固定資產(chǎn)及物資管理制度實施細則

第14頁共14頁固定資產(chǎn)及物資管理制度實施細則為規(guī)范公司資產(chǎn)管理，明確各部門及員工職責(zé)，結(jié)合公司實際情況，根據(jù)公司《固定資產(chǎn)及物資管理制度》的規(guī)定，制定本細則。一、適用范圍1、根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和股份公司財務(wù)制度規(guī)定，被定義為固定資產(chǎn)、低值易耗品的實物資產(chǎn)。2、公司日常經(jīng)營所需的辦公用品、日用品、禮品等物品。3、納入生產(chǎn)成本管理的劇組物品采購、執(zhí)行劇組管理制度。劇組結(jié)束移交給公司的物品，按本規(guī)定管理。4、母帶及節(jié)目帶的管理要求按照《母帶管理制度》及《節(jié)目帶管理制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、固定資產(chǎn)管理細則（一）職能管理部門1、行政部為公司固定資產(chǎn)管理部門，負責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理工作，根據(jù)相關(guān)制度及審批權(quán)限規(guī)定，負責(zé)對固定資產(chǎn)采購、接收登記和使用管理。負責(zé)建立固定資產(chǎn)卡片、建立固定資產(chǎn)實物帳，會同財務(wù)部定期與固定資產(chǎn)使用部門或使用人進行盤點清查。3、財務(wù)部負責(zé)固定資產(chǎn)的核算管理。設(shè)立固定資產(chǎn)總賬及明細賬，對固定資產(chǎn)的增減變動及時進行賬務(wù)處理，并會同行政部做好固定資產(chǎn)盤點清查工作。4、固定資產(chǎn)使用部門或使用人為實物保管人。屬于部門公用固定資產(chǎn)的，使用部門需落實專人管理。（二）固定資產(chǎn)購置和取得1、固定資產(chǎn)按來源不同分為：購置、投資者投入、其他方式取得。2、固定資產(chǎn)購置：1）固定資產(chǎn)購置由申請購置部門填寫《固定資產(chǎn)及重要物質(zhì)采購申請報告》，說明擬購置固定資產(chǎn)的詳細信息及購置理由，根據(jù)購置資產(chǎn)價值不同，確定為重大項目的，還需要編制可行性報告，經(jīng)公司董事會或股東大會審議批準(zhǔn)。2）固定資產(chǎn)采購部門根據(jù)情況不同，可以是申請購置部門，也可以是行政部門。3）采購部門接到采購?fù)ㄖ?，?yīng)按采購情況確定采購方案。采購總額在十萬元以下，需提供三家供應(yīng)單位備選，根據(jù)性、價、比最優(yōu)原則，提出采購建議，并由財務(wù)部再次詢價確認，報分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批后采購。采購總額在十萬元以上的，原則上需要以招標(biāo)形式確認采購。3、非購置的固定資產(chǎn)取得1）接受投資者投入的固定資產(chǎn)，由責(zé)任部門按協(xié)議內(nèi)容辦理入庫；2）以收受、抵債、贊助等非購置方式取得的固定資產(chǎn)，由接受部門負責(zé)辦理入庫。3）劇組轉(zhuǎn)入的固定資產(chǎn)，由劇組財務(wù)辦理入庫。4）上述資產(chǎn)入庫均需填寫《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》，：經(jīng)審批后報行政部驗收入庫，并納入公司固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理。（三）固定資產(chǎn)驗收入庫及登記1、固定資產(chǎn)購入或取得后，行政部做好驗收工作，對設(shè)備品牌、規(guī)格、型號、質(zhì)量等與采購申請進行核對，專業(yè)儀器、設(shè)備需會連同專業(yè)技術(shù)人員一起驗收，驗收合格的予以入庫，不合格固定資產(chǎn)退回供應(yīng)商。2、為便于管理，行政部在固定資產(chǎn)購入后，應(yīng)對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一編碼，并在實物上貼上編碼，固定資產(chǎn)編碼是唯一的，不得重復(fù)使用和更改。3、行政部應(yīng)將固定資產(chǎn)相應(yīng)的使用說明書、合格證、保修卡、結(jié)構(gòu)圖等資料統(tǒng)一建檔留存，重要資料應(yīng)以照片或掃描件的形式做好電子檔留檔。