高效會(huì)議管理(2016-05)

欠缺目標(biāo)目標(biāo)不清晰欠缺議題與會(huì)人選不當(dāng)（與會(huì)者太多或與會(huì)人太少）會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（周一早上或者周六下午）會(huì)會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知開(kāi)會(huì)或者太晚開(kāi)會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。想一想討論三分鐘會(huì)議為什么沒(méi)有實(shí)效?第一頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)

會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。與會(huì)者無(wú)準(zhǔn)備而來(lái)。未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽(tīng)說(shuō)要開(kāi)會(huì)，無(wú)不感覺(jué)厭煩。向來(lái)很少開(kāi)會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過(guò)多。

第二頁(yè)，共61頁(yè)。從事交誼活動(dòng)；

外界干擾；與會(huì)者發(fā)言離題；主席出難題；讓沒(méi)有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)；猶豫不決；資料不充足，卻貿(mào)然決策；少數(shù)人壟斷會(huì)議；第三頁(yè)，共61頁(yè)。與會(huì)者與主持人發(fā)生沖突；與會(huì)者之間爭(zhēng)論；視聽(tīng)器材發(fā)生故障；與會(huì)者欠缺熱心；會(huì)議超出預(yù)定的時(shí)間；主持人未能總結(jié)會(huì)議成果；與會(huì)者之間交頭接耳；與會(huì)者不表明真正感受或意見(jiàn)；第四頁(yè)，共61頁(yè)。欠缺會(huì)議記錄；不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿(mǎn)。

最終到底就是沒(méi)有會(huì)議制度及流程第五頁(yè)，共61頁(yè)。練習(xí)題：

5月5日,客戶(hù)將50個(gè)樣品速遞到道豐公司后,要求道豐公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)50萬(wàn)雙鞋底,并于5月20日交貨.公司接到如此大的訂單有喜有憂(yōu),喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來(lái)800萬(wàn)元的利潤(rùn).憂(yōu)的是:

在短短的15天內(nèi)做不出50萬(wàn)雙產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門(mén)主管開(kāi)會(huì),要求業(yè)務(wù),計(jì)劃,生產(chǎn),質(zhì)量,研發(fā),采購(gòu)等部門(mén)全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時(shí)交貨。請(qǐng)問(wèn):假如你是總經(jīng)理,你打算如何召開(kāi)這次會(huì)議?第六頁(yè)，共61頁(yè)。課程綱要會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)第七頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議的類(lèi)型和目的制定決策

解決問(wèn)題交流匯報(bào)第八頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本第九頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議的十大致命傷沒(méi)有議程

跑題，偏離討論主題

主持人不能拍板決定

少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通

一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法

第十頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議的十大致命傷打斷別人，爭(zhēng)辯議而不決，沒(méi)有行動(dòng)計(jì)劃

與會(huì)人不對(duì)，與會(huì)議主題相關(guān)性不大；會(huì)議場(chǎng)所不佳，與會(huì)議人頻繁進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情，；與會(huì)者沒(méi)有充分準(zhǔn)備第十一頁(yè)，共61頁(yè)?！氨匾钡臅?huì)議

會(huì)議目的單純化會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)前先行溝通

書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)報(bào)告內(nèi)容有紀(jì)要有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)第十二頁(yè)，共61頁(yè)。前輪后輪會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)中心會(huì)議議程會(huì)后跟蹤一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)第十三頁(yè)，共61頁(yè)。準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員什么人參加？第十四頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度議程一：分享話(huà)題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議總結(jié)

