2023年辦公室管理考點版

《辦公室管理》期末復習指導第一部分:復習應考基本規(guī)定《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學為開放教育（專科)現(xiàn)代文員專業(yè)開設的必修課。通過本課程的學習，使學生掌握辦公室實務操作方面的基本知識，具有辦公室業(yè)務的基本技能和與之相關的交際能力,有一定的文字使用運用能力。(一）本課程的考核對象中央廣播電視大學現(xiàn)代文員專業(yè)（?？?的學生。（二)形式本課程的考核形式為形成性考核和期末考試相結合的方式，本課程形成性考核為課程平時作業(yè)?？己顺煽冇尚纬尚钥己顺煽兒推谀┛荚嚦煽儍刹糠纸M成，考核成績滿分為１００分，６０分為及格。其中形成性考核成績占考核成績的20%,期末考試成績占考核成績的80%。期末考試采用問卷筆試（閉卷)形式,卷面滿分為1０0分，考試時間為9０分鐘。(三)考試范圍教材《辦公室管理》全書以及聯(lián)系實際的有關內容。(四)試題類型及分派比例：試題類型分為:單項選擇題、判斷題、簡答題、設計題、案例分析題等。各題所占比例分別為：10%、1０％、２0%、、３0%、３0％。(五)應試要注意的問題１、同學們這段時間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結構。2、考試時試卷書寫要工整,一定要注意認真審題，每個問題均要回答。不能留空白。３、本課程試題題量較大,一定要注意把握時間,先易后難。4、考試時沉著應戰(zhàn)。第二部分：復習應考資料及其使用（重要、必讀）本學科本次考試有下列４種資料,可供學員復習應考用。（一)《辦公室管理》期末復習指導這小冊非常重要,它是濃縮了的考試范圍,同學們要認真看。（二)考試大綱及大綱詳解本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過它掌握考試的考點。(三)平時作業(yè)平時作業(yè)與考試題型和規(guī)定基本上是同樣的,根據(jù)過去考試的情況看也有反復，有些作業(yè)題其實就是考試題，所以一定要認真用好。（四)自檢自測題綜合練習題很重要，這是對平時練習的補充，同時也是對考試內容的補充和強調，一定要引起注意。第三部分:重難點《辦公室管理》作業(yè)及答案(1)為幫助同學們更好復習,現(xiàn)將一下題作一提醒性的解答和評講，供同學們參考。以下彩色字體部分為問題的參考答案,其他為問題和對問題的分析與評講。請同學們在答題時加以注意。一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題重要考核本課程的第一章第２點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表序號國內一般性國外一般性國內公司（含外企)1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議內容。2文書制作復印資料。打印文稿及表格。３文書解決在權限內按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務,并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。6調查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。7信息資料準備好公司要公開的資料;替上司收集演講或報告的資料;整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。９接待工作接待來訪來賓;替公司來賓訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。１0協(xié)調工作以電話往來維持和外界的良好公共關系。1１督查工作督導一般職工或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄;為上司安排旅行或考察。1３平常事務閱讀并分類信件;自動解決例行的事務；替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。通訊事務、電話;照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理;保管辦公室設備及用品。１５其他臨時交辦的事項以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項。１6替上司申報交納所得稅及辦理退稅。１７外出辦事,如銀行、郵局等。18同學們在做本題時,要注意分析哪些是內容基本相同的,要放在一起。大多數(shù)同學由于沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內容一項,它既可以是文書撰寫的內容，也可以是會議組織的內容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項。尚有些內容要分開來寫。比如:通訊事務、電話、信函和郵件解決一項,前兩項是平常事務的內容,后兩項則是文書解決的內容。二、辦公用易耗品重要涉及哪些?本題重要考核本課程的第一章第5點的“辦公用品的種類”這一知識點。辦公用易耗品重要有：１.信封、紙張;2．軟盤、光盤等;3.鉛筆;4.圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆;６.修正液或修正帶；7．印盒；８.各種小型機器，如訂書機(涉及訂書針)、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；９．小刀；１0.日歷等；11.其他,如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。本題在書上有明確答案,得分率很高。重要認真閱讀教材，就能答對。三、簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié)，互相關系如何?本題重要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。文員工作分為三個環(huán)節(jié):計劃、實行和檢查。1．計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實行的環(huán)節(jié)，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種,都要對的地實行；配合上司預期的期限。3.檢查的環(huán)節(jié)，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實行，然后檢查結果，圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員一方面要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實行,并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時,需要注意本題一共有兩個問題。不僅規(guī)定你闡述三個環(huán)節(jié)是什么，并且還要說明三者之間的關系如何。本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案,但是還是需要同學們進行一定的歸納再答題。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務)計劃書。本題重要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’解決工作”這一知識點。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個環(huán)節(jié)進行:1.將自己要做的事情分為：Ａ.是否應當做的事？Ｂ.是否做或不做都無所謂的事?Ｃ.是否不可以做的事?對于A要集中精力做,對于B和Ｃ可以從計劃中刪掉。2.對于A類事情再進行分類,分為:重要并且緊急的事(優(yōu)先做);緊急但是并不重要的事(第二做）;重要但是并不緊急的事(第三做）;雖有做的價值,但是既不重要也不緊急的事（可以請別人代勞）。３.與上司形成默契，可以直接找上司商議、請示。本題的例子請同學們見教材第2８頁。同學們可以參照教材上的例子,自己制定一份計劃書，不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種,談談你的工作體會或對此工作方法的結識。1.請示方法和報告方法；２.計劃方法和總結方法;3.受意方法；４．傳達方法;5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法;７．分工方法與合作方法。本題重要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思緒作答即可:1．一方面簡要說明此種方法:受意就是文員接受和領略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I略上司在會議發(fā)言、文獻批示、工作部署或與文員談話時,直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領略）和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和見解等)。受意方法要注意：（1)善于領略上司意圖，不要曲解上司意圖;(２)備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，專心判斷指示的用意;（4)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5)如有不批準見,可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實行。2．結合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情,使我充足結識到，在受意時,充足做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要涉及四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時,我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點;事后，又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結果寫出來的簡介主線就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。