某輸氣管道工程監(jiān)理文件控制資料

**二線輸氣管道道工程文件控制手冊（**21400SSG.6.16.5.22-0.2004）版次編制日期2004/1/110北京**工程建設設監(jiān)理有限公公司**二線輸氣管道道工程監(jiān)理總總部0審核日期2004/1/110批準日期2004/1/110目錄TOC\o"1-3"\h\zHYPERLINK\l"_Toc61708048"1.0總則2HYPERLINK\l"_Toc61708049"2.0適用范圍2HYPERLINK\l"_Toc61708050"3.0辦公軟、硬件要求2HYPERLINK\l"_Toc61708051"3.1硬件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708052"3.2軟件要求：2HYPERLINK\l"_Toc61708053"4.0文件處理人員及素質要求3HYPERLINK\l"_Toc61708054"4.1善于合作的能力3HYPERLINK\l"_Toc61708055"4.2寫作能力3HYPERLINK\l"_Toc61708056"4.3口頭表達能力3HYPERLINK\l"_Toc61708057"4.4使用現(xiàn)代辦公設備3HYPERLINK\l"_Toc61708058"5.0文控組織機構4HYPERLINK\l"_Toc61708059"6.0機構設置及職責4HYPERLINK\l"_Toc61708060"6.1業(yè)主4HYPERLINK\l"_Toc61708061"6.2監(jiān)理5HYPERLINK\l"_Toc61708062"6.3設計/施工/檢測承包商6HYPERLINK\l"_Toc61708063"7.0工程文件分類6HYPERLINK\l"_Toc61708064"7.1文件分類原則6HYPERLINK\l"_Toc61708065"7.2文件分類方法6HYPERLINK\l"_Toc61708066"8.0工程文件格式7HYPERLINK\l"_Toc61708067"8.1公文7HYPERLINK\l"_Toc61708068"8.2工程報表8HYPERLINK\l"_Toc61708069"8.3工程內部備忘錄8HYPERLINK\l"_Toc61708070"8.4會議紀要8HYPERLINK\l"_Toc61708071"8.5監(jiān)理周報、月報8HYPERLINK\l"_Toc61708072"8.6文稿審簽單9HYPERLINK\l"_Toc61708073"8.7文件傳送單9HYPERLINK\l"_Toc61708074"8.8文件處理單9HYPERLINK\l"_Toc61708075"8.9文件傳閱單9HYPERLINK\l"_Toc61708076"9.0工程文件內容要求9HYPERLINK\l"_Toc61708077"10.0文件控制編碼（索引構成）10HYPERLINK\l"_Toc61708078"11.0文件控制和管理10HYPERLINK\l"_Toc61708079"11.1文件控制和管理流程10HYPERLINK\l"_Toc61708080"11.2文件書寫管理12HYPERLINK\l"_Toc61708081"文件書寫申請12HYPERLINK\l"_Toc61708082"文件書寫程序12HYPERLINK\l"_Toc61708083"11.3文件發(fā)送管理12HYPERLINK\l"_Toc61708084"文件編號12HYPERLINK\l"_Toc61708085"文件送審13HYPERLINK\l"_Toc61708086"文件簽發(fā)13HYPERLINK\l"_Toc61708087"文件登記13HYPERLINK\l"_Toc61708088"文件蓋印14HYPERLINK\l"_Toc61708089"文件發(fā)送14HYPERLINK\l"_Toc61708090"文件發(fā)送的回執(zhí)確認14HYPERLINK\l"_Toc61708091"11.4文件接收管理15HYPERLINK\l"_Toc61708092"文件簽收15HYPERLINK\l"_Toc61708093"收文編號15HYPERLINK\l"_Toc61708094"收文登記15HYPERLINK\l"_Toc61708095"收文辦理16HYPERLINK\l"_Toc61708096"11.5文件存放16HYPERLINK\l"_Toc61708097"11.6文件狀態(tài)標識、發(fā)放17HYPERLINK\l"_Toc61708098"11.7文件立卷歸檔17HYPERLINK\l"_Toc61708099"文件立卷17HYPERLINK\l"_Toc61708100"文件歸檔18HYPERLINK\l"_Toc61708101"11.8文件銷毀19HYPERLINK\l"_Toc61708102"銷毀文件的范圍19HYPERLINK\l"_Toc61708103"銷毀方式19HYPERLINK\l"_Toc61708104"銷毀程序20HYPERLINK\l"_Toc61708105"11.8.4.銷毀文件注意事項20HYPERLINK\l"_Toc61708106"11.9文件借閱20HYPERLINK\l"_Toc61708107"11.10文件安全與保密20HYPERLINK\l"_Toc61708108"保密范圍20HYPERLINK\l"_Toc61708109"密級確定21HYPERLINK\l"_Toc61708110"文件安全及保密措施21HYPERLINK\l"_Toc61708111"12.0文控檢查與考評21HYPERLINK\l"_Toc61708112"12.1內部審查22HYPERLINK\l"_Toc61708113"12.2外部檢查22HYPERLINK\l"_Toc61708114"12.3不合格項的處理23HYPERLINK\l"_Toc61708115"12.4定期檢查23HYPERLINK\l"_Toc61708116"內部定期檢查23HYPERLINK\l"_Toc61708117"外部定期檢查24HYPERLINK\l"_Toc61708118