財(cái)務(wù)部代收款發(fā)放的管理辦法

財(cái)務(wù)部代收款發(fā)放的管理辦法第一章總則第一條為保證代收款及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)放，保證代收款所有權(quán)人的合法權(quán)益，特制定本辦法。第二條本辦法適應(yīng)范圍：四川xx物流有限責(zé)任公司第二章代收款的概念與劃分第三條名詞概念：什么叫代收款――托運(yùn)方委托物流公司收取收貨方或收貨單位的貨物貨款或中轉(zhuǎn)運(yùn)費(fèi)等款項(xiàng)。第四條代收款發(fā)放的劃分：代收款發(fā)放按區(qū)域分：公司發(fā)放、到門市、貨場(chǎng)發(fā)放三種。按貨幣發(fā)放的形式：現(xiàn)金與銀行轉(zhuǎn)賬發(fā)放。第三章門市發(fā)放代收款第五條代收款出納員在進(jìn)行代收款發(fā)放前一天要做好以下準(zhǔn)備工作：一、準(zhǔn)備工具：計(jì)算器、筆（黑色簽字筆、紅色簽字筆及圓珠筆）、小賬本、轉(zhuǎn)賬憑證、U盤、K寶、票夾、沾水盒，這些工具缺一不可；每周二、三、四到九峰、新西南還要準(zhǔn)備筆記本電腦、G3或者3G卡，凡遇門市停電及線路故障應(yīng)多帶一臺(tái)筆記本作為備用。二、備用資料準(zhǔn)備：頭一天下午下班前要把第二天要發(fā)放的門市的數(shù)據(jù)從軟件中導(dǎo)入U(xiǎn)盤，所導(dǎo)的數(shù)據(jù)是Ｅxcel表的形式。三、領(lǐng)取現(xiàn)金：公司代收款出納員向代收款主管領(lǐng)取第二天所要發(fā)放的現(xiàn)金，現(xiàn)金控制在20000元以內(nèi)，封存好并在齊縫處蓋章或簽字放入財(cái)務(wù)規(guī)定的保險(xiǎn)柜里。第六條代收款的發(fā)放在門市代收款的發(fā)放前應(yīng)注意的幾個(gè)問題：一、發(fā)放代收款時(shí)，要注意禮貌用語。如：您好、抱歉久等了、您慢走等，當(dāng)客戶在代收款領(lǐng)取時(shí)對(duì)代收款金額有疑問應(yīng)耐心合理解釋，必要時(shí)可要求客戶致電客服熱線或票務(wù)查詢熱線。二、收票時(shí)注意：看清發(fā)貨時(shí)間、發(fā)站、到站、票號(hào)、金額，大小寫是否一致，發(fā)貨憑證票據(jù)是否有“xx專用章”印，所收發(fā)貨憑證應(yīng)謹(jǐn)慎保管以備交賬時(shí)使用；要特別注意看清發(fā)站、到站及票號(hào)。三、勾票：將扣除手續(xù)費(fèi)后的金額寫在發(fā)貨憑證票據(jù)上，若出現(xiàn)代收金額與業(yè)務(wù)軟件金額不一致，如少付、返貨、原貨返回等情況，將該情況告知給客戶，問清客戶是否要領(lǐng)取；若有返貨告知憑票（發(fā)貨憑證）先取返貨后再領(lǐng)取代收款；如不是有返貨原因，業(yè)務(wù)軟件上也沒說明少付的原因，要經(jīng)客戶同意才可以發(fā)放，并收回該發(fā)貨憑證票據(jù)。第七條代收款的發(fā)放：一、要求唱發(fā)唱響。告訴客戶實(shí)領(lǐng)金額是多少，有幾張單子，共計(jì)手續(xù)費(fèi)多少。先給整數(shù)，大聲的告知是多少，再找零錢，也要大聲的告知是多少。二、對(duì)超過1000元以上的通過銀行專卡。存款轉(zhuǎn)存的要準(zhǔn)確填寫“轉(zhuǎn)賬憑證”轉(zhuǎn)賬憑證填寫工整。具體內(nèi)容如下：填寫年月日、戶名、手機(jī)號(hào)、賬號(hào)、小寫金額、大寫金額、并要求客戶確認(rèn)簽字。三、對(duì)低于1000元的代收款以現(xiàn)金支付。四、銀行轉(zhuǎn)賬的金額由代收款主管在11點(diǎn)40分以后根據(jù)各代收款出納上午匯總應(yīng)發(fā)放的銀行存款金額通過QQ上報(bào)數(shù)據(jù)后再進(jìn)行K寶轉(zhuǎn)賬。五、各代收款出納轉(zhuǎn)完賬后，要將轉(zhuǎn)賬的資料備份，以便查尋。