政府企業(yè)郵箱選型的六條法則

政府企業(yè)郵箱選型的六條法則

IT168

企業(yè)郵箱是政府信息化建設(shè)不可或缺的一個組件。不過在實際工作中，筆者在跟一些政府人員溝通過程中，發(fā)現(xiàn)他們或多或少對企業(yè)郵箱存在一些抱怨。通過筆者的分析，筆者認為很大部分原因是在選型過程中走了一些誤區(qū)，導(dǎo)致用戶的滿意程度不高。筆者認為，政府企業(yè)郵箱選型時，應(yīng)該遵守如下六條法則。一、應(yīng)該與門戶網(wǎng)站整合筆者認為，政府單位在選擇企業(yè)郵箱時，需要考慮所采用的企業(yè)郵局能夠與門戶網(wǎng)站整合。如此的話，用戶只需要打開門戶網(wǎng)站，就可以找到登陸到郵箱的地址。而不用再單獨去記憶域名。如下圖所示，是某個政府的門戶網(wǎng)站。在上面就有“公務(wù)員郵箱入口”的鏈接。點擊這個連接，就可以直接進入到政府單位的郵箱系統(tǒng)登陸界面。其實從技術(shù)上來說，要實現(xiàn)企業(yè)郵局與政府單位的門戶網(wǎng)站整和，并沒有多少的難度。其難點還在于政府部門的信息化負責(zé)人，需要想到這一點。并在門戶網(wǎng)站的制作者與企業(yè)郵局的提供者之間進行協(xié)調(diào)，以做好相關(guān)的整合動作。在整合工作中，筆者的建議是，需要注意安全。筆者舉一個簡單的案例。黑客如果攻擊了企業(yè)的這個門戶網(wǎng)站，就可以將“公務(wù)員郵箱入口”這個超鏈接，轉(zhuǎn)接到一個欺騙網(wǎng)站。此時攻擊者就可以獲取用戶的郵箱帳戶與密碼。從而獲取一些機密的信息。為此在實現(xiàn)與門戶網(wǎng)站的整合時，需要做好相關(guān)的安全防護工作。以免給不法分子帶來可乘之機。二、企業(yè)郵局要能夠提供靈活的模板眾所周知，政府人員在寫公文時，往往有比較嚴格的格式要求。包括稱呼、文章的排版等等，都比普通企業(yè)的要求要高。為此政府單位在選擇企業(yè)郵局時，最好在企業(yè)郵局中能夠提供現(xiàn)成的模板。用戶在給領(lǐng)導(dǎo)、給下屬、給同級的部門之間寫郵件時，只需要調(diào)用固定的格式，然后按照格式填寫內(nèi)容即可。這些模板既要能夠滿足用戶的需求，同時又要能夠符合規(guī)范化的要求。現(xiàn)在不少企業(yè)郵局，為了打開政府的市場，會特意為政府行業(yè)設(shè)置一些實用的模板。這些模板包括證實的公文模板、會議通知模板、普通公告模板、百姓投訴模板等等。而且相同的內(nèi)容，面對不同的對象，模板也不同。如一個會議通知，收件人是上級領(lǐng)導(dǎo)或者下屬，其采用的模板格式都是不同的。實踐證明，通過這些不同的模板，可以提高用戶的工作效率，同時提高文檔的規(guī)范性。在實際工作中，政府單位在企業(yè)選型時，企業(yè)郵局是否能夠提供具有針對性的模板，是一個比較重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時，用戶也可能在實際工作中建立自己的模板。為此在企業(yè)郵局中，要能夠允許用戶能夠創(chuàng)建自己的模板。在后續(xù)工作中能夠直接調(diào)用。當(dāng)然，最好在郵件正文中，還能夠直接對穩(wěn)當(dāng)進行排檔。如縮進、加粗、重點標示等等。一般情況下，最好在Word中能夠?qū)崿F(xiàn)的排版功能，在企業(yè)郵局中都可以實現(xiàn)。如此的話，一些正式的文檔就不需要通過附件等形式來發(fā)送。畢竟通過附件等形式，會降低郵箱系統(tǒng)的安全性。三、標準的通訊協(xié)議，提高與其它系統(tǒng)的整合現(xiàn)在企業(yè)郵局采用的通訊協(xié)議也比較多。