《辦公室管理》作業(yè)及答案(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。本題重要考核本課程的第三章第1點的“電話接打”這一知識點。以下為參考答案：同：1.都應先問好,再傳達自己的信息；２．都應保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結束，應讓對方感受到自己快樂的心情；4．都應簡明扼要表達自己的意思。異:１.打電話應一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。２.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。本題需要同學們根據(jù)教材內容和實際工作經(jīng)驗進行分析再作答。以上內容只是給同學們做參考,同學們還可以自己歸納一些要點。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。本題重要考核本課程的第三章第3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點，并對這兩個知識點進行比較。本題答題思緒如下:1．基本用途:“電視會議”重要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談,共享文獻、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清楚宛如一室。2.兩者與一般會議的不同:可以消除時空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣:“電視會議”——優(yōu)：通達范圍廣,消除時空上的局限性,生動形象；劣：技術上的規(guī)定較高?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu):方便、省時、高效,消除時空上的局限性,具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高,技術含量高。本題得分率很低，由于需要同學們對書上的知識進行分析和歸納。以上只是本題的參考答案,同學們也可以有自己的見解,言之成理即可。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。本題重要考核本課程的第四章第2點的“郵件的分揀”這一知識點。(１)按照收件人的姓名分揀；(2）按照郵件的重要性分揀;（３)按照收件部門的名稱分揀。本題在書上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點,需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。四、如何解決上司不在時的郵件？本題重要考核本課程的第四章第５點的“上司不在時郵件的解決”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第７2頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪?本題重要考核本課程的第五章第3點的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識點。本題從5個方面進行回答:1．上司正在開會時;2．上司繁忙時;３.上司即將外出時；４．遠道來訪或有重要事情的來訪時。本題在教材上第88頁有明確的答案,在此不再具體說明，請同學們照以上的要點按教材上的具體說明回答即可?！掇k公室管理》作業(yè)及答案（3)一、日程安排計劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例,編制一份××預定表。本題重要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案:1.日程安排計劃表的種類：（1)年預定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務活動,及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)建紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表,再告知各部門。（2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃,以一個月為單位,填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更具體。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃,進一步以時間為單位,具體地預定從早到晚的業(yè)務活動。2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.1６６—P.1７０上的例子，編寫。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后,再結合自己的實際情況回答本題。二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?本題重要考核本課程的第十章第３點的“文秘人員對上司重要工作的輔佐”這個知識點,本題答題思緒如下:1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分,此外是上司身邊的純粹私事：(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但認為關系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。（2）純私人性請求時——碰到這種情形，就把它當作上司運用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。３.財物管理。涉及：（1）薪金收入管理——薪金收入達成一定的金額，或有兩種以上收入來源者,以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。(2）支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領。4.其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管?！掇k公室管理》作業(yè)及答案(４)一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應用的一般場合。本題重要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特性”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：1．口頭語言的基本特性:(1）語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了,也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚,盡也許說得通俗、生動、規(guī)范,使人一聽就明白，并留下印象。（2)有重音?？谡Z中，需要強調的成分,都是通過重音表達的。（3）有歧義。由于漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如,莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、快樂些。２．敬語使用的一般場合：(1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。(2）與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。(3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者;給（給過）自己恩惠者；有求于對方,或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特性；二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題事實上就是考察“敬語的用法”這個知識點。二、簡要闡述社交話題的選擇。本題重要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點,本題答題思緒如下：1.合適的話題涉及：（1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等;（3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（５)積極、健康的生活體驗的話題；(６）風趣、風趣的小故事，無傷大雅的笑話,有時也能活躍氣氛。2．不合適的話題涉及：(1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。（２）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（３)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。(4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。(5)夸耀自己的話題。（６)庸俗的、色情的話題。(7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。本題在教材上有明確的答案,得分率很高。三、印章的使用重要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題重要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。1．