時(shí)間管理課件

時(shí)間管理吳泰青茫盲忙成功和失敗的分水嶺可以用五個(gè)字來(lái)表達(dá)?！拔覜](méi)有時(shí)間?！蹦惴峙淞诉^(guò)多的任務(wù)以致不可能完成由他人能更好完成的活動(dòng)被錯(cuò)誤地分配給你當(dāng)別人請(qǐng)求你完成一項(xiàng)不適宜的任務(wù)或活動(dòng)時(shí)，你不會(huì)說(shuō)“不”看電視、看報(bào)紙、聊天或者上網(wǎng)太久參加非必要的應(yīng)酬將大量工作帶回家準(zhǔn)備完成，但常常沒(méi)做完很晚睡覺(jué)吃得太飽很多無(wú)用的習(xí)慣，比如花半個(gè)小時(shí)看八卦新聞在候車(chē)候機(jī)這樣的時(shí)間里總是很焦慮或很無(wú)趣，除了等候什么也不做常常將工作延后處理許多工作都未能當(dāng)場(chǎng)決斷一次同時(shí)做好幾樣分量很重的事情不習(xí)慣在紙上記錄和書(shū)寫(xiě)擔(dān)心下屬缺乏完成任務(wù)的能力，常常把下屬該完成的工作攬回來(lái)自己處理辦公室雜亂無(wú)章下班大多數(shù)時(shí)候都不會(huì)將辦公桌上的文件資料整理好不知道時(shí)間管理是自我管理的核心課題之一下面的情形，你有感受嗎？課程收益：擺脫混亂、倉(cāng)促、壓力，走向自主、從容不要怨、不要悔提高效率和效能克服沙漏，發(fā)現(xiàn)時(shí)間海洋平衡生活、享受生活時(shí)間管理課程主要內(nèi)容一、時(shí)間的概念、特點(diǎn)二、時(shí)間管理的內(nèi)容、演變?nèi)r(shí)間分析四、時(shí)間管理的方法五、時(shí)間浪費(fèi)的處理六、時(shí)間管理的工具七、養(yǎng)成好的習(xí)慣一、時(shí)間是什么？是生命是財(cái)富是資源是人生最大的資本

我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時(shí)間，否則時(shí)間利用我們。時(shí)間的特性供給無(wú)彈性無(wú)法蓄積無(wú)法取代無(wú)法失而復(fù)得時(shí)間——可以管理！

EDWARD·W·CARTER是BRORDWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題：“對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)。我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做”。

“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理”——杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間管理”就是很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問(wèn)題；其實(shí)并沒(méi)有所謂‘時(shí)間太多’或‘時(shí)間不夠’的情形所在；一天就是二十四小時(shí)，不多也不少；不管你是誰(shuí)，都是一樣的；自我管理！二、時(shí)間管理的內(nèi)容和變遷金錢(qián)、工作、家庭（愛(ài)情）、健康、休閑友誼（人際關(guān)系）、事業(yè)、心靈、學(xué)習(xí)時(shí)間管理的演變正確地做事，即提升效率為主。關(guān)注過(guò)程、技巧，最終要的事就是眼前的事。做正確的事，即獲得結(jié)果。思考我究竟想得到什么，關(guān)注如何尋找目標(biāo)、制定目標(biāo)、跟蹤目標(biāo)，及排列事情的優(yōu)先順序潛能導(dǎo)向與開(kāi)發(fā)。關(guān)注能力、個(gè)性與時(shí)間管理的匹配，尋找屬于自己的時(shí)間管理方法。講求多方面平衡，發(fā)現(xiàn)時(shí)間的海洋，分享式的時(shí)間管理，關(guān)注合作與共贏，思考：我如何制定時(shí)間計(jì)劃參與他人或讓他人參與，從而達(dá)到多贏。第一代第二代第三代第四代三、時(shí)間分析1、如果一個(gè)人的壽命是72歲，他的一生會(huì)怎樣度過(guò)呢？睡覺(jué)21年工作14年娛樂(lè)8年吃飯6年個(gè)人衛(wèi)生5年學(xué)習(xí)5年開(kāi)會(huì)3年等候3年打電話2年生病2年找東西1年其他2年時(shí)

