某集團合同管理辦法作業(yè)指引含表格

合同管理作業(yè)指引引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人1.目的使合同的簽訂、履行規(guī)范化，并最大限度的避免風險。2.適用范圍適用于公司對外采購產品或服務類合同的管理主，要包括設計咨詢類合同、施工類合同、材料設備類合同、項目配套類合同等。3.定義索賠：當供方存在不履行合同的行為或履行合同沒有達到合同要求時，向其提出要求支付違約金或賠償損失的行為。4.職責：事業(yè)部總經理/集團總裁根據(jù)《授權管理手冊》中的審批權限需要由其決定合作單位或由其批準實施方案的項目的相應合同的審批。成本部負責設計咨詢、項目配套等合同的審核；組織工程及材料設備采購合同的起草、談判及定稿；本部門起草合同的編號、報批、分發(fā)、保存；組織本部門起草合同的交底及相關合同執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查，并填寫《合同執(zhí)行情況記錄表》；項目所有合同的匯總、統(tǒng)計。設計部勘察設計類合同的起草、談判及定稿；本部門起草合同的編號、報批、分發(fā)、保存；本部門起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫《合同執(zhí)行情況記錄表》。項目部負責審核工程及材料設備合同；負責填寫《合同執(zhí)行情況記錄表》。工程部參與工程及材料設備采購合同的起草、談判及定稿；（主要負責技術部分的編寫）審核工程及材料設備合同。行政人事部負責事業(yè)部所有合同的收集、歸檔、整理工作；行政人事部法務人員負責公司合同中所涉及法律條款的審核，合同條文準確性、嚴謹性的審核；負責協(xié)助執(zhí)行部門向違約合同單位進行索賠。財務部負責審核工程及材料設備合同。5.工作程序合同辦理的原則合法性原則：合同管理必須全面符合有關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權益能夠依法受到保護。招標原則：合同單位應通過招標方式確定，擬簽合同正文及其補充協(xié)議（包括工程類合同設計變更與現(xiàn)場簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔合作協(xié)議），應作為招標文件之附件一并發(fā)給投標單位，投標單位需對其進行確認。但以下情形除外：某項業(yè)務或產品已經集團審批確定了長期合作伙伴；政府、行業(yè)壟斷或媒體廣告等具有壟斷性質的業(yè)務；按其他程序文件要求可以直接采購的業(yè)務。利益明晰原則：合同應清楚地界定、描述各方的權利和義務，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付款方式；如果合同價款可能調整，則應明確調整依據(jù)、調整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就各類變更，如工程類合同設計變更與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。標準文本原則：訂立合同應當采用公司統(tǒng)一制訂的合同標準文本；尚未制訂標準文本的，參照公司或集團以前最相類似的合同標準文本。事前簽訂原則：對應該簽訂書面合同書并有款項收付內容的業(yè)務需事先簽訂合同，然后開始履行。特殊緊急情況下，應有審批權限領導的審批，但應在一周內按已審批內容簽訂書面合同，補全手續(xù)。訴訟原則（適用于工程類合同）：工程類合同條款中關于合同爭議解決辦法一律采用訴訟方式解決，不得選用仲裁或其他方式。合同的起草、談判、定稿、編號設計類合同設計部負責根據(jù)設計進度計劃要求完成設計合同的起草、談判、定稿（合同一式六份）。施工/監(jiān)理合同成本部根據(jù)承包商進場計劃要求，在完成承包商選擇工作后，及時組織完成施工/監(jiān)理合同的起草，由成本部負責合同的談判及最終定稿，工程部、法務人員等參與合同的談判（合同一式七份）。材料/設備合同成本部根據(jù)材料/設備進場計劃要求，在完成承包商及供應商選擇工作后，及時組織完成材料/設備合同的起草、談判和定稿（合同一式八份）。合同的審批設計類合同設計部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批表》一起傳至成本部審核。成本部對合同條款進行復核后，提交財務部審核，審核后交行政人事部法務人員進行法律審核，再交設計部分管領導根據(jù)《授權管理手冊》的審批權限進行權限內的審批，權限外合同經審核后交總經理審批。審批完的合同由行政人事部根據(jù)公司的印章管理權限加蓋合同章并存檔《合同審批表》后轉至設計部，合同成立。工程、材料設備合同成本部將工程合同及附件（定標單位審批表、中標通知書、招標文件等），連同《合同審批表》一起傳至對應項目部進行審核，項目部審核后提交工程部。工程部對合同條款進行審核，審核完成后提交財務部復核，復核后交行政事部法務人員進行法律審核，再交成本部分管領導審核，合同金額在200萬以內的提交事業(yè)部總經理審批；合同金額在200萬以上的，由事業(yè)部總經理審核后，提交集團成本管理部審核，成本管理部分管領導審核，集團總裁審批。審批完的合同由行政人事部根據(jù)公司的印章管理權限加蓋合同章并存檔《合同審批表》后轉至成本部，合同成立。合同簽署的原則合同原則由對方優(yōu)先簽字蓋章。合同審批原則上應按順序依次作業(yè)，特殊情況下經公司管理層同意，各級審批人可同步作業(yè)，或由管理層召集會議審批。合同經雙方簽字、蓋章后，按法律、法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理公證手續(xù)的由合約部門負責辦理，按法律規(guī)定必須經政府有關部門批準才能簽訂的合同必須經批準后才能簽訂。