"12.5抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708119"內部抽查24HYPERLINK\l"_Toc61708120"外部抽查和巡查24HYPERLINK\l"_Toc61708121"12.6檢查頻率24HYPERLINK\l"_Toc61708122"13.0文件管理制度25HYPERLINK\l"_Toc61708123"14.0附件25HYPERLINK\l"_Toc61708124"14.1附件1：《監(jiān)理文件、資料檔案序號一覽表》25HYPERLINK\l"_Toc61708125"14.2附件2：公文表樣（表DC-01——DC-04）25HYPERLINK\l"_Toc61708126"14.3附件3：文控管理表樣（表DC-05——DC-14）25HYPERLINK\l"_Toc61708127"14.4附件4：文控檢查用表（表DC-15、DC-16）251.0總則監(jiān)理總部為確保**二線輸氣管道工程文件控制和管理的標準化、規(guī)范化，以及與竣工資料的有效對接，結合以往工程文件管理經驗，編制本文件控制手冊。本手冊主要從文件的電子版、紙張兩種形式入手，分別闡述其管理方法。電子版類文件主要以便于檢索、查找、數(shù)據處理等為原則；而紙張類文件則在便于查找，翻閱的基礎上更側重于歸檔，減少資料重復控制。2.0適用范圍適用于**二線輸氣管道工程建設全過程，包括工程設計、施工、驗收、試運投產各階段。體現(xiàn)于文件、信息資料的收集—整理—分類—分發(fā)傳遞及存檔全過程。本手冊用于業(yè)主、監(jiān)理總部、監(jiān)理分部和區(qū)段、施工單位之間信息和來往文件的傳遞、控制。適用于工程參建各方。3.0辦公軟、硬件要求配置齊全、性能良好的硬件設施可以大大提高文控的工作效率，較好的保障信息傳遞的及時、安全和完整；便于監(jiān)理機構能夠及時掌握準確、完整的信息，以便妥善、及時地處理和解決工程項目建設中出現(xiàn)的各種問題。統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)在確保信息傳遞過程中的兼容性，便于資料、數(shù)據的匯總和分析等方面都起著舉足輕重的作用。3.1硬件要求：計算機：應選定1臺計算機作為主機，其配置基本要求：處理器PⅢ及以上，硬盤1.8G及以上，內存128M及以上，性能良好，具備上網條件。傳真機：A4普通紙張傳真機1臺或更多，型號不限，但應確保與各單位兼容，性能良好。打印機：激光打印機1臺或更多，型號不限，但應確保性能良好。掃描儀：分辨率600×1200bsi及以上。文件柜：其數(shù)量根據各自監(jiān)理工程量所預測的資料量自行適當考慮。數(shù)碼相機：1部或更多，主要用于記錄工程影像資料。視頻攝像頭：省區(qū)項目部、監(jiān)理分部及以上各單位均應配置；用于視頻會議。3.2軟件要求：視窗操作系統(tǒng)：Windows98及以上版本；辦公軟件：IE6.0OfficeXP及以上AUTOCAD2000PHOTOSHOP7.0Acrobatreader5.0及以上版本Project2003工程管理系統(tǒng)：**二線信息管理系統(tǒng)；其它業(yè)主、監(jiān)理總部指定應用的軟件。4.0文件處理人員及素質要求由于文件書寫及處理有其特殊性，因此它要求從事此方面工作之員工必須具有以下能力：4.1善于合作的能力文件上傳下達，很自然地和工程各相關參建方發(fā)生聯(lián)系，對此，要求文控人員具有較強之人際關系技巧和協(xié)調溝通能力。4.2寫作能力本工程文控人員不僅要負責文字的錄入，一定情況下還應負責接受領導指派的文件的書寫任務；因此，文控人員進行文件處理工作必須具有一定的寫作基礎知識（如語法、修辭、邏輯等）。文思敏捷、行文迅速、言簡意賅、規(guī)范、切合實際、標新立異的文風是衡量一個合格文控員的重要標準。4.3口頭表達能力口頭表達能力（口齒清楚、表達準確、條理分明、說話得體）是文控人員的基本素質要求。4.4使用現(xiàn)代辦公設備由于辦公自動化越來越廣泛地在文件管理工作中加以應用，作為工程文控人員必須學會使用現(xiàn)代設備，掌握**二線信息管理系統(tǒng)及相關辦公軟件的使用。設備、軟件包括項：（見3.0硬件、軟件要求）5.0文控組織機構各施工監(jiān)理分部文控部各施工監(jiān)理分部文控部項目經理部施工/檢測/制造設計單位項目經理部各職能部門朗威勘設監(jiān)理部文控部監(jiān)理總部文控信息部各施工/檢測單位文控部CPE勘察設計文控部項目經理部綜合部各省市項目部文控員監(jiān)理單位各駐廠監(jiān)造分部文控部制造廠文控員采購/供應項目部文控員業(yè)主（文控組織結構圖）6.0機構設置及職責工程參建各單位根據工程實際情況成立相應的文件控制與管理部門，可稱為“文控部”、也可稱為“文件管理辦公室”負責本單位所有文件書寫、打字、印制、審核、收發(fā)及管理工作。由文控部負責人、文檔收發(fā)員等組成，設置總人數(shù)不少于2人。6.1業(yè)主◆北京**天然氣有限公司**二線輸氣管道工程建設項目經理部（簡稱項目經理部）：設文控機構——綜合部。賦有以下職責：①負責建立**二線工程文控管理體系；根據體系運行情況定期對文控工作進行總結；②編制《文件控制管理辦法》，明確**二線工程各級文控管理范圍，文件保密級別，督促監(jiān)理總部組織實施；③建立項目經理部內部文控管理制度，并確保在本單位內有效運行；◆**二線輸氣管道工程省區(qū)項目部（簡稱各省區(qū)項目部）、項目經理部供應部：設文控崗——指定專人負責文控工作；賦有以下職責：①了解和掌握本項目部所轄各監(jiān)理分部、施工/檢測承包商文控管理情況，向項目經理部綜合部匯報、反映；②認真執(zhí)行項目經理部綜合部制定的各項內部文控管理制度；◆項目經理部其它職能部門負責本部門職責范圍內的文控工作：①各職能部門設兼職文控員、負責本部門文控管理工作；②各專業(yè)工程師均有做好本專業(yè)文控管理的責任，負責自已業(yè)務范圍內文控資料檔案的收集整理、歸檔工作。