即在網(wǎng)銀上支付完畢后通過截圖的形式保存當(dāng)天所有的發(fā)放記錄。六、轉(zhuǎn)賬的注意事項(xiàng)：在轉(zhuǎn)賬時(shí)應(yīng)注意，此筆已轉(zhuǎn)了的，就在該票上畫一個(gè)“√”，以提醒自己，千萬不要再重復(fù)轉(zhuǎn)；區(qū)分頭一天的最后一筆和當(dāng)天的第一筆，為了避免重復(fù)轉(zhuǎn)賬。第八條代收款出納回到公司應(yīng)做的幾項(xiàng)工作：一、代收款出納回到辦公室后對(duì)所有發(fā)放票據(jù)進(jìn)行匯總與所領(lǐng)取現(xiàn)金及轉(zhuǎn)入K寶的銀行存款進(jìn)行核對(duì)，出現(xiàn)差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)查找。二、每天要把所發(fā)放的票據(jù)進(jìn)行匯總，填寫代收款發(fā)放日?qǐng)?bào)表，并將xx物流托運(yùn)合同第二聯(lián)托運(yùn)憑證即綠聯(lián)裝訂成冊(cè)后一并交給代收款主管，再由代收款主管將裝訂成冊(cè)的票據(jù)交予票務(wù)室進(jìn)行審核。三、到票務(wù)室貨場(chǎng)代收款審核員處取《代收款明細(xì)表》，進(jìn)行核對(duì)總數(shù)后交主管處。第四章公司發(fā)放代收款第九條客戶到公司直接領(lǐng)取代收款的，由所在辦公室代收款出納發(fā)放，按客戶提供的資料及相關(guān)憑證對(duì)高于1000元以上的轉(zhuǎn)賬支付，低于1000元的現(xiàn)金發(fā)放。第十條對(duì)在門市超過3個(gè)月的代收款未領(lǐng)取代收款的客戶，轉(zhuǎn)公司代收款出納進(jìn)行發(fā)放。第五章代收款掛失流程第十一條客戶涉及發(fā)貨憑證票據(jù)丟失，公司要求客戶辦票據(jù)掛失，掛失的程序：一、憑發(fā)貨人身份證掛失：掛失人提供本人的身份證復(fù)印件并填寫掛失申請(qǐng)表一式二份；寫明托運(yùn)的貨物名稱、代收款金額、運(yùn)單編號(hào)、托運(yùn)日期、收貨人姓名、掛失人的電話號(hào)碼、貨物成都門市始發(fā)地及貨物目的地。二、代收款出納回公司后先到財(cái)務(wù)部務(wù)部票務(wù)室辦理掛失登記及交接事宜；然后將掛失申請(qǐng)第一聯(lián)交代收款主款出納進(jìn)行掛失記錄。第十二條票務(wù)組收到掛失登記表后，第一時(shí)間在業(yè)務(wù)鏈里核對(duì)該代收款金額并進(jìn)行備注。備注的內(nèi)容：掛失日期、掛失經(jīng)手人。第十三條掛失代收款的支付一、凡是掛失的代收款可以在門市領(lǐng)取，也可在公司領(lǐng)取。二、資料齊全，款到即付：代收款出納對(duì)掛失人交來的證明文件進(jìn)行嚴(yán)格的審核，其中包括代收款掛失申請(qǐng)表、掛失人身份證復(fù)印件、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及收貨人身份證復(fù)印件，并在業(yè)務(wù)鏈中進(jìn)一步核實(shí)該筆代收款的相關(guān)信息，資料齊全的情況下，在業(yè)務(wù)鏈中查詢?cè)摴P代收款，款到即付。三、換成原始托運(yùn)憑證。四、資料不齊，按該筆代收款金額不同，領(lǐng)取方式不同。（銀行轉(zhuǎn)賬，戶名須是掛失人姓名）1--499可在一個(gè)月以后憑代收款申請(qǐng)表、掛失人身份證復(fù)印件在所掛失門市以銀行轉(zhuǎn)賬形式領(lǐng)取。500--1999可在一個(gè)月以后憑代收款申請(qǐng)表、掛失人身份證、收貨人身份證復(fù)印件到十陵總部以銀行轉(zhuǎn)賬形式領(lǐng)取。（收貨人身份證復(fù)印件可換成收貨憑證或收貨人證明）2000以上可在三個(gè)月以后代收款申請(qǐng)表、掛失人身份證、收貨人身份證復(fù)印件到十陵