歸檔文件整理培訓(xùn)

1行政管理科檔案管理2準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄決策制定的參謀和幫手企業(yè)宣傳的資料庫(kù)企業(yè)文化的活標(biāo)本員工成長(zhǎng)的斷代史檔案的意義與作用目錄3術(shù)語(yǔ)和定義收集與歸檔整理方法新舊規(guī)則對(duì)比術(shù)語(yǔ)和定義4歸檔文件：指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為管理類檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料件：指歸檔文件的整理單位。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程術(shù)語(yǔ)定義—件5文件正本與不同稿本1、一般，文件的正本與定稿為一件，定稿過(guò)厚的，也可單獨(dú)為一件；2、重要文件須保存歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿各為一件。正文與附件1、一般正文與附件為一件；2、附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。正文與文件處理單與文件做為一件原件與復(fù)制件做為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文做為一件報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件來(lái)文與復(fù)文可為一件*注：“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。6合同歸檔目錄7強(qiáng)化收集簡(jiǎn)化整理細(xì)化檢索深化利用收集與歸檔8收集依據(jù)歸檔范圍收集樹立大檔案觀，按照知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案收集范圍。歸檔1、歸檔要求2、依據(jù)歸檔范圍價(jià)值鑒定（確定歸檔與不歸檔范圍、保管期限）3、歸檔時(shí)間3、歸檔份數(shù)4、歸檔措施不歸檔范圍制度約束法歸檔范圍限定法考核獎(jiǎng)懲法宣傳教育法重點(diǎn)線索追蹤法主動(dòng)服務(wù)法領(lǐng)導(dǎo)表率法蓋章歸檔法平時(shí)歸檔法責(zé)任協(xié)定法歸檔的控制措施收集與歸檔—平時(shí)積累9嚴(yán)格登記及時(shí)收集嚴(yán)格檢查隨辦隨歸妥善管理整理方法10歸檔文件整理步驟裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒整理-裝訂1113452裝訂：1、按“件”裝訂；2、去除金屬物；3、線裝；4、A4幅面；5、不壓字、不倒頁(yè)、不掉頁(yè)、不損壞文件材料。6…整理-分類1213452分類：“年度—保管期限—類別”進(jìn)行分類6年度永久黨群管理行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理定期黨群管理行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理整理-排列1313452排列：“歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按時(shí)間結(jié)合事由、重要程度排列”61、同一事由的歸檔文件按時(shí)間順序排列；2、不同事由的歸檔文件可將主要職能、重要活動(dòng)形成的文件材料排列在前，或按責(zé)任者、承辦部門集中排列；3、對(duì)具有保存價(jià)值，但未及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)排列在相應(yīng)年度某一保管期限歸檔文件的最后，或與相關(guān)文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說(shuō)明。整理—編號(hào)1413452編號(hào)：“檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、保管期限、一級(jí)類目號(hào)、件號(hào)”61112131411121314永Y定D2013全宗號(hào)·年度·保管期限·一級(jí)類目號(hào)·件號(hào)001·2013·D·11·1025·2013·D·11·2025·2013·D·11·3025·2013·D·11·4025·2013·D·12·5025·2013·D·12·6025·2013·D·13·7025·2013·D·13·8025·2009·Y·13·20檔號(hào)025·2009·Y·13·20年度永久黨群管理行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理定期黨群管理行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理檔號(hào)025·2009·Y·13·20整理—編目1513452編目：“歸檔文件逐件編目”6一般填寫形成歸檔文件的單位名稱會(huì)議記錄、紀(jì)要，要在題名內(nèi)補(bǔ)充主要內(nèi)容、議題。格式如下：**單位第*次會(huì)議紀(jì)要（1、***；2、***）整理—裝盒1613452裝盒：“歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒”6全宗號(hào)025定新舊規(guī)則對(duì)比17OLD1、規(guī)范性引用標(biāo)準(zhǔn)：企業(yè)檔案工作規(guī)范、國(guó)家檔案局8號(hào)令、10號(hào)令；2、裝訂：左上角；3、分類：年度-保管期限-類別；4、保管期限：永久、定期5、全宗號(hào)；6、編檔號(hào)：全宗號(hào)·年度·保管期限·一級(jí)類目號(hào)·件號(hào)；7、檔號(hào)章8、歸檔范圍：有增加、有調(diào)整9、檔案盒式樣、歸檔文件封面有調(diào)整1