印章的使用的重要形式為:（１）落款章；(2)更正章;（３)證見章;(4）騎縫章；（5)騎邊章;(6)密封章;（7)封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻的有效性。(２)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點,需要進行說明和闡述,不能只回答要點，否則會失分。四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。本題重要考核本課程的第十四章第3點中的“收文解決”這一知識點。1．收文解決的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2.分送的基本原則:（1）屬于方針政策性的,關系本機關工作全局的指揮性文獻或重大問題的請示、報告之類的文獻,均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或解決；（2)屬于機關平常事務性的已有明確分工的文獻,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；(3)分送給機關領導閱批的文獻，要先填好“公文解決單”,連同文獻一并送批；（4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記,直接交具體負責人辦理；(5)在文獻份數(shù)少時,閱辦閱知部門(或領導）多的情況下,應按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文解決的程序中的每一個要點進行一定的說明。五、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的基本含義。本題重要考核本課程的第十四章第６點中的“文書立卷標準”這一知識點。1.類型:（1)按問題特性立卷；（2）按作者特性立卷;（３）按文種特性立卷;（4)準時間特性立卷;（5）按地區(qū)特性立卷；（6）按通訊者特性立卷。2．按問題特性立卷的含義:將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的互相聯(lián)系和解決情況,運用最廣泛。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€問題時,應舉例說明。六、通過檔案運用的途徑和方式，談談檔案運用的意義。本題重要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的運用”這一知識點。1.通過設立檔案室，可以提供檔案原件或復制件,方便借閱或直接閱讀；2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以提供檔案外借；３.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流,可以提高檔案的運用率;4.運用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核算某種事實的書面證據(jù)；5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供征詢服務;６．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門,可以交流信息；7．通過舉辦檔案展覽，以充足發(fā)揮檔案的作用。第四部分:結合中央電大下發(fā)的復習指導復習第五部分:附《辦公室管理》期末復習綜合練習題一、單項選擇題1.以下哪點不是辦公室事務管理的特性?（B)。A．服務性B．決策性C．專業(yè)性D．積極性2．辦公室布置要注意（D)。A.上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置C．打字、復印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密３．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的?(C)。A.準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條Ｂ.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理Ｃ．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方Ｄ．下班前要整理好自己的辦公桌,把文獻、資料收藏好以免丟失和泄密４.以下關于文員對辦公室布置的情況,哪一個是錯誤的？（Ｂ）。Ａ．伸直雙臂再合攏,在高于桌面1５ｃm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關的物品Ｂ.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文獻柜要分門別類安放文獻、資料和物品，并貼上標記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層,較小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里,(D)的位置是上座。A.離入口最遠Ｂ．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．傳真機的使用哪一項是不對的？(B)。Ａ．發(fā)送前檢查原稿質量B.隨時隨地可向對方發(fā)送Ｃ.不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本７.在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當?shù)模?Ａ)。A.接通電源可立即復印操作B．選定復印紙后要抖松消除靜電C．選擇復印倍率來決定復印紙尺寸Ｄ.復印完畢應取下復印品和原稿8.以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A)。Ａ．錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ＯN”位置B.想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C.機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米Ｄ.錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9.以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的?(D)。A．安頓窗簾遮擋室外光線B．與其他設備對的連接C.投影機要遠離熱源Ｄ.應設立電腦的桌面屏幕保護功能１０．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？(Ｂ）。A.訂購B．制造C.分派D．儲備11.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中,哪一項是不適宜的?(B）。Ａ.保存一張購貨訂單,收到貨品時一一核對打勾B.讓員工們隨意領取辦公用品C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D.用庫存一覽表來儲備辦公用品12.以下文員的工作順序中，哪一項是對的的?（B）。A．沒有任何設想就應著手從事該項工作Ｂ.文員也應具有適當判斷情況,機智應對的應變能力Ｃ．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行D.上司所指示的工作假如不合適,可以不實行13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項是不適宜的?(D)。Ａ.先將自己想做的工作以重要限度為標準分類B．另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類Ｃ.同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率D．可以按照文員自己的習慣進行工作14.文員必須管理好自己的時間,以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的?（C）。A．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時間，給自己壓力D．對每一項工作作出安排，定好最后期限１5.以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不對的的?(D）。A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務Ｃ．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做1６.以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項是不適宜的?(C）。A．鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C．標準的零用鈔票單據(jù)有一個署名Ｄ．不允許任何人從零用鈔票基金里借錢1７．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？(Ａ）。A.傳達可以根據(jù)上司重要意思，夾進自己的意見B.必要時可形成文字材料，照本宣科Ｃ.不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D．重要的指示,應當規(guī)定被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記18.文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B)。Ａ．善于同別人合作,密切配合,步調一致B.應當有自己的個性，盡也許使別人服從自己C.配備文秘人員時遵從異質結合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔失敗的責任19．以下接打電話的行為中,哪一項是不適宜的?(C)。A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄Ｂ.文員離開辦公室時,要安排別人替你接電話C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系D.假如已經(jīng)回電，但沒打通,牢記要再聯(lián)系2０．以下哪個接打電話的行為是不對的的?（A)。A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上Ｃ．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙,以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置２1．文員在接打電話時,對的的做法是(Ｂ)。A．電話鈴響一聲就應接聽B.在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業(yè)務電話時,應一方面讓對方報出姓名、單位Ｄ．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達22．以下文員應遵守的電話禮儀中,哪一項是不適宜的?(B)。A.考慮打電話的時間是否合適B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”Ｄ．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意,并告知一定立即調查此事２3．以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的?（C）。Ａ．按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀Ｃ.按私人公務標準分揀D.換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時,不對的的做法是(A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開Ｂ．應當把郵件提成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權閱看信件時,應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請接受人員簽字，并保存好25．文員假如誤拆了非本公司的信,應當（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26.郵件送到單位所租的信箱,由文員啟動，取出郵件帶回辦公室,以下哪項事情與文員的工作規(guī)定不一致?（D）。Ａ.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B.取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D.應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素?（D）。Ａ．時間B．便利C．經(jīng)濟D.愛好28.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應當是（C）。A．國名、地址、部門、姓名Ｂ．姓名、地址，部門、國名C．姓名、部門、地址、國名Ｄ.姓名、國名、部門、地址29．傳真機最佳用來傳送以下哪種郵件？（D)。A．一般的圖紙B．機密文獻C．很長的文獻D．感謝信30．以下關于握手的禮節(jié)，不對的的是（C)。A．上級先伸手后,下級才干相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下C．雙方有很多人時，可以交叉握手Ｄ.握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好3１.文員在解決信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？(A）。A.初次寫信,或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領導的匿名信C.已做結案解決的Ｄ．沒有具體內容的匿名信32.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時,不應（Ｃ）。A．拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂,有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂Ｂ．對寫信人的各項情況逐項登記C．解決信件按照“分級負責、歸口辦理”原則,進行轉辦、交辦或自辦D．對問題復雜、調查解決的時間較長的信件,應復信作解釋和答復３3.在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?（C）。A．協(xié)助簽到Ｂ.分發(fā)資料C．作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品３4.文員進行會議的計劃和準備時，不應當做的是（)。A.文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參與者是否方便B．什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇,要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D.文秘人員必須配合會議議程,具體檢查各項工作３５．文員做會議記錄時,可以在會議記錄中(Ｃ）。A.加入自己的主觀意見Ｂ.不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致Ｄ.對所記內容作評論3６．會議中有時有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時文員應(Ｄ)。A．不理睬B．不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ.征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D．征求主持人意見，停止筆錄,關錄音機37．上司決定參與某個會議時，文員不應當（Ａ）。A.只在便箋上寫好會議名稱B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點,要先了解場地情況和交通所花費的時間D．和上司先充足溝通,避免在會議進行中碰到電話聯(lián)系的不便38．以下哪一種類型適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會議？（C)。Ａ.口字型B.教室型C.圓桌型D．Ｕ字型３9.以下關于交互式電話會議的功能中,哪一項是不具有的？(A）。A.審查功能Ｂ．保密功能C．歡迎詞播放功能D.報數(shù)功能40.有時應上司規(guī)定,文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務?（B)。A.準備資料B．發(fā)表意見C.現(xiàn)場服務D.會議或會談記錄４1.文員根據(jù)上司指示，向對方規(guī)定約會時,以下哪種做法是錯誤的？（D)。A.假如用寫信的方式，在估計對方收到信后,再打電話確認Ｂ.告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時可立即告知C.對方越忙越必須早一點聯(lián)絡D.假如上司出差，可以在他回來的當天安排約會42.文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（D)。A．上司沒有通過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上B．假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號Ｃ.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D.日程安排計劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點:一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急;另一是具有(B）,了解規(guī)定約會者的心理。A.社交的能力Ｂ.說話的技巧C.聽話的能力Ｄ.聽寫的能力44.以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的?(A)。A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃,不用再以書面形式確認Ｂ.上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當天的行動計劃C．假如會議的主辦者是上司,就要確認（至少在舉辦日的二、三天前)會議室D.會議、面談所必須的文獻及資料,要在前一天就準備好4５.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作,以下哪一項是不適宜的?（B)。Ａ.準備旅行計劃和旅館信息B.代替上司制定約會計劃Ｃ．為商務洽談收集資料D.把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單46．以下關于預訂工作的行為中,哪一項是不適宜的？（D)。A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名),需再打電話弄清疑點應找同一人B.一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規(guī)定Ｃ.假如預訂需要有保證,應事先申明，假如想取消預訂,也要在結帳之前打電話D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47.上司出差，文員預訂機票時,以下哪一種做法不對的？(Ｄ)。A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C.與人聯(lián)系時要記下對方姓名(同時告知你的姓名），如有疑點,應找同一個人D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48．