科技社團數(shù)字化轉型路徑探析

不斷根據工作熱點細化分類、及時更新，做文字工作者的及時雨，加QQ287627102加入圈子！提高效率，遠離加班……不斷根據工作熱點細化分類、及時更新，做文字工作者的及時雨，加QQ287627102加入圈子！提高效率，遠離加班……科技社團數(shù)字化轉型路徑探析[摘要]隨著數(shù)字中國建設戰(zhàn)略的部署推進，數(shù)字化轉型成為科技社團發(fā)展的必然選擇。該文通過回顧上海市護理學會數(shù)字化建設發(fā)展的三個主要階段，展望數(shù)字化建設近期規(guī)劃，分享學會數(shù)字化建設過程中的經驗。該文提出，應立足社團現(xiàn)有基礎和所處環(huán)境來確定社團數(shù)字化的推進方式，以改善服務對象的體驗為目標，找尋推進社團業(yè)務數(shù)字化的切入點，以提高組織效率為抓手，推進社團管理數(shù)字化持續(xù)迭代更新，逐步從數(shù)字化升級向數(shù)字化轉型邁進。[關鍵詞]科技社團數(shù)字化轉型路徑當今世界，以云計算、大數(shù)據、物聯(lián)網、移動互聯(lián)網、人工智能為代表的新興技術快速發(fā)展，數(shù)字中國建設已上升為國家戰(zhàn)略[1]。各行各業(yè)的商企、公共服務部門、教育科研機構、公益機構，以及文化創(chuàng)意組織等都希望搭上數(shù)字化轉型升級的快車[2]?？萍忌鐖F作為科技類的非營利組織，既是創(chuàng)新型國家建設的重要組成部分，也是參與社會治理的重要模塊[3]。“擁抱數(shù)字化”是科技社團生存和發(fā)展的必然選擇，更是實現(xiàn)服務科技工作者、服務創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略、服務公民科學素質提高、服務黨委政府科學決策四大職能的基本要求。一般認為，傳統(tǒng)產業(yè)的數(shù)字化進程可分為信息數(shù)字化、業(yè)務數(shù)字化和數(shù)字化轉型三個不同發(fā)展階段[4]。近10余年來，特別是從2015年電子支付開通以來，上海市護理學會高度重視數(shù)字化建設，在信息數(shù)字化和業(yè)務數(shù)字化方面都有了較大的提高，并為進一步全面規(guī)劃、有效推進學會的數(shù)字化轉型奠定了基礎。一、上海市護理學會數(shù)字化建設發(fā)展回顧（一）基于PC端的信息數(shù)字化建設1.0時期2000—2013年，學會分析各項業(yè)務發(fā)展過程中存在的問題，結合學會實際情況，積極探索基于PC端的信息數(shù)字化建設，從2000年起，建立會員數(shù)據庫、志愿者數(shù)據庫、各類項目電子管理文檔等。2009年，學會推出官網，主要用于學會學術、繼教、科普等各方面信息的發(fā)布。2011年，學會主辦的《上海護理》雜志開通網上投稿系統(tǒng)，發(fā)布雜志文章的相關信息，為作者投稿和專家、編輯審稿提供了平臺，提高了學會期刊編輯的辦公效率。在這一階段，學會開始將學會人員和相關業(yè)務方面的信息進行數(shù)字化儲存與傳遞，并開始將基于PC端的軟件用于期刊編輯辦公，提高了工作效率。（二）基于移動端的單項業(yè)務數(shù)字化建設2.0時期2014-2017年，學會在前期PC端信息化建設的基礎上，進一步拓展數(shù)字化建設的應用領域，逐步轉向移動端的單項業(yè)務數(shù)字化建設。1.活動流程的數(shù)字化。