固定資產(chǎn)原始發(fā)票由財務(wù)部保管。4、對需要投保的固定資產(chǎn)，行政部負責(zé)統(tǒng)一辦理，投保單據(jù)與前述卡片等資料一起存檔。5、行政部按固定資產(chǎn)類別建立實物明細賬，按月上報財務(wù)部，與財務(wù)賬面數(shù)核對。根據(jù)固定資產(chǎn)增減變化情況，按月編制《財產(chǎn)增減月報表》，每季度最后一個月的25號之前上報財務(wù)審核后，報公司總經(jīng)理。6、行政部同時必須建立固定資產(chǎn)實物卡片，固定資產(chǎn)領(lǐng)用出庫時，領(lǐng)用人必須在實物卡片上簽字。固定資產(chǎn)退回倉庫時，領(lǐng)用人簽字注銷。（四）固定資產(chǎn)的領(lǐng)用和保管1、使用部門（使用人）需要申領(lǐng)固定資產(chǎn)，需填寫《工作請示報告》，由本部門負責(zé)人簽批，按相關(guān)流程報公司審批同意。行政部根據(jù)《工作請示報告》批復(fù)意見，組織落實固定資產(chǎn)，根據(jù)公司資產(chǎn)存量情況或從公司內(nèi)部調(diào)配、或落實采購。2、領(lǐng)用時，使用部門（使用人）與固定資產(chǎn)保管部門共同簽署《固定資產(chǎn)、低值易耗品出庫（領(lǐng)用）單》，移交清單需載明所有附件的存放地及保管人，不需要領(lǐng)用的相關(guān)附件，仍由行政部存檔保管。屬于部門使用的固定資產(chǎn)，由部門負責(zé)人指定專人負責(zé)領(lǐng)用及保管。3、屬于公司內(nèi)部資產(chǎn)轉(zhuǎn)移的，領(lǐng)用時除填寫《固定資產(chǎn)、低值易耗品出庫（領(lǐng)用）單》外，同時更新《固定資產(chǎn)卡片》。4、使用部門（使用人）為固定資產(chǎn)第一保管責(zé)任人，在使用過程中應(yīng)做好日常保養(yǎng)，固定資產(chǎn)不得挪作私用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)此類情況，將按公司相關(guān)獎懲制度追究相應(yīng)人員責(zé)任。5、使用人員或公用固定資產(chǎn)保管責(zé)任人調(diào)離崗位或離職的，須逐項辦理移交或歸還手續(xù)，行政部重新填寫《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》，并在固定資產(chǎn)卡片上簽字注銷。該部門負責(zé)人應(yīng)做好移交監(jiān)交工作。6、行政部應(yīng)對固定資產(chǎn)領(lǐng)用情況建表匯總登記，對《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》《固定資產(chǎn)、低值易耗品出庫（領(lǐng)用）單》統(tǒng)一存檔在行政部，并及時根據(jù)清單更新完善領(lǐng)用匯總表單。（五）固定資產(chǎn)盤存、處置1、固定資產(chǎn)于每年度末為盤點日，財務(wù)部會同行政部和使用部門執(zhí)行盤點。2、盤點結(jié)果形成書面記錄，行政部負責(zé)編制《固定資產(chǎn)盤點報告表》，報經(jīng)財務(wù)賬面核對。3、出現(xiàn)盤盈、盤虧的，需查明情況，分清職責(zé)，由行政部填制《固定資產(chǎn)盤盈、盤虧報告表》，出現(xiàn)符合相關(guān)制度規(guī)定，經(jīng)認定需要報廢、維修的，行政部填制《固定資產(chǎn)報廢、維修報告表》，報分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批，處置金額超過50萬元的，報董事會審批。4、行政部、財務(wù)部根據(jù)經(jīng)審批的處置意見，進行財務(wù)賬、實物帳調(diào)整。（六）賠償責(zé)任1、固定資產(chǎn)因人為原因遺失或損壞的，遺失人或損壞人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，屬于保管責(zé)任人職責(zé)范圍內(nèi)的，保管人需要共同承擔(dān)賠償責(zé)任。2、固定資產(chǎn)遺失或損壞的，由責(zé)任人闡明遺失或損壞的原因，報部門負責(zé)人簽署確認意見，由行政部填寫擬執(zhí)行的賠償方案，逐級報送審批處置方案。