HY/T 058-2010海洋調查觀測監(jiān)測檔案業(yè)務規(guī)范

犐犆犛０１．１４０．２０；０７．０６０

犃１４

中華人民共和國海洋行業(yè)標準

犎犢／犜０５８—２０１０

代替ＨＹ／Ｔ０５８—２００１

海洋調查觀測監(jiān)測檔案業(yè)務規(guī)范

犗狆犲狉犪狋犻狅狀犪犾狀狅狉犿狊犳狅狉犪狉犮犺犻狏犲狊狅狀狋犺犲狅犮犲犪狀狅犵狉犪狆犺犻犮

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２０１００２１０發(fā)布２０１００３０１實施

國家海洋局發(fā)布

書

犎犢／犜０５８—２０１０

目次

前言!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Ⅲ

１范圍!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

２規(guī)范性引用文件!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

３術語和定義!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

４總體質量控制!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

４．１質量控制原則!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１

４．２質量控制程序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５收集分類!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．１收集積累!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

５．２分類排序!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２

６整理組卷!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．１整理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!３

６．２組卷!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!４

７編目!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．１案卷封面!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．２卷脊!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．３備考表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．４項目歸檔說明書!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．５卷內目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!５

７．６文件及案卷的著錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

７．７目錄!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

７．８檔號!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!６

８立卷歸檔!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

９保管利用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

９．１保管!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

９．２利用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

１０移交!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!７

附錄Ａ（規(guī)范性附錄）海洋調查觀測監(jiān)測檔案歸檔范圍及保管期限表!!!!!!!!!!!!９

表Ａ．１海洋調查檔案歸檔范圍及保管期限表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!９

表Ａ．２海洋觀測檔案歸檔范圍及保管期限表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１０

表Ａ．３海洋監(jiān)測檔案歸檔范圍及保管期限表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１１

附錄Ｂ（規(guī)范性附錄）海洋調查觀測監(jiān)測檔案案卷封面、檔案用表和標識圖示!!!!!!!!１２

圖Ｂ．１紙質文件封面格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１２

圖Ｂ．２案卷封面格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１３

圖Ｂ．３光盤盒封面標識格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１４

圖Ｂ．４案卷脊背格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１５

圖Ｂ．５卷內備考表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１６

圖Ｂ．６項目歸檔說明書格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!１７

Ⅰ

書

犎犢／犜０５８—２０１０

圖Ｂ．７卷內目錄格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２１

圖Ｂ．８案卷目錄格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２２

圖Ｂ．９文件目錄格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２３

圖Ｂ．１０電子文檔登記表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２４

圖Ｂ．１１電子文件目錄格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２５

圖Ｂ．１２檔號章格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２６

圖Ｂ．１３檔案借閱登記表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２６

圖Ｂ．１４歸檔移交記錄表格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２７

圖Ｂ．１５檔案交接文據格式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!２８

Ⅱ

犎犢／犜０５８—２０１０

前言

本標準與ＨＹ／Ｔ０５８—２００１相比主要變化如下：

———修改了本標準的適用范圍（２００１年版的第１章；本版的第１章）；

———刪除了已廢除和不適用的規(guī)范性引用文件（２００１年版的第２章；本版的第２章）；

———增加了新的引用文件（見第２章）；

———修改了２００１年版第４章“一般規(guī)定”，更名為“總體質量控制”。對２００１年版第４章中有關質

量控制部分的內容進行了強化和完善、第５章至第１２章第１節(jié)中歸檔范圍的內容予以合并，

在本版第４章中表述（２００１年版的４．１、５．１、６．１、７．１、８．１、９．１、１０．１、１１．１、１２．１；本版的

第４章）；

———修改了２００１年版第５章、第６章的表述內容，將其分別更名為“收集分類”、“整理組卷”。對

２００１年版第４章中檔案的收集與積累、第５章至第１２章第２節(jié)中整理、組卷的內容予以合

并，在本版第５章，第６章中表述（２００１年版的４．２、４．４、５．２、６．２、７．２、８．２、９．２、１０．２、１１．２、

１２．２；本版的第５章、第６章）；

———修改了２００１年版第７章、第８章、第９章、第１０章的表述內容，將其分別更名為“編目”、“立卷

歸檔”、“保管利用”、“移交”。對２００１版第４章中檔案的報送與保管、裝訂、編目、著錄等內容

在本版第７章、第８章、第９章、第１０章中表述（２００１年版的４．３、４．５、４．６、４．７、４．８、４．９、

４．１０、４．１１；本版的第７章、第８章、第９章、第１０章）；

———增加了實物檔案清單的歸檔要求（見６．１．４）；

———修改并細化了歸檔范圍及保管期限表（見附錄Ａ）；

———增加了部分檔案用表格式（見附錄Ｂ）；

———修改了檔案封面格式（見附錄Ｂ）。

本標準的附錄Ａ、附錄Ｂ為規(guī)范性附錄。

本標準由國家海洋局辦公室提出。

本標準由全國海洋標準化技術委員會（ＳＡＣ／ＴＣ２８３）歸口。

本標準起草單位：國家海洋局北海信息中心、中國海洋檔案館、國家海洋局機關檔案室、國家海洋局

東海分局、國家海洋局南海分局。

本標準主要起草人：邱力、周玲、杜繼鵬、金海琴、薛惠芬、陶雪巖、國小雨、王波、游大偉、孫杰、

鐘曉麗。

本標準所代替的歷次版本發(fā)布情況為：

———ＨＹ０２９．３—１９９５、ＨＹ／Ｔ０５８—２００１。

Ⅲ

犎犢／犜０５８—２０１０

海洋調查觀測監(jiān)測檔案業(yè)務規(guī)范

１范圍

本標準規(guī)定了海洋調查觀測監(jiān)測檔案材料的收集、積累、整理、組卷、編目的方法及檔案業(yè)務用表的

格式。

本標準適用于海洋調查、海洋觀測、海洋監(jiān)測檔案業(yè)務工作。

２規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后