高效會(huì)議管理

高效會(huì)議管理你喜歡開會(huì)嗎？參與會(huì)議組織會(huì)議會(huì)議會(huì)讓你……工作時(shí)間被分割晚上加班取消或改期很多重要工作或客戶會(huì)議會(huì)讓你有顧慮……擔(dān)心會(huì)議沒(méi)效果擔(dān)心對(duì)會(huì)議執(zhí)行效果全部負(fù)責(zé)擔(dān)心與會(huì)者不滿意“開會(huì)，想說(shuō)愛(ài)你不容易啊……”關(guān)于企業(yè)會(huì)議的調(diào)研進(jìn)行時(shí)間：2009年4月調(diào)研對(duì)象：所有職能中心的總監(jiān)和經(jīng)理，共25人，其中經(jīng)理占64%，總監(jiān)占36%調(diào)研方式：?jiǎn)柧碚{(diào)研數(shù)據(jù)65%60%88%會(huì)議頻繁會(huì)議長(zhǎng)度超計(jì)劃議而不決65%調(diào)研對(duì)象認(rèn)為會(huì)議頻繁，每月參加非例會(huì)次數(shù)達(dá)16次以上的近30%。超60%的調(diào)研對(duì)象認(rèn)為，會(huì)議經(jīng)常不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束88%的調(diào)研對(duì)象認(rèn)為會(huì)議經(jīng)常出現(xiàn)議而不決現(xiàn)象可以消除會(huì)議嗎？會(huì)議有它獨(dú)特的功能……顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在群體溝通的方式——融合意見(jiàn)凝聚共識(shí)集思廣益的渠道——眾多信息一次交流會(huì)議的意義“要的不是少開會(huì)，而是開高效的會(huì)”什么叫高效會(huì)議1.會(huì)議的含義2.會(huì)議的分類3.高效的含義1.會(huì)議前2.會(huì)議中3.會(huì)議后如何開高效會(huì)議以下我們會(huì)接觸到……上篇：什么叫高效會(huì)議會(huì)議的含義指3個(gè)或以上的人員（其中一個(gè)為主持人）為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通………………………………一對(duì)一的面談不算扎堆聊天的不是單向的不用功能決定會(huì)議的分類………….人數(shù)角色目的渠道按功能，會(huì)議劃分如下三類：解決問(wèn)題的協(xié)調(diào)會(huì)政策性研究會(huì)交流會(huì)區(qū)分：有實(shí)質(zhì)的、比較具體的困難或問(wèn)題區(qū)分：已經(jīng)有了初案，要研究可行性和合適度區(qū)分：只有一個(gè)模糊的方向，想研究出初步方案或征集看法和意見(jiàn)高效會(huì)議有哪些特征？目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)有效果有效率有笑容與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意記?。焊咝?huì)議前提可開可不開的會(huì)堅(jiān)決不開?。∫韵聝?nèi)容，哪些需要開會(huì)，哪些不要開會(huì)？某小區(qū)在雨季發(fā)生嚴(yán)重水浸事件，遭到業(yè)主投訴及索賠，需要出具索賠方案并解決水浸問(wèn)題1要解決因欠某供應(yīng)商貨款，供應(yīng)商不提供驗(yàn)收必要的資料，導(dǎo)致工程竣工驗(yàn)收不能如期辦理的問(wèn)題；2要集團(tuán)各部門確認(rèn)集團(tuán)最新授權(quán)體系，以便頒布執(zhí)行；3總結(jié)第二季度的經(jīng)營(yíng)情況，計(jì)劃第三季度的工作重點(diǎn)；4要發(fā)布集團(tuán)某職能部門負(fù)責(zé)人任命5YYNYN對(duì)臨時(shí)會(huì)議，在決定開會(huì)前問(wèn)問(wèn)自己三個(gè)“能不能”？