2020年文件和檔案管理制度

文件檔案管理制度1目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。2范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。3職責3.1各過程管理部門職責：3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。3.1.5負責文件更改內(nèi)容等。3.2生產(chǎn)部職責：3.2.1負責管理手冊的編制。3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容4.1確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關方的期望和要求。4.1.3綜合管理體系文件a.方針、目標和指標；b.實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；c.控制各業(yè)務過程的程序、規(guī)定、指導書、表格。4.1.4資料和記錄相關的資料包括但不限于：a.各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)）；b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監(jiān)察（檢測）資料；c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；e.專項風險評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告；f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；g.?；窇⒁粰谌ǎ殬I(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h.設施的設計、運行技術資料；i.供應商和承包商檔案；j.作業(yè)許可證等；k.其他資料。4.2提出文件的編制和修改需求4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。4.3指定編寫人4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負責人負責組織編制；4.4進行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞匯d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□/□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別（AQ）公司代號JP其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。例子：文件編號：JP-AQ-0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》表格編號：編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法規(guī)標準和其他要求清單），其中01表示對應程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。4.5評審和審批4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），并由4.5.2文件批準人應對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。4.5.3文件審批權限。a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負責部門主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。c.技術類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負責人批準。4.6發(fā)放控制4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態(tài)。。4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經(jīng)授權批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。4.7使用控制4.7.1生產(chǎn)部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8文件更新4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。4.9安全記錄管理4.9.1建立記錄清單安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。4.9.2安全記錄的使用按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3收集定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。4.9.4儲存、保護4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。4.9.4.3保存期限依據(jù)“安全記錄臺帳”中保存的期限規(guī)定。4.9.5處置記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進行處置，包括銷毀或歸檔。5相關文件無6相關記錄AQ-0202/01文件控制清單AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺帳AQ-0202/05評審記錄公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章檔案歸檔第四條歸檔范圍通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料等。合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產(chǎn)部設備、工程部設備、QC部設備等。員工培訓：培訓計劃、總結、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內(nèi)部校驗記錄歸于設備檔案中。產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設計、技術轉移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。供應商檔案。質(zhì)量標準：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。標準操作規(guī)程。驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設備驗證、QC設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。行政類文件：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章規(guī)程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；人事任命、勞動糾紛等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。第五條歸檔時間各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；設備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔；員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。第六條歸檔份數(shù)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。第七條歸檔要求由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。第八條歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經(jīng)辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。第三章檔案的收集與整理第九條檔案的收集由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。第十條檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，具體說明如下：GM/01—**—***7、8、9位代表流水號001～999。5、6位為檔案柜號。3、4位為二級分類的編號。1、2位為一級分類的英文縮寫。第四章檔案建檔第十一條分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。第十二條檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。第五章檔案使用和歸還第十六條檔案使用文件復?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經(jīng)辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復印件備查；外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。第十七條檔案歸還檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。第十八條檔案保管與檢查公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。每月底，總經(jīng)辦負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。檔案保管期限和銷毀第十九條檔案保管期限序號一級分類二級分類保管期限1通用管理GM01證書；02部門職責、崗位職責；03手冊；04注冊申報資料；05其他注冊申報資料永久保存；其他資料生新廢舊，原件保存五年。2工程基建CE01設計文件、圖紙；02會議記錄；03招投標文件；04造價；05工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）；06工程驗收；07工程報批資料；08其他永久保存。3合同Ct01原輔料采購；02設備采購；03工程基建；04技術轉移；05委托合同；06設計合同；07其他合同永久保存。4設備檔案EA01公用系統(tǒng)；02物料、倉庫等輔助設備；03生產(chǎn)部設備；04工程部設備；05QC部設備設備運行資料保存八年，其他資料在設備報廢一年后銷毀。5員工培訓ET01培訓計劃、總結；02內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告；03離職人員培訓檔案；04個人培訓檔案個人培訓檔案員工離職一年后銷毀，其他培訓資料保存五年。6計量CM01化測類；02力質(zhì)類；03溫濕度類；04壓力類；05熱工類；06長度類；07計時類；08流量類；09其他類保存八年。7產(chǎn)品檔案PF01產(chǎn)品批件、包裝設計；02技術轉移資料；03產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄；04質(zhì)