應(yīng)用文2 行政公文

第二節(jié)行政公文寫作

第二節(jié)行政公文寫作

0、序言(一)什么是行政公文是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中，為行使法定職權(quán)而制作的文件。(二)行政公文的種類

國務(wù)院辦公廳《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家機(jī)關(guān)行政公文共有十三類：①命令（令），②決定，③公告，④通告，⑤通知，⑥通報(bào)，⑦議案,⑧報(bào)告，⑨請(qǐng)示，⑩批復(fù)，⑾意見，⑿函，⒀會(huì)議紀(jì)要。一、決定的寫作（一）決定的適用范圍適用：對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)性質(zhì)：帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文兼具領(lǐng)導(dǎo)性與規(guī)定性的公文發(fā)文者：機(jī)關(guān)

國家行政機(jī)關(guān)各個(gè)企事業(yè)單位

（二）決定的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題精煉地反映決定的主要內(nèi)容

全項(xiàng)標(biāo)題=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種2.正文

正文內(nèi)容：決定原由對(duì)具體事項(xiàng)或行動(dòng)的意見、要求、方法、措施

（1）知照性決定/宣告性決定（表彰決定、處分決定、機(jī)構(gòu)設(shè)置的決定、人事任免決定和具體事項(xiàng)的決定）：內(nèi)容相對(duì)簡單、篇幅較為短小采用篇段合一方式表述：決定原由+決定內(nèi)容

（2）指揮性決定（規(guī)定性決定、指示性決定、處理問題的決定、重要行動(dòng)的決定等）：內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，一般篇幅較長采用二部式結(jié)構(gòu)表述：第一部分——開頭，闡明決定的原由第二部分——主體，闡明對(duì)有關(guān)事項(xiàng)或行動(dòng)的意見、要求、方法、措施

3.簽署及日期

在正文的右下方簽上發(fā)文機(jī)關(guān)及成文日期(三)撰寫決定的注意事項(xiàng)

第一，要注意決定的必要性。第二，要注意決定的正確性。

二、通知的寫作

（一）通知的適用范圍批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)相關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。適用范圍廣

（二）通知的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（2）事由+文種

《湖北省新聞出版局關(guān)于舉辦“湖北報(bào)刊界慶祝建國60周年書畫攝影展”的通知》

2.受文單位：單位，個(gè)人3.通知的正文：多用祈使語句，適當(dāng)配以說明語句4.簽署和日期：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，成文日期，加蓋公章（三）撰寫通知的注意事項(xiàng)

第一，要認(rèn)真仔細(xì)。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。若使用“省政府有關(guān)部門”一類略稱，所附發(fā)文單位則應(yīng)把“有關(guān)部門”的名稱具體寫明[思考]下列通知有何問題？

關(guān)于召開全省民政工作會(huì)議的通知各市人民政府、行政公署，省直各單位：為了貫徹全國民政工作會(huì)議精神，省政府決定召開全省工作會(huì)議。會(huì)議的主要議題是：傳達(dá)學(xué)習(xí)全國民政會(huì)議的主要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，討論研究貫徹的意見和措施，請(qǐng)你們提前做好準(zhǔn)備。參加會(huì)議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領(lǐng)導(dǎo)同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負(fù)責(zé)同志。會(huì)議擬開五天，地點(diǎn)××賓館，于八月十五日前來報(bào)到?！痢潦∪嗣裾k公廳

××××年×月×日毛病1：會(huì)議的主要議題是：傳達(dá)學(xué)習(xí)全國民政會(huì)議的主要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，討論研究貫徹的意見和措施，請(qǐng)你們提前做好準(zhǔn)備。

1.內(nèi)容不夠明確

民政工作：民間組織管理、優(yōu)撫安置、救災(zāi)扶貧、社區(qū)建設(shè)、社會(huì)福利、社會(huì)事務(wù)

毛病2：參加會(huì)議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領(lǐng)導(dǎo)同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負(fù)責(zé)同志。

2.參加會(huì)議人員不夠具體明確:省直單位包括的范圍很廣有多個(gè)負(fù)責(zé)同志

毛病3：會(huì)議擬開五天，地點(diǎn)××賓館，于八月十五日前來報(bào)到。

3.報(bào)到時(shí)間不明確：“前”有歧義：八月十五日之前來報(bào)到八月十五這一天前往報(bào)到?三、報(bào)告的寫作

（一）報(bào)告的適用范圍適用：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問性質(zhì)：陳述性的公文行文關(guān)系：典型的上行文（二）報(bào)告的種類