間

銀

行以每天有效工作時(shí)間8小時(shí)，每年有效工作日261天計(jì)算每個(gè)人的時(shí)間都是有價(jià)值的《我們動(dòng)腦，他們流汗》。斯坦福大學(xué)調(diào)查職業(yè)人士的平均工作時(shí)間：美國(guó)、荷蘭等每年1500小時(shí)—5.8小時(shí)；中國(guó)，2200小時(shí)——8.5小時(shí)。時(shí)間管理的誤區(qū)主觀方面：（1）沒(méi)有目標(biāo)、計(jì)劃；（2）作風(fēng)拖拉；（3）缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)；（4）過(guò)于注重細(xì)節(jié)；（5）做事有頭無(wú)尾；（6）雜亂無(wú)章，簡(jiǎn)單事情復(fù)雜化；（7）事必親躬，不懂得授權(quán)；（8）不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求客觀方面：（1）打擾（電話或不速之客）；（2）會(huì)議；（3）資料不完整或有所延誤；（4）文書(shū)工作和繁文縟節(jié)；一、簡(jiǎn)單的測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一段時(shí)間，然后很努力地去做完它們？11.你很容易找借口推延你不喜歡做的事嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你時(shí)常改進(jìn)你的工作嗎？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？總結(jié)你的時(shí)間掌控12-16“yes”

救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn)

8-12“yes”

當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南

4-8“yes”

可以！方向正確，但需要提高沖勁

0-4“yes”

恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法

尚未入門(mén)所有的事情都裝在腦子里，從不把什么時(shí)候做什么記錄下來(lái)第一階段用筆記下什么時(shí)候做什么事情，有一定的主動(dòng)意識(shí)第二階段開(kāi)始記錄一天的活動(dòng)第三階段有時(shí)間計(jì)劃書(shū)或者實(shí)用時(shí)間管理軟件，安排事情的先后順序第四階段有年度目標(biāo)、知道自己的最終追求、有自己的生活規(guī)范最高境界每天做的事情和自己最終的追求融為一體看看你處在時(shí)間管理哪個(gè)階段四、時(shí)間管理的方法1、明確價(jià)值觀2、目標(biāo)與計(jì)劃3、優(yōu)先矩陣4、時(shí)間自然法則和建議1、明確你的價(jià)值觀放牛娃的故事臺(tái)灣王先生的住房夢(mèng)想你最想要的是什么？（君子務(wù)本，本立而道生。最關(guān)注小孩的分?jǐn)?shù)嗎？）假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來(lái)五天的日程，面前是這五天要做的事情：

1．你從昨天早晨開(kāi)始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個(gè)好朋友的生日--你還沒(méi)有買(mǎi)禮物和生日卡3．你有好幾個(gè)月沒(méi)有回家，也沒(méi)有寫(xiě)信或打電話4．有一份夜間兼職不錯(cuò)，但須在周二或周三晚上去面試，要花1小時(shí)。5．明晚8點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6．明晚有一場(chǎng)演唱會(huì)7．外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去玩，你需要整理行李8．明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議9．你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽(tīng)一場(chǎng)講座10．你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見(jiàn)面11．你沒(méi)有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒(méi)有洗12．你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，預(yù)計(jì)1小時(shí)13．大家明天晚上聚餐14．這個(gè)星期有些材料沒(méi)有整理完，要在下周一前整理好，約需2小時(shí)15．你收到一個(gè)朋友的信1個(gè)月了，沒(méi)有回信，也沒(méi)有打電話給他16．星期天早上要作一次簡(jiǎn)報(bào)，預(yù)計(jì)要8個(gè)小時(shí)，而且只能用業(yè)余時(shí)間17．你邀請(qǐng)戀人后天晚上來(lái)你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒(méi)有18．下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試你的價(jià)值觀：

健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等家庭——給家里打電話，等等友誼——買(mǎi)禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等愛(ài)情——準(zhǔn)備燭光晚餐，等等工作——簡(jiǎn)報(bào)，電視節(jié)目，會(huì)議，整理材料，考試，等等金錢(qián)——夜間兼職的面試，等等興趣——看演唱會(huì)，等等目標(biāo)是我們的需求和愿望——我們想得到什么？它們應(yīng)該直接源于我們的價(jià)值觀。否則，我們所做的事將無(wú)法滿足自己的需要?？赡艽嬖诘拿埽?/p>

周二晚：演唱會(huì)、20點(diǎn)１小時(shí)電視、18點(diǎn)約1小時(shí)項(xiàng)目會(huì)議、聚餐、可能面試１小時(shí)周三晚：可能面試１小時(shí)、戀人晚餐周末：朋友邀請(qǐng)你周末去玩、星期天8小時(shí)的簡(jiǎn)報(bào)、周六好朋友的生日溫州----大榕樹(shù)畫(huà)出你的價(jià)值樹(shù)價(jià)值觀——目標(biāo)——主要任務(wù)——次要任務(wù)價(jià)值觀確保目標(biāo)正確，即做正確的事默想日——和自己約會(huì)個(gè)人導(dǎo)師系統(tǒng)——集思廣益價(jià)值觀—目標(biāo)下年目標(biāo)3-5年目標(biāo)10年目標(biāo)20年目標(biāo)目標(biāo)為什么要有目標(biāo)？為什么沒(méi)有目標(biāo)？（弗羅倫絲、鯨魚(yú)和沙丁魚(yú)）我在哪里，我要到達(dá)哪里，我怎樣才能到達(dá)那里2、目標(biāo)——計(jì)劃目標(biāo)設(shè)置（具體、挑戰(zhàn)性、反饋、公開(kāi)承諾、自我效能）計(jì)劃的瓶頸（短期決定，長(zhǎng)期消除）、休閑時(shí)間、階段性獎(jiǎng)勵(lì)關(guān)鍵路線法（見(jiàn)下頁(yè)圖表）執(zhí)行計(jì)劃，克服拖延（拖延練習(xí)，見(jiàn)下下頁(yè)）熱愛(ài)工作，珍愛(ài)生活（工作維度麥側(cè)）事件描述期望時(shí)間之前事件A批準(zhǔn)設(shè)計(jì)和得到開(kāi)工許可證10周無(wú)B挖地下車(chē)庫(kù)6周AC搭腳手架和外墻板14周BD砌墻6周CE安裝窗戶3周CF吊裝屋頂3周CG內(nèi)部布線5周DEFH安裝電梯5周GI鋪地板4周DJ上門(mén)和內(nèi)裝修3周IHK與大樓物業(yè)管理辦理移交1周J開(kāi)始ABCEFDGKJHI1014633655543531B146開(kāi)始A10B6C14開(kāi)始A10B636C14開(kāi)始A10BE36C14開(kāi)始A10BE3C開(kāi)始A10BC開(kāi)始A10B開(kāi)始A10BBBB某辦公樓工期進(jìn)展表建成該樓需要多少時(shí)間？關(guān)鍵路線法拖延商數(shù)練習(xí)。根據(jù)以下陳述，請(qǐng)選擇最切合你的答案：（1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者施加壓力是必要的。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（9）我在過(guò)分疲勞或緊張或泄氣或太受抑制時(shí)，無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意

（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。

A非常同意B有些同意C不太同意D極不同意執(zhí)行計(jì)劃克服拖延評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：

每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“有些同意”評(píng)3分，“不太同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，也許偶爾有拖延的毛病?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延習(xí)慣。３、優(yōu)先矩陣

喜歡做的事情熟悉的事情容易做的事情花費(fèi)時(shí)間少的事情已排定時(shí)間的事情資料齊全的事情經(jīng)過(guò)籌劃的事情別人的事情有趣的事情緊急的事情不喜歡做的事情不熟悉的事情難做的事情花費(fèi)時(shí)間多的事情未排定時(shí)間的事情資料不齊全的事情未經(jīng)籌劃的事情自己的事情枯燥的事情不緊急的事情先后３、優(yōu)先矩陣[案例分析]：王經(jīng)理下班后在做明天的工作計(jì)劃：1、起草與天龍公司的合作意向書(shū)（2H）2、商討索賠案的處理意見(jiàn)（1H）3、與華金公司討論定價(jià)（3H）4、明天要向人事部上報(bào)新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告5、思通公司貨未到的問(wèn)題6、季度業(yè)績(jī)報(bào)表（2H）7、討論月底的促銷(xiāo)會(huì)策略（1H）8、閱讀刊物（1H）9、打電話給10位客戶（0.5H）10、歸檔文件（0.5H）11、明天的周例會(huì)請(qǐng)幫王經(jīng)理安排一下時(shí)間要事第一鵝卵石的故事很重要很緊急很重要不緊急很緊急不重要不重要不緊急優(yōu)先矩陣緊急不緊急

重要

不重要調(diào)查：你認(rèn)為在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？緊急不緊急

重要

不重要

危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃

防患未然增進(jìn)能力建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、組織保有健康

不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的事受歡迎的活動(dòng)