照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對的的?(D）。A.有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時間,上司仍有公事或正在與人談話,要運用適當時機提醒上司用餐C．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調理各階段D.應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要,不必給予協(xié)助49.以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的?(D）。A.文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B.向別人遞送名片時應雙手捧交,將文字下面朝向對方Ｃ.假如對方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D．各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50.文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字,應(D）。A．不作聲，等無人時查字典B.作判斷,用同偏旁的字音讀C.不用讀,只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下,這個字怎么念?”５1．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的?（Ｄ）。A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手Ｄ．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52.社交場合很講究順序禮儀,一般(B)。A.以右為次B.以右為尊C.以后為次Ｄ.以左為尊53.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應（Ｄ）。Ａ．向上司報告Ｂ.送禮C．寫信Ｄ．查證消息的可靠性54.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(D)。A．宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D.有無休息室５5.以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是對的的？(Ｃ)。A.雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B.茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究,一般在餐廳舉行Ｃ．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設固定席位,以便于客人社交56.以下關于文員的宴會禮儀中,哪一項是對的的？（Ｄ)。A．用叉、匙進食時,將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔Ｂ.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C.口內具有食物與人說話Ｄ．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去５7．以下餐巾的使用方法是對的的（C）。A.半途離座,把餐巾放在椅子上Ｂ．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角Ｄ.塞入衣服領口里５9．以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？(C）。A.應選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側,叉尖向上，刀刃向內Ｄ．文員應在上司之后與對方碰杯,碰杯時應目視對方以示敬意60.上司參與各種應酬和會議,有時需要更換服裝,文員應(A）。A．告知上司家人把衣服送達Ｂ.自己到上司家里去拿Ｃ．讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝61.以下關于說話的要領中,哪一項不適宜？（B)。A.語句要簡短B.由過程先說C.運用反復的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言6２．接受忠告的對的反映是(D）。Ａ．以煩躁的傾聽B．盡量把責任推給別人C．應辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事６3．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題,哪些是屬于合適的話題？(A）。A.有共同利益的話題Ｂ.夸耀自己的話題Ｃ．保密的話題D.應當忌諱的話題６４．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文獻各頁的確是同時形成,以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(A）。Ａ.騎邊章Ｂ.封存章Ｃ.騎縫章D.證見章65.值班人員不應當做以下哪類事情？(A)。A.簽發(fā)文獻B.分發(fā)會議告知C．詢問情況D.傳達指示66.文員要做好檔案收集,應當收集的文書資料是(A)。Ａ.下級單位報送的報告，記錄報表等Ｂ．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內部互相抄送的文獻材料D．本單位負責人兼任外單位職務所形成的文獻材料６7.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用(A)。A.按通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷Ｃ．按文種特性立卷Ｄ.按作者特性立卷６８.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面（B)。A．歸檔內容、歸檔時間、保密規(guī)定B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求Ｃ.收集范圍、歸檔時間、管理制度D.歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規(guī)定69.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔規(guī)定。A．歸檔時間B.歸檔憑證C.歸檔模式D．歸檔歷史二、判斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(×)３.在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。(×)４．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的日記的事項是否一致則是典型的工作。（∨)５．文員第一次做一項工作時應當快一些，假如錯誤可以再做一遍。(×)6.善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解,即不能違反同事的意愿。（×)7.文員對支票管理要謹慎,支票簿與印章應當一同鎖入抽屜。(×)8.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應當一起收藏,以避免被盜用冒領。（×)9．文員傳達上司信息時,可以把上司的話語加多或減少,以個人的口吻來轉達。（×）1０．文員代替上司傳達不利消息時，由于當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。由于上司震怒,自己轉達口信的語氣也應當變成上司的語氣。(×)1１．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應當叫上司接過電話，告訴上司要找的人立即就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。(∨）12.文員對報紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報刊架上供大家閱讀。(∨)１3.文員應避免不必要的通信和郵寄,盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。(∨)14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×)1５．文員在工作時間如需要補妝,應當去洗手間。（∨）16.男女之間,男士先伸手了，女土才干與之相握。(×)1７.按英美國家習慣,文員接待來訪者,應當站起來與來訪者發(fā)言。（×)18．假如需要與來訪者擬定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表,假如這一時間有空,就可答應下來。（×)1９.假如會客室的門是拉開的,文員進入會客室后,才干讓客人進入。（×)２０.假如會客室的門是拉開的,先讓來訪者進入會客室后,文員立即換手握住室內的門把手,以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。(∨)21.假如會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室,等客人進入后，再輕輕關上門。（∨)２2.介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職工；若同時到職,就先介紹年紀較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。(×）2４．文員作介紹,若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。(∨)25．同時介紹很多人時,可從右至左，按順序介紹。(∨)26.