1.匯報(bào)性報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)、執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告2.答復(fù)性報(bào)告：針對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門或業(yè)務(wù)管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告3.呈報(bào)性報(bào)告：向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告4.例行工作報(bào)告：定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門所寫的報(bào)告(三)報(bào)告的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題

三要素=報(bào)告單位+報(bào)告內(nèi)容+報(bào)告《××市人民政府關(guān)于2010年度工作情況的報(bào)告》

兩要素=事由+文種

《關(guān)于2010年下半年工作情況的報(bào)告》2.主送單位

寫在正文前第一行3.正文正文的開頭：簡要說明報(bào)告的目的或有關(guān)情況，有時(shí)是對(duì)報(bào)告的情況作簡要概括正文的主體：（1）應(yīng)集中反映報(bào)告的核心內(nèi)容（2）一般采取順敘法正文的結(jié)尾：

結(jié)尾常用語：

以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指正以上報(bào)告當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)

4.落款及日期

關(guān)于2011年下半年

工作情況的報(bào)告………………………..

××市人民政府×年×月×日××市人民政府關(guān)于2010年度工作情況的報(bào)告

………………………..

××市人民政府×年×月×日

（四）撰寫報(bào)告注意事項(xiàng)1.目的要明確一，根據(jù)目的確定報(bào)告的具體種類二，根據(jù)目的選擇典型材料和重點(diǎn)內(nèi)容2.觀點(diǎn)要正確。3.內(nèi)容要真實(shí)，詞句要推敲。電視連續(xù)劇《太平天國》清末湘軍曾國藩報(bào)告軍情：“湘軍屢戰(zhàn)屢敗，請(qǐng)求嚴(yán)議”屢敗屢戰(zhàn)某磚瓦廠季度生產(chǎn)報(bào)告

因本季度連月大雨，生產(chǎn)任務(wù)僅完成50%?！舅伎肌吭鯓有薷牟拍茏龅郊炔徽f假話，又能讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)滿意？因本季度連月大雨，生產(chǎn)任務(wù)僅完成50%。雖本季度連月大雨，生產(chǎn)任務(wù)仍完成50%。四、請(qǐng)示的寫作（一）適用范圍適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)行文關(guān)系：典型的上行文性質(zhì)：期復(fù)性公文（二）請(qǐng)示的特點(diǎn)1.行文關(guān)系具有固定性：不能超越法定的隸屬關(guān)系，一般是逐級(jí)行文2.行文的內(nèi)容具有單一性：一篇請(qǐng)示的公文只寫一件事或一個(gè)問題，“一文一事”，“一事一請(qǐng)示”3.行文目的鮮明性：一是對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)或問題所持的意見是非常明確的；二是對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)請(qǐng)求也同樣是非常明確的（三）請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別

1.行文目的不同：請(qǐng)示用于向上級(jí)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)某些事項(xiàng)，可以向上級(jí)明確提出務(wù)必予以答復(fù)的要求；報(bào)告不能請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，更不能要求必須復(fù)文2.作用不同：請(qǐng)示對(duì)工作起到啟始或中續(xù)作用;報(bào)告則起到匯報(bào)工作，反映情況供上級(jí)了解或參考的作用3.形成時(shí)間不同：請(qǐng)示只能在事前，報(bào)告則在事后或事情進(jìn)行當(dāng)中形成（四）請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)

1．標(biāo)題

標(biāo)題=請(qǐng)示單位的法定名稱+請(qǐng)示事項(xiàng)+文種（請(qǐng)示）2．主送單位即請(qǐng)示單位的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。如有雙重隸屬關(guān)系時(shí)，則應(yīng)主送能夠直接批復(fù)的隸屬上級(jí)，另者則以“抄報(bào)”處理3．正文包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)及請(qǐng)示批準(zhǔn)的希望或要求請(qǐng)示緣由部分:應(yīng)簡明扼要地寫出導(dǎo)致提出請(qǐng)示事項(xiàng)或問題的主要情況請(qǐng)示事項(xiàng):是全文的重點(diǎn)，明確提出請(qǐng)示的事項(xiàng)或問題以及相應(yīng)的具體意見。最后一部分:是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的希望或要求常用語——“妥否，請(qǐng)批準(zhǔn)”“以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)指示”4．簽署及時(shí)間