2014年，上海市護理學會啟用了基于移動端的在線報名與現(xiàn)場管理系統(tǒng)，隨后相繼開通了在線支付與電子發(fā)票。學會各類活動均實現(xiàn)了在線預報名、預繳費、獲取電子發(fā)票及現(xiàn)場掃碼或刷臉簽到、提供電子會議資料等，這一系列舉措有效提高了學會學術、繼續(xù)教育以及科技服務各項活動組織管理的數(shù)字化程度，提高了工作效率，改善了參會者體驗。2.健康科普的數(shù)字化。2015年起，上海市護理學會在傳統(tǒng)科普工作方式的基礎上，依托學會微信訂閱號推出在線健康科普專欄“護你健康”，下設護健微課、護健視點、護健圖文、護健甄選、心海護航、意義日歷等多項子欄目，逐步探索線上線下融合發(fā)展的學會科普工作新生態(tài)。訂閱號先后獲得上海市科協(xié)2015年上海十大科普微信公眾號、2018年上?？破战逃齽?chuàng)新獎科普傳媒獎三等獎、2019年上海市十大健康微信公眾號入圍獎。3.繼教培訓的數(shù)字化。2017年，上海市護理學會“護慧云課堂”APP上線，為會員提供遠程學習課程，學員可以在線學習、考試、申請電子學分證，管理人員可以按照證書編號核驗證書真?zhèn)?，該APP還可以用于線下課程的考試、閱卷?！白o慧云課堂”年均使用人數(shù)達2萬多人。4.項目管理的數(shù)字化。2017年，學會秘書處內部辦公引入明道云的數(shù)字化項目管理工具，推進學會各類項目立項、啟動、計劃、執(zhí)行、控制至項目結束和總結的項目全過程管理。學會各類項目實施流程初步實現(xiàn)了數(shù)字化管理。學會還嘗試使用契約鎖進行文件簽署和公章使用。（三）系統(tǒng)融合的多項業(yè)務數(shù)字化整合3.0時期從2018年至今，學會積極將各單項業(yè)務數(shù)字化進行整合，以期能夠為會員提供更流暢的服務體驗，并進一步提高學會內部工作效率。1.依托微信服務號打通會員管理與業(yè)務流程系統(tǒng)。2018年，學會開通了微信服務號，并依托服務號將會員管理與學會各業(yè)務項目流程的數(shù)據打通。護理人員可以在服務號上提交申請、在線審批、在線繳費和續(xù)費、領取電子會員證。會員可以在服務號上查詢學會各類活動信息。在學術、繼教和科研項目報名時，系統(tǒng)自動識別會員身份，自動審核其參會資格或享受活動優(yōu)惠的資格。通過服務號的會員中心，會員不僅可以查詢和下載參會證明、電子學分證、活動報名二維碼和申請電子發(fā)票，還可以回溯歷次參加學會活動的情況和電子發(fā)票獲取情況。以上舉措均有效提升了會員服務的品質和效率。2.依托企業(yè)微信整合項目管理工具。2020年初，學會開始使用企業(yè)微信，旨在運用企業(yè)微信豐富的辦公應用和強大的管理功能推動業(yè)務管理數(shù)字化的進一步升級。先期使用的明道云項目管理軟件已經入駐企業(yè)微信平臺，統(tǒng)一的項目管理工具入口，將會進一步提高管理效率。3.聯(lián)動微信訂閱號與官網健康科普欄目。2020年初，學會網站和訂閱號的科普欄目實現(xiàn)了自動提取發(fā)布，在訂閱號發(fā)布的科普文章，可以同步在網站上發(fā)布出來，拓展了健康科普作品的傳播途徑，擴大了傳播范圍，提高了傳播效率。二、上海市護理學會數(shù)字化建設近期規(guī)劃全數(shù)字化是科技社團應該努力的方向和最終目標，社團應立足信息數(shù)字化、業(yè)務數(shù)字化現(xiàn)有的發(fā)展基礎，時刻了解和把握數(shù)字技術的發(fā)展進程，努力探尋向數(shù)字化社團轉型的路徑。未來，上海市護理學會數(shù)字化建設發(fā)展規(guī)劃將包括以下方面。（一）優(yōu)化數(shù)據管理實施數(shù)據治理項目是數(shù)字化轉型的基礎。有學者指出，主數(shù)據建設在企業(yè)信息化戰(zhàn)略中處于核心地位[5]。世界各國政府的數(shù)字化轉型中，數(shù)字信息的標準體系建設也是重要的環(huán)節(jié)之一[6]。關于科技社團數(shù)據資源分析的文獻不多，但是如果進一步推進數(shù)字化轉型，學會必須著手梳理數(shù)據類型，確定自身的主數(shù)據、運營數(shù)據（即企業(yè)中的交易數(shù)據）和指標數(shù)據，并進一步統(tǒng)一數(shù)據語言，統(tǒng)一制定數(shù)據標準，實現(xiàn)數(shù)據共享，使數(shù)據資產價值最大化[5]。學會將進一步運用各類應用軟件，將現(xiàn)有數(shù)據根據其不同的類型、屬性進行打散，實現(xiàn)數(shù)據碎片化，再整合到集中的數(shù)據庫中，從而實現(xiàn)數(shù)據更新、提取、存檔等一體化管理，這將彌補以往數(shù)據提取不便、更新不及時等不足。（二）優(yōu)化數(shù)字產品數(shù)字化時代，為服務對象提供數(shù)字化產品和數(shù)字化服務是非常重要的。為會員和其他服務對象提供專業(yè)化的數(shù)字產品，是科技社團積極擁抱數(shù)字化的一個重要內容。“互聯(lián)網+”時代，數(shù)字營銷繁花錦簇，欣欣向榮，但是當大眾見多識廣之后，依然會以“內容為王”。學會將積極開發(fā)具有專業(yè)性、科學性的高品質數(shù)字化產品，包括期刊的數(shù)字化出版，逐步實現(xiàn)期刊文章的電子出版、網絡出版，從而提高高質量稿件等的傳播效率，以應對紙質期刊發(fā)展的瓶頸;進一步推廣圖、文、聲、影相結合的科普作品，以更好地滿足廣大科普受眾的閱讀需求;錄制并推出各類線上課程和講座，集學會各方面的學術力量，將護理人員想聽、想看、想學的學術知識以在線的形式推出，滿足護理人員獲取知識的便捷性、可重復性等;開展遠程學術交流項目，實現(xiàn)護理相關學術的線上共通，如會議連線直播、科技項目在線評審等。（三）優(yōu)化數(shù)字工具的應用在數(shù)字化蓬勃發(fā)展的今天，很多互聯(lián)網公司為各行各業(yè)提供了豐富的數(shù)字化工具，比如“政務釘釘”和企業(yè)微信;零代碼開發(fā)平臺，通過代碼的模塊封裝，使并不是負責專業(yè)開發(fā)的業(yè)務人員也可以快速開發(fā)所需的業(yè)務應用，從而降低成本，提高效率。從字面上看，“政務釘釘”是為政府服務的，企業(yè)微信關注的是企業(yè)需求，但是其中很多功能是可以直接用于科技社團的。2019年12月23日發(fā)布的企業(yè)微信3.0，升級了群聊功能、開放了客戶朋友圈內測，并推出了高效協(xié)同工具套裝。上海市護理學會將在使用企業(yè)微信基礎工具的同時，積極拓展工作人員學習高效協(xié)同的相關工具，讓非信息專業(yè)的工作人員充分利用這些數(shù)字化工具，如通過零代碼開發(fā)平臺運用自定義模塊自由生成工作項目，以運用于不同類型的學術活動管理、培訓班組織管理、各類信息的上報收集等，為學會運營賦能，這也是加快數(shù)字化轉型步伐的重要推動力。