2023年電大?？妻k公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案(修改版)謝順昌QＱ:整理辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)11．一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企）（1)[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（２）[文書制作］復印資料。打印文稿及表格(3)［文書解決]在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。（４）[檔案管理]檔案管理。（5)[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（6)［調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。（7)[信息資料]準備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。(9）[接待工作]接待來訪來賓;接待來賓和員工的來訪。（１0）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。(１１）[督查工作]督導一般職工或速記員。（12）[日程安排］替上司定約會并做好記錄；（13）［平常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話;(1４）[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(１5）[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](１６)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事,如銀行、郵局等。公用易耗品重要涉及哪些？辦公用易耗品重要有：（1）信封、紙張;（2）軟盤、光盤等；(３）鉛筆;(4）圓珠筆；（5)簽字筆或鋼筆；(6）修正液或修正帶;（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機(涉及訂書針)、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀;（１0）日歷等；(11）其他,如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié)，互相關系如何？文員工作分為三個環(huán)節(jié):計劃、實行和檢查。(１)計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進行效率會最佳。(2）實行的環(huán)節(jié),要注意:同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種，都要對的地實行;配合上司預期的期限。(３)檢查的環(huán)節(jié),要分析計劃和實績的差異,并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。另一方面，說明三個環(huán)節(jié)之間的關系。三者的關系為：先作計劃,付諸實行，然后檢查結果，圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員一方面要仔細制定計劃,然后根據(jù)這個計劃去實行，并嚴格檢查其結果,使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書,不要抄襲。五、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y識。１．請示方法和報告方法;2.計劃方法和總結方法;3.受意方法;4.傳達方法;5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法;7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領略上司在會議發(fā)言、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領略)和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和見解等)。受意方法要注意：(1)善于領略上司意圖,不要曲解上司意圖；(２）備好記錄本，記錄下指示要點;（3)注意傾聽，專心判斷指示的用意；(４）必要時可以提問,直至明了意圖為止,但不要打斷談話;(5)如有不批準見,可以公開提出,但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度;（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實行。結合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結識到,在受意時，充足做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介,內(nèi)容要涉及四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來,我再次向總經(jīng)理詢問,并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。注意:同學們在回答這道題的時候,可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思緒作答;并且要注意結合教材,聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的因素大多是不結合實際談自己的感受,同學們在回答本題時要加以注意。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。(1)都應先問好，再傳達自己的信息；(2)都應保持耐性、熱情的態(tài)度;（3）通話結束,應讓對方感受到自己快樂的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：(1）打電話應一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。(２）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍;接電話則沒有這一步。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途,比較其與一般會議的不同,談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。(1）基本用途：“電視會議”重要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文獻、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議,聲音清楚宛如一室。(2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。(３)各自的優(yōu)劣:“電視會議”——優(yōu):通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的規(guī)定較高?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效,消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能;劣：費用高,技術含量高。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1)按照收件人的姓名分揀;（2）按照郵件的重要性分揀；（３)按照收件部門的名稱分揀。四、如何解決上司不在時的郵件？答：1、假如上司習慣于天天給辦公室打電話,就應當把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大體記錄，這樣就可以隨時向上司報告；2、假如上司沒有天天給辦公室打電話的習慣,應當積極打電話把需要上司親自解決的郵件告訴他,或者傳真一份給他；３、假如上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都告知給他；4、盡也許多解決一些郵件，在給上司的告知中應清楚地說出郵件的主題,或者把郵件交給公司其別人解決;5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如３—１、3—2、3—３、3—4),這樣就會知道所寄的郵件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地,在郵包上編號就顯得尤為重要了；6、假如上司正在度假,并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時,可以把需要上司親自解決的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復．