賬務(wù)處理子系統(tǒng)

第三章賬務(wù)處理子系統(tǒng)教學(xué)要求1、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理和數(shù)據(jù)流程。2、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)初始設(shè)置、日常操作、出納管理及期末業(yè)務(wù)處理。要求能夠處理日常的會計核算業(yè)務(wù)。3、掌握輔助核算方法。4、熟悉會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體體現(xiàn)。一、計算機賬務(wù)系統(tǒng)中會計業(yè)務(wù)處理的基本流程1、編輯輸入記賬憑證或機制憑證。2、對輸入的記賬憑證進行審核。3、人工控制由計算機自動完成記賬工作。4、人工控制由計算機自動完成結(jié)賬工作。5、人工控制由計算機自動進行銀行對賬。第一次投入使用計算機會計賬務(wù)系統(tǒng)時，應(yīng)通過系統(tǒng)初始設(shè)置完成建帳工作。

原始憑證編制記帳憑證臨時憑證文件審核記帳憑證文件期未業(yè)務(wù)處理發(fā)生額余額文件編制輸出會計報表總帳

明細帳輔助帳二、通用賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能結(jié)構(gòu)1、系統(tǒng)初始化2、憑證處理3、出納管理4、賬簿輸出5、往來管理、部門管理、項目管理等輔助核算項目的管理6、期末業(yè)務(wù)處理（包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)”工作。三、帳戶處理系統(tǒng)的初始化（一）、賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置概述

賬務(wù)系統(tǒng)初始化的概念：使用通用軟件的單位根據(jù)本單位的賬務(wù)處理和財務(wù)管理的具體情況，利用系統(tǒng)提供的初始設(shè)置功能對系統(tǒng)進行初始化設(shè)置。財務(wù)主管或財務(wù)主管指定的專人進行。一般在賬套使用后不再重新設(shè)置或修改，以后各年度也不必重復(fù)此步，如需修改應(yīng)在年末結(jié)賬后進行分為基本設(shè)置，如賬套的設(shè)置（是系統(tǒng)工作必不可少的）；深入設(shè)置——基礎(chǔ)信息、核算要求等（是為了方便用戶使用，提高工作效率而進行的）。初始設(shè)置前的準(zhǔn)備工作閱讀使用手冊確定會計科目、憑證類型會計科目的確定設(shè)置會計科目應(yīng)該滿足五個條件：核算、管理及報表要求，會計相對穩(wěn)定、滿足會計制度憑證類型的確定：有五種可選擇，一旦選擇好并使用，不允許再修改或刪除，因此必須根據(jù)單位核算和管理的要求來確定記賬憑證的類別。會計數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備往來賬數(shù)據(jù)（實驗二）銀行賬科目余額（實驗三）憑證摘要（簡明扼要并能夠確切反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實質(zhì)內(nèi)容。確定會計組織和人員分工（實驗一）

（二）帳務(wù)處理系統(tǒng)初始化的具體內(nèi)容1、帳務(wù)處理子系統(tǒng)控制功能的設(shè)置（系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置）1）憑證控制設(shè)置（1）制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)能夠進行的控制。

（2）外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式─固定匯率、浮動匯率。（3）憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進行的操作控制（4）憑證編號方式控制：其中“系統(tǒng)編號”為填制憑證時，按照憑證類別按月自動編制憑證編號。“手工編號”為在制單時手工錄入憑證編號。（5）往來控制方式：客戶往來款項和供應(yīng)商往來款項是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由賬務(wù)處理子系統(tǒng)核算。2）賬簿設(shè)置：用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。3）明細權(quán)限設(shè)置對操作員的操作權(quán)限作進一步控制

2、會計科目設(shè)置1）會計科目設(shè)置的內(nèi)容科目名稱:分為中文名稱和英文名稱科目,科目中文名稱和英文名稱不能同時為空?？颇烤幋a應(yīng)該是全編碼，科目編碼必須唯一，必須先建上級科目再建下級科目，一級科目編碼必須符合規(guī)定。2）會計科目模塊設(shè)置的功能（1）科目增加：該功能允許增加一個新的會計科目，增加時要進行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現(xiàn)，保持科目代碼的唯一性。

（2）科目修改：當(dāng)科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。已使用的科目不能增加下級。

（3）科目查詢：（4）科目刪除：對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級科目。

（5）科目打?。涸摴δ芸蓪崿F(xiàn)科目的簡單和明細打印。（6）科目保存：該功能是將科目設(shè)置的內(nèi)容保存在科目文件中。

3、科目編碼方案（1）編碼原則：一級科目代碼應(yīng)該使用財政部統(tǒng)一規(guī)定的代碼(一般四位數(shù))。其他各級科目碼應(yīng)按使用單位的實際情況，在滿足核算和管理要求的基礎(chǔ)上自行設(shè)置。科目編碼必須唯一；科目編碼必須按其級次的先后次序建立。（舉例）（2）編碼時應(yīng)注意的問題：科目代碼應(yīng)輸入全碼，即從一級科目至本級科目的各級代碼組合而成的代碼組?？颇看a必需具有唯一性，即每一個會計科目有而且只有一個代碼來代表。科目代碼要在滿足核算和管理的前提下適合計算機識別和分類處理?？颇看a應(yīng)簡單明了，便于操作人員記憶和使用?？颇看a既要反映科目間的統(tǒng)屬和邏輯關(guān)系，也要盡量減少位數(shù)，以免增加輸入和運算的工作量，增加出錯的可能性?？紤]到單位業(yè)務(wù)的擴展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應(yīng)具有一定的擴展性，以便需要時能夠靈活對科目進行增刪。

