第二章英語(yǔ)函電的格式

第二章英語(yǔ)函電的組成部分

英語(yǔ)函電的組成部分可以分為基本部分和附加部分。英語(yǔ)函電必須具備以下要素，其中七大要素是不可缺少的組成部分。1.Letterhead信頭2.ReferenceandDate案號(hào)和日期3.InsideNameandAddress封內(nèi)名稱及地址4.Salutation稱呼5.Bodyofletter/Message正文6.Complimentaryclose結(jié)尾敬語(yǔ)7.Signature簽名

第一節(jié)基本部分

1、信頭(LetterHead)信頭是信箋上頂端事先印好了點(diǎn)有關(guān)發(fā)信人的基本情況，其中包括公司名稱、地址、電話、傳真號(hào)、電傳號(hào)、電子郵件地址、公司標(biāo)識(shí)、經(jīng)營(yíng)范圍等等。信頭設(shè)計(jì)宜簡(jiǎn)潔、端莊、美觀，用紙質(zhì)優(yōu)，以展示公司的實(shí)力和良好的信譽(yù)。2、案號(hào)和日期(ReferenceandDate)由于公司來(lái)往信函較多，為方便雙方事后查找，一般每封信函須編函電號(hào)，其前就可以印上“Ourref:”,“Yourref:”，一般放在日期上面。在案號(hào)書寫中，前兩個(gè)字母都是發(fā)函人的名字的縮寫。如在“Yourref:SB/SM”中，SB表示SBowen，而在Ourref:MH/JW中，MH則表示MaryHardy。（首次向?qū)Ψ桨l(fā)送函件時(shí)，對(duì)方案號(hào)不用填寫。）除此之外，還有日期的問(wèn)題：日期，中文寫信時(shí)，日期放在信末，而英文信的日期位置則位于信頭和封內(nèi)地址之間。日期的寫法有三種：A.英式：日、月、年，如24(th)June,2004B.美式：月、日、年，如June24,2004C.英美通用：無(wú)逗號(hào)間隔，如24June2004如按照英式5/4/66是指1966年4月5日，但改為美式則為1966年5月4日。如果沒人告訴你是英式還是美式，你知道這是幾月幾日嗎？無(wú)法猜測(cè)。3、封內(nèi)名稱及地址(InsideNameandAddress)封內(nèi)名稱及地址(InsideNameandaddress)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在書寫收函人名稱時(shí)，如果收函人為個(gè)人或以人名為公司名稱時(shí)，應(yīng)在名稱之前，冠以適當(dāng)?shù)木捶Q或頭銜，例如：Mr.,Mrs.,Miss.,Messer等等。Messer主要用于稱呼單位，嚴(yán)格來(lái)說(shuō)是用來(lái)稱呼合伙企業(yè)或公司。例如：Mr.MichaelH.Dickinson(收函人為個(gè)人)Messrs.JohnSmith&Co.,LTD(以人名為公司名稱)ChinaOceanShippingCo.(Group)(非以人名為公司名稱)4、稱呼(Salutation)稱呼是發(fā)函人對(duì)收函人的敬稱，根據(jù)雙方的關(guān)系以及書寫習(xí)慣，考慮適當(dāng)用語(yǔ)，稱呼與結(jié)尾敬語(yǔ)相配。英式稱呼：DearSirs/Madame,美式稱呼：Gentlemen/Ladies5、正文(BodyofLetter/Message)

正文是業(yè)務(wù)函電的主體，是表明一封信函優(yōu)劣的關(guān)鍵，在書寫正文時(shí)應(yīng)注意把握正文書寫原則（Principlesofbusinessletter）：三個(gè)“C”A.清楚（Clearness）用普通、簡(jiǎn)單的詞句B.簡(jiǎn)潔（Conciseness）20-25個(gè)字的句子C.禮貌（Courtesy）平等關(guān)系，不能以命令的語(yǔ)氣正文開頭部分主要表明寫信人的心情或者寫信的相關(guān)信息。如：ThankyouforyourletterofMay20inquiringaboutourproducts.正文的主體部分書寫要開門見山，簡(jiǎn)單明了，言簡(jiǎn)意賅。如：We’dliketoencloseourcatalogueandpricelistforyourreference.正文結(jié)束主要表達(dá)寫信人的希望、愿望與要求等。如：I’mlookingforwardtoyourearlyreply/yourfirstorder.

6、結(jié)尾敬語(yǔ)(ComplimentaryClose)

結(jié)尾敬語(yǔ)是發(fā)函人在信函的結(jié)尾的客套語(yǔ)，最常用的業(yè)務(wù)英語(yǔ)函電結(jié)尾語(yǔ)是Yoursfaithfully(英式)和Yourstruly(美式)，相當(dāng)于中文結(jié)尾中用的“敬上”，“謹(jǐn)啟”等。表示敬意的結(jié)尾（ComplimentaryClose）是和稱呼前后匹配的。如：DearSirs,—Yoursfaithfully(英式)Gentlemen:—Sincerelyyours/Yourstruly（美式）業(yè)務(wù)英語(yǔ)函電中常用的結(jié)尾套語(yǔ)：Sincerelyyours,Sincerely,Cordiallyyours,Yourssincerely,Yourstruly,Yourscordially,Verytrulyyours,Respectfullyyours.

7、簽名(Signature)

簽名（Signature）：是指發(fā)函人或商務(wù)機(jī)構(gòu)的書信執(zhí)筆人在書信上寫下個(gè)人名字或公司名稱。業(yè)務(wù)英語(yǔ)函電的簽名，通常三到四行。第一行書寫公司機(jī)構(gòu)名稱，全部為大寫字母；第二行用于手寫簽名；第三行是印刷體簽名；第四行用于打印簽名人的姓名和頭銜（如President,Director,Manager,Sectionchief）或所屬部門。e.g.SMITH&SONCOMPANYHandwritingEdwardN.MegayManger,SalesDepartment第二節(jié)附加部分1、經(jīng)辦人(Attention)如果收函人為某單位，而發(fā)函人希望某人或某部門特別注意并直接收到該信函時(shí)，則可以加上“Fortheattentionof…”或“Attention…”，該部分一般放在封內(nèi)地址與稱呼之間。例如：Attention:Mr.MichaelJohn/FortheattentionofFinancialDepartment2、事由/主題(Subject)為了節(jié)省時(shí)間，便于收件單位或個(gè)人快速將函電傳遞到相關(guān)部門或個(gè)人及時(shí)處理，可在信函正文開頭加上事由或主題，其表示方式可以為“Subject”或“Re”字樣，也可不加任何單詞，直截了當(dāng)開頭。例如：A:Subject:GeneralAgencyAppointmentB:Re:ZHONGHEV.0063E.TRIU9551882C:PURCHASINGSILKPAINTINGS3、鑒定查對(duì)符號(hào)(IdentificationMarks)為了便于查考，英語(yǔ)函電中常將發(fā)函人及打字員姓名的第一個(gè)字母打在信末，一般發(fā)函人的姓名縮寫大寫字母，打字員的姓名縮寫用小寫字母，也有的全部用大寫字母。例如：CYC/OBCYC:OBCYCOB4、附件(Enclosure)如信函帶有附件，應(yīng)在正文中指出，同時(shí)在信函末尾注明。例如：Enclosure(s)Enclosure:OneCopeofInvoiceEnclosures4Encl.Encls.5、副本抄送(CarbonCopy)如信函有抄送第三方及相關(guān)人的必要，則在信尾注明，寫法有兩種：A.CC(CCto,C.C.,復(fù)數(shù)時(shí)打ccs)，其后接抄送單位或人名稱、地址B.BC