論-IT-項目團隊知識地圖與職責(zé)分配矩陣的構(gòu)建

4/4構(gòu)建以IT項目團隊知識地圖與職責(zé)安排矩陣的實踐摘要：在IT項目人力資源管理中，知識地圖扶植企業(yè)動態(tài)確定組織中符合所需知識條件的人員，而職責(zé)安排矩陣則可以有效明確所確定的人員在項目中的職責(zé)。本文深化探討了在IT項目團隊中知識地圖的作用，分析知識地圖的結(jié)構(gòu)，并結(jié)合知識地圖的構(gòu)建，探討其應(yīng)用。更進(jìn)一步，文章分別分析了三種不同類型的職責(zé)安排矩陣，對其各自特點,適用條件等綻開探討，以有利于IT項目依據(jù)自身特點進(jìn)行選擇。最終，文章分析了知識地圖和職責(zé)安排矩陣在一個IT項目案例中的實際應(yīng)用。關(guān)鍵字：IT項目；知識地圖；職責(zé)安排矩陣Abstract：InthefieldofhumanresourcesmanagementinITproject,theKnowledgeMaphelpstheenterprisestofindouttheproperemployeesdynamically,whoareequippedwithknowledgeandexperiencerequiredbycertaintask.Ontheotherside,theResponsibilityAssignmentMatrixcaneffectivelydeterminetheseemployees’specificdutiesandresponsibilitiesintheproject.ThisarticleanalyzesindepththeroleoftheKnowledgeMap,analyzingitsstructure,anddiscussinghowtobuildandapplytheKnowledgeMapintheITprojectteam.Furthermore,inordertofacilitatethechoicesofITprojectsmanagers,thisarticlestudiesthreedifferenttypesofResponsibilityAssignmentMatrix,includingtheirdiversefunctions,characteristics,andapplicationconditions.Finally,thisarticleputsforwardacase,whichembodiestheapplicationofKnowledgeMapandResponsibilityAssignmentMatrix.KeyWords：ITProject,KnowledgeMap,ResponsibilityAssignmentMatrix1．引言IT項目實施過程中，借鑒和學(xué)習(xí)已有的知識閱歷是特別必要的。這些知識閱歷既包括技術(shù)方面的積累，例如以往系統(tǒng)的需求調(diào)研報告,規(guī)劃分析報告,各種開發(fā)文檔,通用功能代碼,數(shù)據(jù)存儲方案,客戶服務(wù)常見問題等等；也包括項目管理方面的積累，例如獲得之前相像規(guī)模,相同難度系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度規(guī)劃,資源安排,成本限制等各種閱歷。明顯，如何描述團隊的什么成員駕馭了哪些知識，并將這些知識實力與團隊面臨的任務(wù)相對應(yīng)，科學(xué)的為合適的人員指派適當(dāng)?shù)墓ぷ鳎瑢τ谛畔⑾到y(tǒng)項目具有重要作用。知識地圖和由此建立的職責(zé)安排矩陣，是目前解決此類問題的重要工具。2．IT項目團隊的知識地圖知識地圖（KnowledgeMap,KM）是描述企業(yè)所擁有知識資產(chǎn)的指南，刻畫了不同類別的各項知識在企業(yè)中所在位置或來源。