能不能取消能不能與其他工作合并能不能用更簡(jiǎn)便方式代替它？需要三個(gè)對(duì)象或以上交換意見(jiàn)安排的工作有上下游關(guān)系對(duì)例會(huì)例會(huì)的密度是可以改變的可根據(jù)業(yè)務(wù)的淡季和旺季減少和增加開會(huì)的頻率下篇：如何開高效會(huì)議一次糟糕的會(huì)議……請(qǐng)大家從如下場(chǎng)景中找出糟糕的表現(xiàn)？鏈接：視頻趙娟監(jiān)制、導(dǎo)演、拍攝、旁白、后期制作羅燕儀曾真田志勇黃志鵬肖時(shí)來(lái)公關(guān)部經(jīng)理羅樂(lè)樂(lè)企化部經(jīng)理園園法務(wù)部經(jīng)理康正正銷售部經(jīng)理灰灰客戶部經(jīng)理林帥帥糟糕的表現(xiàn)有……目標(biāo)不明確沒(méi)說(shuō)明議程與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始座位安排不對(duì)會(huì)議桌太大經(jīng)常受外界干擾與會(huì)者有爭(zhēng)論與會(huì)者缺乏熱心沒(méi)會(huì)議紀(jì)要沒(méi)下文會(huì)議前會(huì)議中會(huì)議后會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議中的控場(chǎng)會(huì)議后的跟進(jìn)跨部門會(huì)，應(yīng)誰(shuí)來(lái)組織？?jī)煞N情況總辦來(lái)組織一般，開會(huì)所涉及內(nèi)容的主導(dǎo)部門，“誰(shuí)有困難誰(shuí)主導(dǎo)”某小區(qū)在雨季發(fā)生嚴(yán)重水浸事件，遭到業(yè)主投訴及索賠，需要出具索賠方案并解決水浸問(wèn)題。1要解決因欠某供應(yīng)商貨款，供應(yīng)商不提供驗(yàn)收必要的資料，導(dǎo)致工程竣工驗(yàn)收不能如期辦理的問(wèn)題。2物業(yè)開發(fā)總結(jié)第二季度的經(jīng)營(yíng)情況，計(jì)劃第三季度的工作重點(diǎn)。4總辦集團(tuán)層面例會(huì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議會(huì)議組織者的職責(zé)會(huì)議組織者的職責(zé)擬出會(huì)議方案會(huì)議后勤安排會(huì)議后的跟進(jìn)記?。航M織會(huì)議意味一個(gè)責(zé)任的開始……會(huì)議的必備要素有哪些？填好這個(gè)表，就做好了會(huì)議方案會(huì)議主題會(huì)議主題即目標(biāo)，應(yīng)該表明“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非應(yīng)做什么例如：向員工宣傳新的請(qǐng)假程序VS讓員工了解新的請(qǐng)假程序當(dāng)你收到以下主題的會(huì)議通知時(shí)，會(huì)想什么？召開關(guān)于項(xiàng)目管理提升的會(huì)議記?。簽榱吮苊鉄o(wú)意義的會(huì)，必須嚴(yán)禁設(shè)定過(guò)于抽象的議題會(huì)議議程解決問(wèn)題的協(xié)調(diào)會(huì)政策性研究會(huì)交流會(huì)點(diǎn)明困難所在分析困難形成的原因針對(duì)原因討論解決辦法確定行動(dòng)方案討論今后如何杜絕類似事件說(shuō)明政策出臺(tái)的背景闡述政策就政策的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行研討總結(jié)意見(jiàn)如：某管理辦法研討議程沒(méi)有定勢(shì)，更重大家的參與記?。褐匾闹黝}先講如：小區(qū)湖水發(fā)臭問(wèn)題議程安排小技巧：候會(huì)制允許一部分人員只參加會(huì)議的一部分，但該項(xiàng)議題完畢后，這部分人員即行退出會(huì)議操作注意事項(xiàng)明確標(biāo)出每個(gè)議題開始和結(jié)束的時(shí)間，以便有關(guān)人員在規(guī)定時(shí)間參加會(huì)議主持人盡可能準(zhǔn)確的按照會(huì)議計(jì)劃安排會(huì)議節(jié)奏如在會(huì)議進(jìn)行中遇有變化，要及時(shí)通知有關(guān)候會(huì)人員，以便讓別人早做安排Q：什么時(shí)候適合用候會(huì)制，請(qǐng)舉一例子會(huì)議時(shí)間何時(shí)開？開多長(zhǎng)時(shí)間？要考慮會(huì)議盡量少被打擾的時(shí)間長(zhǎng)會(huì)要考慮連續(xù)性和時(shí)間的寬裕度要考慮大家的精力高峰期以一個(gè)半小時(shí)為限超一個(gè)半小時(shí)，應(yīng)中場(chǎng)休息5-10分鐘貼士：

1.想會(huì)議開得快，可安排在飯前或下班前一段時(shí)間舉行

2.想人不遲到，可設(shè)立“遲到席”會(huì)議地點(diǎn)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)不同，我們有兩個(gè)選擇貼士：對(duì)有極強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)性的會(huì)議，提倡開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)極度方便極度不方便VS可以喚起平常被壓抑的創(chuàng)意帶來(lái)“會(huì)議一定要有成果”的緊張感使與會(huì)者避免被打擾會(huì)議主持人宜忌主持人的大忌自認(rèn)為能確實(shí)掌握他人意見(jiàn)有效利用資源誘導(dǎo)與會(huì)者提出點(diǎn)子在規(guī)定時(shí)間內(nèi)達(dá)成會(huì)議目標(biāo)直接下結(jié)論而非引導(dǎo)得出結(jié)論議程抽象，漫無(wú)目的適宜禁忌會(huì)議主持人一定要最大領(lǐng)導(dǎo)嗎？當(dāng)會(huì)議更多的需要集思廣益時(shí)候，我們提倡平級(jí)主持，因?yàn)橛蓄I(lǐng)導(dǎo)主持，大家無(wú)形會(huì)寄望領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，定論擔(dān)心與領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一致或說(shuō)錯(cuò)話擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得自己意見(jiàn)膚淺或沒(méi)有建設(shè)性會(huì)議主持人一定要當(dāng)事人嗎？沒(méi)有評(píng)論議題相關(guān)知識(shí)也無(wú)妨，也沒(méi)必要對(duì)會(huì)議決定的事情負(fù)責(zé)事實(shí)上，沒(méi)有立場(chǎng)的人，才能客觀的掌握會(huì)議議程的進(jìn)行，所謂旁觀者清假如你即將主持一個(gè)臨時(shí)會(huì)議，你會(huì)怎么準(zhǔn)備？將有助于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的各種信息羅列出來(lái)并過(guò)濾考慮使用適當(dāng)視聽(tīng)器材熟悉會(huì)議內(nèi)容設(shè)定希望實(shí)現(xiàn)具體目標(biāo)準(zhǔn)備一份陳述的綱要了解聽(tīng)眾與會(huì)人員特征對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在價(jià)值能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人如何選不要單純問(wèn)誰(shuí)應(yīng)該參加，而要問(wèn)為什么要參加參加會(huì)議的人將在多大程度上涉及會(huì)議的行動(dòng)后果這個(gè)人在議題的專門知識(shí)方面，是否確實(shí)需要或