二）手工發(fā)放車票財務科發(fā)費時間領取車票審核督察辦上交單據(jù)發(fā)放獎金時間回收單據(jù)時間賬務處理時間總時間102103007010600各步驟平均耗時統(tǒng)計（分鐘）（三）確定課題為提高通勤車票發(fā)放效率，減少資金的風險性，節(jié)約通勤車票發(fā)放時間，避免浪費太多的人力物力，運用一卡通打卡乘車的方式勢在必行，因此我們QC小組提出課題：減少通勤車票財務科處理時間

三確定目標（一）量化目標使用一卡通進行打卡消費，使財務科賬務科通勤車賬務處理時間縮短至每月8分鐘之內(nèi)。（二）目標可行性分析1.傳統(tǒng)的手工發(fā)放車票時間耗時很多，若實行一卡通打卡乘車可以減少財務科在發(fā)放、核對數(shù)據(jù)和發(fā)放獎金以及單據(jù)回收的時間，只有財務處理的時間，因此把目標設定在8分鐘之內(nèi)是可行的！2.數(shù)據(jù)傳輸對電腦的控制要求高，由于濟三煤礦是現(xiàn)代化的大型煤礦，硬件設施高，滿足一卡通的硬件需求，因此實現(xiàn)目標是可能的。3.礦領導對一卡通的重視性，職工對上車買票的哀怨聲很高。因此必須完成。結論：目標可行！四原因分析按照人員、材料、環(huán)境、程序進行原因分析，如下車票排列不齊無順序查找不便材料會計員做錯單據(jù)無具體回收單據(jù)人員錢數(shù)的不可預測性時間長工作疲憊人員程序繁瑣手工操作程序領導不重視心里因素職工積極性不高手工操做程序繁瑣環(huán)境五要因確認小組成員根據(jù)因果分析圖，采取現(xiàn)場調(diào)查，比較分析等方法，編制了要因確認表。序號因素驗證結果驗證人要因判斷1單據(jù)混亂組員吳曉麗2009年2月對督察辦上交的單據(jù)進行校對，發(fā)現(xiàn)單位排列混亂，并且不分全民，管理；集體等吳曉麗非2排列無序組員陳艷紅2009年2月對通勤車票進行檢查，車票排列混亂陳艷紅非序號因素驗證結果驗證人要因判斷3分獎金不一定一次成功技術管理羅文彪在2009年2月通勤車票分發(fā)的過程中發(fā)現(xiàn)我們?nèi)斯こ鲥e3次羅文彪非4資金傳輸不及時質(zhì)量推進者劉贊在09年2月18日發(fā)現(xiàn)礦務局下?lián)艿馁Y金很慢劉贊非5發(fā)放手續(xù)繁瑣質(zhì)量推進者陳科在09年2月總結出車票報銷在財務科經(jīng)過5次程序才能完成發(fā)放完一次通勤車票陳科是6職工心里因素副組長王東在09年2月18日發(fā)現(xiàn)各區(qū)隊會計員領通勤車票時極不耐煩，很不情愿領通勤車票王東是7單據(jù)回收時間長副組長魏貴培發(fā)現(xiàn)2月通勤車票在3月20日各區(qū)隊會計員還沒有上交齊全魏貴培非

經(jīng)小組成員對要因驗證結果的確認，最終確定一下2個因素為主要原因：

發(fā)放手續(xù)繁瑣職工心理因素六制定對策我們小組嚴格按照5w1h的原則，經(jīng)過反復討論，制定了相應對策：編號要因?qū)Σ叽胧┠繕藭r間負責人1發(fā)放程序繁瑣創(chuàng)新通勤車票報銷新程序由手工到電腦的過渡，全部無紙化辦公，運用電腦進行數(shù)據(jù)傳輸，最后職工打卡。各個環(huán)節(jié)保證不會出現(xiàn)差錯2009年5月劉贊2職工心里因素改變乘車賣票并報銷的的觀念加強宣傳一卡通的優(yōu)越性使職工接受率達到滿意程度2009年5月陳科七對策實施（一）對通勤車傳統(tǒng)的賣票方式變成現(xiàn)在的車載消費終端系統(tǒng)，電腦采集數(shù)據(jù)上傳。結論：質(zhì)量推進者劉贊2009年5月下旬跟蹤12輛通勤車，發(fā)現(xiàn)車載消費終端系統(tǒng)運轉正常，卡機連接自如，數(shù)據(jù)下載、上傳及時。實施一：創(chuàng)新新程序（二）督察辦由傳統(tǒng)的紙張審核數(shù)據(jù)變成現(xiàn)在的電腦表格審核。結論：副組長王東在2009年5月檢查了督察辦的辦公模式后，通過前后操作時間對比，認定此對策有效，并且不用通過財務科審核，減少一道程序。（三）打卡室根據(jù)審核的數(shù)據(jù)對一卡通充值。結論：質(zhì)量推進者劉贊對2009年5月通勤車票充值業(yè)務進行檢查。此操作方便可行，避免了過去乘車買票的繁瑣性，一月消費充值一次就把余額返還給職工，因此此對策有效。（四）財務科嚴格按照新程序進行賬務處理。食堂財務做賬后把附頁轉交礦財務科，礦財務科再入賬。結論：質(zhì)量推進者劉贊2009年5月對通勤車票進行賬務處理。發(fā)現(xiàn)操作簡便，簡單易行。實施二：改變職工乘車買票的觀念

結論：質(zhì)量推進者陳科通過宣傳，對職工刷卡消費，最后充值，通過手抄報，發(fā)傳單，網(wǎng)站宣傳等形式，對職工刷卡消費，然后月末進行充值，讓此觀念深入人心。八效果檢查（一）目標實現(xiàn)情況2009年6月10日小組成員對取得的成果進行了檢查，達到了預期目標。（二）社會效益1.通過一卡通的實行，以前的乘車擁擠現(xiàn)象明顯減少，乘車環(huán)境大大改善。2.財務科避免了發(fā)放過多的現(xiàn)金，減少了資金的安全性，并大大減少了通勤車票的財務處理時間，提高了工作效率。3.大大減少了紙張的浪費，節(jié)約了成本。4.杜絕了外單位乘車不交錢的風險，大大打擊了乘“免費車”的情況。九鞏固及下一步打算（一）對操作人員電腦及分站電腦，要實行硬件加密，才能登陸，要保證數(shù)據(jù)的