一般而言，項目團隊的知識地圖中并不描述知識的具體內(nèi)容，而主要包含了項目成員,知識類別,流程之間的關(guān)系，其功能在于當(dāng)須要某項專業(yè)知識時，幫助運用者快速而正確地找到所欲找尋知識的擁有者。2.1IT項目知識地圖的結(jié)構(gòu)如表1所示，信息系統(tǒng)項目中一個典型的知識地圖結(jié)構(gòu)由項目知識點和項目成員兩個坐標(biāo)刻畫，常見的知識點包括：需求分析,系統(tǒng)設(shè)計,代碼編寫,測試調(diào)試,硬件配置,網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃,數(shù)據(jù)管理,實施規(guī)劃,運行維護(hù)等。項目成員與項目知識點的聯(lián)系，地圖中從實力和愛好兩個方面進(jìn)行描述。依據(jù)項目成員對不同知識點的駕馭程度，對成員的實力進(jìn)行評價打分，然而成員在某一方面知識豐富,實力優(yōu)異，并不意味著肯定是完成相關(guān)任務(wù)的最佳人選。比如，多年從事某種功能測試的資深人員，積累了充分的閱歷實力，但由于感覺工作重復(fù)枯燥，缺乏挑戰(zhàn)，而丟失了對工作的愛好，甚至責(zé)任心，選擇這樣的人員，反而會導(dǎo)致工作的失敗。因此，項目地圖中引用愛好作為實力的補充，評價人員與知識點的聯(lián)系。尤其在人力資源有限的狀況下，當(dāng)僅從實力角度無法選擇出相應(yīng)的成員時，便選擇雖然實力值不是最高，但愛好值較高的人員，并在實際項目中漸漸培育和積累此類人員的實力，借助人員對相應(yīng)知識的極大愛好，保障項目順當(dāng)進(jìn)行。表1某IT項目團隊知識地圖示例2.2IT項目知識地圖的構(gòu)建在建立IT項目團隊的知識地圖時，可以遵循以下步驟：（1）從項目積累和借鑒的文檔中，提取知識點，比如系統(tǒng)可行性報告,需求分析書,用戶調(diào)查表格,分析開發(fā)文檔,美工設(shè)計報告,常見功能代碼,測試報告,車輛運行報告,庫存成本報告等。在項目進(jìn)展的每個階段都有相應(yīng)的文檔進(jìn)行總結(jié)，這些文檔涵蓋了項目所須要的知識技能，項目團隊須要分析項目具體需求特征，從中對項目的知識點進(jìn)行提取。（2）利用專家對專業(yè)領(lǐng)域知識的熟識和部門領(lǐng)導(dǎo)對成員的了解，對項目成員在各知識點上的實力和愛好打分，分值可以為百分制或10分,5分制的肯定分值，也可以是1,3,5,7這樣的重要程度相對分值。不管是什么具體方法，都要避開其中可能的主觀性,沖突性，盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實性，并采納科學(xué)的技術(shù)方法對打分結(jié)果進(jìn)行處理。（3）知識地圖須要常常維護(hù)與更新，當(dāng)有人員離職,加入團隊時，公司有可能會失去或得到某項知識，當(dāng)有員工參與培訓(xùn)后，公司有可能會在某個知識點上增加人員儲備，甚至新增加知識點。這時的維護(hù)更新能夠保證地圖反映的是企業(yè)目前真實的知識狀況，從而發(fā)揮知識地圖的最大效益。2.3IT項目知識地圖的應(yīng)用關(guān)于知識地圖，在應(yīng)用中有一些須要留意的地方，包括：（1）利用專家對專業(yè)領(lǐng)域知識的熟識和部門領(lǐng)導(dǎo)對成員的了解，對成員在相應(yīng)知識點的實力和愛好打分，為了避開其中可能的主觀性,沖突性，應(yīng)盡力保障數(shù)據(jù)獲得的真實性，并采納科學(xué)的技術(shù)方法對打分結(jié)果進(jìn)行處理。（2）知識地圖不是固定不變的，須要常常維護(hù)與更新，才能保證地圖反映的是企業(yè)目前真實的知識狀況，從而發(fā)揮知識地圖的最大效益。比如，某位高級工程師離職后，公司很可能會失去某項技術(shù)的深層知識，或是當(dāng)員工接受了某個課程的培訓(xùn)后，公司可能會在某個知識點上增加人員儲備，甚至新增加了知識點，同時，不同時期的知識地圖，可以反映企業(yè)知識資產(chǎn)與知識需求的變化。