3、賠償金額原則上按固定資產(chǎn)現(xiàn)值結(jié)合固定資產(chǎn)賬面凈值為審定標(biāo)準(zhǔn)，凈值以財務(wù)當(dāng)月賬面價值為準(zhǔn)，現(xiàn)值由行政部詢價確認。1）屬于全責(zé)賠償責(zé)任的，按認定價值的100%賠償，如可修復(fù)使用，則賠償修復(fù)費用，并承擔(dān)一定責(zé)罰金額。2）屬部分責(zé)任的，根據(jù)情況酌情處理。但最低不得低于審定價值的30%。3）屬于二人以上（含二人）責(zé)任人的，應(yīng)鑒定責(zé)任比例，并在擬執(zhí)行賠償方案中列明賠償比例，難以區(qū)分的，由責(zé)任人平等承擔(dān)。4）因公司外人員造成遺失或損壞的，按保管責(zé)任承擔(dān)10%-50%的賠償，具體賠償比例由部門負責(zé)人、行政部提出。5）賠償方案經(jīng)總經(jīng)理審批，賠償責(zé)任人簽字確認，財務(wù)部執(zhí)行。三、物資管理細則（一）物資內(nèi)容本細則所指物資為：列入費用管理的低值易耗品、辦公用品、日用品（含禮品）；需要存檔保管的劇本資料、翻譯資料等的電子文檔；隨母帶入庫的片頭片尾、音樂、動效等資料。（二）職能管理部門1、行政部、財務(wù)部為低值易耗品、辦公用品、日用品、禮品職能管理部門。行政部負責(zé)日常采購、辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù)，編制實物資產(chǎn)月度報表。財務(wù)部負責(zé)審核、檢查。2、財務(wù)部、行政部、物品使用部（使用人）為低值易耗品的職能管理部門。（三）原材料管理1、原材料指為公司經(jīng)營所需的劇本、影視劇改編權(quán)等。原材料按合同等形式約定取得。2、企劃制作部、行政部、財務(wù)部為原材料管理職能部門。3、購入的影視劇改編權(quán)、購入可直接拍攝的劇本、為拍攝創(chuàng)作的故事梗概、分集大綱、劇本等均屬原材料及原材料基礎(chǔ)材料，在付款前必須辦理入庫手續(xù)。由企劃制作部根據(jù)合同規(guī)定的要素，填寫入庫清單，連同必要的紙質(zhì)資料或電子文稿交行政部驗收入庫（是否可作進一步說明，如改編權(quán)要求入庫合同復(fù)印件、劇本按合同約定進度歸檔刻錄光盤等，便于經(jīng)辦部門理解、適用）。入庫清單由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、分管業(yè)務(wù)副總簽字確認。4、企劃制作部為原材料建立必要的臺帳，行政部根據(jù)企劃制作部遞交的入庫清單辦理入庫，對入庫的原材料編制明細表，按月上報財務(wù)部審核。財務(wù)部建立原材料財務(wù)賬，并根據(jù)原材料性質(zhì)（權(quán)利年限、該原材料是否啟用等）做好相關(guān)備查。5、年度終了，企劃制作部會同財務(wù)部、行政部對原材料進行清查盤點，對已經(jīng)發(fā)生費用的劇本進行評估，評估標(biāo)準(zhǔn)為：正?？捎?、暫停使用、替換使用、報廢處理。對需要報廢處理的，應(yīng)說明理由，分清職責(zé)，由經(jīng)辦人、部門負責(zé)人、分管副總簽批意見，報總經(jīng)理審批。超過財務(wù)制度規(guī)定的報廢金額，報公司董事會審批。6、年度盤點清查需書面報告。由企劃部負責(zé)人、行政部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人簽字后上報總經(jīng)理。盤點表作為年度財務(wù)資料存檔。（六）低值易耗品、辦公用品、日用品管理1、行政部、財務(wù)部為低值易耗品、辦公用品、日用品、禮品職能管理部門。行政部負責(zé)日常采購、辦理入庫、領(lǐng)用手續(xù)，編制實物資產(chǎn)月度報表。財務(wù)部負責(zé)審核、檢查。2、采購管理1）低值易耗品、辦公用品、日用品、禮品等物品列入公司年度預(yù)算范疇，行政部為年度采購計劃編制、執(zhí)行部門，年度計劃報財務(wù)部匯總，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2）行政部根據(jù)庫存及實際消耗情況，按月提出采購申請，在年度計劃內(nèi)實施采購。根據(jù)實際采購情況，按月編制年度采購預(yù)算執(zhí)行情況表，報本部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理。3）對采購總額超過1萬元或單價超過2000元的，應(yīng)簽訂采購合同，采購合同按公司簽訂合同的管理流程執(zhí)行審批。