6.2監(jiān)理◆北京**工程建設監(jiān)理有限公司**二線工程監(jiān)理總部（簡稱**監(jiān)理總部）：設文控機構——文控信息部。賦有以下職責：①協(xié)助項目經理部綜合部建立**二線工程文控管理體系；②根據項目經理部《文控管理辦法》編制控制性文件——《文件控制手冊》，在本單位執(zhí)行的同時，組織《文控管理辦法》及《文件控制手冊》在各監(jiān)理分部的實施。③編制《文控編碼規(guī)定》，報項目經理部審查后，執(zhí)行并下發(fā)各單位運行。④建立基于《文件控制手冊》的各項文控管理制度，并確保在本單位、各監(jiān)理分部有效運行。⑤及時處理監(jiān)理分部、各施工承包商反映的有關文控管理工作方面的問題，就有關情況向項目經理部匯報?！艨辈煸O計監(jiān)理部（簡稱朗威勘察設計監(jiān)理部）、各監(jiān)理分部（包括施工監(jiān)理分部、駐廠監(jiān)造監(jiān)理分部）：均設置專門文控機構——文控部或文控管理辦公室。賦有以下職責：①認真執(zhí)行《文控管理辦法》及《文件控制手冊》，嚴格按照其進行文件控制。負責組織其在各施工承包商中實施。②根據項目經理部、監(jiān)理總部聯(lián)合下發(fā)的《文控編碼規(guī)定》，編制相應《文控編碼辦法》，報監(jiān)理總部審查批準、項目經理部綜合部備查后執(zhí)行。③在認真執(zhí)行監(jiān)理總部制定并下發(fā)的各項文控管理制度基礎上；結合本監(jiān)理分部及所轄各施工承包商實際情況，建立具體的文控管理制度，并確保在本單位和施工承包商中運行。④及時處理監(jiān)理區(qū)段、各施工承包商反映的有關文控管理工作方面的問題，就有關情況向監(jiān)理總部匯報。⑤有權就文控管理工工作向監(jiān)理總總部、省區(qū)項項目部提出好好的建議?！舾鞅O(jiān)理分部下設的的監(jiān)理區(qū)段（或或駐廠組）均均設置文控崗崗——指定專人負負責文控工作作；賦有以下下職責：①按監(jiān)理分部要求，認認真執(zhí)行文控控管理制度及及相關要求；；②定期做好現(xiàn)場資料料的收集；③做好文件的收、發(fā)發(fā)、存及文件件狀態(tài)控制工工作；④通過日常文件管理理，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)各施工承包包商在文控方方面存有的問問題，及時向向監(jiān)理分部反反映和匯報。6.3設計/施工/檢測承包商◆勘察設計、施工、檢檢測、材料設設備供貨商：：均設置專門門文控機構——文控部或文文控管理辦公公室。賦有以以下職責：①負責按照《文控管管理辦法》、《文文件控制手冊冊》的要求，認真真進行文件控控制工作；②認真執(zhí)行監(jiān)理總部部、監(jiān)理分部部制定并下發(fā)發(fā)的各項文控控管理制度；；③通過日常文件管理理，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)監(jiān)理分部、監(jiān)監(jiān)理區(qū)段在文文控方面存有有的問題，及及時向監(jiān)理總總部、監(jiān)理分分部反映和匯匯報。④有權就文控管理工工作向監(jiān)理分分部提出好的的建議。7.0工程文件分類7.1文件分類原則制定分類標準和規(guī)規(guī)則，分類合合理、層次分分明是文件分分類的原則；；也是管理文文件的第一步步，對文件查查找和保存都都極有意義。7.2文件分類方法**二線工程文件件要求采取先先按文件來源源單位不同進進行分類，然然后按管理要要素及文件功功能綜合分類類方法進行；詳詳細情況見下下表：一級分類目錄（按單位）二級分類目錄（按要素、功能）三級分類目錄（僅做參考）項目經理部文件1、管理文件2、技術文件3、變更文件4、培訓考核5、合同文件6、生產計劃7、通用公文8、會議紀要9、工程報表10、工程總結11、簽認報審12、工程記錄報告13、資質資產1、決策立項、招投投標、征地、文控控信息、質量、進度、投資、HSE、其它（規(guī)劃/細則、創(chuàng)優(yōu)優(yōu)計劃歸入質質量）2、圖紙、設計、組組織設計、方方案/措施、其它3、施工變更、設計計變更、設備備/材料改代4、文控信息、質量、進度、投資、HSE、其它5、合同、實物清單及及合同修改6、總運行計劃、總體體進度計劃、年/季/月計劃、征地計劃、物資計劃、工作計劃、作業(yè)計劃其它7、通知、意見、聯(lián)系系函、備忘錄、請示示、建議、匯匯報、建議、報報告、其它8、協(xié)調會、生產會會、專題會、圖圖紙會審、設設計交底、一一次工地會、監(jiān)監(jiān)理例會、工工地經常會、其其他9、施工報表（日報報、周報、月月報）、監(jiān)理理報表（周報報、月報）、工工料機報表（日日、周、月）10、部門總結（文控控信息管理、質量控制、進度控制、投資控制、HSEE管理）、單單位總結（一一般總結、階階段總結、工工程總結）11、投資報審（工量量簽證、撥付付款、索賠等等）、進度報報審（開停工工、計劃、延延工期）、質質量報審、HSE報審、文控控信息報審12、文控信息、質量、進度、投資、HSE、其它13、單位資質、人員員資質、施工工設備、儀器工具省區(qū)項目部文件供應項目經理部文文件監(jiān)理總部文件朗威勘察設計監(jiān)理理部勘察設計單位文件件？監(jiān)理分部文件施工承包商文件檢測承包商文件本單位文件各參建單位根據與與本單位有往往來的單位，按按上述一級目目錄表對文件件進行選擇分分類；對已建建立的每一級級一級目錄均均按收到該單單位的文件進進行二級分類類（從上表進進行選取）；；在二級目錄錄分類合理的的基礎上，各各單位還應進進行文件三級級目錄的劃分分（上表可供供參考選取用用），進一步的細細化由各單位位自行掌握。電子版類文件按文文件總主題在在電腦內進行行初次分類，并并建立一級、二二、三級文件件目錄。紙張文件按一級目目錄分類建立立文件柜，按按二級目錄進進行分區(qū)，按按三級或四級級文件目錄建建文件夾。有條件的單位在文文件分類的基基礎上，可以以自行開發(fā)適適宜的文件管管理系統(tǒng)，進進行文控管理理。