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)優(yōu)先矩陣DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授權(quán)不做立即做4D原則普通人的時(shí)間安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的時(shí)間安排20-25%65-80%15%<1%領(lǐng)導(dǎo)人的時(shí)間管理：結(jié)果導(dǎo)向策略優(yōu)先行動(dòng)快捷領(lǐng)導(dǎo)人要用好5個(gè)月（行業(yè)、智囊發(fā)展、學(xué)習(xí)、市場(chǎng)、休養(yǎng)）善于授權(quán)及時(shí)授權(quán)（非要我做嗎？別人可以做嗎？做了價(jià)值如何？）明確授權(quán)（who—了解下屬；what—權(quán)力、能力、信息、威望；步驟；說(shuō)明標(biāo)準(zhǔn)和期望）

跟蹤、檢查、評(píng)估（回報(bào)圖、檢查即重視、神秘巡查者）不可重復(fù)授權(quán)（完全責(zé)任人、小偷與杜邦）防止倒授權(quán)，必要時(shí)收回授權(quán)“事必躬親”是管理者的一個(gè)嚴(yán)重的時(shí)間陷阱?？缭竭@種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”。王經(jīng)理明天的工作計(jì)劃

參考答案：緊急不緊急

重要

不重要起草與天龍公司的合作意向書(shū)（2H）

與華金公司討論定價(jià)（3H）

商討索賠案的處理意見(jiàn)（1H）明天要向人事部上報(bào)新員工試用期表現(xiàn)結(jié)果報(bào)告

思通公司貨未到的問(wèn)題

季度業(yè)績(jī)報(bào)表（2H）

討論月底的促銷(xiāo)會(huì)策略（1H）

閱讀刊物（1H）打電話給10位客戶（0.5H）

歸檔文件（0.5H）

明天的周例會(huì)

４、時(shí)間自然法則和建議效率與效果；早晚兩個(gè)黃金“半小時(shí)”五、時(shí)間浪費(fèi)的處理１、會(huì)議２、處理不速之客３、整潔和條理４、瑣碎事情、零碎時(shí)間的處理1、會(huì)議一、必要性：1、有沒(méi)有必要開(kāi)？2、多次無(wú)果就不必開(kāi)二、會(huì)前：１、誰(shuí)？所有人？2、重大問(wèn)題會(huì)前溝通3、指定幾人先講４、會(huì)前發(fā)資料三、會(huì)中：１、遲到？2、避免一個(gè)人的會(huì)議（下到上）

3、會(huì)場(chǎng)布置（麥當(dāng)勞與咖啡店、站著、同心圓）四、會(huì)后追蹤（外資公司的行動(dòng)方案）2、處理不速之客不要采取無(wú)條件的“門(mén)戶開(kāi)放政策”安排秘書(shū)擋駕（電話、打擾等）站立會(huì)客在辦公室外接見(jiàn)外界不速之客讓秘書(shū)控制會(huì)談時(shí)間限時(shí)面談最有價(jià)值的字——“不”（量力和保護(hù)）拿東西養(yǎng)成哪里拿，哪里放的習(xí)慣把同樣、同類、同時(shí)使用的東西放在一起把東西上編號(hào)貼上字條把所有的鑰匙集中保管設(shè)立一套文件處理系統(tǒng)（只處理一次，快速處理，保存或扔掉）做事應(yīng)盡量簡(jiǎn)化（30秒電梯與123，簡(jiǎn)單化）從辦公桌開(kāi)始（下圖）3、整潔和條理每個(gè)人都會(huì)處在混亂的狀態(tài)，關(guān)鍵在于你是否主動(dòng)擺脫它；那些不愛(ài)整潔、缺乏條理的人，一生可能要花費(fèi)2—3年的時(shí)間來(lái)找東西4、瑣碎事情、零碎時(shí)間的處理瑣碎的事情如電話、信件、整理文檔、尋找資料等，可以留出時(shí)間集中處理把相類似的事情整理出來(lái)一起處理隨身攜帶小手冊(cè)、記錄本或隨身聽(tīng)（上海地鐵、老總出差）六、時(shí)間管理的工具1、每日時(shí)間管理清單2、每日時(shí)間管理診斷表3、每月時(shí)間管理評(píng)估表星期一活動(dòng)起止時(shí)間感覺(jué)效率是否完成中斷次數(shù)中斷時(shí)間原因分析

08.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.00每天時(shí)間管理的流水帳1、今天做了哪些有意義的事？2、今天有哪些事情是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的？為什么會(huì)在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做了這些事？3、今天在哪一段時(shí)間著手進(jìn)行最重要的工作？為什