7、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標上“需要簽字的郵件”、“需要某某解決的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”（上司也許想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？(1)上司正在開會時;(2）上司繁忙時;（3)上司即將外出時；(４）遠道來訪或有重要事情的來訪時。7、簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應注意的一些問題。答：記錄內(nèi)容:a、會議名稱;b、會議記錄人的姓名、蓋章;ｃ、時間(開始時間、結束時間）ｄ、會議地點;e、議題；f、主持人、主席;g、出席者名單；ｈ、會議的通過情形及結論;i、相關的資料；ｊ、下次會議預定的日期;注意事項：ａ、以決定事項為重點,逐項列出較易明了;b、簡潔而有要領地寫出會議通過,不必寫所有人員的發(fā)言；c、要注意的是,要寫什么議題？以如何的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言?有什么答復？表決結果有沒有定案？這些都要簡要地寫上;ｄ、要寫對的，寫清楚,要注意會議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容,不可寫記錄的主觀感覺,用主觀意識去影響記錄內(nèi)容。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)31、日程安排計劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例,編制一份××預定表。答:日程按排計劃表可分為：（1)年預定表(2）月預定表、周預定表、日預定表（３)周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃,此預定計劃比月預定表更具體。年預定表一月5日（星期一)開工典禮８日（星期四）董事長視察二月2日（星期二）常務董事會9日（星期一）公司紀念日２５日(星期三）成本會議三月２日（星期一）常務董事會３日（星期二）分行經(jīng)理睬議2５日（星期三）成本會議二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況,其一是與業(yè)務有關的部分,此外是上司身邊的純粹私事：(1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事,但認為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充足的便利。(２）純私人性請求時——碰到這種情形,就把它當作上司運用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。財物管理。涉及:(1）薪金收入管理——薪金收入達成一定的金額,或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得,或直接替上司辦理申報手續(xù)。（２）支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函,并做紀念保管。３、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務”,將相關內(nèi)容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會。準備宴會需要精心、細心和耐心。正式宴請應當完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參與宴會的每一個人都應彬彬有禮,溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細節(jié)問題。文秘人員應當準備一份備忘錄,列出需要解決貫徹的事項。（如下圖所示)項目或任務完畢任務情況備注、提醒負責人完畢進度宴請人數(shù)是否貫徹?男女比例？接待人？重要客人的陪同、接待場地是否貫徹？時間？場地布置是否貫徹?特殊規(guī)定?餐桌上的裝飾品、姓名標簽是否貫徹?提供者？菜單選擇是否貫徹？酒、飲料是否貫徹？特殊飲食規(guī)定?招待員安排是否貫徹?管理?現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本門口的接待工作上司的特別提醒、規(guī)定（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間專人負責?來賓的司機安排、車輛停放意外情況(停電、客人酒醉等）桌椅擺設、其他物品準備結束后清場答:文秘人員應在宴請開始的前幾天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細化成更具體的表格,逐項擬定期限，規(guī)定負責人完畢進度，在宴請的當天,文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排,有否臨時發(fā)生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當天應負責招待的工作，迎客、帶路,宴會結束分送紀念品禮物，以及送客,要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)4一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應用的一般場合?？陬^語言的基本特性：(1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了,也許留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚，盡也許說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分,都是通過重音表達的。(3)有歧義。由于漢字一音多字。(4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如,莊重的場合,口語應規(guī)范、簡明些；休息時間,口語可生動些，語調(diào)也可輕松、快樂些。敬語使用的一般場合:(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2）與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。（3)敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者;有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。二、簡要闡述社交話題的選擇。合適的話題涉及：(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題,如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（３）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;(５）積極、健康的生活體驗的話題;(6）風趣、風趣的小故事,無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題涉及:（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。(2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（5)夸耀自己的話題。（６)庸俗的、色情的話題。（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。三、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的重要形式為：（1）落款章;(2）更正章;(３)證見章；(4）騎縫章；(5)騎邊章；(6）密封章;（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(１)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來表白作者的法定性和文獻的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。收文解決的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則:(1）屬于方針政策性的,關系本機關工作全局的指揮性文獻或重大問題的請示、報告之類的文獻,均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或解決；(2）屬于機關平常事