見下圖（監(jiān)理總部部自行開發(fā)的的文件管理系系統(tǒng)）：(略)8.0工程文件格式式鑒于各參建單位文文件類別眾多多，文件性質質和出發(fā)點不盡相同同，各方文件件格式均不統(tǒng)統(tǒng)一；為達到到規(guī)范**二線工程程文件格式之之目的，現(xiàn)對對**二線工程程部分文件格格式進行統(tǒng)一一規(guī)定：8.1公文工程參建各方之間間以及與政府府機構、有關關當局等外部部單位就有關關正式問題進進行交流、通通信往來時，均均以公文形式式進行。（如如：通知、意意見、聯(lián)系函函、備忘錄、請請示、建議、匯匯報、建議、報報告等）◆格式要求：見（表表DC-01）公文標題：三號黑黑體字；編號：請參參照項目經理理部、監(jiān)理總總部聯(lián)合下發(fā)發(fā)的《文控編編碼規(guī)定》執(zhí)執(zhí)行主送單位：四號黑黑體字，1..25倍行距距；正文內容：四號宋宋體字，單倍倍行距；單位落款：四號黑黑體字；日期：四號黑黑體字；8.2工程報表工程報表格格式，監(jiān)理總部編編制的《監(jiān)理規(guī)劃劃》中已進行行了統(tǒng)一定制；8.3工程內部備忘忘錄當工程內部人員需需要通信時可可使用工程內內部備忘錄。工程內部備忘錄是非正式的且不能取代公文的地位；僅在對某一理解進行說明和澄清時，或對其他不需或不要求回復的事情才使用工程內部備忘錄?！舾袷揭螅阂姡ū肀鞤C-02）單位名稱：小二號號楷體字；收發(fā)件人等；四號號黑體字；編號：請參照照項目經理部部、監(jiān)理總部部聯(lián)合下發(fā)的的《文控編碼碼規(guī)定》執(zhí)行行；正文內容：四號宋宋體字，單倍倍行距；8.4會議紀要用于記錄各種會議議的內容和形形成的決議，包包括業(yè)主、總總部或分部召召開的及業(yè)主主召開委托總總分部下發(fā)紀紀要的會議。會會議紀要應在在首頁注明會會議時間、地地點、參加單單位和人員，會會議發(fā)言人應應填入相應欄欄中。（會議議紀要中除第第一次工地會會、監(jiān)理例會會單獨做為會會議紀要做為為竣工資料的的一部分外，其其余各種形式式的會議紀要要應為工程竣竣工資料中的的函件類文件件。）本工程程要求以下以以兩種形式存存放，待工程程完工后再按按竣工資料分分類。◆格式要求：見（DDC-03）編碼：參照項項目經理部、監(jiān)監(jiān)理總部聯(lián)合合下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》執(zhí)行；簽發(fā)：由項目目主管領導進進行簽署；正文內容：四號宋宋體字，單倍倍行距；8.5監(jiān)理周報、月月報用于反映本本周、本月工工程進展情況況和本周/月進度、質量量、HSE、投資、文控控信息的監(jiān)理理及管理情況況及存在的問問題，以及對對本周進度、質質量、HSE、投資、文文控信息管理理評價及對存存在問題的分分析，提出下下周施工安排排和監(jiān)理工作作重點（詳細細要求見附件件DC-04）?！舾袷揭螅阂姡―DC-04）編碼：參照項項目經理部、監(jiān)監(jiān)理總部聯(lián)合合下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》執(zhí)行；簽發(fā)：由項目目主管領導進進行簽署；正文內容：：四號宋體字字，單倍行距距；8.6文稿審簽單用于對擬發(fā)發(fā)稿件的審簽簽，加強文件件簽發(fā)管理，避避免亂發(fā)通知知、指令；◆格式要求：見（DDC-05）編號：流水編編號；正文內容：小四號號宋體字，11.25單倍倍行距；8.7文件傳送單文件傳送單用于傳傳送圖紙、規(guī)規(guī)范、管理文文件、技術文文件等受控文文件時填寫（包括上上報文件及轉轉辦文件）。文文件傳送單應應存為工程檔檔案系統(tǒng)中的的函件類文件件，封面及附附件應按工程程文件系統(tǒng)的的主題存檔。如如果收到沒有有附傳送單的的硬拷貝文件件、CD-ROOM或軟盤，也也應另存檔一一張傳送單并并將其返給發(fā)發(fā)件人以承認認收到此文件件。◆格式要求：見（DDC-06）編號號：為所要傳傳送文件的編編號；正文內容：小四號號宋體字，11.25單倍倍行距；8.8文件處理單《文件處理單》用于于對收到（無無論是上級來來文，還是下下級來文）的的需做文件處處理時用，由由單位負責人人、部門負責責人簽署相關關意見，交文文控部進行傳傳達?！舾袷揭螅阂姡―DC-07）正文內容：小四號號宋體字，11.25單倍倍行距；8.9文件傳閱單文件傳閱單用于不不需處理但需需傳閱的文件件，如：工程程動態(tài)、工程程簡報、會議議紀要、監(jiān)理理周、月報等等。◆格式要求：見（DDC-07）9.0工程文件內容容要求工程文件是工程建建設及管理的的再現(xiàn)，各單單位所發(fā)文件件內容必須遵循循以下原則：：◆文件撰寫應言簡意意賅，用詞樸樸實，莊重，力求以以最少的字數(shù)數(shù)最清楚的表表達意思，以以節(jié)省紙張和和閱讀者時間間?！粑募哂休^強的的邏輯性和條條理性，要對對工作有明確確的指導意義義，有針對性性?！艄こ涛募m不必具具有政府公文文之法律性，但但仍必須具有有嚴肅性。10.0文件控制制編碼（索引引構成）**二線項目經理理部與監(jiān)理總總部已編制并并聯(lián)合下發(fā)《文文件控制編碼碼規(guī)定》，對對文件控制編編碼進行了規(guī)規(guī)定，文件控控制編碼可以以作為文件索索引、查閱、分分類歸檔的依依據。對于收收到和發(fā)出的的所有文件，必必須進行編碼碼和登記，并并錄入電子表表格和電子數(shù)數(shù)據庫，以方方便查找。各單位在執(zhí)行過程程中尚需注意意以下幾點：◆各單位必須在《文文件控制編碼碼規(guī)定》的基基礎上，結合本單位位實際情況及及來往文件特特點對《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》進行細細劃，并編制制相應的《文文件控制編碼碼辦法》；◆對于監(jiān)理文件、資資料，為便于于統(tǒng)一管理，監(jiān)監(jiān)理總部已在在《文件控制制編碼規(guī)定》的的基礎上，統(tǒng)統(tǒng)一進行了細細劃（見附件件1《監(jiān)理文件件、資料檔案案序列號一覽覽表》），下發(fā)后與與《文件控制制編碼規(guī)定》一一起構成監(jiān)理理文件控制編編碼體系，各各監(jiān)理分部應應嚴格遵照執(zhí)執(zhí)行。