物品采購后，應(yīng)確保采購質(zhì)量、性能、維修保養(yǎng)等售后服務(wù)的落實。4）物品采購應(yīng)選擇不少于三家供應(yīng)商進行議比價。行政部根據(jù)價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等內(nèi)容提出推薦意見，財務(wù)部根據(jù)行政部的建議，再次獨立詢價，提出詢價意見，詢價意見報分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)確定采購供應(yīng)商。供應(yīng)商一經(jīng)確定，在同一年度內(nèi)同一物品的再次采購不再履行詢價程序，除非有信息表明，有再次詢價的必要。但對長期采購的固定客戶，應(yīng)每半年洽談一次優(yōu)惠條件和價格，以便取得更利于公司的條件。5）緊急采購:因特殊原因需緊急臨時采購的物品、采購前，經(jīng)辦人需報行政部分管領(lǐng)導(dǎo)口頭或書面同意，采購后，補辦相關(guān)手續(xù)。6）小額零星采購：對采購金額在500元以下的小額零星采購，由行政部填寫《小額零星采購審批表》，報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后可直接采購。3、物品入庫管理1）物品根據(jù)其來源不同，分為:購買、公司自制、根據(jù)合同約定附送的（碟片等）、收受、抵債收入及贊助等。公司員工收受價值在100元以上的禮品均需上繳公司。2）對購入的物品，行政部根據(jù)請購單或合同、發(fā)票、購買物品的清單辦理入庫。3）其他方式取得的物品，必須注明原因，由經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后入庫，有可以證明物品來源的合同或材料，需要提供相應(yīng)的證明材料。4）物品入庫由行政部倉庫保管人員驗收，行政部主管和財務(wù)部分管會計簽字確認，必要時財務(wù)部會同行政部一起驗收。4、物品領(lǐng)用管理1）日常辦公需要的物品領(lǐng)用，由各部門按月報計劃給行政部，行政部根據(jù)庫存情況提前準(zhǔn)備，指定每月1-2個工作日作為領(lǐng)用時間。部門領(lǐng)用計劃經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意。2）新入職員工領(lǐng)用必備的辦公用品等，由人力資源部根據(jù)員工入職情況，提前報行政部準(zhǔn)備。新員工需要配備其他用品的，需要單獨申請。3）為維護客戶關(guān)系，公司安排的年度拜訪所需紀(jì)念品等，由各部門上報計劃報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理同意后，由行政部統(tǒng)一準(zhǔn)備，各部門預(yù)領(lǐng)，待拜訪結(jié)束后，根據(jù)實際情況再予結(jié)清。對各部門安排的拜訪計劃，總經(jīng)辦負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)重復(fù)、疏漏等情況。各部門在拜訪后一周內(nèi)，對拜訪情況上報書面匯報，便于公司管理層了解情況。4）對臨時來訪（拜訪）客人需要贈送公司資料、物品等，由對口部門提出申請，總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，行政部落實準(zhǔn)備，所領(lǐng)物品于拜訪結(jié)束后及時辦理領(lǐng)用及審批。審批流程按公司費用報銷制度的相關(guān)規(guī)定。5、實物保管、盤點1）公司所有物品均由行政部統(tǒng)一負責(zé)實物保管，所有物品均需辦理：采購申請、入庫、領(lǐng)用程序（含因臨時購買、臨時消耗的無實質(zhì)性實物入庫的采購）。2）行政部按物品性質(zhì)分類管理，安排合適存放倉庫，防止出現(xiàn)物品積壓、過期、減值、損壞、遺失等，對快過期或有減值跡象的物品，有責(zé)任提出書面報告，對確認無保管價值的物品，提出處置意見，上報分管領(lǐng)導(dǎo)。3）每月末為物品盤點日，盤點由行政部指定人員、倉庫保管員、財務(wù)部分管會計參與。盤點結(jié)果應(yīng)書面記錄，由行政部分管領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)部審核，上報公司總經(jīng)理。