（3）不同類型的知識地圖，適用在不同的工作性質(zhì)上。比如，管理者因為須要開發(fā)某個網(wǎng)站組建項目團隊，假如企業(yè)建立了由知識概念分類為刻畫維度的知識地圖，則可以用來幫助管理者獲得在網(wǎng)站閱讀,搜尋檢索,主題學(xué)習(xí),分類編目等方面較為擅長的人員；另一方面，假如企業(yè)建立了主要描述流程的知識地圖，則管理者可以在開發(fā)過程中獲得各環(huán)節(jié)最佳實踐,常見問題的推斷與解決等方面的知識支持。3．IT項目團隊的職責(zé)安排矩陣通過項目知識地圖，管理者可以依據(jù)所面臨的項目任務(wù)，動態(tài)確定組織中符合所需知識條件的人員。項目團隊的知識地圖建立之后，職責(zé)安排矩陣（ResponsibilityAssignmentMatrix）是進(jìn)行成員職責(zé)安排的第二步。為了保證項目中各項工作順當(dāng)進(jìn)行，就必需將工作與人力資源的關(guān)系明確，每項工作安排到具體的個人（或小組），并指定負(fù)責(zé)人，同時假如是多人協(xié)作完成，還要明確不同的個人在這項工作中的職責(zé)。在IT項目管理中，這部分內(nèi)容最常運用的方法為職責(zé)安排矩陣。3.1未定義第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣職責(zé)安排矩陣以活動（或工作包）和人員為兩個坐標(biāo)，反映了與每個人員相關(guān)的全部活動，以及與每個活動相關(guān)的全部人員。依據(jù)知識地圖中不同人員所具備的知識和彼此之間的關(guān)系，將人員對于活動的影響分別用重要P（Primary）和次要S（Subordinary）表示，選擇的依據(jù)就是在知識地圖中各知識點上成員的實力和愛好得分。例如，表1表明，Ann在系統(tǒng)分析方面的技術(shù)實力和愛好是表現(xiàn)出眾的成員，因此可以作為項目系統(tǒng)分析活動的負(fù)責(zé)人，而依據(jù)Carlos所具備的條件，管理人員認(rèn)為其不相宜作為系統(tǒng)分析活動參與者，而應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)測試活動的負(fù)責(zé)人。由此得到了如表2所示的職責(zé)安排矩陣。表2某IT項目職責(zé)安排矩陣3.2定義第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣在實際應(yīng)用中，人們發(fā)覺3.1中所描述的職責(zé)矩陣雖然可以明確成員的職責(zé)，但作為起從屬作用的成員，矩陣沒有體現(xiàn)他們彼此之間在實力和愛好方面的差異，團隊面臨重要任務(wù)時，假如須要選擇骨干成員擔(dān)當(dāng)責(zé)任，或負(fù)責(zé)人短暫離開團隊，須要有人臨時代理時，表2所示的矩陣并不能協(xié)助決策。項目第二負(fù)責(zé)人概念的提出，可以有效的解決這個問題。在成員中，選擇那些具備肯定技術(shù)實力和發(fā)展?jié)摿Φ某蓡T，即實力得分達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，同時愛好得分較高，可以在團隊中明確地定義為項目第二負(fù)責(zé)人，得到表3所示的職責(zé)安排矩陣，其中S1即為項目第二負(fù)責(zé)人。表3定義項目第二負(fù)責(zé)人的職責(zé)安排矩陣第二負(fù)責(zé)人的存在，為項目管理帶來了如下的好處：第一，提高了項目的穩(wěn)定性，作為主要負(fù)責(zé)人的成員離職或休假時，第二負(fù)責(zé)人可以自然接替，不會出現(xiàn)不熟識項目狀況而阻礙項目進(jìn)展的狀況；第二，為成員職業(yè)生涯發(fā)展創(chuàng)建良好條件，S1的存在肯定程度上對主要負(fù)責(zé)人造成了競爭壓力，同時也為主要負(fù)責(zé)人的升職掃除后顧之憂，假如某項工作只能由一個人擔(dān)當(dāng)，雖然這個人可以漸漸成為專家技師，但也說明這個人不可取代，不能升職到其他崗位。