11.0文件控制和管管理11.1文件控制和管管理流程（見下頁）文件控制和管理流流程排版后排版后返回校對文控部登記《收發(fā)文登記表》D01文控員檢查文件完整性、清晰度來文加文控管理用表請示發(fā)文批示按批示不同意擬文或修改后交按批示交各部門處理處理完交文控上報不合格存放單位主管領導審查文控部各職能部門直接處理文控部分類存放按《文控編碼規(guī)定》進行文件借閱登記《借閱登記表》D03文控部催還或續(xù)借登記歸還文控部歸檔處理跟蹤、催辦文件歸檔立卷尚辦理中已辦理完已完臨時存放區(qū)(夾/柜)柜）各相關單位合格不合格返回重索取文件銷毀清理登記報批備案銷毀（文控管理理流程圖）11.2文件書寫管理理文件書寫可由申請請部門提供題題材及資料，文文控部或文控控管理辦公室室公文管理人員員負責完成，也也可由文件申申請部門自行行書寫。此處文件書書寫主要指通通用公文。11.2.1文件書寫寫申請為了防止無實用價價值的文件產產生，浪費資資源，甚至對對工程管理產產生負面影響響。各單位必必須建立“文件申請制制度”，文件正式式書寫之前，提提出申請，經經科學驗證，審審核之后，方方可進入書寫寫階段。11.2.2文件書寫寫程序①由文件書寫需求之之部門或個人人提出，用統(tǒng)統(tǒng)一的發(fā)文稿稿紙起草，附附上統(tǒng)一印制制的《文搞審審簽單》-DDC-05，將審簽單單上需要填寫寫的欄目寫清清楚（擬稿部部門、擬稿人人、擬文日期期、文件全標標題、主送單單位、抄送單單位），經部部門或專業(yè)負負責人簽字批批準，再交文文控部。②公文管理人員進行行審核，審核核內容包括：：◆所擬內容是否與工工程管理文件件、規(guī)章制度度及其他相關關文件相沖突突？◆所擬內容是否與工工程建設相關關？是否為必必須？◆所擬發(fā)放時機、時時間是否恰當當？◆所擬發(fā)送范圍是否否正確，有無無不必要之人人、單位接收收此文件？◆所擬發(fā)文標題與文文件內容是否否一致？◆審核有以上任一不不符合項，文文控人員即應應將草稿返回回擬稿人，或或修改或放棄棄。③文稿經審核后，由由文控人員對對文件進行錄錄入、電腦排排版，套用統(tǒng)統(tǒng)一文件格式式，完成文件件書寫及錄入入。11.3文件發(fā)送管理理文件發(fā)送一般包括括編號、送審審、簽發(fā)、登登記、復印、蓋蓋章、發(fā)送幾幾個環(huán)節(jié)；文文件發(fā)送由公公文管理人員員進行。11.3.1文件編號號文件編號由文控人人員在對文件件進行電腦打打字、統(tǒng)一排版時進進行。文件編編號對文件管管理意義重大大，關于編號號基本原則和和方法《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》（5.0）已做初步步說明。文控人員在進行文件編編號時，要注注意以下幾點點：◆根據文件類別編制制文號，不可可張冠李戴?！粑募幪栆鶕奈募怯涰樞蛐蛞来闻帕?，不不可有空號或或重號。11.3.2文件送審審文件經過電腦打字字統(tǒng)一排版并并編號后，公文管理理人員應送擬擬稿人進行審審校，當擬稿稿人修改、審審校確定無誤誤后，交主管管領導最后審審查，合格后后返回擬文人人簽字、主管管領導簽發(fā)。審審查不合格則則返回由擬文文人重新修改改（見流程圖圖）。若文件較長時，應應附上提綱和和疑難問題、重重點問題說明明，以方便領領導在較短時時間內作出決決定。文稿送送出后，公文文管理人員要要掌握好文件件批轉方向，適適時催詢審批批結果，以免免貽誤工作。為有效管理文件送送審，公文管管理人員應做做好送審登記記，樣表見（《文件送審登記表》-DC-09）。11.3.3文件簽發(fā)發(fā)文件只有經過具有有相當資格之之領導人簽字字后，方可生生效。相當資資格領導人不不限于項目負負責人、主管管領導、項目目負責人指定定賦有權限人人。文件簽發(fā)權限的原原則如下：◆涉及工程全面性及及重大事件文文件，應由項項目負責人簽簽發(fā)；特殊情情況，通過會會議討論通過過，可由主管領導人人簽發(fā)。◆涉及某一方面問題題的文件，可可由主管領導導簽發(fā)；◆對于一般事務性文文（函）件，可可由部門負責責人以上中層層管理人員簽簽發(fā)。文件簽發(fā)應注意以以下幾點：◆及時性。相關資格格人收到待簽簽文件后，應應及時審核、修修改、簽發(fā)，若若有意見或不不明之處，應應詢問并處理理，不可隨意意拖延，以免免影響其他部部門/人員工作?！魢烂C性。簽發(fā)文件件使用習慣簽簽名，以防他他人仿造。簽簽名要具有個個性，要具有有一定仿偽功功能。11.3.4文件登記記文件經相關資格領領導簽發(fā)后，公文管理理人員要首先對對文件進行登登記，登記時時，應注明文文件標題、密密級、文件編編號、擬稿部門、分分發(fā)情況、份份數(shù)、發(fā)文時時間，填寫好好《發(fā)文登記表》--D10，按發(fā)文文所列收件人人進行發(fā)文，做做好發(fā)文記錄錄，并跟蹤文文件辦理狀態(tài)態(tài)，按時送達達目的單位或或目的人。對對于重要文件件還必須加蓋蓋公章后才準準發(fā)送。無論是重要文件、還還是不太重要要文件，都需需要進行登記記，文件登記記方法常用的的有“一文一帳式”和“一帳多文式”，鑒于**二線工程程參建單位眾眾多，發(fā)文范范圍較廣，因因此文件登記記要求采用兩兩者結合的方方式進行：◆對于各單位往來的的通用公文（往往來函件），要要求采取“一帳多文式”；格式見（《發(fā)文登記表》--D11、《收文登記表》--D12）◆對于工程簽認及報報審類文件和和資料，要求求采取“一文一帳式”，即臺帳式式。◆對圖紙的登記，應應建立獨立《圖紙登記表》-DC-13，按圖紙名稱逐一登記。11.3.5文件蓋印印文件蓋印表明文件件的嚴肅性，對對于涉及投資資、質量、變變更等重要事事件的文件須須加蓋印章后后發(fā)送，否則則視為無效文文件。用印時應注意以下下幾點：根據簽發(fā)資格人和和文件類型、性性質選擇相應應權限之印章章。蓋印份數(shù)與原稿標標準印刷份數(shù)數(shù)相同，多余余份數(shù)不蓋章章。用印位置應在落款款正中央，上上不壓正文，下下不壓日期，印印章下沿要稍稍稍壓蓋在落落款年月之上上，即“騎年蓋月”。