安排下次會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃第十五頁(yè)，共61頁(yè)。準(zhǔn)備會(huì)議議程的要求會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。由重要到不重要由不尖銳到尖銳由容易到困難練習(xí)：會(huì)議議程內(nèi)容和格式第十六頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議準(zhǔn)備工具：思維導(dǎo)圖第十七頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開(kāi)始之前就開(kāi)始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開(kāi)會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽(tīng)材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知第十八頁(yè)，共61頁(yè)?；I備工作的方方面面會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)負(fù)責(zé)人預(yù)算邀請(qǐng)通知嘉賓參會(huì)者報(bào)到接送第十九頁(yè)，共61頁(yè)。籌備工作的方方面面會(huì)場(chǎng)會(huì)議資料用餐宴會(huì)住宿演出展臺(tái)參觀旅游第二十頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)第二十一頁(yè)，共61頁(yè)。如何開(kāi)場(chǎng)會(huì)議期待議程會(huì)議目的

介紹背景第二十二頁(yè)，共61頁(yè)。主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度第二十三頁(yè)，共61頁(yè)。與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多地獲取信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)第二十四頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)第二十五頁(yè)，共61頁(yè)。換位思考職場(chǎng)溝通3Ａ模型

AskingQuestions問(wèn)問(wèn)題Activelistening積極傾聽(tīng)Advocacy陳述意見(jiàn)第二十六頁(yè)，共61頁(yè)。積極傾聽(tīng)的技巧什么是傾聽(tīng)？?jī)A聽(tīng)與你是否同意其他人的講話(huà)是毫無(wú)關(guān)系的。傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽(tīng)中的障礙聽(tīng)的速度＞說(shuō)的速度聽(tīng)力測(cè)試1：商店打烊時(shí)第二十七頁(yè)，共61頁(yè)。學(xué)會(huì)聽(tīng)要學(xué)會(huì)聽(tīng)，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作。)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。第二十八頁(yè)，共61頁(yè)。采用合適的反饋方式傾聽(tīng)能力測(cè)試2第二十九頁(yè)，共61頁(yè)。你是哪種反饋方式？?jī)A聽(tīng)了解演繹支持決定判斷復(fù)述第三十頁(yè)，共61頁(yè)。積極傾聽(tīng)復(fù)述是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話(huà)或者直接引用他的話(huà)或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話(huà)把對(duì)方的原意保持完整第三十一頁(yè)，共61頁(yè)。積極傾聽(tīng)就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！復(fù)述在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的

感情上的信息時(shí)第三十二頁(yè)，共61頁(yè)。積極傾聽(tīng)的八個(gè)方面贊賞性的點(diǎn)頭和恰當(dāng)?shù)谋砬閺?fù)述避免分心的手勢(shì)共情不要多說(shuō)提問(wèn)避免中途打斷目光接觸第三十三頁(yè)，共61頁(yè)。問(wèn)題類(lèi)型封閉式問(wèn)題

你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？

……開(kāi)放式問(wèn)題

這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話(huà)很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容第三十四頁(yè)，共61頁(yè)。引發(fā)討論的三種提問(wèn)35以事實(shí)為中心的問(wèn)題以團(tuán)隊(duì)為中心的問(wèn)題以個(gè)人為中心的問(wèn)題關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞第三十五頁(yè)，共61頁(yè)。誘導(dǎo)性問(wèn)題Leadingquestions多個(gè)問(wèn)題Multiplequestions批評(píng)性問(wèn)題CriticizingQuestions妨礙討論的提問(wèn)“您難道不認(rèn)為我們應(yīng)該參與該業(yè)務(wù)嗎？”問(wèn)題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應(yīng)該采取什么措施?“為什么我們需要這么長(zhǎng)時(shí)間才能完成這個(gè)項(xiàng)目？”“小張，保證進(jìn)度真的這么困難嗎？妨礙討論的三種提問(wèn)第三十六頁(yè)，共61頁(yè)。提問(wèn)題時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題問(wèn)題過(guò)于寬泛開(kāi)始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)——是最封閉的問(wèn)題提批判型問(wèn)題找不到提問(wèn)的內(nèi)容第三十七頁(yè)，共61頁(yè)。通過(guò)問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行深入探討Probe提出概括性的開(kāi)放式問(wèn)題使被提問(wèn)者能夠用不同方式回答。示例:“我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展怎樣？”提出具體的開(kāi)放式的問(wèn)題集中在關(guān)鍵點(diǎn)以獲得具體信息。示例:“這個(gè)新設(shè)計(jì)有哪些優(yōu)點(diǎn)？”提出封閉式問(wèn)題確認(rèn)您的理解的準(zhǔn)確性。示例:”八層板是否能使橫梁的支撐力提高一倍？”（如果不能，重新開(kāi)始該流程。）第三十八頁(yè)，共61頁(yè)。深入探討問(wèn)題舉例問(wèn)：會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？(概括性和開(kāi)放式問(wèn)題)答：會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)！問(wèn)：今后我們可能采取什么措施改進(jìn)會(huì)議？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答：我們可以使用會(huì)議議程。問(wèn)：哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答：我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)一起討論會(huì)議議程并制定合理時(shí)間限制。問(wèn)：您是否認(rèn)為下次會(huì)議開(kāi)始時(shí)用10分鐘來(lái)制訂一個(gè)合理議程會(huì)有幫助？(封閉式問(wèn)題)答：是的。但您必須確保大家能夠在時(shí)間限制內(nèi)發(fā)言完。第三十九頁(yè)，共61頁(yè)。40清晰，完整表達(dá)自己的感受：Advocacy陳述意見(jiàn)___________________

5個(gè)口信_(tái)__________________看見(jiàn)/聽(tīng)見(jiàn)(seeing/hearing)當(dāng)我看/聽(tīng)的時(shí)候感受(feeling)我感覺(jué)因?yàn)槲?becauseI)因?yàn)槲蚁胍?需要,我認(rèn)為現(xiàn)在我希望(nowIwant)現(xiàn)在/然后,我要/希望

以便(sothat)以便練習(xí)：你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)峤坏臄?shù)據(jù)分析報(bào)告有多處錯(cuò)誤，而且

這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類(lèi)似的錯(cuò)誤，你準(zhǔn)備和他聊一下第四十頁(yè)，共61頁(yè)。如何提供反饋——反饋步驟以具體語(yǔ)言描述行為說(shuō)明此行為的后果征求對(duì)方或團(tuán)隊(duì)的確認(rèn)幫助制定計(jì)劃以繼續(xù)或停止該行為使用正面反饋表?yè)P(yáng)有效行為第四十一頁(yè)，共61頁(yè)。42有效反饋技巧Descriptive描述Well-Timed及時(shí)Solution建議Verifiable證實(shí)Owned-"I-Message“我給出反饋Specific具體“賞不逾時(shí)，欲民速得為善之利也．罰不遷列，欲民速睹為不善之害也第四十二頁(yè)，共61頁(yè)。干預(yù)的方法M.E.T.H.O.D.M —Mirror

說(shuō)明E —Evaluate

評(píng)價(jià)T —Transfer

轉(zhuǎn)移H —Help

幫助O —Outline

總結(jié)D —Decide 決策第四十三頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)第四十四頁(yè)，共61頁(yè)。理性決策模型識(shí)別決策問(wèn)題確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)備選方案選擇備選方案實(shí)施備選方案評(píng)估決策結(jié)果第四十五頁(yè)，共61頁(yè)。決策方式一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論第四十六頁(yè)，共61頁(yè)。影響群體決策的因素心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移第四十七頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議成功的小竅門(mén)采用頭腦風(fēng)暴法（Brainstorming）竅門(mén)一視頻案例：頭腦風(fēng)暴第四十八頁(yè)，共61頁(yè)。學(xué)員演練德?tīng)柗品?DelphiMethod)第四十九頁(yè)，共61頁(yè)。決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi)竅門(mén)二奧美廣告─大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖第五十頁(yè)，共61頁(yè)。讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)竅門(mén)三第五十一頁(yè)，共61頁(yè)。會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板竅門(mén)四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖第五十二頁(yè)，共61頁(yè)。