假如是你主持會議,則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文獻夾，假如以后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。(∨）27.為來自外地的與會者安排賓館住宿,最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可。(×)28.假如上司不準備參與某個會議，應立即將會議告知丟掉，以免干擾其他事情。（×)２9.假如會議氣氛緊張,且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹,輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。(∨)３0．會議租用的設備，文員必須保證賓館(或其他供應者）把所需用設備都送過來,并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×）31.代表會議依法定期召開，與會代表必須達成法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（∨)3２.假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提醒文獻。(∨）33.受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(∨）3４．假如不小心發(fā)生日程安排計劃反復的情形，就要排定可以動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）35.上司自己安排的約會忘了事先告訴你,出現(xiàn)約會沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（×）36.文員由于已經(jīng)打過電話,并給對方留了言,即是已經(jīng)完畢任務了?！白鲞^某項工作”和“完畢某項工作”是完全相同的。(×)3７.對于誤投郵件,文員可先拆開看看,然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。(×）38．假如對方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預約,除非有相稱的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應當問明上司的意思,由于或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（∨)39．拜訪長輩或地位較高人士時,可先請人遞上你的名片,以作通報。（∨）4０.當上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務時,就把它當作是上司運用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。(∨)41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應當積極、樂意地去協(xié)助。(∨)42.假如是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊,三個人并行，則在中間。（∨）43.文員坐下時,腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。(×)44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個拳頭大小距離。（∨)45.當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面,或因事半途離坐時，都要招呼一聲。(∨）46.交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不僅無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（∨)47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣,但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。(×）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論,也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨)49.用叉、匙進食西餐時,可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。(×）５０．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。(×)51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”,便表達穿無尾正式禮服。(∨）5２.雞尾酒會一般要安排好座次,在請柬上注明對著裝的規(guī)定。(×)53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話,應文雅些；對一般同事或顧客說話,就可通俗。(×）54．要發(fā)問或故意見時,應當?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應說服上司。（×)５5.假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對方的人際關系限度,分別使用表達方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（)５6．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×）57．凡是單位撤消,原公章應立即停用,不用告知有關單位。(×)5８．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。（×）59.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）6０．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門解決。（×)6１．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采用臨時應急措施。（×)6２.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度,但沒有崗位責任制度。(×）63.列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關擬定密級和保密范圍,密級和保密期限的變更和解密。(∨）６４.注辦是指文秘人員在《文獻解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。(∨）６５．檔案是指使用過的、文獻中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。(∨)6６.即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。(×）67．文書部門立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”,有歸檔范圍和規(guī)定，但沒有期限。(×）68.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)解決完畢的文獻,隨時按類目上的相應條款歸人卷內,即為年終歸卷工作。（×)三、簡答題1．什么是受意?受意有幾種？辦公室人員應如何運用受意方法？受意：是指文員接受和領略上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應注意的事項：——專心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實行。2．文員進言是指什么?進言具有什么作用？方法和規(guī)定是什么?Ｐ３6—3７進言:是指文員積極對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關系作用。進言的方法和規(guī)定:⑴適事⑵適時⑶適地⑷適度３.來信受訪的范圍涉及哪些？受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?(１)受理的范圍是:國家機關,主管部門或新聞單位轉來的信件;職工,群眾直接給機關,單位領導的信件.(1分）（2)及時拆封.拆封時，不要損壞郵票，郵戳和其他書寫內容的地方.對急信,要信，或有過激言語的來信，要解決及時,報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急解決．拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂.（2分）(３)認真閱讀.把握信中的重要內容,也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明＂參閱某卷宗''或＂可與前信印證"等.提供領導復信所需要的資料.(２分)(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名，職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期，重要內容,規(guī)定,收信單位(人)以及承辦后的情況,結果和立卷存檔號等具體記載,便于記錄，查找和催辦.(1分)（５)認真解決.解決信伺：應當按照＂分級負責,歸口辦理＂的原則,進行轉辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時復信.復信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任.復信可采用收信人（單位)復信,或承辦人(單位）復信兩種方式進行.(2分)4.文員受上司指示，向對方規(guī)定約會時應注意哪些要點？