文檔管理系統(tǒng)需求概述

文檔管理系統(tǒng)需求概述1目的和意義隨著企業(yè)發(fā)展電子文檔數(shù)量的不斷增加。電子文檔的管理將被越來越多的應(yīng)用在企業(yè)管理上，文檔管理電子化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代計(jì)算機(jī)信息處理的必然需求。為了提高運(yùn)營效率，簡化工作流程，保證電子文檔的安全、共享和快速流通，因此使用一套完整的文檔管理系統(tǒng)對電子文檔發(fā)布、審閱、修改、備份、查閱進(jìn)行全流程管理。企業(yè)能節(jié)省大量資源和人力，同時(shí)大幅度提高自己的工作效率，提高文檔的準(zhǔn)確性和安全性。該文檔管理系統(tǒng)將文檔科學(xué)的組織管理起來，以供企業(yè)共享，有助于各部門規(guī)范管理自己的文件，更將積累成為企業(yè)的一筆巨大財(cái)富。文檔管理系統(tǒng)能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)內(nèi)的各類文檔分類管理，顯示出該文檔的文件名，類型及上傳人，使用人等信息，方便各類用戶查找和使用，此文檔管理在文檔管理中可實(shí)現(xiàn)資源共享，可任意調(diào)整權(quán)限，完全保護(hù)文檔安全，該系統(tǒng)在提供海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能的基礎(chǔ)上，提供完善而科學(xué)的安全機(jī)制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性，完善的管理機(jī)制和管理類別，可以設(shè)置每類資料管理的關(guān)鍵字段，如資料名、項(xiàng)目、主題等信息，以便全面快捷的重復(fù)使用根據(jù)不同的權(quán)限提供閱讀、上傳、修改等功能。2文檔管理的優(yōu)勢將“個(gè)人文檔”轉(zhuǎn)化為“單位資產(chǎn)”：將原先分布于各個(gè)員工電腦上的電子文檔，通過系統(tǒng)集中安全的保管起來，使這些文檔資產(chǎn)真正成為單位的資產(chǎn)。通過集中管理改善文檔資產(chǎn)的安全性：通過加密存儲(chǔ)、集中管理、集中防毒等手段使文檔資產(chǎn)的安全性大幅度提高，可以滿足高安全要求。建立完善的權(quán)限機(jī)制確保文檔的內(nèi)部安全：只有分配了權(quán)限的人員才允許檢索、瀏覽、編輯、打印相關(guān)文檔的內(nèi)容，軟件采用了領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和機(jī)密技術(shù)，可以更高效的管理文檔的整個(gè)生命周期活動(dòng)包括：創(chuàng)建、修改、審批、存儲(chǔ)、查詢、重用以及歸檔。4.集中的安全文檔備份：通過數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)備份、磁盤陣列、磁帶機(jī)等方式、集中海量存儲(chǔ)確保文檔永不丟失。3文檔管理系統(tǒng)需求分析本系統(tǒng)的開發(fā)基于B/S模式，具有良好的人機(jī)交互界面，整個(gè)系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行高效的管理，在整個(gè)系統(tǒng)中各角色分工明確。3.1網(wǎng)絡(luò)拓?fù)滢k公室工作人員辦公室工作人員車舊工作An車間工作人員辦公室工作人員辦公室工作人員車舊工作An車間工作人員3.2文檔管理系統(tǒng)角色主要架構(gòu)圖文檔管理系統(tǒng)主要分為五種級別。根據(jù)級別的不同各級別在系統(tǒng)中的可使用功能也不同。一級角色擁有最高權(quán)限，下級權(quán)限角色瀏覽文檔需向上級權(quán)限申請，由上級角色審批后方可瀏覽文檔，所有角色都要經(jīng)過一級權(quán)限審批方可瀏覽文檔?！缚叟芺it-k經(jīng)童i+州孕ri1Tr■-U簽修胃固HI國落保障中.心東與isn中?！缚叟芺it-k經(jīng)童i+州孕ri1Tr■-U簽修胃固HI國落保障中.心東與isn中。?一級權(quán)限包含檔案室，檔案室擁有對文檔管理的最高權(quán)限?？梢詫ξ臋n進(jìn)行審批、查詢、增加、修改、刪除等操作。?二級權(quán)限包含廠長、書記，二級權(quán)限擁有對下級審批權(quán)限、人員管理權(quán)限、公告文檔瀏覽權(quán)限、文檔上傳權(quán)限、文檔修改權(quán)限。二級權(quán)限瀏覽和修改加密文檔需向上級申請經(jīng)過上級審批后才能瀏覽或者修改。?三級權(quán)限包含副廠長、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營計(jì)劃部、廠長助理、黨群辦，三級權(quán)限擁有對下級審批權(quán)限、其管理部門人員管理權(quán)限、公告文檔瀏覽權(quán)限、文檔上傳權(quán)限。三級權(quán)限瀏覽和修改加密文檔需向上級申請經(jīng)過上級審批后才能瀏覽或者修改。?四級權(quán)限包含廠辦、價(jià)格辦、技術(shù)質(zhì)量辦、產(chǎn)品研究發(fā)展部、物質(zhì)保障部、產(chǎn)品制造部、維修保障部、北海保障中心、東海保障中心、南海保障中心，四級權(quán)限擁有對下級審批權(quán)限、其管理部門人員管理權(quán)限、公告文檔瀏覽權(quán)限。四級權(quán)限瀏覽和修改加密文檔需向上級申請經(jīng)過上級審批后才能瀏覽或者修改。?五級權(quán)限包含保密辦、專項(xiàng)辦、調(diào)研室。五級權(quán)限擁有公告文檔瀏覽權(quán)限、文檔上傳權(quán)限，五級權(quán)限瀏覽和修改加密文檔需向上級申請經(jīng)過上級審批后才能瀏覽或者修改。3.3主要文檔?日常公文?技術(shù)文檔?經(jīng)營文檔?質(zhì)量文檔?生產(chǎn)文檔?財(cái)務(wù)文檔?工程文檔文檔保密等級分為公告文檔、機(jī)密文檔、絕密文檔三級。公告文檔無需審批即可瀏覽，機(jī)密文檔以及絕密文檔需經(jīng)過審批后方可瀏覽。3.4主要文檔類型Word文檔Excel表格PDF文件CAD文件Pro.E文件AutoCAD文件3.5資源儲(chǔ)存?文檔儲(chǔ)存量＜10萬訪問量＜100人3.6保密等級該系統(tǒng)符合三級等保3.7系統(tǒng)運(yùn)行要求該系統(tǒng)在Windows?系統(tǒng)下使用IE9運(yùn)行。用戶采用單一登錄方式登錄。3.8系統(tǒng)主要功能根據(jù)系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)的功能，此系統(tǒng)可分為六大模塊。3.8.1用戶管理模塊1） 增加新用戶，只能是上級權(quán)限對其下屬部門進(jìn)行新增用戶。2） 登錄成功根據(jù)賬號權(quán)限進(jìn)入對應(yīng)頁面。3） 上級權(quán)限可以對其管理部門下的已有用戶信息進(jìn)行修改。4） 普通員工可以修改自己賬戶的登錄密碼。5） 有安全退出提示。3.8.2文檔上傳模塊1） 所有權(quán)限所持有權(quán)限，2） 上傳文檔需要經(jīng)過上級審批通過后才能上傳成功。3） 文件上傳時(shí)設(shè)置文件屬性，包括文件名、上傳人、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型、所屬部門等基礎(chǔ)信息。3.8.3文件查詢模塊1） 所有用戶都具有權(quán)限。2） 每一級別用戶登錄成功后都可以查詢文檔、查詢結(jié)果以列表形式展示。3） 機(jī)密文檔和絕密文檔瀏覽需向上級申請經(jīng)過審批后方可瀏覽。4） 可以根據(jù)文件名、項(xiàng)目、文件類型、文檔類型等條件分別查詢文檔。3.8.4文件刪除模塊1） 一級權(quán)限所持有的權(quán)限。2） 一級權(quán)限可以對已有的文檔進(jìn)行刪除操作。3） 一級權(quán)限對保密期限過期的文檔進(jìn)行分類或刪除。3.8.5文件修改操作1） 所有用戶所持有的權(quán)限。2） 所有用戶可以對已有的文件進(jìn)行修改基本信息，包括所屬項(xiàng)目、保密等級、文件名、所屬部門、文檔重新上傳等操作。3） 文件修改需經(jīng)過上級審批才能確認(rèn)修改成功。3.8.6審批模塊1） 上級權(quán)限對下級申請查閱、修改、上傳文檔的權(quán)限。2） 上級可對下級的申請批準(zhǔn)。3） 所有審批通過一級審批后為用戶開通權(quán)限。4系統(tǒng)功能4.1登錄系統(tǒng)系統(tǒng)登錄時(shí)整個(gè)系統(tǒng)的入口，首先根據(jù)用戶輸入的賬號，密碼判斷用戶的類型，根據(jù)不同的用戶類型在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)賦予不同的用戶權(quán)限，

4.2文檔管理文檔上傳文檔上傳為所有用戶持有的權(quán)限，一級權(quán)限用戶不用審批可以直接上傳文檔。二級至五級用戶上傳文檔需通過審批后才能上傳成功，審批需進(jìn)行逐級審批，由下級用戶向上級用戶發(fā)起審批，通過審批后發(fā)送到上一級審批，最終由一級用戶審批確認(rèn)后文檔上傳成功。用戶觸發(fā)文檔上傳操作，提示用戶選擇創(chuàng)建新項(xiàng)目或者已有項(xiàng)目上傳，如果用戶選擇創(chuàng)建新項(xiàng)目則提示用戶輸入項(xiàng)目名。如果用戶選擇已有項(xiàng)目上傳，則提供已有項(xiàng)目列表供用戶選擇。然后進(jìn)入用戶選擇文檔基本信息流程，基本信息包括文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型。其中文件名、上傳人、所屬部門、文件類型、上傳時(shí)間、所屬項(xiàng)目由系統(tǒng)自動(dòng)獲取，用戶需要填寫保密等級、保密期限、文檔類型。用戶填寫完基本信息后選擇想要上傳的文件，用戶確認(rèn)上傳，系統(tǒng)自動(dòng)檢測基本信息填寫情況以及文檔是否有重名或重復(fù)文檔，出現(xiàn)沖突問題要提醒用戶修改。待用戶修改完成確認(rèn)信息完整后提交上級審批。

4.2.2文檔查詢、修改、瀏覽、刪除文檔查詢、修改、瀏覽所有用戶持有權(quán)限。一級權(quán)限用戶不用審批可以直接修改、瀏覽文檔。二級至五級需通過審批后才能執(zhí)行操作，審批需進(jìn)行逐級審批，由下級用戶向上級用戶發(fā)起審批，通過審批后發(fā)送到上一級審批，最終由一級用戶審批。文檔刪除只有一級用戶擁有權(quán)限。一級用戶發(fā)起刪除請求，由三級用戶審批后提交二級用戶審批，二級用戶審批后執(zhí)行刪除操作。用戶登錄后出發(fā)查詢操作，用戶可以選擇查詢條件查詢文檔，查詢條件包含文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型，每個(gè)條件都可以作為單一查詢條件查詢，查詢結(jié)果以列表的形式展示，列表包含當(dāng)前查詢文檔的所有信息，信息包括文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型。每條查詢出的結(jié)果都有操作選項(xiàng)，根據(jù)權(quán)限不同操作選項(xiàng)也不同，所有用戶都包含修改和瀏覽選項(xiàng)，只有一級用戶擁有刪除操作。用戶執(zhí)行修改選項(xiàng)，判斷當(dāng)前用戶的權(quán)限，如果是一級用戶則不用審批，如果是二級至五級用戶則需要提交審批，用戶完成修改操作后，提示用戶確認(rèn)修改。用戶確認(rèn)后由上一級用戶進(jìn)行審批，經(jīng)過逐級審批后方可修改成功。當(dāng)前文檔基本信息可以修改，基本信息包括文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型，當(dāng)前文檔文件也可以重新上傳，替換已經(jīng)上傳的文件。用戶執(zhí)行瀏覽選項(xiàng)，判斷當(dāng)前用戶權(quán)限。如果是一級用戶則直接打開文檔瀏覽，如果是二級至五級用戶需用戶確認(rèn)后系統(tǒng)提交當(dāng)前文檔至審批流程，進(jìn)行逐級審批，最終經(jīng)過一級用戶審批后，當(dāng)前用戶可以在系統(tǒng)中已審批列表中打開文檔進(jìn)行瀏覽。刪除選項(xiàng)只有一級用戶登錄時(shí)才有刪除選項(xiàng)，用戶執(zhí)行刪除選項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)提示用戶是否確認(rèn)刪除，用戶確認(rèn)后，系統(tǒng)提交審批流程，由三級用戶審批通過后提交至二級用戶審批，二級用戶審批通過后方可刪除文檔。開始完成修改執(zhí)行審批流程完成修改執(zhí)行審批流程4.3審批列表審批列表分為已審批、未審批、待審批三部分。已審批已審批是所有用戶持有的權(quán)限，已審批用來展示已經(jīng)通過審批的用戶操作，已審批是瀏覽請求、修改請求、刪除請求、上傳請求通過審批的匯總，用戶可以通過選擇瀏覽、修改、刪除、上傳選項(xiàng)選擇用戶想要看的已通過審批，用戶還可以根據(jù)文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型。篩選已通過審批的文件。未審批未審批是所有用戶持有的權(quán)限，未審批用來展示未通過審批的用戶操作，未審批是瀏覽請求、修改請求、刪除請求、上傳請求未通過審批的匯總，用戶可以通過選擇瀏覽、修改、刪除、上傳選項(xiàng)選擇用戶想要看的未通過審批，用戶還可以根據(jù)文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型。篩選未通過審批的文件。待審批待審批是一級至四級用戶擁有的權(quán)限，待審批用來展示需要審批的用戶操作，待審批是瀏覽請求、修改請求、刪除請求、上傳請求需要審批的匯總，用戶可以通過選擇瀏覽、修改、刪除、上傳選項(xiàng)選擇用戶想要看的待審批操作，用戶還可以根據(jù)文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型。篩選待審批的文件。4.4文檔超期提醒文檔超期提醒只針對一級權(quán)限用戶展示，文檔超期提醒顯示所有七天內(nèi)超期文件列表，列表包含文件的詳細(xì)信息，詳細(xì)信息包含文件名、上傳人、所屬部門、保密等級、保密期限、文件類型、所屬項(xiàng)目、文檔類型、保密剩余期限。每個(gè)列表中的信息都可以進(jìn)行刪除、修改操作。刪除、修改操作同一般文件刪除、修改操作一致。4.5日志管理所有登錄系統(tǒng)的用戶操作都由系統(tǒng)自主生成日志，日志內(nèi)容包括用戶的每一步操作，其中包括對文檔的增刪改查、對文檔的瀏覽以及對用戶的操作。只要用戶在系統(tǒng)中有操作系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成日志并記錄。日志內(nèi)容只有超級管理員用戶才能提取，其他用戶沒有任何操作權(quán)限，超級管理員登錄系統(tǒng)可批量下載日志。4.6用戶管理用戶管理是所有的用戶擁有的權(quán)限。用戶管理是用戶用來管理自身或者用戶對下級單位用戶的信息進(jìn)行增刪改。添加用戶時(shí)為用戶添加用戶名、密碼、部門、職位、真實(shí)姓名、權(quán)限。刪除用戶只有部門領(lǐng)導(dǎo)才能刪除部門下的用戶。更改用戶