印章必須端正、清清晰。蓋印時時要穩(wěn)當，對對好方位，切切勿歪斜或顛顛倒。11.3.6文件發(fā)送送公文管理人員進行行文件發(fā)送必必須嚴格按照照文件標注的的發(fā)送范圍（收收、抄送單位位/個人）進行行。本工程文文件的發(fā)送要要求以下三種種方式分別進進行：①人工送達、郵寄發(fā)發(fā)送。適用于于圖紙、管理理文件、技術術文件以及涉涉及撥付款、工工量簽證、工工程變更、重重大質量、安安全問題等事事件時的文件件傳送；短距距離的文件傳傳遞。②電子郵件或軟件系系統(tǒng)發(fā)送。為為提高公辦效效率，各單位位之間往來的的通用公文、工工程報表均要要求采用此方方式進行；對對于其它非重重大事件的文文件也應優(yōu)先先采用此方式式進行。以及及其它經項目目經理部同意意，可以采取取電子郵件或或軟件系統(tǒng)發(fā)發(fā)送的文件。③傳真發(fā)送。適用于于在電子郵件件或軟件系統(tǒng)統(tǒng)發(fā)生故障時時的文件發(fā)送送；以及與沒沒有網絡條件件的單位之間間往來文件的的傳遞。11.3.7文件發(fā)送送的回執(zhí)確認認為了確保文件發(fā)送送準確到位，證證實文件已成成功發(fā)送，對對方已成功接接收；應根據據發(fā)送文件的的方式不同分分別進行確認認，回執(zhí)確認認必須做到及及時。①人工送達、郵寄發(fā)發(fā)送類文件的的回執(zhí)確認。各各單位在進行行發(fā)文的同時時，應配送一一張《文件傳傳送單》（DC-06），收文單單位收到文件件后，立即填填寫該單，反反饋發(fā)件人。②電子郵件或軟件系系統(tǒng)發(fā)送類文文件的回執(zhí)確確認。各單位位在進行發(fā)文文的同時，應應進行電子回回執(zhí)確認，形形式不限，E-MAIIL、系統(tǒng)記錄錄、自動電子回復復等均可。③傳真發(fā)送文件時。在進行發(fā)文的同時，應在文件上標記簽收處，由收件人收文時及時簽收回執(zhí)。11.4文件接收管理理文件接收包括各類類來文的簽收收、登記和閱閱讀等，是對對文件的直接接利用過程。11.4.1文件簽收收文件的來源分為外外部來文和內內部來文，本本手冊只對外外部來文的管管理進行說明明，內部來文文的處理由各各單位自行制制定制度予以以管理；進行行文件簽收前前應首先檢查查文件的完整整性。公文管理理人員對收到到的所有文件件，首先應對對文件的格式式和完備性進進行檢驗，避避免收到無效效文件、不合合格文件。接接收的文件如如有缺頁、不不清晰等情況況，要立即通通知發(fā)件方、文文件提交方補補發(fā)或補交，直直到完整接收收。對于郵寄文件，接接收時可能還還需拆封（拆拆開文件包或或信封，取出出文件的過程程稱為拆封）。拆拆封要由封面面指定人員執(zhí)執(zhí)行，若沒有有特別注明，一一律由文控部部人員負責拆拆封。拆封時時應注意以下下事項：◆注意保護封內文件件。建議用剪剪刀拆封?！糇⒁鈱⒎鈨任募咳〕??！羧〕龅奈募獑为毆毞胖茫豢煽膳c處理過之之文件混放?！魴z查文件上的主送送和封皮上的的主送是否一一致，若不一一致，則應將將封皮附于文文件后備查?！糇⒁鈱⒎馄け４嬉灰欢螘r間，以以備查?！舴鈨妊b有《文件傳傳送單》-DDC-06的應在傳送單單上簽收并及及時退回來件件單位?！粑募唤浲暾邮帐眨瑧皶r給給發(fā)件方回執(zhí)執(zhí)，反饋文件件成功收到信信息，回執(zhí)確確認方法見（文文件回執(zhí)確認認）。11.4.2收文編號號文件收妥清單完后后，要進行編編號，收文編編號按《文件件控制編碼規(guī)規(guī)定》及《監(jiān)理文件、資資料檔案序號號一覽表》（附附件1）進行編號。文文控人員對所所有接收的文文件都應指定定一個合適的的文件編碼、文文件起源代號號、文件起源源代碼、文件件主題代號和和收文日期。11.4.3收文登記記對外部單位來的所所有正式文件件資料均應辦辦理登記，此項工作由文文控部統(tǒng)一進進行。收文登登記應同文件“批辦”、“轉辦”、“傳閱”等文件管理理工作結合起起來。文控人人員在進行文件件登記時，應應注明標題、密密級、文件控控制編碼、收收文號、來文文單位、收文文時間、件數(shù)數(shù)，填寫好《收收文登記表》-D11。收文登記記其它情況與與發(fā)文登記相相同（）；11.4.4收文辦理理來件的辦理由公文文管理人員根根據來件內容容界定文件屬屬性后，交收收件人或相關關資格領導進進行批示，公公文管理人員員根據領導批批示進行文件件的下步處理理（或批辦、或或轉辦、或傳傳閱）；辦文文期間，文控控人員要負責責催辦、督查查和上報需要要的有關情況況。界定文件屬性，對對公文管理人員員的素質要求求較高。文件件屬性按文件件本質意向分分為：批辦類類、轉辦類、傳傳閱類三類。◆轉辦類文件：在本本單位僅為中中間流轉環(huán)節(jié)節(jié)的文件；（如如：需審查后后上報的組織織/方案，收到后后需分發(fā)的圖紙紙等）◆傳閱類文件：需本本單位人員普普遍知悉，或或文件經批辦辦后，根據相相關資格領導導意見需進行行傳閱的文件件；（如：工工程報表、會會議紀要、工工程簡報等）◆批辦類文件：包含含轉辦類文件件，但不包含傳閱類類的所有文件件。①對于收到的處理類類文件：填制《文件件處理單》（DC-07）附于文件之之上，并在處處理單右上角角加蓋收件日日期。按文件處理理單上收件人人或相關資格領導意見見進行下步工工作。②對于收到的審查轉轉辦類文件：應填制《文文件傳送單》（DC-06）附于文件之上，并在處理單右上角加蓋收件日期。給文件指定的收件人或相關資格領導簽署處理意見，復印傳送單或封面一份，根據封面文檔主題存至可讀文件位置，并在首頁上面標明附件存放的位置，如果對于不能復制或不便復制的附件，應在《文件傳送單》（DC-06）首頁注明附件的原件在接收人手里。當接收者已使用完文件后，應將其所接收的“拷貝”原件返給文控部保存。完成復印后，按文件傳送單上指定的地址或接收人予以送達（送達方式為當面送達和郵寄兩種）。③對于傳閱類文件：：應填制《文文件傳閱單》（DC-08）附于文件之上，并在處理單右上角加蓋收件日期，按傳送單上閱覽人順序逐一傳閱，直到最后一位看完后，返回文控部。此外，對于接聽的的電話、口頭頭通知等要及及時做好記錄錄、匯報或轉轉達，有條件件的單位在經經對方允許的的條件下還可可進行電話錄錄音保存。