能有所貢獻(xiàn)假如要做決議，這個(gè)人是否能做他的才能或職責(zé)是否與其他與會(huì)者重復(fù)如何選與會(huì)人員記住：參會(huì)人數(shù)不是越多越好，不合適的參會(huì)者只會(huì)增加主持人控場(chǎng)負(fù)擔(dān)只需執(zhí)行會(huì)議決議的人，盡量不參加選擇了與會(huì)人員，也就控制了會(huì)議規(guī)模會(huì)議規(guī)模參考與會(huì)人員應(yīng)有心態(tài)出席參加參與投入的積極性和熱情高——低有效參與充分的準(zhǔn)備有效的溝通適度的討論充分準(zhǔn)備有效溝通事先閱讀所有相關(guān)資料留心誰(shuí)參加會(huì)議，以便使發(fā)言能充分考慮到這些人職務(wù)角色和所處的地位作好發(fā)言準(zhǔn)備堅(jiān)守規(guī)則：防止不良行為發(fā)生：壟斷談話，不停打斷別人，偏執(zhí)好斗，不遵守發(fā)言分配的是時(shí)間，跑題嚴(yán)密觀察會(huì)議進(jìn)展專心而積極的傾聽(tīng)有效溝通讓你講的話通俗易懂讓你的發(fā)言更具吸引力讓你的發(fā)言更可信關(guān)于與會(huì)人員的級(jí)別……在跨部門會(huì)議中，以下哪些情形可以接受？主持人參會(huì)人部門總監(jiān)其他部門：沒(méi)有總監(jiān)，只有經(jīng)理部門總監(jiān)其他部門：只有專員部門經(jīng)理其他部門：只有專員記?。禾岢M量平級(jí)溝通，但特殊情況可越一級(jí)，但必要同級(jí)親自請(qǐng)假，杜絕越兩級(jí)發(fā)言的重要性對(duì)所有與會(huì)者要平等領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該保留在最后發(fā)言，以免埋沒(méi)了他人發(fā)言會(huì)議秘書記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納職責(zé)反應(yīng)、寫字快記憶力特別強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)素質(zhì)備注：會(huì)議秘書往往肩負(fù)會(huì)議后勤工作安排。會(huì)議后勤安排通知的派發(fā)盡量提前一天以上重要會(huì)議還應(yīng)用電話確認(rèn)當(dāng)需要下級(jí)人員參加時(shí)，應(yīng)與該部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)議室和桌子不是越大越好貼士：參會(huì)人數(shù)超8個(gè)時(shí)候，可以準(zhǔn)備簽到表，以防遲到者和缺席者！盡量不要把會(huì)議資料在現(xiàn)場(chǎng)派發(fā)會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議中的控場(chǎng)會(huì)議后的跟進(jìn)會(huì)議中的控場(chǎng)，我們要解決如何做會(huì)議開場(chǎng)白如何對(duì)付不合作的與會(huì)者如何讓交流會(huì)氣氛積極而活躍會(huì)議開場(chǎng)白很重要……當(dāng)你是主持時(shí)，開場(chǎng)白會(huì)說(shuō)什么，先后順序是什么？234闡述會(huì)議背景及開會(huì)目的規(guī)范開會(huì)紀(jì)律：強(qiáng)調(diào)時(shí)間規(guī)范議程和議事方式（征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)）指定會(huì)議記錄人1當(dāng)與會(huì)者不合作，主持人應(yīng)該怎么控場(chǎng)？