請(qǐng)示全文之后要寫上請(qǐng)示單位的全稱和請(qǐng)示正式簽發(fā)的時(shí)間，完整的年、月、日。（五）請(qǐng)示撰寫的注意事項(xiàng)1.必須做到“一文一事一請(qǐng)示”2.撰寫請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，意見要具體明確，決不能含混不清、不置可否3.涉及有關(guān)單位者，應(yīng)事先商同有關(guān)單位，或在請(qǐng)示中加以說明4.一定要把請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)分開來，不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告”五、批復(fù)的寫作

（一）適用范圍適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)具有約束力和嚴(yán)肅性，并有很強(qiáng)的針對(duì)性和結(jié)論性一請(qǐng)示一批復(fù)（二）批復(fù)與批示的區(qū)別

批復(fù)：專門答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的，內(nèi)容具有明顯的指導(dǎo)性，屬于被動(dòng)發(fā)文批示：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某些問題或某項(xiàng)工作發(fā)表的指導(dǎo)性意見，其內(nèi)容常常有較強(qiáng)的針對(duì)性和參考作用，屬主動(dòng)發(fā)文（四）批復(fù)的結(jié)構(gòu)

1．標(biāo)題

三要素=發(fā)文單位的全稱+事由+文種兩要素=事由+文種2．主送單位主送單位=原請(qǐng)示單位若帶有普遍指導(dǎo)意義的，需要發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)，則用“抄送”的形式3.正文

正文=引語+答復(fù)意見簡短，不像通知和指示那樣詳細(xì)闡述道理或意義，也不必像請(qǐng)示那樣充分說明理由4.落款及時(shí)間

如果標(biāo)題中已有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，正文后可以不再落款而只寫成文日期（五）撰寫批復(fù)的注意事項(xiàng)2.針對(duì)性和真實(shí)性：針對(duì)所請(qǐng)示的問題，并核實(shí)請(qǐng)示原由的真實(shí)性，實(shí)事求是地給予明確答復(fù)2.明確性和具體性：意見要明確，不可模棱兩可，意見還應(yīng)盡量具體，以利下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行3.及時(shí)性和一致性：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)，一定要及時(shí)，以免誤事六、函的寫作

（一）函的適用范圍

不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題（二）函與批復(fù)的區(qū)別

1.從概念上加以界定：

函：用來相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題

批復(fù)：專門用來答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)2.從行文關(guān)系上來區(qū)分：

函：平行文

批復(fù)：下行文（三）函與請(qǐng)示的區(qū)別1.行文關(guān)系：

函→平行文請(qǐng)示→上行文2.行政關(guān)系：

函的制發(fā)單位與受文單位是平行或不相隸屬的關(guān)系

請(qǐng)示的制發(fā)單位和受文單位之間的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（四）函的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題：全要素標(biāo)題=發(fā)文單位+事由+文種《湖北省期刊學(xué)會(huì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中國期刊協(xié)會(huì)舉辦“2011年中國期刊行業(yè)財(cái)務(wù)管理工作創(chuàng)新”高級(jí)研修班通知的函》2.正文：第一部分:敘述事項(xiàng)第二部分:說明希望和要求。去函正文的結(jié)構(gòu)：①寫商洽、請(qǐng)求、詢問或告知的事項(xiàng)采用敘述和說明的寫法，既簡單扼要，又要交待清楚

②提出希望、請(qǐng)求或要求如果沒有過多要求就同事項(xiàng)寫在一起，一氣呵成；如果事項(xiàng)復(fù)雜些，或要求多些，可以單列一段來寫，甚至分條列項(xiàng)來寫

③明確提出:“以上意見可否，請(qǐng)函復(fù)”，“敬請(qǐng)函復(fù)”，“特此函告”復(fù)函正文的一般結(jié)構(gòu)：①引述來函:“貴廠×字×號(hào)文悉”“電悉”“函悉”②寫答復(fù)的主要事項(xiàng):

同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應(yīng)該怎么辦，不應(yīng)該怎么辦③結(jié)尾:“此復(fù)”“特此函復(fù)”3.落款與日期：七、會(huì)議紀(jì)要的寫作

（一）會(huì)議紀(jì)要的適用范圍

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)

是在歸納、整理會(huì)議記錄及其他有關(guān)會(huì)議材料的基礎(chǔ)上，按照會(huì)議的宗旨和要求，針對(duì)會(huì)議討論研究的工作事項(xiàng)和問題綜合整理而形成（二）會(huì)議紀(jì)要的種類

1.指令性會(huì)議紀(jì)要2.通報(bào)性會(huì)議紀(jì)要3.座談會(huì)紀(jì)要（三）會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題

單標(biāo)題:

《全國農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》《××省政府軍轉(zhuǎn)安置工作會(huì)議紀(jì)要》雙標(biāo)題: