任務(wù)分工活動明細

任務(wù)分工主要工作要求及內(nèi)容說明負責(zé)人聯(lián)系方式完成時間備注一、前期準備（一）前期準備的宣傳類要籌備一次活動我們都會先有初步的計劃，這樣我們就需要先做一份比較完整的活動策劃書，這樣比較方便接下來活動的開展。更重要的是要讓上級認可這份策劃書，策劃書最主要的是目的意義、活動內(nèi)容方式及經(jīng)費預(yù)算等。一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合，這樣就少不了一份正式的發(fā)文，這也是一個很好的宣傳方式。發(fā)文要規(guī)范，如文號、主題詞、抄送單位等。1、活動策劃書2、正式發(fā)文3、懸掛條幅、張貼海要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的報、設(shè)置氣拱門、電文字內(nèi)容都要由上級確認，并通過相關(guān)部門的審查，然后在校園內(nèi)宣子屏傳。目前的活動一般都有背景幕布，我們需要事先量好尺寸大小在經(jīng)過設(shè)計，最后懸掛。如操場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大的是長3米，高3米，學(xué)生活動中心條幅：長9米，高0.8米等。4、幕布5、借用展板展板是用于活動的宣傳，張貼海報等。一場活動我們?yōu)榱藬U大宣傳都會邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓蒞臨現(xiàn)場，這樣我們先制作好要邀請函并進行派發(fā)?，F(xiàn)在最流行的恐怕是學(xué)生自己設(shè)計的正面是邀請函背面是節(jié)目單，并卷成圓筒形綁細綢帶紅色A4或B5大小的紙張，這樣做一來可融入創(chuàng)意，二來也還美觀，三來節(jié)約（這點特別讓許多領(lǐng)導(dǎo)肯定）。6、制作邀請函和節(jié)目單現(xiàn)在越來越多的活動需要用到多媒體，PPT就是其中一項，例如座談會、講座等之類的這些活動都會經(jīng)常用上，所以演示文稿我們要事先7、演示文稿（PPT）準備好，當(dāng)然還有投影儀和電腦。這點要注意的一是要有組織的標(biāo)志；二是要考慮到現(xiàn)場播放出來的效果，就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯；三是內(nèi)容的規(guī)范。要做到三化：聯(lián)系常規(guī)化：經(jīng)過多次與一個記者聯(lián)系，就會建立感情，以后報道就容易了；接待程序化：如要到宣傳部審批入校手續(xù)，由專門的工作人員進行接待、準備相關(guān)材料；新聞通稿格式化：給媒體的新聞共三段，第一段寫時間地點主題參與人員，第二段寫活動過8、聯(lián)系校內(nèi)外媒體程、形式，第三段寫意義、同學(xué)反應(yīng)。這樣寫可以減輕我們的壓力，也方便媒體朋友找出他們各自的興趣點。一般活動的開場或是總結(jié)我們還會邀請主要的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言，有些領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓對我們的具體活動還不是十分了解，所以我們最好先準備好一份領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的發(fā)言稿，以備不時之需。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言是一個活動的靈魂，因為對活動的肯定、活動的意義、對青年學(xué)生提出的希望都要由9、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓發(fā)言稿領(lǐng)導(dǎo)講出來。當(dāng)然了，這個發(fā)言稿一定要由這個組織的最高指導(dǎo)者定稿。為了使主持人能夠?qū)?jié)目進行順利的銜接，為了讓所有工作人員對整個活動具體流程都了解，提前把主持稿寫出來是很必要的。10、主持稿11、準備拍攝相機、這個環(huán)節(jié)每個組織都會強調(diào)，但我有幾個建議：一是如果很重要的活動，最好邀請專業(yè)的人士；二是如果場面很大，最好準備廣角照像攝影機機；三是要同時準備多臺。12、獎狀設(shè)計及制作要注意規(guī)范、美觀和時尚。有些活動需要營造出熱烈、喜慶的氣氛，這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇，不但可以營造氣氛還可以擴大宣傳。當(dāng)然，這個視活動的經(jīng)費而定了13、熱氣球、彩旗（二）前期準備的物品類無論是活動前期的籌備還是活動的現(xiàn)場我們都要準備好足夠的水給工作人員及領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。1、水無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的，現(xiàn)在很多的活動我們都需要鋪上地毯。2、地毯現(xiàn)在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響，而這些設(shè)備3、燈光、音響等設(shè)備通常我們都沒有，所以要先去租借，一個原則，夠用就可以了，不要現(xiàn)在的許多活動都有簽到這一環(huán)節(jié)，特別是會議這種類型的，所以我們事先要準備好簽到表和簽到筆，如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆。4、準備簽到本、中性筆、毛筆5、花許多活動的場景布置都需要用到鮮花，；例如：會議桌上、致詞臺上、茶幾上，還有就是上臺獻的花環(huán)或是花束。這些花都要按照不同場合提前準備好。很多晚會等類型的活動在開場或是結(jié)束的時候都會放禮花炮，所以在舉辦這些活動時我們要準備好，同時要安排好放禮花炮的人員。當(dāng)然了，這個也是能省則省。6、禮花炮現(xiàn)在的社會越來越人性化，所以許多活動的桌上我們都會擺放水果，不一定要貴，但一定要對，如新鮮、易食用等。這個環(huán)節(jié)也要注意擺放抽式紙巾。許多的活動都需要用到桌椅，特別是室外的一些活動，這些桌椅我們都要事先借好擺放好。條件允許還要增加桌布，感覺更正式。7、水果盤、水果8、桌椅9作及張貼、觀眾座位安排表制事先就要劃分好區(qū)域，在座位貼上座位表。10、領(lǐng)導(dǎo)座位簽正式會議的桌前，晚會的領(lǐng)導(dǎo)以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽（牌）（牌）。一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳篷，主要用于音響、燈光和工作人員的避雨。11、帳篷重大活動和長時間的活動要提供工作餐，因為實在是太辛苦了。當(dāng)然，這只是組織的一種心意，不用吃得好，但要吃得飽。有部分的活動需要觀眾的服裝的統(tǒng)一的，我們要按照活動的需求事前制作或是租借。12、預(yù)定工作餐13、觀眾服裝如果是晚會這一類型的活動我們?yōu)榱嘶钴S現(xiàn)場的氣氛可以事先準備好哨子和熒光棒，活動之前分發(fā)給觀眾。小商品批發(fā)市場可以用很便宜的價錢買到。14、哨子、熒光棒如果是游園活動或是晚會一般會有互動環(huán)節(jié)，我們自然還要準備些小禮品送給積極參與的觀眾。若是訪談這一類型的活動，我們?yōu)榱吮３蛛S時和主持人的聯(lián)系還應(yīng)該準備好提示板。15、小禮品16、提示板許多的活動現(xiàn)場都需要用到禮儀，比如座談會或是頒獎典禮等活動，我們則需要聯(lián)系好禮儀隊，并事先要準備好禮儀服、鞋子、禮儀盤等。17、借用禮儀服、鞋子、禮儀盤（三）前期準備的其他1、確定到場的領(lǐng)導(dǎo)及活動之前要確定好會到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓，這樣我們方能準確的做好座嘉賓位簽（牌），安排好座位。2、邀請評委如果是賽事性質(zhì)的活動我們還要提前預(yù)約好評委。所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通，商量好一些細節(jié)的東西。主持人的選擇要很慎重，性質(zhì)不同的活動就要選擇風(fēng)格不同的主持人。3、確定主持人無論是室內(nèi)還是室外的活動，都需要活動場地，為了保證活動能夠如期開展我們一定要之前就審批好場地。4、活動場地借用5、管弦樂隊、背景音會議、座談會、頒獎儀式、講座之類的我們一般要先準備好管弦樂隊樂和背景音樂，以營造現(xiàn)場氣氛?；顒踊径夹枰秒姡貏e是室外的活動，我們都要事前提出申請，審批好電。如果需要電纜，則要提前聯(lián)系好。6、特殊用電7、擺放節(jié)目單、礦泉在許多時候，領(lǐng)導(dǎo)會要求我們把節(jié)目單與礦泉水?dāng)[放規(guī)范，如橫豎都水等成一條線等。8掃、活動前現(xiàn)場衛(wèi)生清活動開始之前要把衛(wèi)生清掃一遍，重點包括洗手間、抽屜等。9、確定禮儀及頒獎順如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序，這樣方序能更好的保證會議的順利進行。對于這一點，只有經(jīng)過彩排才能保證質(zhì)量，在許多時候，彩排了還是不能很好的完成，因為變數(shù)實在太多了，如領(lǐng)導(dǎo)、臨時調(diào)整等因素。許多的活動到場的觀眾是不能保證人數(shù)的，為了活動的需要有時我們需安排基本觀眾。要強調(diào)的一點是最好能找到喜歡這種活動的人來參加，否則他們出去就會四處進行活動的負面宣傳。10、安排基本觀眾11、更衣間、化妝如果是室外的活動，例如晚會、游園會這些類型的在租借活動場地之間、化妝人員、化妝時我們要一起準備好更衣室與化妝間，當(dāng)然化妝人員和化妝物品也自物品然不可少。聽說這點有許多化妝公司都喜歡幫忙。12、后勤人員安排、晚會、游園會等這些活動的現(xiàn)場一般會比較的混亂，所以在之前我們現(xiàn)場秩序維護人員、催場人員要先安排好后勤人員、現(xiàn)場秩序維護人員和催場人員。13、互動環(huán)節(jié)發(fā)問的在講座、訪談和座談會議上一般會有互動提問環(huán)節(jié)，我們?yōu)榱舜_保場問題及發(fā)問人員的準面不冷場還應(yīng)該提前準備好相關(guān)的問題，如果實在是沒有人提問，那備就由我們安排好的人來提問。如果我們活動的現(xiàn)場比較不容易找到或是有邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好路標(biāo)，方便大家到場的時間。如果是重大活動，就需要一些有明顯服裝標(biāo)志的志愿者站在重要地點，如學(xué)校大門口、轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導(dǎo)。14、路標(biāo)制作及擺放二、活動現(xiàn)場如若活動是比較大型的，我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系，準備好停車場地，安排好停車引導(dǎo)人員。1、現(xiàn)場停車位安排校園相對簡單，但許多時候，領(lǐng)導(dǎo)來早了，總要有地方讓他先休息一下吧，這就是貴賓室。我們的布置不一定很高檔，但水、水果、紙巾、講究衛(wèi)生等還是少不了的。2、貴賓室3、現(xiàn)場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排人員全程拍攝。4、簽到、禮儀迎接領(lǐng)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接、獻花，如果有需要我們導(dǎo)嘉賓及合影還要合影留作紀念。然后禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席。5、司掌員為了保證現(xiàn)場的氣氛我們最好先前安排好司掌員。為了保持整場活動的秩序，我們要讓負責(zé)安全人員在現(xiàn)場維持秩序，6、維持現(xiàn)場秩序（安最主要的是確保在突發(fā)情況下，現(xiàn)場不慌亂。一般情況下，安全員主全員）要負責(zé)不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前面不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。當(dāng)?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。7、現(xiàn)場話筒傳遞如果活動開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證活動場面。要保證記者的座位、行動的自由等。8、觀眾的調(diào)整9、記者接待一定要由總負責(zé)人說的算，不是一定要按照原計劃的時間開始的，可10、活動的開始許多領(lǐng)導(dǎo)不是提前可以確定的，經(jīng)常是直到活動開始前幾分鐘才到來，出于尊重，我們一定要介紹他，所以這個環(huán)節(jié)也比較緊張。有幾種情況要制止，如吃東西、大聲聊天，隨意出入等。11、領(lǐng)導(dǎo)介紹12、場內(nèi)紀律13置、標(biāo)明洗手間的位許多來賓是第一次來，這點很細節(jié)。三后期工作一場活動結(jié)束了，但是我們的工作并還沒有真正完成，首先整理余剩的水和節(jié)目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料；其次整理歸還租借的物品；最后還要清理現(xiàn)場的衛(wèi)生等。1、整理會場和物料2、和媒體溝通確認是現(xiàn)場整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認我們的活動是否被報否報導(dǎo)導(dǎo)。為了加大活動的宣傳我們還要進行活動照片的整理，做好校內(nèi)刊物的報道。攝影的錄像