三、科技社團數(shù)字化轉型路徑分析（一）立足社團現(xiàn)有的基礎和所處環(huán)境，確定社團數(shù)字化推進的方式科技社團數(shù)字化建設的推進，要從兩個維度進行思考。一是變革的深度。可以是變革幅度比較小、不改變現(xiàn)有運營模式和戰(zhàn)略的強化戰(zhàn)略，也可以是變革幅度比較大、重構組織戰(zhàn)略和運營模式的重塑戰(zhàn)略。二是變革的廣度。可以選擇重要和急需的項目重點突破，也可以系統(tǒng)、全面地推進[7]?？萍忌鐖F要客觀評價自身現(xiàn)有的數(shù)字化程度與數(shù)據應用能力，用于數(shù)字化轉型的經費預算以及所在行業(yè)的穩(wěn)定程度，在此基礎上確定自己的轉型方式?？萍忌鐖F屬于非營利組織，經費有限，能夠投入到數(shù)字化轉型中的費用更少;專職工作人員不多，數(shù)字化人才更是匱乏。與企業(yè)相比，科技社團所處的外部環(huán)境比較穩(wěn)定，競爭不算激烈，謀劃轉型的時間相對充裕。基于科技社團的現(xiàn)狀，數(shù)字化轉型應以階段獲取成果的方式分步實施。上海市護理學會數(shù)字化轉型的探索，是從某一項業(yè)務到多項業(yè)務應用數(shù)據化管理，再到多項系統(tǒng)的數(shù)據打通，每一個階段性目標的實現(xiàn)都可以提升效率、降低成本，提高團隊數(shù)字技術的應用能力，堅定組織數(shù)字化轉型的信心與決心。（二）以改善服務對象的體驗為目標，找尋推進社團業(yè)務數(shù)字化的切入點科技社團工作的重要職責是促進學科發(fā)展和人才成長、推進自主創(chuàng)新、傳播科學文化、規(guī)范學術行為、推動學術建設、提供科技服務和反映訴求[8]。科技社團的核心業(yè)務都是圍繞這些職責展開的，如舉辦學術會議、開展專業(yè)培訓、組織科普宣傳、提供科技咨詢與評價等。1.改進現(xiàn)有業(yè)務的服務方式。在開展各項業(yè)務的過程中要利用數(shù)字技術，提升服務對象的體驗，提高工作效率和服務質量。與服務對象每一個接觸場景內，都可以成為數(shù)字技術的切入點，比如在學術活動中把發(fā)布活動通知、形式，從寄送紙質文件，逐步轉為向郵箱、短信、微信群、微信公眾號推送;活動報名途徑，從郵寄紙質版報名表，逐步轉為傳真回執(zhí)、微信群回復，到點擊鏈接或掃碼報名，并提供線上選座系統(tǒng)服務;付費從現(xiàn)場刷卡到線上支付;發(fā)票領取從現(xiàn)場排隊領取，轉為線上直接獲取電子發(fā)票;參會報到從紙質簽到，到逐步轉為掃碼簽到、刷臉簽到;演講過程中可以推行直播、在線提問等互動形式。這些場景改造的原則是多遠程、少現(xiàn)場，多移動端、少PC端，多簡單直接、少中間環(huán)節(jié)。在政府都在大力推進數(shù)字化轉型的今天，改善服務對象的體驗是一項賽跑式的競爭[7-8]。可以預見，服務對象對科技社團服務的數(shù)字化要求必然越來越高?？萍忌鐖F服務對象的核心是會員，但不限于會員，進行業(yè)務流程的數(shù)字化改造時，要梳理所有服務對象的可能需求，努力使對方獲得最佳的參與感受。2.拓展新的服務業(yè)務。隨著服務對象對數(shù)字化社會的接受程度日益增高，科技社團要積極探索利用數(shù)字技術開展新的業(yè)務。如在科普方面應積極探索適用于新媒體傳播的視頻類、圖文類科普作品;在專業(yè)培訓中嘗試推出視頻錄播課程、在線直播課程等更為年輕人喜愛的形式;科技期刊出版中融入數(shù)字化元素;學術交流采取遠程討論和咨詢的形式等。