對對于收到的具具有保存價值值的照片、影影像資料也要要妥善保管。11.5文件存放各單位文控部應針針對收發(fā)文件件，分別建立立臨時文件存存放區(qū)（夾和和柜）和專門門的文件夾和和文件柜進行行存放，且文文件應加蓋日日戳，做到分分類有序，便便于查找。各單位文控部應在在對文件進行行合理分類的的基礎上，建建立文件夾系系統(tǒng)（包括實實物文件夾和和計算機中的的數(shù)據文件夾夾），每一文文件在文件夾夾中都有確定定的唯一位置置，文件在文文件夾中按照照反時間的順順序，即后到到的文件放在在上邊，以方方便查找最近近的文件。對對已處理完的的文件要及時時進行歸檔；；對尚在辦理理狀態(tài)的文件件，先期存放放于臨時存放放區(qū)（臨時文文件夾、柜等等），辦理完完畢后才可以以歸檔。現(xiàn)場監(jiān)理資料原始始件由監(jiān)理區(qū)區(qū)段收集后存存放，重要資資料復印件同同時交由監(jiān)理理分部存放；；一般性現(xiàn)場場監(jiān)理資料定定期交監(jiān)理分分部存放，監(jiān)監(jiān)理分部定期期進行清理后后，轉入立卷卷歸檔。現(xiàn)場施工記錄由施施工單位將原原始件留存，保證其安全直到工程結束，然后提交給業(yè)主作為永久檔案保存。重要施工記錄還應提供原始件（一式兩份或多份）或復印件給相應的監(jiān)理區(qū)段，由監(jiān)理區(qū)段同時存放備查。11.6文件狀態(tài)標識識、發(fā)放無論是收到還是發(fā)發(fā)出的管理文文件和技術文文件，文控人人員都要對其其進行狀態(tài)標標識，其狀態(tài)態(tài)標識分：有有效版本、作作廢版本。對對有效版本和和作廢版本分分別加蓋印章章標識，對一一般資料只進進行收發(fā)文登登記備查。凡作廢文件或失效效的文件資料料需存檔保留留的均要加蓋蓋“作廢章”進行標識。文文控部根據主主管部門提供供的發(fā)文范圍圍，確定發(fā)放放份數(shù)，填寫寫《發(fā)文登記表》（DC-10），將正式的的加蓋了文件件受控標識的的有效版本文文件發(fā)至所需需要的部門，并并在新版文件件發(fā)放的同時時，收回舊版版文件并加蓋蓋作廢印章，確確保文件執(zhí)行行部門掌握文文件的有效版版本。11.7文件立卷歸檔檔各單單位文控人員員要對存放的的文件定期進進行清理，對對已經辦理完完畢的重要文文件及有保存存價值的文件件要及時立卷卷歸檔，做到到與工程施工同步步。**二線工程程《竣工資料料管理辦法》、《文控編碼規(guī)定》附件中《檔案序列號一覽表》、國家《建設工程監(jiān)理規(guī)范》以及其它有關建設工程文件立卷或檔案資料的規(guī)定與本部分要求一同構成文件立卷歸檔方法。11.7.1文件立卷卷工程文件的立卷歸歸檔分別按“卷內”、“卷外”進行；“卷內”文件是指須須在工程結束束后如數(shù)的加加以整理編入入“工程檔案”的文件；相相對而言，不不需編入“工程檔案”的文件稱為“卷外”文件。①立卷范圍無論卷內、卷外文文件均要求立立卷。文件立立卷范圍請按按項目經理部部下發(fā)的《文文控編碼規(guī)定定》附件中《檔檔案序列號一一覽表》內容容進行?！熬韮取蔽募牧⒕矸秶?，**二線工程《竣工資料管理辦法》有具體明確，請參照執(zhí)行。以下文件不需立卷：◆重份文件?！粑闯晌牡牟莞搴鸵灰话阈晕募牡臍v次修改稿稿。◆事務性的，臨時性性的沒有查考考價值的文件件材料?！襞c本單位無關之文文件?！魞热荼黄渌募说奈奈募?。如日報報、周報等?！粢话阃鶃砦募夥馄ぁ⒎馓?。②立卷方法和步驟：：第一步：按《竣工工資料管理辦辦法》、《檔檔案序列號一一覽表》確定定本單位的立卷卷文件的范圍圍。第二步：根據立卷卷范圍，清理文件。第三步：按《竣工工資料管理辦辦法》確定本單位需需立卷文件的立立卷方法。第四步：根據立卷卷方法，對需需立卷之文件件進行分類，編編制案卷類目目。第五步：擬寫案卷卷標題。第六步：編寫案卷卷內文件目錄錄及頁碼。第七步：填寫備考考表，注明案案卷存在的問問題及本卷內內需要說明的的情況。第八步：案卷的裝裝訂、裝盒。第九步：案卷的排排列與編號。第十步：填寫案卷卷目錄。11.7.2文件歸檔檔**二線工程建設設文件各參建建單位的文件件歸檔，由各單位文控控部或文控管管理辦公室負責進進行，文控人員應應定期對存放放的文件進行行清理，按歸歸檔范圍進行行歸檔或移交，以確確保工程文件件資料的完整整、準確、安安全和有效利利用。應在各各自的職責范范圍內做好建建設項目文件件材料的形成成、積累、整整理、歸檔和和管理工作。①歸檔范圍**二線工程建設設項目檔案歸歸檔范圍根據據中油股份氣氣石油辦字[20011]213號”通知、北京**天華氣辦辦字[20033]127號文件中有關關建設項目檔檔案管理的要要求，結合22002年1月10日發(fā)布、5月1日實施的國家家標準《建設設工程文件歸歸檔整理規(guī)范范》中《建設設工程文件歸歸檔范圍和保保管期限表》執(zhí)執(zhí)行。歸檔資料包括：***二線工程程建設項目檔檔案、與二線線建設有關的的各類合同、各單位的來往公函、項目經理部、監(jiān)理總部制定的各種規(guī)章制度所形成的文字資料以及涉及**二線建設活動中形成的需予以保存的各種文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文字材料。②歸檔方法文件的歸檔應分別別按電子版文文件紙張類文文件同步進行行。各參建單單位應在按“卷內”、“卷外”對文件進行行立卷歸檔后后，建立工程程檔案。具體體要求請按照照國家檔案局局203年4月1日發(fā)布實施施的《DA/T228-20002建設項目文文件歸檔要求求與檔案整理理規(guī)范》第5.2條以及項目經經理部《文件件控制管理辦辦法》2.3條進行收集集、整理歸檔檔工作。文件歸檔前文控人人員應檢查以以下事項：◆文件是否是正式文文件；◆文件是否在歸檔范范疇之內；◆文件是否已處理完完畢；◆文件簽署、處理等等是否齊全；；◆是否為作廢文件；；◆文件材料是否字跡跡清楚，圖面面整潔；（應采用耐久久性強的書寫寫材料，如碳碳素墨水、藍藍黑墨水等，不不得使用易褪褪色的書寫材材料，如紅色色墨水、純藍藍墨水、圓珠珠筆、復寫紙紙、鉛筆等）11.8文件銷毀文件銷毀指將與本本工程、本單單位關系不大大、無保存價價值、或保存存期已過之文文件，按規(guī)定定集中銷毀的的過程。