4）低值易耗品的實物保管參照固定資產(chǎn)管理。6、收、付、存賬務(wù)管理1）行政部根據(jù)入庫、出庫單，按月編制物品收、付、存報表，同時編制按部門領(lǐng)用明細表、按物品類別領(lǐng)用明細表。收、付、存報表由行政部分管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部審核，按部門領(lǐng)用明細表報總經(jīng)理。2）年度終了，行政部匯總編制本年度部門領(lǐng)用明細表和本年度按物品類別分類的領(lǐng)用明細表。以便各部門考核、下年度計劃等落實。7、相關(guān)人員職責(zé)及賠償責(zé)任1）未經(jīng)審批擅自采購、或采購價值與實際物品不符，將根據(jù)情況予以賠償。2）物品保管員擅自發(fā)放領(lǐng)用手續(xù)不完備的物品，將按物品價值承擔(dān)賠償責(zé)任。3）各部門應(yīng)本著需要、不浪費為原則領(lǐng)用公司物品，如發(fā)生人為浪費、占為己有、未經(jīng)部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意擅自領(lǐng)用、領(lǐng)用未用后不按規(guī)定交回、遺失、損壞等情況，將予以賠償、罰款處理。4）上述職責(zé)將納入年度考核，情節(jié)嚴(yán)重的，同時處以警告、公司通報等處理。（七）其他1、納入生產(chǎn)成本管理的劇組物品采購、執(zhí)行劇組管理制度。劇組結(jié)束移交給公司的物品，按本規(guī)定管理。2、因?qū)I(yè)等原因需要由其他部門采購并使用的物品，參照本制度管理。四、附則本實施細則由公司總經(jīng)辦制定并負責(zé)解釋，自總經(jīng)理簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件：一、《固定資產(chǎn)及重要物質(zhì)采購請示報告》二、《小額物質(zhì)采購請示報告》三、《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》四、《固定資產(chǎn)、低值易耗品出庫（領(lǐng)用）單》五、《物品入庫單》六、《物品領(lǐng)用單》編制日期編制部門批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期附件一：《固定資產(chǎn)及重要物資采購請示報告》《固定資產(chǎn)及重要物資采購請示報告》申請采購部門申請日期年月日采購理由購置要求請購物品核準(zhǔn)采購內(nèi)容采購審批1）物品名稱分管領(lǐng)導(dǎo)：2）品牌3）規(guī)格型號4）顏色總經(jīng)理：5）數(shù)量6）其他擬購買價格單價：總價：審批采購價：詢價1、2、3、采購建議供應(yīng)商品牌、規(guī)格采購部門詢價財務(wù)部詢價采購詢價說明財務(wù)詢價說明購買審批申請部門分管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)總經(jīng)理附件二：《小額物資采購請示報告》《小額物資采購請示報告》采購部門申請日期年月日采購理由購置要求請購核準(zhǔn)采購采購建議1）物資名稱2）品牌3）規(guī)格型號4）數(shù)量供應(yīng)商1、2、擬購買價格單價：總價：審批采購價：購買審批經(jīng)辦人申請部門負責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)審核附件三：《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》《固定資產(chǎn)、低值易耗品入庫單》采購部門入庫日期年月日固定資產(chǎn)來源采購□贈送□贊助□協(xié)議取得□抵債□劇組轉(zhuǎn)入□其他□資產(chǎn)概要入庫記錄驗收確認驗收審核1）名稱財務(wù)□倉庫□資產(chǎn)管理員2）品牌財務(wù)□倉庫□3）規(guī)格、型號財務(wù)□倉庫□管理部門負責(zé)人4）顏色財務(wù)□倉庫□5）數(shù)量財務(wù)□倉庫□財務(wù)主管6）其他附件財務(wù)□倉庫□分管副總審批：資產(chǎn)價值金額購入發(fā)票號供應(yīng)商或資產(chǎn)來源單位1、購買單價2、購買總價資產(chǎn)入庫編號3、評估總價保修期：——4、資產(chǎn)成新率其他說明說明：除采購取得外，其他方式取得的固定資產(chǎn)及低值易耗品入庫需經(jīng)得分