越來越多的數(shù)字原生代已經進入各行各業(yè)，科技社團開展數(shù)字服務業(yè)務的能力，也將會成為今后評價社團先進性的指標之一。（三）以提高組織效率為抓手，抓住推進社團管理數(shù)字化的著力點1.改進人員溝通方式。社團內部的溝通包括多個層面，如學會負責人、常務理事、理事、會員代表、分支機構負責人、分支機構委員、秘書處工作人員等，常用的溝通方式有電話、短信、郵件、微信私聊、微信群等。上海市護理學會自2018年起使用微信服務號定向為不同人員發(fā)送通知并收集回執(zhí)，進一步提高了各層級人員之間的溝通效率。2020年，學會將各類用于工作溝通的微信群組匯聚到企業(yè)微信中，將主要工作微信群組與其他群組區(qū)分開，在不影響即時溝通的同時，也方便了溝通數(shù)據的備份與回溯。2.推進無紙化辦公。社團要積極推進應用文字、表格、日程管理等辦公事務處理軟件包的使用，并使用各類數(shù)字化辦公系統(tǒng)進行項目流程控制、電子簽約、用章管理和數(shù)據存證等，進一步推進各類辦公文件的申請、審批、簽署、歸檔，能在線上完成的，就不在線下進行。3.探索自動化管理方式。有些工作流的自動化是單系統(tǒng)可以完成的，如會員會費到期提醒，可以設為自動觸發(fā)或人工觸發(fā)的方式。而有一些自動化的管理則是多系統(tǒng)聯(lián)動的，如希望會員參加繼續(xù)教育培訓后自動獲得電子學分證書，則需要把繼續(xù)教育項目管理系統(tǒng)和會員管理系統(tǒng)聯(lián)動完成，由一個工作流的某個字段觸發(fā)另一個工作流，從而提高辦公效率。（四）持續(xù)迭代更新，逐步從數(shù)字化升級向數(shù)字化轉型邁進數(shù)字化建設是一項長期、漸進的工作，不可能一蹴而就，即使初始規(guī)劃的設計再完美，在推進過程中也可能會遇到各種因素而不斷進行調整。1.社團成員認知的更新。數(shù)字化轉型不僅需要技術，也需要人的改變。最初階段要引導、鼓勵業(yè)務人員、相關部門學習使用數(shù)字化工具，適應數(shù)字化對傳統(tǒng)流程的改造。這一階段往往是困難最多的時期，特別是對于已經習慣傳統(tǒng)工作流程的人員來說，對新事物一時難以習慣，或者對新流程的風險防控問題提出質疑是非常常見的，而且新的流程在推進過程中確實難免會出現(xiàn)差錯。上海市護理學會在使用電子發(fā)票平臺初期，就曾出現(xiàn)過因字段設置有誤，一次性開錯多張發(fā)票的問題，還遇到過有會員單位拒絕報銷電子發(fā)票的情況。這一階段的重點在于改變認知，主要是通過說服教育讓大家了解數(shù)字化、接受數(shù)字化，包容探索過程中出現(xiàn)的失誤甚至是錯誤。數(shù)字化建設進行到一定程度，階段性成果有所顯現(xiàn)，效率和質量也就會顯著提高，大家就會開始適應、認同在工作中運用數(shù)字化技術。這時，可以鼓勵業(yè)務人員自我分析，思考如何進一步提高自己分管業(yè)務的數(shù)字化程度，社團應該為IT人員和業(yè)務人員提供便捷的交流途徑，以進一步研討改進。有了前兩個階段的基礎，可以進一步深化業(yè)務人員對數(shù)字社團的理解，提升其對數(shù)據重要性的認識，提高其對數(shù)據管理、分析和應用的能力。這是社團數(shù)字化轉型的基礎性工作之一。2.社團業(yè)務數(shù)字化程度的迭代升級。迭代是指通過無數(shù)次、不斷的、重復的接近一個目標，折返接近，再折返再接近，最終達到目標的非線性的進程[9]。它不是一次性完成的，是通過不斷重復的，但每