決定期間、地點時要注意什么?p1７0—171(1)要獲得上司的許可；(2）假如用寫信的方式,在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘人員以確認(3)要對的告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等;(4)約定好以后,一定要向上司報告,并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的文獻資料。(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;（?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會;(8）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5.文員運用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？ｐ178—18１（1)有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)（(2分)(2）電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設立日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提醒事項,文員應當隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)人工提醒系統(tǒng)的做法:設立基本辦公日程表(（１分），固定活動日期一覽表（（1分),使用提醒性備忘錄（(1分),準備約會表((１分),準備特殊提醒卡(<１分),準備交往提醒文獻（(1分）.6．文員所作的完整的會議記錄應當涉及哪些事項?ｐ１37（1）會議名稱;(２）會議記錄人的姓名、蓋章;（3）時間(開始時間，結束時間）；（4)會議地點;（５）議題;(6）主持人、主席;(7)出席者名單;（8)會議的通過情形及結論；(9）相關的資料;（1０)下次會議預定日期。7.提高會議效率可以有哪些做法？p156—１5９遵循法律法規(guī);合理擬定會議目的；擬定必要的與會者;減少會議的數(shù)量;縮小會議規(guī)模;簡化會議程序;縮短會議時間；控制會議經(jīng)費;分析會議成本。8．文員所作的口頭報告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？p2３４（1)不要時區(qū)報告的適當時機,最佳是在完畢被指示工作之時,但也有時要在未完畢前作期中報告;假如上司太忙,或報告時間長,要預先約好時間。(2)不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告,順序基本上是先說結論,接著依照必要說明理由及通過,事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告,內容要按5W2Ｈ的原則檢查是否有漏掉。9．辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應當怎么做,要領有哪些？p２37—２38

讓對方接受自己的見解而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人;清楚的知道最想說什么;了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。10.單位印章重要有哪些?p244—２4５印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?ｐ2４５—2４7(１)單位印章,套印章,鋼印，領導人署名章,其他印章；(2)刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關刻制頌發(fā);另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制;公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應專人專用;加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負責人批準,并審核署名；將蓋用文獻名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項具體登記;功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正，完整，不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。11.按照２０２3年《國務院行政機關公文解決辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p2５5(1）命令（令)；(2)決定;(３)公告;通告；(4)告知、通報；(5)議案;（６)報告；(7)請示;(8）批復:意見;(9）函；(10)會議紀要。12.公文的完全格式涉及哪幾項？請寫出這些項目。Ｐ2５5—256(1)版頭,發(fā)文字號，印刷順序號；(２)密級,緊急限度;(3）簽發(fā)人姓名；<４)公文標題;＜5)主送機關;<6)正文，附件;（7）發(fā)文機關，成文日期,機關印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送）范圍;<9）主題詞;(1０）抄送單位,印發(fā)說明。１3.文員根據(jù)單位需要向外或向內發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。Ｐ259—2６３(1)擬稿．(2）核稿.是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核算(３)簽發(fā)．指機關領導人對文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文獻,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文獻定稿進行謄清，復印或排版印制．(6）校對,指將文獻的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完畢的文獻上加蓋機關印章.(8)登記(9)分發(fā).指對準備發(fā)出的文獻:進行分裝和發(fā)送.１４.什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷？p２65—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷,稱為＂立卷特性";(2)按問題特性立卷；(3）按作者特性立卷；(4）按文種特性立卷;（5)準時間特性立卷;(6)按地區(qū)特性立卷;(７)按通訊者特性立卷；(8)在運用六個特性立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特性組合每一個案卷。四、設計題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文獻柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機,還給了她新的文獻架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀）,規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應當怎么?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文獻夾放需要翻譯的資料,在文獻夾上貼上相應的標記條；各種筆,膠水,剪刀，印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內;墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。2.安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術入股,運用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪,商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李,你如何設計這個接待方案?(P１21)（１)接受任務;（２)了解來賓；(3)制訂計劃;<4)預訂食宿；<５)迎接來賓；＜6)商議日程;＜7)安排會談;<8）陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。3．康橋賓館位于本市南京西路4５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某公司準備在１１月15日上午9：00到12:00召開全廠中層干部大會，討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的(1）會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結束的預定期刻);（4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；(5）議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等;(7)開會所在地,建筑物名稱，幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖);（８）注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。4.文秘人員如何主持會議?應注意哪些細節(jié)？（P1４5)5.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場,決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應當如何準備和開好這次座談會?(P1５0）(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜;＜3）座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；＜４)主持人負責引導,組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短；(７）會場應準備些飲料,茶點,邊吃邊談，可使氣氛輕松。