如POP、SMTP、MAP等等。雖然不同的通訊協(xié)議有不同的特點，但是從與其它系統(tǒng)的整合角度來看，采用通用的協(xié)議，是比較理想的做法。筆者一般建議，在選擇企業(yè)郵局時，最好考慮那些采用標準通訊協(xié)議的產(chǎn)品?；蛘哒f，如果企業(yè)郵局能夠支持多種通訊協(xié)議，我們在配置時，最好采用那些比較通用的協(xié)議。在實際項目中，如果一個政府單位的信息化建設(shè)比較完善，一般會要求與多個信息化系統(tǒng)進行整合。如政府單位內(nèi)部可能已經(jīng)部署了OA系統(tǒng)，那么用戶就會要求OA系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)整合。通常情況下，OA系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置了與郵件系統(tǒng)的接口。只要這個郵件系統(tǒng)采用的是標準的通訊協(xié)議，那么在實現(xiàn)的過程中，就會比較簡單。只需要通過簡單的配置即可。類似的，可能還需要同企業(yè)內(nèi)部的即時通訊工具、門戶網(wǎng)站上的投訴系統(tǒng)等等進行整合。大部分情況下，只要郵件系統(tǒng)采用的是標準的通訊協(xié)議，一般情況下實現(xiàn)整合的過程都比較簡單，不需要經(jīng)過開發(fā)，只需要通過簡單的配置即可。四、反垃圾郵件、防病毒能力要比較高郵件，從某種意義上來說，代表了一個企業(yè)或者一個單位的形象。如果其安全系數(shù)比較薄弱，很容易被攻擊，并被當(dāng)作肉雞，像其他用戶發(fā)送垃圾郵件。那么這個企業(yè)或者單位的形象，就會帶來很大的負面影響。對于一般的企業(yè)是如此，對于政府單位更是如此。政府單位中有部分的聯(lián)系人是外賓或者其他兄弟單位，如果發(fā)送的電子郵件被插入了惡意的插件或者老是向這些用戶發(fā)送垃圾郵件，無疑這個政府的形象就會打折扣。此時其不僅僅是一個政府的臉面，更是一個地區(qū)的形象問題。所以筆者一般不建議，政府單位自己構(gòu)建企業(yè)郵局。因為政府部門畢竟不是專業(yè)的IT服務(wù)提供商。如果其自己構(gòu)建企業(yè)郵局，從技術(shù)上來說，并沒有多少難度。但是從安全性角度來考慮，沒有這么強的技術(shù)實力來提高很好的安全性。畢竟與專業(yè)的IT團隊來說，政府單位的IT實力還是有所欠缺的。為此筆者的建議是，企業(yè)在選擇企業(yè)郵局時，最好選擇互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)郵局提供商。并且要選擇那些在安全性上投入比較大的企業(yè)。只有選擇這些合作伙伴，才能夠在最大程度上保障企業(yè)郵局的安全性，減少垃圾郵件與病毒郵件。五、使用操作盡量的便捷雖然說政府單位中用戶的教育水平一般都比較高。但是這里需要注意一點，就是政府單位中用戶的穩(wěn)定性比較高。為此現(xiàn)在在政府單位中，有比較大的一批用戶，是40歲到60歲之間的。這些用戶在以前可能沒有接受過正規(guī)的信息化培訓(xùn)。通常情況下，這些用戶可能還是部門的領(lǐng)導(dǎo)。為此如果郵件的操作太過于復(fù)雜，那么這部分人就很難通過。所以，需要提供一些便捷化的操作，來降低企業(yè)郵局推行過程中的阻力。如筆者在選型過程中，會選擇那些在企業(yè)郵局中集成了輸入法的產(chǎn)品。簡單的說，就是只要用戶登錄了企業(yè)郵箱，系統(tǒng)自動會根據(jù)登陸用戶的設(shè)置，調(diào)用其需要的輸入法。如此的話，無論這個用戶在哪里登陸，如出差或者在家