主持人3、離題4、壟斷話題2、爭(zhēng)論1、分心應(yīng)付分心的與會(huì)者分心表現(xiàn)：心不在焉開小會(huì)原因：感到無(wú)聊外界環(huán)境干擾所涉及的問(wèn)題或意見(jiàn)觸發(fā)他們交談應(yīng)對(duì)辦法：做短暫停頓，或稍作休息提問(wèn)讓他們分享討論內(nèi)容選擇性的不理會(huì)應(yīng)付爭(zhēng)論的與會(huì)者表現(xiàn)：一直在否定他人觀點(diǎn)原因?qū)λ瞬徊粷M挑釁性子火暴特主觀應(yīng)對(duì)辦法：會(huì)議規(guī)則中強(qiáng)調(diào)，在否決他人想法之前，請(qǐng)先提案提醒他的發(fā)言時(shí)間總結(jié)他的發(fā)言，把注意力轉(zhuǎn)回主題上總想說(shuō)自己的觀點(diǎn)是對(duì)的貼士：對(duì)僵持不下的話題，可跳過(guò)，留作會(huì)議下一階段再討論應(yīng)付離題的與會(huì)者離題表現(xiàn)：跑到前面或后面的議題去了原因：跟不上會(huì)議進(jìn)程太興奮，急性子思想跳躍太大拐彎抹角應(yīng)對(duì)辦法：以未能澄清會(huì)議目標(biāo)或討論主題而當(dāng)眾致歉技巧發(fā)問(wèn)離題者，他的談言與主題有何關(guān)系扯到毫無(wú)相干或?qū)δ繕?biāo)沒(méi)幫助的話題上應(yīng)付壟斷話題的與會(huì)者表現(xiàn)：完全沉醉在自己發(fā)言中完全不理會(huì)他人感受原因本身話就多想表現(xiàn)自己應(yīng)對(duì)辦法：抓住對(duì)方停頓處指派工作給話多的人去做詢問(wèn)全場(chǎng)對(duì)發(fā)言者意見(jiàn)避開發(fā)言著視線，以免他誤會(huì)主持鼓勵(lì)的目光如何開交流會(huì)？Step1打破沉默沉默原因害怕遭到拒絕和反駁害怕來(lái)自于上級(jí)或權(quán)威人士等壓力缺乏準(zhǔn)備對(duì)議題背景不了解對(duì)策主持人讓在座與會(huì)人輪流發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)放在最后補(bǔ)充，下級(jí)先發(fā)言加強(qiáng)會(huì)議前準(zhǔn)備貼士：被認(rèn)同能提高每位與會(huì)人的參與度，不妨在說(shuō)到某一提案時(shí)，多提提案人名字Step2提高大家參與的積極性三步曲：個(gè)人時(shí)間、小組時(shí)間、全體時(shí)間前奏：個(gè)人時(shí)間給出大家自我思考時(shí)間……“現(xiàn)在給出大家5分鐘，請(qǐng)針對(duì)這個(gè)主題，至少想出5個(gè)點(diǎn)子，5分鐘后請(qǐng)大家準(zhǔn)備發(fā)言”中段：小組時(shí)間分組討論，讓大家借用彼此的想法要根據(jù)與會(huì)人數(shù)決定每組成員人數(shù)，控制在5個(gè)/組以內(nèi)最好有男女搭配兩人成“等腰直角三角形”“現(xiàn)在以兩人為一組開始討論，把結(jié)果寫上紙上，10分鐘后準(zhǔn)備發(fā)言”尾聲：全體時(shí)間“現(xiàn)在每組派一名代表將意見(jiàn)寫在白板上，并闡述”主持人接下來(lái)應(yīng)該有條理的歸納每組的發(fā)言將已具雛形的觀點(diǎn)再以更犀利的角度切入評(píng)論得到的評(píng)論再將它歸納用邏輯關(guān)系將每個(gè)點(diǎn)串聯(lián)起來(lái)形成一個(gè)中心會(huì)議結(jié)束時(shí)的要點(diǎn)重申會(huì)議成果：采取隨后行動(dòng)和完成具體工作2345提供機(jī)會(huì)討論準(zhǔn)備采取的行動(dòng)的后果考察與會(huì)者的接受能力、和承擔(dān)責(zé)任的心理狀態(tài)確定與會(huì)者完全了解要采取的行動(dòng)和由誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查和總結(jié)行動(dòng)計(jì)劃的相互理解記錄會(huì)議結(jié)論，把會(huì)議記錄和管理責(zé)任掛上鉤行動(dòng)意味著什么？方法是否顯示？對(duì)其他活動(dòng)有什么關(guān)系和影響是否有人有保留或顧慮？行動(dòng)的主要