6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品,室外有接待處,公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議,辦公室人員在會后應當做些什么工作?(P134)(1）要替搭車回去的人安排車子(2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領，冒領（３)有留話時,牢記務必傳達(4)檢查會場有無物品漏掉（５)要為參與會議的人員送行(６)文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸，茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾（8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關緊門窗并上鎖。７．科達公司召開中層干部擴大會議，參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人,會議時間為5小時。參與會議人員月平均工資為2400元,其他收入60０元，假設一個月工作3０天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文獻材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐,餐費每人10元。請計算會議的成本。(P16１)(1)會議成本=2×３[(G+S)×Ｔ]n+后勤開支=6(Ｇ+S)Ｔ·n+后勤開支（２）G-－-----參與會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為１0元,(240０÷３０÷８)(3)Ｓ——參與會議人員每小時人均其他收入數(shù);其他收入為2．5元。(6００÷30÷8）（4)T——參與會議人員人均到會時間為５小時;(5)n——參與會議人數(shù)為50人（46+4）；(6）后勤開支——等于支票開支、鈔票開支和實物開支的總和為800（2０0+100+10×50）(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×５０+80０=１8750一-800=1９５5０(元)8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？(P196)（1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用(2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作報告.假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案(３)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時結識的有關人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(５)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表達感謝。9．文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目?（Ｐ18６)履行哪些職責?（P1182)(1）準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.(2）制定約會計劃.約會計劃表涉及:城市名和省(州)名(假如是國外旅行，寫明城市名和國家名),日期和時間，與上司約會者的姓名，公司和地址，電話號碼.(3）為商務洽談收集資料.(４)決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單.（5)考慮行李問題．通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息．為每件：行李準備辨認標簽.(6）安排差旅費．（7）建立旅行——旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實自己的資料庫．(8)辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10．某公司成立三周年,準備舉行大型宴會，辦公室人員應當如何做好準備,要做哪些工作？(P126)(１)客人的選擇.擬定名單，再請上司核定.(2)擬定期間.假如是涉外宴請,宴請時間應當按照國際慣例，征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.（3）會場的選擇.要考慮宴會的性質,客人的數(shù)目,以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛等。1１.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈送禮品，在解決這些事情應考慮什么,如何做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中?秋節(jié)等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景，性格習慣等;(3)在日歷上應當清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于本地的?購物環(huán)境．(4）還應熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對方選

擇適當?shù)亩Y物即可．(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方．(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7）假如不是親自送禮,應當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片，賀卡．(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達是否批準你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標明價格范圍．(9)為了避免所送禮物的反復，文秘人員應當為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄．１2．上海某公司欲與德國某公司合作,德國以品牌、技術入股，運用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行９人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你如何設計這個接待方案？(P1０３）接受任務;了解來賓;制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程;禮節(jié)性拜訪;宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽;互贈禮品;歡送來賓;接待小結。13.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日,上司規(guī)定文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素?（P２23)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習慣等征求上司意見或批準,在允許的錢款額度范圍內選購禮物比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付,小付應當如何做？(P248)小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶;每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準交別人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準,并審核署名;并要將蓋用文獻名稱,編號，日期,簽發(fā)人，領用人,蓋章人等項具體登記;加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正,完整。五、案例分析題1.新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了,為了不影響公司的工作，在征得上司的批準后，她請自己最佳的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純,劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干,準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天,經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字,電話鈴響了,陳小姐與來電者的對話如下:來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐:“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎?”陳小姐:“不在。”來電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”陳小姐:“１．8美元?！眮黼娬?“１.6美元一打行不行?”陳小姐:“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期,上司提起他剛談成一筆大生意,以1．４美元一打賣出了1００萬打。陳小姐突口而出:“啊呀，上星期有人問1．６美元一打行不行，我知道你的定價是1.８,就說不行的?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f:“你被解雇了”,陳小姐哭