3.3定義多種關(guān)系的職責(zé)安排矩陣以上分析了兩種項目團隊組成成員的職責(zé)安排過程，須要留意的是，有時為了進(jìn)一步明確在項目進(jìn)行過程中須要詢問意見，或須要將相關(guān)信息通報的人員關(guān)系，還可以用負(fù)責(zé)（Responsible）,有責(zé)（Accountable）,詢問（Consult）和通知（Inform）分別表示各種關(guān)系，即可得到PMBOK（項目管理知識體系）中描述的職責(zé)安排矩陣，如表4所示。表4某項目的職責(zé)安排矩陣在大型項目中，存在不同層次的職責(zé)安排矩陣。高層次的職責(zé)安排矩陣往往與工作分解結(jié)構(gòu)（WBS)相關(guān)，界定哪個個人或小組負(fù)責(zé)哪一部分工作；低層次的職責(zé)安排矩陣描述某個具體活動小組內(nèi)部每個人員的角色,職責(zé)和授權(quán)水平。除了職責(zé)安排矩陣，還可以借助文字描述更多相關(guān)信息。例如須要具體界定的職責(zé)，可以通過文字描述崗位人員職責(zé),授權(quán),實力和資格等方面的信息，而不僅僅用表中的字母來標(biāo)示。4.案例：某學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)團隊知識地圖與職責(zé)安排矩陣某學(xué)院網(wǎng)站項目組以WBS圖中沒有下一層的任務(wù)模塊為基準(zhǔn)，依據(jù)工作的類似性確認(rèn)崗位，以實力分和愛好分評價團隊成員。實力打分依據(jù)員工的技能對本職位的勝任程度，從以下幾方面評價：1．由項目經(jīng)理對該員工在各個崗位的實力打分；（權(quán)重1）2．本人對自己各個崗位的擅長程度進(jìn)行打分；（權(quán)重2）3．由同事對員工在各個崗位的實力打分；（權(quán)重3）最終的加權(quán)平均和為得分。特殊說明的是項目經(jīng)理的實力分由（2）和（3）折合相應(yīng)比例計算得到。愛好分打分由項目組成員自己完成。下面分別給出了實力分和愛好分的打分標(biāo)準(zhǔn)：1．實力分打分標(biāo)準(zhǔn)：5分：熟識運用此方面的知識，有豐富的實踐閱歷，能夠領(lǐng)導(dǎo)其他成員完成相應(yīng)工作。4分：熟識此類知識，但閱歷不夠豐富。3分：對此類知識有肯定了解，須要進(jìn)一步學(xué)習(xí)。2分：對此類知識有過少量接觸，不過缺乏深化了解。1分：對此類知識完全沒有了解。2．愛好分打分標(biāo)準(zhǔn)：5分：此類工作完全符合本人的愛好，對該工作抱有極大的熱忱。4分：對該工作比較有愛好，能夠比較開心地完成工作。3分：能夠以平常心態(tài)完成該項工作，談不上有愛好。2分：能夠牽強接受該工作，盡量完成任務(wù)。1分：特別厭惡此類工作。得到項目的知識地圖，如表5所示。表5學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)項目組成員知識地圖得分表依據(jù)知識地圖得分表，制定本項目小組職責(zé)安排矩陣，所遵從的規(guī)則是：P（活動負(fù)責(zé)人）的選擇：（實力分*90%+愛好分*10%）最大者S1（活動第二負(fù)責(zé)人）的選擇：（實力分*70%+愛好分*30%）大于等于4分者須要說明的是，假如出現(xiàn)多人分值相同時，依據(jù)活動的工時支配隨機選取相宜人選；本項目中沒有詢問和通知職責(zé)的安排。職責(zé)安排矩陣如表6所示。表6學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)項目成員職責(zé)安排矩陣5.結(jié)論以上探討了在IT項目人力資源管理中兩個重要的工具，即知識地圖和職責(zé)安排矩陣，通過它們IT項目團隊可以依據(jù)所面臨的任務(wù)，指派知識,實