審批“簽字組合”每一項經濟合同的簽訂，須按“審批程序”的規(guī)定，完成“簽字組合”?！昂炞纸M合”是指各部門的經濟合同簽訂時應根據(jù)審批程序和審批權限在“合同審批及合同蓋章審批表”上完成必要的審批簽名。當部門經理外出時，受托者應出具部門經理授權的委托書，委托書須注明委托的事項、委托的權限以及委托的期限。負責“合同印章”的管理員和負責公司“公章”的管理員，只給完成了“簽字組合”的經濟合同加蓋經濟合同印章或公章，對于未完成“經濟合同審批表”的合同，印章管理員拒絕予以蓋章。未經審核、未加蓋經濟合同印章的合同，財務管理部門拒絕執(zhí)行。合同文件的流轉接收由合同經辦部門經辦人或其委托人負責。合同的編號、登記、保管、存檔事業(yè)部各責任部門負責按《合同分類及編號管理作業(yè)》的規(guī)定對合同進行編號。合同起草部門負責將簽訂的合同做以下處理：設計部負責將設計合同分發(fā)給乙方2份，成本部1份，部門存檔1份，財務部1份，行政人事部檔案室1份；成本部負責將工程及材料設備合同分發(fā)給乙方2份，項目部1份，部門存檔1份，工程部1分，財務部1份，行政人事部檔案室1份，集團成本管理部備案1份。合同的交底、執(zhí)行、反饋與總結合同的交底：在合同簽訂之后，合同起草部門一般至少就主體合同向合同執(zhí)行部門有關人員進行合同講解交底，，并將交流情況形成會議紀要。工程及材料設備合同的交底可說明工期、質量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責（即甲供材料設備、甲方限價、甲方分包等范圍）、總分包的關系等，以便各崗位人員協(xié)調、配合。合同執(zhí)行合同執(zhí)行部門有責任按合同條款要求對合同全面執(zhí)行，執(zhí)行部門、成本部、財務部三方相互復核和監(jiān)督。有關合同履行中的書面函件、文書、電報等均為合同的組成部分，相關人員應及時積極地收集、整理、保存有關資料，為索賠做好基礎工作。對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同履行部門應及時查明原因，通過取證，按照合同規(guī)定，及時、合理、準確地向對方提出索賠（含違約）。由于對方責任，我方權益受損時，簽約部門有責任收集證據(jù)并報行政人事部法務崗，及時追究對方的責任。當我方接到對方的索賠（含違約）書面報告后應及時處理、舉證或反訴。對合同本身條款在執(zhí)行過程中如發(fā)生糾紛，合同履行單位應及時分析查明原因，并報行政人事部法務人員，及時與對方協(xié)商解決，若協(xié)商不成時，根據(jù)合同約定，在法律規(guī)定的時效內向仲裁機關申請仲裁或向人民法院提起訴訟。合同反饋：合同執(zhí)行部門將合同執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時填寫《合同履行反饋表》反饋給合同起草部門。各部門根據(jù)相關程序規(guī)定對合作商進行評定工作；起草部門根據(jù)《合同履行反饋表》填寫《合同執(zhí)行情況匯總表》，如無反饋記錄則不必填寫。合同變更、補充協(xié)議的簽訂合同依法訂立后受法律約束，不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時，由合同簽訂人查明原因，提出意見，經批準簽訂的部門審核后，再同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議；合同變更必須由原合同簽訂部門負責更改，按合同評審程序辦理合同變更評審經批準后辦理書面的合同變更手續(xù)，做好變更文件的整理、保存和歸檔工作，變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止，必須及時辦理中止手續(xù)，收集因中止合同給我方帶來的經濟損失的證據(jù)和資料，以及時追究對方的責任，中止的合同又恢復繼續(xù)履行時，依相同的程序辦理恢復手續(xù)，合同的中止和恢復都必須書面通知本公司總經理辦公室。對于合同的終止，合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件，做好經濟往來和合同結算工作，辦理解除合同的手續(xù)，資料由合同部門保存。合同資料信息處理成本管理部按項目不同對除前期類合同外的其余七大類合同進行匯總、統(tǒng)計，編制《**項目合同臺帳》，并保證實時進行更新。由財務管理部負責每月將登記蓋章的合同目錄信息送交成本管理部，以便核實合同臺賬，防止遺漏。責任與獎懲合同洽談、簽訂人員應具有相應的業(yè)務能力和專業(yè)知識，遵紀守法，嚴禁借工作之便假公濟私，嚴禁簽訂違法合同、無效合同、權利義務不對等和執(zhí)行后不利于本企業(yè)的合同。任何單位和個人均有權檢舉、揭發(fā)利用合同進行違法活動的行為，對檢舉揭發(fā)有功人員，依照國家有關規(guī)定給予獎勵并負責保密。對下列情況之一的，須根據(jù)情況追究有關責任人員的行政、經濟直至法律責任：在合同簽訂過程中，違反本管理規(guī)定，玩忽職守給本企業(yè)造成損失的。未經授權或超越代理權限，不依規(guī)定程序濫簽合同，簽訂無效合同，給本企業(yè)造成損失的。在合同履行過程中，由于單位、部門或個人失職致使合同不能正常履行給本企業(yè)造成損失的。在簽訂、履行合同過程中，利用職權和工作之便索賄受賄，徇私舞弊致使國家和企業(yè)的利益受到損害的。6.支持文件《工程及材料設備采購管理流程》7.相關記錄《合同審批表》（注：適用于各類合同起草后的審批過程）《**項目合同臺帳》合同審批表經辦部門：經辦人:合同編號：合同名稱

合同總價供方名稱合同形成方式合同要點說明：部門意見

簽署部門經理（起草部門）

相關部門經理（審核部門）成本部經理財務