11.8.1銷毀文件件的范圍◆上級下發(fā)的文件材材料，不需要要歸檔立卷的的?！粑募闹胤?。◆本部門文件、歸檔檔立卷后之余余份?！魺o歸檔立卷價值的的內部刊物、資資料等。◆超過保存期之文件件、資料或案案卷。11.8.2銷毀方式式◆焚燒。注意徹底燒燒盡，不留片片紙只字，同同時注意安全全?！艋垵{。注意包裝裝嚴密，運輸輸妥當，防止止散露及泄密密。11.8.3銷毀程序序①清點：文控人員對對擬銷毀的文文件進行清點點，確定是必必須；②登記：對擬銷毀的的文件進行登登記；③簽批：將登記表報報文控部負責責人、單位主主管領導審核核、簽批；④備案：銷毀，對銷銷毀的文件進進行備案；11.8.4.銷毀文文件注意事項項◆無論采用何種方式式銷毀文件，都都必須實行兩兩人監(jiān)銷?！舸N文件、材料，絕絕對不準當廢廢紙出售給廢廢品收購部門門。11.9文件借閱各單位文控部應編編制內部文件件傳遞和借閱閱等程序，保保證文件管理理的有序進行行和文件的完完整性。文件的借閱，應規(guī)規(guī)定好借閱范圍，對于技術性性資料、保密密性資料等的的借閱，應建建立借閱審批批制，嚴格辦辦理借閱手續(xù)續(xù)。各單位文件借閱均均應由各單位位文控部統(tǒng)一一辦理，未設設文控部的由由文控人員辦辦理。借閱人進行借閱時時，要在《文文件借閱登記記表》（D13）上登記，并按按要求填寫借借閱原因，借借閱時間，歸歸還期限后，才才可取走。文控人員員要定期清查查借閱登記，發(fā)發(fā)現(xiàn)借閱到期期日未歸還的的，要及時催催還。遺失或損壞文件資資料，責任人人要即時上報報，進行復制制修補，必要要時，還應追追究當事人的的責任。文件借閱到期需要要續(xù)借時，借借閱人應及時時到文控人員處辦辦理續(xù)借手續(xù)續(xù)，填寫續(xù)借借時間及歸還還時間并簽字字。11.10文件安全與與保密工程秘密是關系工工程參建各方方權力和利益益，依照特定定程序確定，在在一定時間內內只限一定范范圍的人員知知悉的事項，文文件保密在工工程保密過程程中起著至關關重要的作用用。各參建單單位文控人員都有有保守工程秘密的義義務，在進行行文件管理時，要根據密密級采取相對對應的保密措措施。對所擁擁有的工程文文件應依據工工程參加者對對文件的需要要程度來確定定其安全等級級。11.10.1保密范范圍工程秘密主要包括括下列秘密事事項：◆涉及工程重大決策策中的秘密事事項?！羯形锤吨T實實施的規(guī)劃、計劃、決策等。

◆內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。◆預決算報告及各類投資、造價報表。

◆圖紙、涉及管道埋深尺寸、位置?！羯婕案咝录夹g、專專利等資料◆◆其他經**二線項目目經理部確定定應當保密的的事項。

◆一般性進度、質質量報表、決決定、決議、通通告、通知、行行政管理資料料等文件不屬屬于保密范圍圍。11.10.2密級確確定項目經理部編制的的管理文件“保密工作制制度”（編碼：SE180000-GZZZY-0221-A-22003）中已明確確規(guī)定各類文文件的密級劃劃分及保密規(guī)規(guī)定，請各參參建單位嚴格格按制度執(zhí)行行。11.10.3文件安安全及保密措措施①根據文件密級嚴格格按文件應傳傳達人或單位位控制文件的的傳遞、使用用范圍；受控控文件的分發(fā)發(fā)必須按要求求保密且應分分發(fā)給指定的的人；②過程處理文件要做做到及時清收收，存放；③加強文件的保管；；電子加密；；如：對電子子文件可采取取多重加密，電電子發(fā)文時進進行格式轉換換；紙張類文文件采取加鎖鎖保管等；④凡涉及**二線經經濟技術的、屬屬密級管理的的電子文檔，原原則上不允許許拷入個人使使用的計算機機；確因工作作需要拷進計計算機的、屬屬密級管理的的經濟技術電電子文檔，必必須進行加密密處理；⑤為防止數(shù)據丟失，文文檔電子版記記錄應定期備備份；⑥文件打印、復印失失誤，造成文文件報廢時，要要做到及時銷銷毀報廢文件件；⑦嚴格文件借閱制度度，控制借閱閱范圍；未報項目負責人人書面批準，不不得向外借閱閱或拷貝涉及及**二線經濟濟技術類屬密密級管理的電電子文檔文件件。⑧文件銷毀要嚴格按按銷毀程序進進行。12.0文控檢查與考考評文控控工作的檢查查與考評是通通過上級單位位對下級單位位文件管理情情況的檢查，以以及各單位內內部審查，確確定本手冊被被有效執(zhí)行來來實現(xiàn)。文控控檢查由文控控部獨立進行行組織，或與與其它各職能能管理部門聯(lián)聯(lián)合進行組織織。實施施檢查工作的的單位有責任任制定計劃并并實施檢查，上上報檢查結果果并保存檢查查記錄。12.1內部審查內部部審查由各單單位相關主要要領導組織進進行，分定期期審查和抽查查兩種。各單單位文控部要要制定內部審審查制度明確確內部審查程程序及內審記記錄表格；以以做為外部檢檢查的一個考考核依據；監(jiān)監(jiān)理分部應對對各監(jiān)理區(qū)段段的文控工作作定期進行內內審。審查內容：◆《文控手冊》及內部部文控制度是是否被有效執(zhí)執(zhí)行；◆《文件控制編碼規(guī)規(guī)定》是否被被有效執(zhí)行；；◆文件收、發(fā)、存記記錄、登記是是否齊全；◆文件的簽署是否齊齊全；◆文件的分類及歸檔檔是否按電子子、紙張雙籍籍制進行；◆文件查詢及檢索是是否方便；◆文件的狀態(tài)掌握是是否清晰；◆資料的收集是否及及時、齊全；；12.2外部檢查進行外部檢查的初初衷是對各單單位是否按要要求進行文控控管理進行評評估。獎優(yōu)罰罰劣，起到完完善、促進文控工作之目目的。外部檢檢查分為定期期檢查和抽查查、巡查。檢查內容：◆文控機構、文控人人員落實情況況；◆與外部單位的通訊訊網絡建立情情況；◆文件格式是否按統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行行；◆文件控制編碼編寫寫是否合理；；◆文件的簽發(fā)、蓋章章是否規(guī)范；；◆文件收發(fā)登記是否否齊全；◆文件的處理是否規(guī)規(guī)范；◆文件歸檔是否及時時，規(guī)范；◆文件借閱是否規(guī)范范、登記齊全全；◆文件銷毀是否遵循循程序；◆文件狀態(tài)