4、會計科目輔助核算小規(guī)模企業(yè)，可將往來單位、個人、部門、項目通過設(shè)置明細科目來進行核算管理。往來業(yè)務(wù)工作量大的企業(yè)，應(yīng)采用將上級科目設(shè)為末級科目并將其設(shè)為輔助核算科目（見P42舉例）5、憑證類別設(shè)置系統(tǒng)提供五種常用憑證分類方式：1）記賬憑證2）收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證3）現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證4）現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證5）自定義憑證類別特別提醒：在錄入憑證之前，應(yīng)進行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。對五種限制類型要充分理解（例如，借方必有表示……貸方必有表示

返回6、期初余額錄入1）無輔助核算科目期初余額錄入余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算紅字余額用負號輸入2）輔助科目期初余額錄入對在科目設(shè)置時就設(shè)定了輔助核算的科目，一般會要求錄入輔助核算的期初數(shù)。如P：243，其他應(yīng)收款（1133），設(shè)置了個人往來，其期初余額為3800，在錄入時雙擊該科目，系統(tǒng)會自動彈出另一窗口錄入期初數(shù)據(jù)（P：230，第一個表，1133科目其他應(yīng)收款余額：借3800元。此表中的日期應(yīng)該是賬套啟用前的日期。同樣：1131應(yīng)收賬款、2121應(yīng)付賬款、4101生產(chǎn)成本都要錄入輔助核算期初。注意：若要在總賬系統(tǒng)中進行應(yīng)收、應(yīng)付賬款的核算，就要先在賬薄中設(shè)置。

7、其他設(shè)置定義結(jié)算方式：如財務(wù)結(jié)算方式。一般可最多分為2級。定義的內(nèi)容包括結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱和票據(jù)管理標(biāo)志。外幣及匯率設(shè)置用于設(shè)定該科目核算的是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名常用憑證的設(shè)置：預(yù)先定義好會在日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的大量同類業(yè)務(wù)憑證格式。如模板效果。

常用憑證的定義：在企業(yè)日常的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，會出現(xiàn)大量的同類業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會計憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。常用摘要：常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用。四、賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理1、憑證管理1）憑證填制在電算化方式下，記帳憑證有三個來源：人工憑證：根據(jù)審核無誤的可以報銷的原始憑證或先由人工填制好憑證再錄入計算機的憑證。各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)產(chǎn)生的機制憑證：如銷售管理子系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的憑證由帳務(wù)處理子系統(tǒng)產(chǎn)生的機制憑證。如期未業(yè)務(wù)處理產(chǎn)生的憑證。2）憑證審核審核員和制單員不能是同一個人。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進行。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。3）憑證匯總2、記賬

進行記賬工作需要注意的問題：1）未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。2）有不平衡憑證或錯誤憑證時，系統(tǒng)停止記賬。這種情況較為特殊，通常在系統(tǒng)投入日常使用后，違反規(guī)定修改初始設(shè)置時容易發(fā)生。3）記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關(guān)機。填制憑證窗口憑證類型憑證編號憑證日期附件摘要必填輔助核算五、輔助核算與管理1、部門核算與管理的主要功能1）建立部門目錄2）部門初始數(shù)據(jù)與計劃錄入3）輸出部門核算帳系統(tǒng)可通過屏幕顯示或打印的部門核算賬4）核對聞門帳通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對部門核算明細賬與部門核算總賬是否相符，部門核算總賬與總賬是否相符等，并輸出核對結(jié)果。5）部門收支分析表6）部門計劃執(zhí)行報告

2、個人往來核算與管理的主要功能1）建立個人往來目錄2）個人往來初始數(shù)據(jù)的錄入3）個人往來核銷核銷方式:自動核銷和手工核銷4）個人往來賬輸出5）個人往來賬齡分析3、項目核算與管理的主要功能1）項目定義2）建立項目目錄3）項目期初與計劃錄入4）項目賬輸出5）核對項目賬6）項目統(tǒng)計表7）項目計劃執(zhí)行報告一個科目可同時設(shè)置兩種專項核算個人往來核算不能與其他輔助核算同一設(shè)置，客戶往來與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。六、賬務(wù)系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理聯(lián)系（一）期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理（有嚴(yán)格的處理順序）P52（二）自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置（主要涉及的業(yè)務(wù)見P52）（三）試算平衡和對賬（為了保證悵證相符、賬賬相符、應(yīng)經(jīng)常進行對賬，至少每月一次）（四）結(jié)賬1、通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟1）停止本月的記賬工作。2）進行數(shù)據(jù)保護：數(shù)據(jù)保護的過程與記賬基本相同。3）進行試算平衡。4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。

2、期末結(jié)賬時應(yīng)注意的問題1）各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計算機進行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬憑證進行結(jié)轉(zhuǎn)。2）當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。3）上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。4）結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。5）每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份，如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重作。6）有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。7）結(jié)賬過程同樣不允許無故中斷系統(tǒng)運行或關(guān)機七、出納管理的主要功能1、查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬2、查詢和打印資金日報3、登記和管理支票登記簿4、錄入銀行對賬單，進行銀行對賬，輸出余額調(diào)節(jié)表銀行對賬方式：自動對賬和手動對賬自動對賬是計算機根據(jù)對賬依據(jù)自動進行核對、勾銷，對賬依據(jù)用戶根據(jù)需要選擇，方向、金額相同是必要條件，其他可選條件是票號相同、結(jié)算方式相同、日期在多少天之內(nèi)。手工對賬是對自動對賬的補充，使用自動對賬后，可能還有一些特殊的已達賬沒有對出來，而被視為未達賬項，可以用手工對賬進行調(diào)整。

需分清哪些業(yè)務(wù)需手工對賬，哪些業(yè)務(wù)可自動對賬P555、對銀行長期未達賬提供審計報告6、出納簽字八、賬務(wù)系統(tǒng)的輸出