會展業(yè)導論 第15章 一個會展活動管理全案

本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：組織一場全市范圍（citywide）的會議/活動的關鍵任務制作一份會議目標聲明的方法確定預算費用與收入來源的方法完成會議計劃任務的時間表進行實地考察的過程對會議是否成功的評估

第15章一個會展活動管理全案通過全市范圍會議（citywideconvention）的一個假想案例的研究，旨在匯總之前所有章節(jié)的內(nèi)容。你們會對之前章節(jié)的主題內(nèi)容有更深的理解與體會，以及學習如何將這些內(nèi)容應用到一個有3000人參加的全市范圍的年會中。這個案例研究采用了一個全市范圍的會議長達三年的計劃時間表。這個會議計劃周期是連續(xù)性的，同時理解活動專業(yè)人士所必須擁有的兩項關鍵技能（即組織和同時處理多項任務的能力）是十分重要的。15.1引言案例：15.2協(xié)會蘇·羅德里格斯（SueRodriguez）是美國小動物協(xié)會的會議主管，也是五位全職雇員中的一位，她主要負責七個區(qū)域會議和年會（annualconference）的協(xié)調(diào)工作，并且直接向執(zhí)行董事報告。年會的規(guī)劃從會議開始前三年啟動。15.2.1

目標為了開始準備年會，蘇回顧了與會者和董事會成員對年會的評估情況。蘇閱讀了美國小動物協(xié)會的使命陳述。為了測量投資回報率（ROI），蘇確定了會議運營和教育的目標（operationalandeducationalobjectives）15.2.1

目標為了建立預算表，蘇回顧了過去的會議預算。對于開銷，她計入了包括營銷材料、會議中心、承辦酒店、裝飾、視聽設備、演講者、娛樂和工作人員等成本。為了落實收入來源，蘇查找了過去會議的贊助商和參展商。15.2.3收入會議的收入將會抵消一部分的支出。為了達到財務目標和獲得收益，蘇不僅要支付所有費用，還要盈利。為了確定收入，蘇從注冊費用和參展商中獲得收入。15.2協(xié)會一旦會議的目標和預算得到確定，蘇就開始進行提案申請。為了進行一次初始實地考察，蘇、戴夫以及伊麗莎白選擇了兩座城市進行拜訪。提案內(nèi)還包括以網(wǎng)格形式所記錄的過去三年的詳細歷史，以及長達兩頁、需要酒店填寫并提出建議的調(diào)查問卷。最后，蘇通過目的地營銷組織（DMO）/會議與觀光局（CVB）官方網(wǎng)站上的需求建議書鏈接，輸入會議信息并附加了一份需要完成的調(diào)查問卷。15.3需求建議書/提案（一）第一天重點查看潛在酒店的開幕儀式場地、特殊團體會議場地和可用的銷售點、服務、菜單、會議室布置。（二）第二天重點查看會議設施并參觀其他的酒店（三）第三天查看港口國際高爾夫中心，商討將室外高爾夫作為美國小動物協(xié)會活動的一部分。15.4第一次實地考察蘇，戴夫和伊麗莎白看了建議，確定兩個可以主辦美國小動物協(xié)會全市范圍的活動的城市及可用日期，即芝加哥和達拉斯。在芝加哥之后，蘇蘇，戴夫和伊麗莎白又去達拉斯進行考察，在綜合所有的條件之后，選擇了達拉斯作為會議的舉辦地15.5第二次實地考察在選定達拉斯為舉辦地之后，進行的第二次考察這次的目標是敲定非承辦酒店，選擇好室外場地，確定一個高爾夫球場，選擇一家目的地管理公司和交通公司，并開始合同的協(xié)商，以及為企業(yè)社會責任項目選擇一個組織者。確定主題確定選用的營銷工具確定議程內(nèi)容確定彩排時間確定新聞發(fā)布會時間15.6營銷委員會美國小動物協(xié)會內(nèi)設有內(nèi)部營銷部門和對外推廣代理。這兩個部門一同工作，并發(fā)起年會營銷活動。同議程委員會討論研討內(nèi)容成立獨立的論文評審委員會（paperreviewcommittee）進行輔助選用演講人經(jīng)紀公司滿足開幕式、大會、晚宴等的需求委員會進一步跟進所有演講者15.7項目創(chuàng)立住房：房屋局可以提供完整的住房打包服務。選好酒店之后，房屋局將管理他們在酒店的保留房，為參加者創(chuàng)建一個在線訂房的網(wǎng)頁鏈接，并提供紙制表格，讓他們填寫并傳真等。接待：目的地管理公司安排機場接送、貴賓交通以及從酒店到會議中心的往返大巴服務。主持人和娛樂：雇傭演講局，使其提供服務的演講者和演藝人員。贊助商：確保贊助商在大會與會者面前曝光的機會，來換取贊助商對大會的金錢或?qū)嵨镏С帧?5.8合作伙伴蘇和每一位會議合作伙伴和服務提供者都簽訂一份合同。每份合同指定其要求的具體服務和未達要求的處罰。會議開始前，蘇將和承辦酒店、房屋局、機場、場外地點、高爾夫球場、演講局、安保公司、視聽公司、目的地管理公司、服務總承包商和許多其他組織將合同最終確定下來。15.9合同檢查所有的合同、電子和書面營銷文件以及方案初稿挑選會議演講者保證十個贊助商的參與確認貿(mào)易展覽平面圖和服務總承包商一起完成開幕式、全體大會和頒獎晚會的設置。15.10一年至六個月倒計時五個月

向所有的演講者發(fā)送了提醒通知、敲定并發(fā)出營銷手冊和電子郵件通知、制定了詳細的工作安排、識別證件和會議供應物四個月

查看登記信息第三個月倒計時

蘇重新查看登記信息并對酒店房間的預定情況做了調(diào)整兩個月

再次前往達拉斯彩排、梳理酒店交通路線，最終敲定菜單、裝飾品和在佩羅特科學歷史博物館舉行的VIP晚宴的娛樂活動、敲定最終演講稿、和所有相關人員一起回顧她的籌劃指南一個月不斷地關注注冊信息，發(fā)送提醒郵件給所有的演講者、最終敲定工作計劃表、營銷宣傳、演講稿和彩排時間、會議前的活動

確定最終的會議計劃

彩排

會議當天的活動

確保所有的會議室都布置妥當，所有的演講者材料和評估設施都準備好15.11